Mēs esam pārliecināti, ka jūs zināt, cik aizraujoša ir sajūta, kad tuvojaties galamērķim. Ceļā to nodrošina zīmes, kas norāda, kurām pilsētām jūs braucat garām un cik liels attālums jums vēl atlicis. Atstājot aiz sevis secīgas plāksnītes, kas simbolizē jūsu ceļojuma posmus, gūstat lielu gandarījumu, un ne savādāk tas ir arī darbā. Kas ir projekta atskaites punkti, kā tos noteikt un no kādām kļūdām izvairīties?
Jūsu projekta orientieri vadība stūrakmeņi
Projekts atskaites punkti ir konkrēti laika punkti, kas tiek izmantoti, lai novērtētu progresu projekta galīgā mērķa sasniegšanā. Katrs šāds punkts iezīmē nozīmīgu un svarīgu projekta posmu, ļaujot jums saglabāt skaidru darba struktūru jūsu laika grafikā. Šādā veidā katra ieinteresētā persona var iegūt pārskatu par mērķu izpildes statusu.
Projekta starpposma mērķi ir, piemēram, šādi:
- Projekta uzsākšana un pabeigšana.
- Projekta komandas izveide.
- Atsevišķu posmu izpilde.
- grafika un izmaksu aplēšu pieņemšana.
- Lielāko sūtījumu nosūtīšana klientam.
- Projekta turpmāko posmu pieņemšana.
- Ieinteresēto personu sanāksmes.
- Kritiski svarīgu uzdevumu izpilde.
- Galvenie lēmumi un prezentācijas.
Kādiem jābūt projekta starpposma mērķiem?
Svarīgākā projekta atskaites punktu iezīme ir to nosaukumi un izpildes datumi (tas var būt periods vai konkrēts termiņš). Ir ļoti noderīgi, ja laika grafikā ierakstāt atsevišķus punktus, lai uzreiz varētu redzēt visu projekta šķērsgriezumu. Daudzos gadījumos, piemēram, ūdenskrituma modelī, ir lietderīgi arī sasaistīt tos ar maksājumiem. un budžetu. Katrā posmā ir vērts atzīmēt arī papildu prasības, piemēram, vairāk cilvēku komandā, tikšanās ar klientu utt. Tomēr, to visu darot, atcerieties, ka projekta atskaites punkti nedrīkst būt pārāk sarežģīti un tehniski. To mērķis ir dot iespēju katrai projektā iesaistītajai personai regulāri sekot līdzi darba gaitai. Šī iemesla dēļ katrai ieinteresētajai pusei jābūt vienādai izpratnei par paveikto.
Kāda ir projekta vadības atskaites punktu nozīme darba plānošanā?
1. Plānošana
Robežpunkti ir plānošanas rīks, kas ļauj laikus plānot projekta svarīgākos posmus un novērtēt, kādā posmā ir mērķu sasniegšana. Kopējā projekta grafikā tie parāda mums svarīgākos darba posmus, atvieglojot progresa vizualizāciju.
2. Pastāvīga atjaunināšana visām ieinteresētajām personām
Programmatūras uzņēmumā viss ir saistīts ar efektivitāti un darbību optimizāciju.. Vai varat iedomāties, ka katru reizi, kad vēlaties pārbaudīt projekta statusu, jums ir jāpārskata visi izpildītie uzdevumi un pēc tam jāizlemj, kas ir paveikts un kas nav? Vai arī, ka jums ir jākonsultējas ar savu komandu par katru grafika punktu, lai uzzinātu, vai ir kādi kavējumi? Tas aizņemtu ļoti daudz laika! Izmantojot projekta atskaites punktus, katrs projektā iesaistītais var pats pārbaudīt, vai komanda sasniedz noteiktos atskaites punktus vai arī projekts atpaliek no grafika. No projekta atskaites punktiem ieguvēji ir visi: izstrādātāji, projektu vadītāji, klienti un mārketinga speciālisti.
3. Kontrolpunkti nav nekas jauns projekta atskaites punktu optimizācijā.
Mēs visi zinām, ka profilakse ir labāka nekā korekcija, taču dažkārt projektu vadītājs nevar veltīt visu savu uzmanību visiem projektiem vienlaicīgi. Parasti komandai ir diezgan liela autonomija, savukārt projekta vadītājs iejaucas, kad ir jāpieņem lēmumi vai jāreaģē.. Pateicoties skaidri noteiktiem starpposma mērķiem, PM var uzreiz redzēt, kur projektā rodas problēmas, un veikt atbilstošus pasākumus, lai darbs noritētu raiti.
