Atvaļinājumu pārvaldība ir viens no galvenajiem jūsu organizācijas elementiem. Tā ļauj optimizēt darba plūsmu, izvairīties no sastrēgumiem un palielināt komandas produktivitāti. Pārbaudiet, vai jūsu organizācijai ir nepieciešama atvaļinājumu pārvaldības sistēma un kādu rīku izvēlēties!
Ko uzzināsiet no šī raksta:
Atzīsim - vairumā uzņēmumu atvaļinājumu pārvaldība ir haoss. Uz pieprasījumiem, kas nosūtīti uz resursiem vai pa e-pastu, bieži vien neatbild dienām ilgi vai arī tos viegli aizmirst. Darbinieki, kuri nezina, kurš konkrētā brīdī atradīsies atvaļinājumā, nevar plānot savus uzdevumus kopā ar citiem komandas locekļiem. sastrēgumi, jo nav pietiekamas kapacitātes saspringtos periodos, piemēram, brīvdienās vai gada nogalē. Valsts svētku dienas dažādās valstīs iekrīt dažādās dienās, kas ir ļoti svarīgi, ja vadāt starptautisku komandu.
Nepietiekams atvaļinājumu pārvaldības process ļoti negatīvi ietekmē darba plūsmu visā uzņēmumā, izraisot kavēšanos un haosu. Tāpēc ir ieteicams ieviest efektīvu, nevainojamu tiešsaistes atvaļinājumu pārvaldības programmatūru.
Jūs jau zināt atvaļinājumu pārvaldības sistēmas priekšrocības. Tagad pajautājiet sev, vai jūsu uzņēmumam tāda ir nepieciešama? Kas zina, varbūt jums jau ir ideāls instruments šim nolūkam. No otras puses, tā kā lasāt šo rakstu, jūs, iespējams, meklējat informāciju par to, kā uzlabot atvaļinājumu pārvaldības kvalitāti. Tāpēc atbildiet uz dažiem jautājumiem un diagnosticējiet, vai jūsu uzņēmumam ir nepieciešams jauns risinājums.
Jums būs grūti katru reizi pārbaudīt, cik daudz brīvdienu darbiniekam ir, pirms jūs pieņemat viņu. atvaļinājuma pieprasījums. Turklāt manuāla izmantoto dienu ievadīšana pēc katra pabeigta atvaļinājuma ir vēl viena laikietilpīga darbība, kas var nebūt nepieciešama, ja sistēma to veic jūsu vietā. Laba atvaļinājumu pārvaldības sistēma automātiski bloķēs iespēju izmantot atvaļinājumu, kas pārsniedz pieejamo brīvdienu skaitu.
Dažkārt ir viegli palaist garām atvaļinājuma pieprasījumu, tāpēc jūsu sistēmai par to jāinformē, izmantojot visbiežāk izmantoto kanālu. Pārliecinieties, ka jūsu atvaļinājumu pārvaldības rīks nosūta e-pasta paziņojumu, ka pieprasījums ir saņemts, un atgādina, ka tas ir jāpieņem.
Nekas tik ļoti nepaildzina apstiprināšanas procesu, kā pārgriešanās no vienas personas pie otras. Darbinieks nosūta atvaļinājuma pieprasījumu savam komandas vadītājam, kurš to nosūta nodaļas vadītājam, kam tas jānodod kādam citam un tā tālāk. Padariet tā, lai pieprasījumi nonāktu tieši pie personas, kas tos var apstiprināt. Labi izstrādāta atvaļinājumu pārvaldības sistēma sniegs iespēju automātiski nosūtīt pieprasījumus pareizajiem cilvēkiem. Tas novērš neskaidrības un padara visu procesu ātru un skaidru.
Kā jau minējām, starptautiskas komandas vadība ir sarežģīta lieta, jo, cita starpā, ir saistītas arī ar vietējām brīvdienām. Tā nav problēma, ja jūsu darbinieki strādā vienā valstī - jūs visi svinam vienas un tās pašas valsts svētkus, un tie pat nav jāievada sistēmā.
Atšķirība ir tad, ja jūsu komanda strādā 10 dažādās valstīs un katrā no tām ir atšķirīgas vietējās svētku dienas. Ja jums ir grūtības sekot līdzi starptautiskajām brīvdienām, atrodiet sistēmu, kas automātiski bloķē brīvdienas cilvēkiem, kuri strādā konkrētā valstī.
