Labāki soļi projektu portfeļa pārvaldībā (PPM)

Vadot projektu, jūsu mērķis ir veiksmīgi to īstenot: laikā, budžeta ietvaros, vienlaikus saglabājot augstu klientu un komandas apmierinātības līmeni. Kas notiek, ja jūsu uzņēmums var strādāt pie vairākiem projektiem vienlaicīgi? Viena projekta līmenī mērķis paliek nemainīgs, bet augstākā līmenī jūs vēlaties būt pārliecināts, ka jūsu komanda strādā pie pareizajiem projektiem pareizajā laikā un pareizajās projektu komandās. Šķiet, ka tas ir sarežģīti sasniedzams, bet, par laimi, projektu portfeļa pārvaldība (PPM) ir šeit, lai palīdzētu.

Pateicoties šim rakstam, mūsu lasītājs saņem:

• PPM - projektu portfeļa pārvaldības nozīme biznesa analīzē
• Soļi, kā sasniegt stratēģiskos mērķus ar organizācijas projektu portfeļa pārvaldību
• Iemesli, kāpēc specializētā projektu portfeļa pārvaldības programmatūra ir tik noderīga biznesa vadībai

Kas ir projektu portfeļa pārvaldība un kādi ir tās galvenie ieguvumi?

Projektu portfeļa pārvaldību var raksturot kā uzņēmuma projektu portfeļa centralizētu pārvaldību un biznesa stratēģiju. Projektu portfelis ir kopā sagrupētu projektu kopums, kuriem nav obligāti jābūt savstarpēji saistītiem. Svarīgi, projektu portfelis ir izstrādāts tā, lai kalpotu stratēģiskam uzņēmējdarbības mērķim. un sniegt jūsu uzņēmumam zināmu vērtību.

Protams, minētā biznesa vērtība būtu viens no galvenajiem projektu portfeļa pārvaldības ieguvumiem. Papildus tam šī stratēģija ir arī lielisks pasākums, lai pārvaldītu risku, kas saistīts ar vairāku projektu īstenošanu. Ja ievērosiet turpmāk izklāstītos soļus, jums būs iespēja rūpīgi pārbaudīt sava uzņēmuma potenciālos projektus vēl pirms apņemšanās tos īstenot. Rezultātā jūsu aplēses, visticamāk, būs precīzākas, un iespējamās problēmas tiks ņemtas vērā jau iepriekš.

PPM pieejas ieviešanas rezultātā uzņēmuma vadītāji iegūst arī skaidrāku kopainu par projektiem un to izpildi. Turklāt šī stratēģija veicina sadarbību starp dažādām projektu komandām, nevis konkurenci.

Projektu portfeļa pārvaldības process un posmi

Šie ir posmi, kas jāņem vērā, ja vēlaties savā uzņēmumā ieviest projektu portfeļa pārvaldību.

1. Izstrādājiet savas organizācijas stratēģiskos mērķus

PPM process sākas ar biznesa stratēģijas vai stratēģisko mērķu izstādīšanu. Stratēģiskie mērķi ir jūsu vadlīnijas, izvēloties projektus jūsu uzņēmuma portfelim. Ir svarīgi, lai jūs zinātu, kādi tie ir. Jūsu uzņēmējdarbības mērķi var būt saistīti ar ieņēmumu palielināšanu, rentabilitātes saglabāšanu vai ieņēmumu plūsmu dažādošanu. Tomēr, no otras puses, var būt pavisam cits mērķis, ko jūsu uzņēmums ir izvirzījis sasniegt. Nedomājiet, ka jums ir jāizvirza vienīgais visaptverošais mērķis - ir pilnīgi pareizi uzskaitīt vairākus no tiem.

2. Identificēt potenciālos projektus un tos analizēt

Pirms sākat sašaurināt projektu sarakstu, kas varētu nonākt jūsu uzņēmuma portfelī, jums ir jāzina, cik liels ir jūsu projektu kopums. Apkopojiet visus projektu pieprasījumus, noskaidrojiet, kādas ir pārdošanas iespējas, un uzskaitiet visus potenciālos projektus. Tagad aplūkojiet katru no tiem tuvāk. Jums jāzina, kādi resursi (cilvēkresursi vai citi) tiem nepieciešami, kāds ir to laika grafiks, kādi ir riski un iespējamās problēmas u. c.) Izvērtējiet iespējamo peļņu no šiem projektiem.