4. Lielāka produktivitāte
Daži projekti ievelkas mūžīgi. Ja jūsu komanda mēnešiem ilgi strādā pie viena un tā paša un nav redzams beigas, motivācija samazinās. Projekta atskaites punkti nepadara darbu ātrāku, taču tie ļauj to sadalīt posmos. Šādā veidā tā vietā, lai projekts no punkta A līdz punktam B, mums ir mazāki mērķi ceļā, un centieni tos sasniegt palielina motivāciju un paātrina progresu.
5. Paaugstināta morāle
Kopš bērnības mēs esam pieraduši, ka par pūlēm tiekam atalgoti - tā darbojas klasiskais kondicionējums. Secīgi sasniegumi ir pozitīvs pastiprinājums, kas palielina mūsu apmierinātību. Tie liek mums vēlēties strādāt tālāk, lai gūtu patīkamākas emocijas. Atskaites punktu sasniegšana ir tikai sava veida šāda atlīdzība, iespēja svinēt komandai, kas ir pabeigusi svarīgu darba posmu. Pateicoties tam, jūs varat lepoties ar komandas sasniegumiem citu nodaļu vai klientu priekšā un apsveikt sevi ar labi padarītu uzdevumu. Ar progresu un attīstību saistītā lepnuma sajūta ir ļoti svarīga darbinieku labsajūtai.
6. Informācija citām komandām
Jo lielāka programmatūras māja ir, jo grūtāk visiem ir sekot līdzi visam, kas notiek uzņēmumā. Pateicoties projektu atskaites punktiem, darbinieki vienmēr var pārbaudīt, kādi projekti tiek īstenoti citās nodaļās. Darbiniekiem ir daudz vieglāk veidot piederības sajūtu organizācijai un komandas integrāciju. Turklāt, ja darbinieki zinās, pie kā strādā citas komandas un kādā jomā tās specializējas, viņi vienmēr varēs lūgt palīdzību par konkrētu tēmu īstajam cilvēkam.
Projekta atskaites punktu noteikšana - kā to darīt pareizi?
Nav universālu noteikumu, kā noteikt projekta atskaites punktus... Nu, šī informācija nebija tā, kas visvairāk palīdzēja, vai ne? Bet tas viss izriet no fakta, ka starpposma mērķi ir tikpat atšķirīgi kā produkti, uz kuriem tie attiecas. Jums ir nepieciešama individuāla pieeja, galveno mērķu apzināšanās un projekta laika grafiks.
Vissvarīgākais ir to skaits un biežums.
Svarīgi, lai atskaites punkti parādītos salīdzinoši regulāri un lai intervāli starp tiem nebūtu pārāk lieli. Piemēram, ja projekts ilgs aptuveni vienu gadu, atskaites punkti var parādīties vairāk vai mazāk reizi mēnesī. Protams, šis biežums ir tikai orientējošs, bet jūs zināt, ko mēs domājam - ja visā garajā projektā ir tikai 4 posmi, kurus šķir veseli ceturkšņi, tie nepilda savu sistemātisko un aktualizējošo lomu pašreizējā procesā. No otras puses, pret atskaites punktiem izturieties kā pret kaut ko īpašu. Tie nav parastie uzdevumi ko mēs veicam katru dienu. Lai tie palielinātu darbinieku motivāciju un būtu sasniegums, tie nevar notikt ik pēc divām dienām, jo tie nebūs apbalvojums.
Skaidrs ikvienam
Projekta atskaites punktiem jābūt saprotamiem visiem, kam ar tiem jāsaskaras, t.i., cilvēkiem no dažādiem amatiem, departamentiem un dažkārt pat uzņēmumiem (piemēram, klientiem un partneriem). Tiem nav nepieciešamas tehniskās specifikācijas. Robežpunkti ir norādes, kas parāda darba statusu, tāpēc tiem jābūt pēc iespējas skaidrākiem un nepārprotamākiem.