Svētki nav vienādi. Papildus klasiskajam atvaļinājumam ir arī grūtniecības un dzemdību atvaļinājums, slimības atvaļinājums, atvaļinājums pēc pieprasījuma vai bērna kopšanas atvaļinājums. Katrs no šiem atvaļinājumiem tiek uzskaitīts nedaudz atšķirīgi atkarībā no līguma un apstākļiem. Tāpēc ir svarīgi, lai jūsu darbinieki varētu noteikt individuālus atvaļinājuma iemeslus un laiku. Tas ļaus izvairīties no papildu neskaidrībām ar brīvdienu uzskaiti.
Brīvdienas ietekmē citus organizācijas aspektus, piemēram. projekta resursu pārvaldība. Tas būtu ļoti laikietilpīgi, ja katru reizi būtu jāaprēķina, kā brīvdienas ietekmē uzņēmuma jaudu.
Tāpēc labai atvaļinājumu pārvaldības sistēmai ir jāspēj viegli integrēties ar citiem darba pārvaldības rīkiem... Un ideālā gadījumā atvaļinājumu, resursu, uzdevumu un laika pārvaldībai vajadzētu būt iespējamai no viena visaptveroša rīka.
Tas nav tik vienkāršs uzdevums, jo ikviens cenšas pārliecināt, ka viņa piedāvātais risinājums ir vislabākais, tāpēc turpmāk mēs esam apkopojuši dažus no labākajiem tirgū pieejamajiem rīkiem.
Teamdeck - resursu pārvaldības programmatūra, kas balstīta uz mākoņa - ir universāls, vienkāršs un pārskatāms rīks dažādu darba aspektu pārvaldībai. To izveidoja pieredzējis programmatūras uzņēmums, lai apmierinātu citu programmatūras uzņēmumu un tehnoloģiju nozares vajadzības. Tomēr ātri kļuva skaidrs, ka programmatūras nama raksturīgo efektīvo darba pārvaldības veidu pārņēma arī citas nozares, piemēram, radošās aģentūras, finanšu organizācijas, augoši jaunuzņēmumi un lielas modernas korporācijas. Teamdeck.io ietver atvaļinājumu pārvaldības programmatūras funkciju ar brīvā laika un prombūtnes pārvaldības funkcijām.
Sistēma atvieglo atvaļinājumu pārvaldības procesus - nosūtīt darbinieku atvaļinājuma pieprasījumus, norādot atvaļinājuma iemeslus un ilgumu, un adresēt tos attiecīgajām personām. Tā atvieglo starptautiskās komandas vadību, jo ņem vērā vietējās svētku dienas un laika joslas. attiecīgās valsts.
Visu komandas locekļu pašreizējie atvaļinājumi tiek nekavējoties augšupielādēti viņu pieejamības un grafika panelī, lai jūs vienmēr varētu ātri redzēt, kādi resursi ir jūsu rīcībā. Teamdeck atvaļinājumu pārvaldības sistēma ir pieejama visiem jūsu izvēlētajiem darbiniekiem, tostarp ārštata darbiniekiem, kuri var viegli atzīmēt savu prombūtnes laiku, piemēram, visai nedēļai vai tikai dažām stundām dienā.
Portāls pielāgotu iemeslu funkcija sniedz iespēju izmantot individuālu atvaļinājuma veidu, atzīmēt to kā apmaksātu vai neapmaksātu un piešķirt attiecīgajiem darbiniekiem un nodaļām individuālu atvaļinājuma politiku. Tādējādi papildus klasiskajiem atvaļinājumu veidiem, piemēram, ikgadējam atvaļinājumam vai slimības atvaļinājumam, jūs varat uzraudzīt un viegli pārvaldīt arī citus brīvdienu izmantošanas iemeslus.
Visu procesu varat veikt lietotnē, taču Teamdeck jums nosūtīs papildu e-pasta paziņojumu, kad tiks saņemts atvaļinājuma pieprasījums. Ja vēlaties pārbaudīt savas organizācijas brīvdienu statistiku, Teamdeck jums izveidos skaidru un pilnīgu pārskatu.
Tas ir vienkāršs un viegli lietojams personāla vadības rīks atvaļinājumu pārvaldībai. Tā ir balstīta uz koplietošanas kalendāru, tāpēc ikviens, kas pievienots sistēmai, var uzreiz redzēt savu kolēģu pieejamību. Tā ļauj viegli sūtīt pieprasījumus un uzreiz tos pieņemt, kā arī ļauj izveidot pārskatus. Ja tas, kas jums nepieciešams, nav iekļauts noklusējuma atvaļinājumu veidos, varat viegli izveidot pielāgotas opcijas.
