Katrs veiksmīgs projekts neatkarīgi no tā lieluma vai apjoma sākas ar pareizu projekta grafika pārvaldību. Projekta grafiks ir ceļvedis, kas parāda, kā projekts tiks īstenots no sākuma līdz beigām. Tajā detalizēti norādīti darbību sākuma un beigu datumi un secība, kas jāievēro, lai tās veiksmīgi pabeigtu. No grafika ir jāvar noteikt, kur projekts atrodas un kas vēl ir jāizdara.
Tomēr, lai grafiks kalpotu savam mērķim, ļoti svarīga ir projekta grafika pārvaldība. Tā ir procedūra, kas nosaka dokumentāciju un politiku, lai izstrādātu, uzraudzītu, kontrolētu un pārvaldītu grafiku attiecībā uz resursiem un laiku, kas piešķirts savlaicīgai un sekmīgai pabeigšanai.
Šajā rakstā mēs aplūkojam projekta grafika pārvaldības lomu projekta pabeigšanā, problēmas, kas var rasties, kā arī efektīvas grafika pārvaldības rīkus.
Kāda ir projekta grafika pārvaldības loma?
Ideālā gadījumā projekta grafika vadību var definēt kā svarīgu procesu, kas nepieciešams, lai nodrošinātu, ka projekts tiek pabeigts, ievērojot laika un resursu ierobežojumus. Vienkāršāk sakot, tās ir darbības, kas nepieciešamas, lai palīdzētu projektam un resursu pārvaldnieki sekot līdzi projekta grafikam visu projekta īstenošanas laiku. Turpmāk ir aprakstīta grafika pārvaldības loma projekta vadībā.
1. Grafiku izstrāde
Grafiku pārvaldība sākas ar projekta grafika izstrādi. Šajā funkcijā svarīgas ir šādas darbības:
- Grafiku noteikšana - tas ietver visu projekta pabeigšanai nepieciešamo darbību identificēšanu. Tas sniedz projekta vadītājiem un komandai pilnīgu izpratni par to, kas ir jādara, lai pabeigtu projektu.
- Secības noteikšana - tā ietver to, kā darbības seko viena otrai projekta ciklā. Tas arī atklāj atkarības attiecības un attiecību veidu starp darbībām.
- Ilguma aplēse - tā ietver katras darbības ilguma aplēsi, kā arī sākuma un beigu datumu.
2. Grafiku apstiprināšana
Lai īstenotu grafiku, ir nepieciešama projekta ieinteresēto pušu līdzdalība. Šajā posmā grafika vadības uzdevums ir vienoties ar ieinteresētajām pusēm, lai tās to apstiprinātu. Ieinteresētajām personām ir jāapstiprina grafiks, lai tās varētu nodrošināt nepieciešamos resursus un cilvēkus uzdevumu izpildei. Kad apstiprinājums ir saņemts, projekta vadītājs izveido bāzes līniju un paziņo grafiku komandai.
3. Grafiku uzraudzība
Otra grafika pārvaldības loma ir grafika uzraudzība tā izpildes gaitā. (un tas ir iemesls, kāpēc jums vajadzētu zināt kā izvēlēties laika uzskaites programmatūru). Šī loma ietver koncentrēšanos uz projekta progresu, lai noteiktu tā statusu jebkurā konkrētā brīdī. Projekta vadītājs nosaka, kā mainās laika grafiks citu iekšējo un ārējo faktoru ietekmē un kāda ir tā ietekme uz projekta laika grafiku. Tas ir svarīgi arī, lai noteiktu, kāda rīcība ir nepieciešama, lai atgrieztu projektu atpakaļ grafikā, lai izvairītos no kavējumiem vai pielāgotos izmaiņām grafikā.
4. Projekta grafika atjaunināšana
Grafiku pārvaldība ietver arī regulāru grafika atjaunināšanu, ņemot vērā izmaiņas, kas notikušas kopš projekta sākuma. Tādēļ projektu vadītājiem ir jānosaka process, ko izmantot, atjauninot grafiku, piemēram, jāanalizē, kā izmaiņu veikšana ietekmēs budžetu, projekta darbības joma un kvalitāti, kā arī noteikt cilvēkus, kuri ir pilnvaroti veikt izmaiņas. Turklāt projekta vadītājs pieprasa ieinteresēto pušu apstiprinājumu un informē komandu par izmaiņām.
Iespējamie izaicinājumi projekta grafika pārvaldībā
Grafiku pārvaldība nav viegls uzdevums. Grafiku pārvaldības process, sākot ar grafika izstrādi, uzraudzību un atjaunināšanu, ir bezgalīgs. projektu vadības izaicinājumi. Šeit ir aprakstītas biežāk sastopamās problēmas, uz kurām ir jāpievērš uzmanība.
- Neprecīza laika aplēse
Lai efektīvi pabeigtu projektu, ir ļoti svarīgi pareizi noteikt darbību ilgumu. Tomēr tā ir viena no visgrūtāk sasniedzamajām lietām. Turklāt apstiprināšanas posmā ieinteresētās personas, visticamāk, nepietiekami novērtēs laiku, kas var būt nepieciešams dažu uzdevumu izpildei. Tas ir tāpēc, ka viņi nav aktīvi iesaistīti darba veikšanā vai arī vēlas ietaupīt resursus. Diemžēl laika nenovērtēšana par zemu var novest pie projekta laika un resursu pārtēriņa. Pārlieku stingra spiediena izdarīšana uz komandu samazina tās efektivitāti, kas kavē tās produktivitāti.