Kārtība ir svarīga
Ideālā gadījumā starpposma mērķiem būtu jāatzīmē relatīvi atsevišķi posmi, lai pēc tam, kad komanda ir pabeigusi posmu, to varētu uzskatīt par pabeigtu. Pabeidzot atskaites punktu un pēc tam atkārtoti atgriežoties pie šīs projekta daļas, rodas haoss.
Svarīgi ir arī hronoloģiski izkārtot atskaites punktus laika grafikā. Tādējādi tie palīdz sistematizēt un sakārtot darba gaitu. Tas ir īpaši svarīgi ūdenskrituma metodē.
Biežāk pieļautās kļūdas nosakot projekta vadības atskaites punktus.
Katrā nozarē galvenā prasme ir mācīties no kļūdām... vēlams, no citu kļūdām. Tāpēc aplūkosim, no kā vajadzētu izvairīties, izmantojot starpposma mērķus.
- Pārāk daudz atskaites punktu definēšana var radīt neskaidrības ieinteresēto personu vidū un mazināt to sasniegšanas nozīmi. Rezultātā komanda nesaņem emocionālu atlīdzību un iespēju svinēt starpposma mērķu sasniegšanu.
- Tā ir arī kļūda noteikt pārāk lielus projekta starpposma mērķus.. Pārāk liels intervāls starp posmiem padara tos nesasniedzamus, un komanda jūtas pārslogota, nevis motivēta.
- Vēl viens izplatīts maldīgs priekšstats ir pieņemt starpposma mērķus kā atkārtotus notikumus projektā.. Pavērsiena punkti nevar būt plānoti notikumi noteiktos laika intervālos, tie drīzāk ir konkrēti laika punkti. Tas ir svarīgs projekta sasniegums.
- Pārāk sarežģīti/tehniskie apraksti. Projekta atskaites punkti nav tikai izstrādes komandas rīks. Tie pirmkārt un galvenokārt ir veids, kā skaidri informēt par projekta statusu, kas ir noderīgs ikvienam, sākot no PM līdz klientiem, partneriem un citiem organizācijas departamentiem un komandām. Pavērsiena punktiem jābūt īsiem, skaidriem un jāsniedz informācija par to, kur jūs atrodaties projekta gaitā un kas ir paveikts.
pēc iespējas optimālāk pārvaldīt projekta vadības atskaites punktus.
Labi, tagad, kad jūs jau zināt, kas ir starpposma mērķi, kā tos noteikt un no kādām kļūdām izvairīties, pāriesim pie to pārvaldības. Visvienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot darba organizācijas rīku, piemēram, Teamdeck, kurā mēs tikko esam ieviesuši funkciju, kas veltīta projekta starpposma mērķiem! Mūsu sistēmā jūs varat viegli pārvaldīt starpposma mērķus, piešķirt atbilstošu piekļuvi un sekot līdzi katra darba posma statusam skaidrā laika grafikā.
Tā kā Teamdeck ir visaptverošs resursu pārvaldības programmatūra, varat arī viegli pārbaudīt pilnu grafiku, projektā iesaistītos cilvēkus, viņu spējas un tikšanās iespējas, un daudz ko citu. Tādējādi jūs vienmēr varat iestrādāt starpposma mērķus plašākā organizācijas kontekstā un izmantot tos pēc iespējas ērtāk. Teamdeck ir rīks, ko programmatūras nams ir radījis programmatūras namam, tāpēc mēs nodrošinām, ka tas ir noderīgs, funkcionāls, un pielāgots IT nozarei.
Jūsu uzņēmuma projekta atskaites punkts
Pareizi izmantoti projekta atskaites punkti ir ļoti noderīgs rīks, strādājot pie lietojumprogrammas vai programmatūras. Pirmkārt, tie atvieglo darbu sakārtošanu un plānošanu, nosakot to pareizu ritmu. Otrkārt, tie nodrošina projekta skaidrību visiem iesaistītajiem cilvēkiem. Treškārt, tie pilda ļoti svarīgu funkciju - motivē un uzlabo komandas morāli, dodot iemeslu lepoties, sasniegumu un attīstības sajūtu darbā. Ja savā organizācijā vēl neesat ieviesuši starpposma mērķus - nav jāgaida!
Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu. sazinieties ar mums - mēs ar prieku palīdzēsim jums pielāgot mūsu rīku, lai tas vislabāk atbilstu visām jūsu biznesa vajadzībām.
Vai meklējat programmatūru, kas palīdz organizēt projektu vadības atskaites punktus?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