Šī HR programmatūra nodrošina katram darbiniekam piekļuvi savam individuālajam kontam, lai redzētu, cik brīvdienu viņam ir atlicis un kāds ir viņa pieprasījumu pieņemšanas statuss. Programma ir pieejama tīmekļa un mobilās lietotnes versijā. Sage HR ir integrēts ar Slack, tāpēc varat pieņemt darbinieks brīvā laika pieprasījumi tieši no šī rīka.
Podio ir rīks, kas radīts tiem, kurus neapmierina gatavie risinājumi. Sistēma sniedz plašas pielāgošanas iespējas, un to var pielāgot uzņēmuma individuālajām vajadzībām. Pirmkārt, Podio frontend ir veidots uz API, tāpēc izstrādātāji var elastīgi attīstīt sistēmu, lai tā atbilstu visa uzņēmuma vajadzībām.
Otrkārt, sistēmai ir plašas integrācijas iespējas ar citiem rīkiem. Lejupielādējot atlasītos paplašinājumus, Podio sistēmā varat izmantot citas lietojumprogrammas. Sistēma nav tipiska atvaļinājumu pārvaldības sistēma, bet to var integrēt, piemēram, ar Google kalendāru vai Teamdeck. Šādā veidā varat ieviest savam uzņēmumam pielāgotas funkcijas. un iegūstiet funkcijas, kas nepieciešamas, lai izsekotu un apstiprinātu darbinieku brīvdienas. Un vēl.
Izmantojot bamboo HR, darbinieki var ātri un viegli iesniegt atvaļinājuma pieprasījumus, un vadītāji tos var tikpat ātri un viegli pieņemt. Sistēma parāda iespējamos plānošanas konflikti ar sanāksmēm vai citu darbinieku atvaļinājumiem, lai sniegtu visus datus, kas nepieciešami pieprasījuma pieņemšanai. Abas puses iesniegumam var pievienot piezīmi, lai pamatotu pieprasījumu un lēmumu.
Atvaļinājumu pārvaldības sistēma pārvērš izvēlētās dienas stundās, lai atvieglotu uzņēmuma jaudas plānošanu. Viens PTO politika var nebūt piemērots katram uzņēmumam, tāpēc Bamboo HR var izveidot pielāgotus iestatījumus. Ar dažiem klikšķiem lietojumprogrammā var ģenerēt vairāku veidu atvaļinājumu pārskatus. Tas ļauj vadītājiem viegli pārbaudīt atvaļinājumu tendences, pat tās, kas nav acīmredzamas no pirmā acu uzmetiena. Tādējādi viņiem ir vieglāk plānot organizācijas stratēģisko darba plūsmu.
Hi Bob ir vienkārša atvaļinājumu pārvaldības sistēma. Tā ļauj darbiniekiem izvēlēties jebkura veida atvaļinājumu, piemēram, brīvdienas, slimības dienas, PTO izsekošana, atvaļinājuma dienas vai bērna kopšanas atvaļinājumu. Viņi var norādīt atvaļinājuma ilgumu un nosūtīt pieprasījumus tieši saviem vadītājiem.
Svarīga lietotnes priekšrocība ir tās integrācija ar Slack un MS Teams, tāpēc vadītāji var ātri apstiprināt atvaļinājumu, vienlaikus izmantojot savus ikdienas saziņas rīkus. Protams, tas viss ir pieejams arī kā tīmekļa un mobilā lietotne.
Programma ļauj arī izveidot un piešķirt pielāgotas politikas izvēlētām darbinieku grupām un amatiem, padarot rīku ļoti elastīgu neatkarīgi no nodarbinātības veida. Sistēma automātiski ziņo par pašreizējiem, iepriekšējiem un nepabeigtiem darbinieku atvaļinājumu pieprasījumiem, tāpēc jūs varat viegli pārbaudīt dažādu veidu pieprasījumu statistiku un statusu atsevišķiem darbiniekiem un nodaļām.
Atvaļinājumu pārvaldība ir problēma ikvienai organizācijai neatkarīgi no tās lieluma, nozares vai darba modeļa. Neļaujiet, lai pienācīgu procedūru un rīku trūkums mazina efektivitāti un darbinieku apmierinātību. Analizējiet sava uzņēmuma vajadzības, pārbaudiet pašreizējā risinājuma vājās vietas un ļaujiet profesionālai atvaļinājumu pārvaldības sistēmai atraisīt jaunu potenciālu jūsu komandai.