Kad esat ļoti labi apzinājis potenciālos projektus, kas varētu būt daļa no jūsu komandas portfeļa, jums ir jāveic saskaņošanas analīze: jāpārbauda, vai šie projekti atbilst jūsu vispārējai stratēģijai.

Mēģiniet izvērtēt sarakstā iekļautos projektus, ņemot vērā uzņēmuma uzņēmējdarbības mērķus: vai tie atbalsta šos mērķus vai, iespējams, apdraud tos? Kādas ir izredzes, ka jūsu komanda spēs pabeigt konkrēto projektu un radīt vēlamo biznesa vērtību? Portfeļa vadītājiem ir jāizvēlas projekti, kas labi sadarbojas ne tikai uzņēmējdarbības mērķu sasniegšanas ziņā, bet arī attiecībā uz komandas darba slodze un resursu piešķiršana. Vai zināt, kuri projekti atbilst jūsu kritērijiem? Ir pienācis laiks veikt vairāk plānošanas darbu, pirms tos uzsākat!

3. Noteikt prioritātes organizācijas atlasītie projekti

Šajā brīdī jums ir jābūt projektu sarakstam, kas var kļūt par daļu no visa jūsu uzņēmuma portfeļa. Šis ir īstais brīdis, lai noteiktu to prioritātes un, ja nepieciešams, ieviestu kādas izmaiņas. Labā ziņa ir tā, ka esat atradis savam uzņēmumam piemērotākos projektus. Izaicinājums ir tas, ka jums, iespējams, būs nepieciešams koriģēt to termiņus vai budžetus, lai šos projektus varētu uzsākt kopā.

Padomājiet par resursu pārvaldība arī: izlemiet, kuri komandas locekļi un cik ilgi ir jāiesaista katrā projektā. Šajā posmā jums kā projektu portfeļa vadītājam, visticamāk, būs jāsadarbojas ar resursu vai projektu vadītājiem. Atvēliet laiku jauno projektu grafiku analīzei - iespējams, jums nāksies dažas lietas pārcelt, lai izvairītos no grafiku konfliktiem.

Tagad, kad zināt, kuri projekti ir iekļauti jūsu portfelī un kā tie tiks īstenoti laika vai resursu ziņā, varat plānot to uzsākšanu. Kas notiek pēc tam, kad projektu komandas sāk darbu pie saviem projektiem?

4. Projektu pārvaldība

Projektu portfeļa projektu uzsākšana nav projektu portfeļa pārvaldības procesa beigas. Protams, tagad galvenā uzmanība ir pievērsta projektu pārvaldībai, bet, kad projektu vadītāji gūst zināmu progresu savos projektos, ir lietderīgi paraudzīties uz projektu portfeli no augstāka līmeņa - dodieties uz nākamo sadaļu, lai uzzinātu, kā jūs varat uzraudzīt savus projektus.

Šis ir arī piemērots brīdis, lai vēlreiz uzsvērtu, ka visi konflikti (resursu dēļ vai citādi) un izmaiņu pieprasījumi jārisina, ņemot vērā portfeli un tā stratēģiskos mērķus.

5. Uzraudzīt nepabeigtos projektus un ziņot par to uzlabošanu

Projektu vadītājiem regulāri jāuzrauga sava projekta KPI un jāseko līdzi komandas locekļu darba slodzei/ darba laika uzskaitei, tas ir pašsaprotami. Taču projektu atskaites ir arī būtiska projektu portfeļa pārvaldības daļa, jo tās ļauj noteikt, vai konkrētais projekts norit, kā plānots, un vai plānotā vērtība tiks sasniegta.

Ko vajadzētu mērīt, kad runa ir par jūsu projektu portfeli?

• Resursu izmantošana (projektu ietvaros un kopumā)
• Projekta komandās strādājošo cilvēku reģistrētais laiks
• Aplēses un faktiskie rādītāji (plānotās stundas salīdzinājumā ar uzskaitītajām stundām)
• Projekti, kuros tiek veikta sadedzināšana vai sadedzināšana,

Vai jums ir nepieciešama projektu portfeļa pārvaldības programmatūra?