- Slikta saziņa
Saziņai ir izšķiroša nozīme grafiku pārvaldībā, lai nodrošinātu, ka visas iesaistītās personas strādā vienoti. Nepietiekama saziņa rada laika zudumus, jo darbinieki atstāj darbu, lai pieprasītu paskaidrojumus vai paši atrastu informāciju. No otras puses, pārmērīga saziņa var izraisīt ziņojumu pārslodzi un apjukumu. Projektu vadītājiem ir pastāvīgi jāinformē komanda un ieinteresētās personas par grafiku, mainīgajām prioritātēm un citiem jautājumiem. Paturot prātā efektīvas saziņas nozīmi projekta pabeigšanā, var ievērojami palīdzēt pārvarēt šo problēmu.
- Slikta riska pārvaldība
Ne vienmēr grafiks izdodas atbilstoši plānam. Projektu vadītājiem ir jāparedz risks un jānovērtē, kā tas var ietekmēt grafiku, ja tas rodas. Ja tas netiek darīts, var rasties nereālistisks grafiks. Diemžēl potenciālo risku noteikšana var būt sarežģīta.
Darba plūsmu pārvaldība, jo īpaši, ja tās apjoms ir liels, var būt diezgan liels izaicinājums daudziem cilvēkiem. Diemžēl, nespējot pienācīgi pārvaldīt darba plūsmas, ir grūtāk pārvaldīt izmaiņas, jo tās novirza projektu no sākotnējā grafika.
Ieguldījumi projektā pārvaldības programmatūra var palīdzēt mazināt dažas no šīm problēmām. Tomēr efektīva projektu vadība ir ļoti svarīga pat tad, ja ir ieviestas tehnoloģijas. Lai nodrošinātu efektīvu grafika vadību, ir nepieciešamas projekta vadītāja zināšanas šajās dažādās jomās. Piesaistot projektu vadītājus, kuriem ir PMP sertifikācijas apmācība ir ļoti svarīga. Šīs apmācības sniedz projektu vadītājiem prasmes, kas nepieciešamas, lai pārraudzītu projektu no sākuma līdz beigām, ieskaitot grafika vadību.
Instrumenti efektīvai projekta grafika pārvaldībai
Projektu grafiku pārvaldības rīki palīdz racionalizēt procesus un darbības, lai ietaupītu laiku un uzlabotu precizitāti. Tie atvieglo projekta grafika izstrādi, uzraudzību, atjaunināšanu un paziņošanu par to, vienlaikus nodrošinot komandas iesaistīšanos. Par laimi, lielākā daļa projektu vadības programmatūru ir integrētas ar vērtīgiem grafiku vadības rīkiem. Lūk, daži no grafiku pārvaldības rīkiem, uz kuriem būtu vērts vērst uzmanību:
1. Ganta diagrammas
Šis rīks parāda projekta laika grafiku un atkarību starp uzdevumiem. Tas var būt noderīgs, lai sekotu grafika izpildes gaitai, identificētu kavējumus un sekotu līdzi jebkādām novirzēm no grafika. Turklāt tas ir noderīgs, lai noteiktu uzdevumus, kas nepieciešami, lai nodrošinātu savlaicīgu projekta pabeigšanu.
2. Darbu sadalījuma struktūra (WBS)
Šis rīks palīdz sadalīt projekta mērķi nelielos darbos - uzdevumos un apakšuzdevumos. Ar WBS ir vieglāk saskatīt grafika laika grafika skaidrību.
3. Projekta sākumpunkts
Šis rīks palīdz reāllaikā sekot līdzi projekta progresam. Tas palīdz salīdzināt projekta grafiku ar faktisko izpildi.
4. Komunikācijas un sadarbības rīki
Tie ir ļoti svarīgi, lai nodrošinātu efektīvu saziņu un komandas sadarbību, tādējādi nodrošinot, ka visi strādā uz vienas lapas.
5. Laika pārvaldības un plānošanas rīki
Laika pārvaldības rīki palīdz izsekot, cik daudz laika komandas locekļi pavada konkrētam uzdevumam. Plānošanas rīki sniedz pārskatu par to, pie kādiem uzdevumiem komandas locekļi strādā un vai viņi var uzņemties vairāk darba.
Secinājums
Projekta grafika pārvaldība ir svarīgs projekta vadības aspekts. Tā funkcijas ietver grafika izstrādi, grafika apstiprināšanu, grafika uzraudzību un grafika atjaunināšanu. Tomēr grafiku pārvaldība ir saistīta ar grūtībām. Tās ir dažādas, sākot ar laika aplēšu neprecizitātēm un beidzot ar sliktu saziņu. Labā ziņa ir tā, ka ir pieejami rīki, kas ļauj mazināt šīs problēmas un nodrošināt efektīvu projekta grafika pārvaldību un veiksmīgu un savlaicīgu projekta pabeigšanu.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