Saskaņā ar CIPD pētījumu darbinieki dažādu iemeslu dēļ gadā vidēji izmanto 6 brīvas dienas. Tas var nešķist daudz, taču, ja nav ieviestas pareizās procedūras, lai organizētu šo brīvo laiku, tas var sabojāt darba organizāciju, radot sniega bumbas efektu.
Atvaļinājumu pārvaldība jeb brīvā laika pārvaldība ir darbinieku brīvdienu un atvaļinājumu pieņemšanas, optimizēšanas un izsekošanas process organizācijā. Tam ir milzīga ietekme uz jūsu uzņēmuma veselību, un jums tas ir jānosaka par prioritāti. Kādus ieguvumus tā var sniegt jūsu uzņēmumam? Kā novērtēt, vai jūsu organizācijai ir nepieciešams atvaļinājumu pārvaldības rīks?
Pat visinteresantākais un iedvesmojošākais darbs var būt nogurdinošs, un darbiniekiem ir visas tiesības atpūsties un atjaunot spēkus nākamajam izaicinājumam. Ir ļoti nepatīkami, ja jūsu komanda jūtas tā, ka nevar doties pelnītā atpūtā, jo viņi ir vajadzīgi uzņēmumam un nav neviena, kas viņus varētu aizstāt. Saskaņā ar Alertness Solutions pētnieka Marka Rosekinda teikto, "atvaļinājuma atelpas efekts var palielināt darba efektivitāti par 80%. Atpūtnieku reakcijas laiks, atgriežoties no atvaļinājuma, palielinājās par 40%".
Cilvēks, kurš zina, ka organizācija rūpējas par viņa labsajūtu un darba un privātās dzīves līdzsvaru, vienkārši būs produktīvāks, jo viņa vajadzības tiks apmierinātas. Vadības pienākums ir darīt visu nepieciešamo, lai nodrošinātu, ka ikviens var izmantot brīvdienas un ka darbs norit raiti. Tā ir labas atvaļinājumu pārvaldības pazīme.
Katram uzņēmumam ir savas prioritātes un svarīgākie projekti. Tomēr ir dabiski, ka dažkārt rodas steidzami uzdevumi un pieprasījumi, kas iepriekš nebija plānoti grafikā. Tas nav nekas slikts, ja vien tas nenotiek uz galveno pienākumu rēķina.
Atvaļinājumu pārvaldība ļauj labāk novērtēt, vai darbiniekam ir vieta, kur pirms aizbraukšanas veikt papildu uzdevumus, vai arī viņam labāk pievērsties prioritātēm, kas nevar gaidīt divas nedēļas līdz viņa atgriešanās brīdim.
Lai pārvaldītu komandu, kas strādā attālināti no dažādām valstīm, ir nepieciešama jaudīga atvaļinājumu pārvaldības sistēma, kurā ņemtas vērā dažādās laika joslas un daudzu valstu svētku dienas.
Jūsu uzņēmuma kapacitātes apzināšanās ir pareizas resursu pārvaldības pamats. Izmantojot atvaļinājumu pārvaldību, jūs varēsiet redzēt, kuri darbinieki ir atvaļinājumā, un efektīvi sadalīt aizvietotājus, sadalīt uzdevumus atbilstoši attiecīgo nodaļu kapacitātei un piešķirt atbalstu, kur tas ir nepieciešams.
Sastrēgumi ir krīzes brīdis ikvienā uzņēmumā. Tie rodas tad, kad nav pietiekami daudz resursu (naudas, darbinieku, tehnoloģiju, laika), lai veiktu kādu uzdevumu. Darbinieku atvaļinājumi bieži vien rada sastrēgumus, jo nepilnīgam kolektīvam ir mazāka kapacitāte nekā parasti. Efektīva atvaļinājumu pārvaldība ļaus jums iepriekš sagatavoties šādām situācijām un līdz minimumam samazināt grūtības uzturēt normālu darba tempu.