Jūs, visticamāk, sastapsieties ar vairākām lietotnēm, kas lepojas ar savām projektu portfeļa pārvaldības funkcijām. Šīs funkcijas parasti ietver:

• Projektu pārvaldības funkcijas (uzdevumu plānošana, Ganta diagrammas).
• Resursu pārvaldības funkcijas (resursu plānošana, laika uzskaite, prombūtnes uzskaite).
• Ziņošanas funkcijas
• Projektu arhīvs

Lai gan visas šīs iespējas ir ļoti ērtas efektīvai projektu portfeļa pārvaldībai, jūs, iespējams, redzat, ka līdzīgas iespējas ir atrodamas projektu pārvaldības lietotnēs, kuras jūs, iespējams, jau izmantojat. Ir iespējams pārvaldīt projektu portfeli, izmantojot rīkus, kas paši par sevi nav veltīti PPM. Pārliecinieties, ka jums ir šādas iespējas:

• vizualizēt savu projektu progresu - to var darīt, izmantojot Ganta diagrammu, Kanban dēli vai izmantojot resursu kalendārs skats ar plānoto stundu skaitu katram projektam vai pat projekta progresa ziņojumiem. Ir svarīgi zināt, kur atrodas jūsu projekti un cik daudz darba vēl ir palicis.
• izsekot izvēlētos KPI. - neatkarīgi no tā, vai tas ir resursu izmantojums vai projektā patērētais laiks, jūs vēlaties, lai varētu teikt, ka jūsu portfeļa projekti norit labi vai ka dažas jomas būtu jāuzlabo.
• sadarboties ar projektu vadītājiem, klientiem un citiem komandas locekļiem, izmantojot konkrētu rīku: ir lieliski, ja uz projektu orientēta lietotne ir pieejama vairāk cilvēkiem nekā tikai projekta vadītājam (vai projektu portfeļa vadītājam). Tas racionalizē saziņu un veicina pārredzamību.
• integrēt programmatūru ar citiem rīkiem, ko izmantojat ikdienā - to nevar pārspīlēt: ja vēlaties izveidot efektīvu portfeļa pārvaldības procesu (vai projektu pārvaldības procesu), integrācija ir būtiska. Kāda veida integrācijas mēs domājam? Pirmkārt, jūsu iecienītākā saziņas lietotne (Slack, Skype vai *sigh* e-pasts), lai jūs tur varētu saņemt svarīgus paziņojumus un atjauninājumus. Jums vajadzētu padomāt arī par portfeļa pārvaldības rīka savienošanu ar jūsu uzņēmuma izmantoto CRM - šādā veidā jūs redzēsiet pārdošanas plūsmu un zināsiet, kuri projekti, visticamāk, drīzumā pievienosies jūsu projektu kopumam. Visbeidzot, ja strādājat pie programmatūras izstrādes projektiem, iespējams, vēlēsieties integrēties ar izstrādātāju rīkiem, piemēram, BitBucket vai GitHub: jūs nevēlaties palaist garām svarīgus repozitorija jautājumus. Lietotņu integrēšana izklausās pēc sarežģīta uzdevuma, kas rezervēts cilvēkiem ar programmēšanas prasmēm, taču jūs to varat izdarīt arī paši, izmantojot kādu no uzdevumu automatizācijas lietotnēm, piemēram, Zapier.
• pielāgot programmatūru savām vajadzībām - protams, jūsu portfeļa pārvaldības process var būt līdzīgs visiem projektiem, bet jūs tomēr vēlaties izmantot rīku, ko var rediģēt un pielāgot jūsu darba plūsmai. Par laimi, daudzām lietotnēm ir pieejamas pielāgošanas iespējas: pielāgotu lauku pievienošana, savu kategoriju un tagu izveide, pielāgotu pārskatu vai projektu skatījumu izveide. Tikai tad, ja jūsu rīki ir labi pielāgoti jūsu procesam, viss var būt patiesi efektīvs.

Mēs ceram, ka šī rokasgrāmata par projektu portfeļa pārvaldību palīdzēja jums labāk izprast šo stratēģiju un atvieglināja tās ieviešanu jūsu organizācijā. Ja jums ir kādi jautājumi par efektīvu projektu un resursu pārvaldību, rakstiet mums, izmantojot tērzēšanu: mēs labprāt sniegsim jums dažus padomus un iepazīstināsim ar mūsu produktu.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]