Darbinieku atvaļinājums nav tikai vadītājam svarīga informācija. Uzņēmums ir savstarpēji mijiedarbojošos elementu sistēma, tāpēc katram darbiniekam ir jāzina par citu organizācijas darbinieku pieejamību. Un runa nav tikai par vienas komandas locekļiem. Plānojot savu darbu, cilvēkiem ir jāzina, vai persona, kas var viņiem palīdzēt konkrētā uzdevuma veikšanā, tajā laikā būs pieejama. Tas attiecas uz katru nodaļu un amatu. Tāpēc atvaļinājumu pārvaldība nodrošina skaidru darba plūsmas struktūru un nodrošina lielāku efektivitāti.
Pirms jūs saņemat no mums zināšanas par atvaļinājumu pārvaldību, jums vajadzētu arī zināt, kur atvaļinājumu pārvaldība ir novietota tirgū, lai iegūtu plašāku priekšstatu un pieņemtu precīzākus lēmumus par atvaļinājumu pārvaldības sistēmas programmatūras iegādi.
Atvaļinājumu pārvaldība ir daļa no darba laika un apmeklējuma pārvaldības. Aplūkosim abas šīs jomas. Bet, lai pārāk neiedziļinātos jautājumos, kas nav šīs nodaļas pavediens, jāsaka, ka laika pārvaldība ir process, kurā tiek plānots un kontrolēts konkrētām darbībām pavadītais laiks. Īpaši tām, kas ir saistītas ar efektivitātes, lietderības un produktivitātes palielināšanu. Vienkāršāk sakot, runa ir par to, kā sadalīt laiku starp dažādām darbībām un saglabāt produktivitāti katrā no tām.
Apmeklējuma pārvaldība ir veids, kā jūs reģistrējat darbinieku nostrādātās stundas. Tā ir sistēma, kas dokumentē darbinieku nostrādāto un atvaļināto laiku. Tās galvenais mērķis ir novērst darbinieku laika zudumus, sekojot darbinieku darba stundām, pieteikšanās laikam, aiziešanai, pārtraukumiem un brīvlaikam.
Tātad ir pienācis laiks mūsu sarunas galvenajam jēdzienam - atvaļinājumu pārvaldība. Nevienam nav ilgi jādomā, ko nozīmē atvaļinājumu pārvaldība. Atvaļinājumu pārvaldība (vai vienkārši atvaļinājumu pārvaldība jeb PTO pārvaldība) attiecas uz darbinieku atvaļinājumu pieprasījumu pārvaldību. Konkrētāk, runa ir par bērna kopšanas, periodu, slimības atvaļinājumiem, bērna kopšanas atvaļinājumiem, periodu atvaļinājumiem, atvaļinājumiem, brīvdienām un citiem, dažkārt neplānotiem lēmumiem par atvaļinājumu.
Un šī darbību kompleksa, ko sauc par "atvaļinājumu pārvaldību", galvenais mērķis ir nodrošināt, lai darbinieki bez problēmām izmantotu savus pabalstus, nepieļaujot, ka tas ietekmē uzņēmuma darbību.
Atvaļinājumu pārvaldība ir darbinieku atvaļinājumu administrēšana saskaņā ar uzņēmuma atvaļinājumu politiku ne tikai, lai nodrošinātu ne tikai atbilstību tiesību aktiem, bet arī lai uzlabotu darbinieku iesaistīšanos, produktivitāti un darba devēja zīmolu. (GreytHR.com)
Kā var lasīt tālāk GreyHR tīmekļa vietnē, atvaļinājumu pārvaldībā ir trīs galvenās jomas: atvaļinājumu politikas izstrāde, atvaļinājumu politikas īstenošana un izpilde un regulārs atvaļinājumu administrēšanas darbs. Tomēr GreyHR nekas nav minēts par milzīgo saikni starp atvaļinājumu pārvaldību un uzņēmējdarbības virzību uz priekšu vai, pareizāk sakot, starp darbinieka atvaļinājumu un projektu progresu.
Atvaļinājumu pārvaldības mērķis ir godprātīgi un precīzi apstrādāt darbinieku brīvdienu pieprasījumus, lai uzņēmējdarbība noritētu raiti, bet darbinieki saņemtu viņiem pienākošos pabalstus. (Lucidchart.com)
GreyHR uzsver iesaistīšanos un produktivitāti (un darba devēja zīmola veidošanu) kā neapšaubāmu darbinieku brīvā laika plānošanas rūpes, savukārt Lucidhart pievērš uzmanību nemainīgam biznesa sniegumam kā kritērijam, kas nosaka lēmumu pieņemšanu par brīvā laika piešķiršanu.
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...
Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu resursu sadalē. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Tas kļūst patiešām sarežģīti, jo jūsu komanda...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...