Elastīga plānošana: 5 padomi projektu vadītājiem

Vai jums kādreiz ir bijusi sajūta, ka, uzsākot jaunu projektu, viss ir sakārtots? Es domāju mērķus, uzdevumus, sasniedzamos rezultātus, komandu un grafiku. Bet tad negaidītas pārmaiņas sagrauj jūsu rūpīgi sagatavoto plānu.

Ja tas attiecas arī uz jums, nekļūstiet panikā. Ar šiem elastīgas plānošanas padomi, varat pielāgot savus plānus un būt gatavs pārmaiņām. 

Pirms es iegremdēt to, Es gribētu jums pastāstīt, kāpēc ieviešot elastīga projektu vadības pieeja ir tik svarīga.

Kā jūs varat gūt labumu no elastīgas plānošanas?

Elastīga plānošana ļauj vadītājiem plānot komandas darba slodze un resursus precīzāk, vienlaikus īstenojot vairākus projektus. Bieži vien ir daudz mainīgo lielumu, kurus nav iespējams paredzēt, jo īpaši, ja ru programmatūras izstrāde vai aģentūra vide. Tas var ietekmēt jūsu projekta budžets, laika grafiks un, visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi - termiņš. Elastīgs projektu un resursu plānošana neļauj vadītājiem pieturēties pie vecajiem plāniem un ļauj viņiem rīkoties atbilstoši visām neparedzētajām izmaiņām.

Vai meklējat vairāk ekspertu padomu par projektu vadību? Pārbaudiet mūsu Bezmaksas sprinta plānošanas kontrolsaraksts tagad!

Elastīgas plānošanas padomi

1. Ņemiet vērā ārējos notikumus

Ārējo atkarību novērtēšana ļauj atklāt lietas, kuras nevarat kontrolēt.

Divi ārējās ietekmes piemēri, protams, ir laiks un nauda - tos parasti ņemat vērā, kad. projekta aplēses-bet arī tādus notikumus kā valsts svētki vai darbinieku slimības lapas.

Saskaroties ar atkarībām, kas ir ārpus jūsu kontroles, mēģiniet tās kontrolēt, lai sasniegtu labākos rezultātus. Tādus notikumus kā, piemēram, valsts svētku dienas var viegli pārbaudīt iepriekš, kā iesaka PMI. PMI sarakstā:

• Atrodiet tādus notikumus kā valsts svētki vai darbinieku brīvdienas, kas notiek projekta dzīves cikla laikā.
• definēt darbinieku grupas, kas nav pieejamas kāda notikuma dēļ (piemēram, ja strādājat ar attālinātām komandām).
• Aprēķiniet notikuma ietekmi uz jūsu projekta gaitu.
• Aprēķiniet virsstundas, kas saistītas ar zaudēto progresu, un iekļaujiet tās savos plānos.

2. Atklājiet riskus un problēmas

Nesen mēs esam uzskaitījuši kopīgs resursu pārvaldības problēmas. Šeit ir daži no tiem:

• Projektam piemērotu prasmju apzināšana.
• Komandas pieejamības un kapacitātes saskaņošana ar projekta grafiku un darba slodzes pārvaldība.

Jums jāspēj uzskaitīt visus pieejamos darbiniekus un pēc tam izvēlēties tos, kas vislabāk atbilst jūsu projektam. Bet ko darīt, ja kāds no viņiem saslimst vai nolemj aiziet? Vai ir cilvēki, kas varētu viņus aizstāt? Ja nē, vai ir iespēja nolīgt kādu citu, piemēram, ārštata darbinieku?

Apzinoties savus ierobežojumus, jūs varat izdomāt dažādus scenārijus un rast tiem risinājumus jau iepriekš: :

• Izveidot RACI diagramma lai būtu skaidrs pārskats par visas komandas pienākumiem.
• Sagatavojiet pārskatu par visiem darbiniekiem, vēlams, norādot prasmes vai amatus.
• Izveidojiet to darbinieku sarakstu, kuri var iesaistīties projektā, ja kāds no jūsu komandas locekļiem kļūst nepieejams.
• Aprēķināt dažādu rezultātu ietekmi uz projektu, komandu un darba slodzi.

Varat arī izveidot darbu sadalījuma struktūru (WBS), lai uzskaitītu visas projekta darbības, katrai no tām piešķirot iespējamos riskus.

Vēl viens veids, kā atklāt iespējamos riskus, ir aplūkot vēsturiskos datus. Vienkārši pārskatiet savus iepriekšējos projektus un izpētiet problēmas, ar kurām esat saskāries. Pēc tam izvērtējiet, vai pastāv iespēja, ka tie varētu rasties arī šajā projektā, un sagatavojiet atbildes.

3. Bieži pārbaudiet klientu prioritātes

Gatavojoties projektam, jūs, iespējams, esat izveidojis augsta līmeņa plānu, tostarp projekta mērķus un atkarības.

Jums vajadzētu arī plānot biežus atjauninājumus par klienta prioritātēm, lai jūs varētu pārbaudīt, vai jūsu grafikā nav iespējamas izmaiņas.

Šādā veidā jūs varat pārliecināties, ka ar klientu esat vienisprātis, un nodrošināt, ka plāns atbilst klienta vēlmēm.

4. Alternatīvo scenāriju projekti

Alternatīvu scenāriju pārskatīšana ļauj jums ar lielāku pārliecību vadīt projektu.

Vispirms pārbaudiet sava projekta kritisko ceļu, kas ir visu uzdevumu un atkarību starp tiem sadalījums. Atrodiet cēloņsakarīgās atkarības un uzdevumus, kas ir būtiski svarīgi projekta īstenošanai. Pēc tam atrodiet uzdevumus, kas var būt mainīgi, proti, izmaiņas to izpildē neietekmēs projekta kopējos panākumus vai nepasliktinās tā grafiku. Daudzi projektu vadības rīki ļauj uzdevumus marķēt, tādējādi atvieglojot kritiskā ceļa ievērošanu.

Izklāstot izmērāmās darbības un starpposma mērķus un pēc tam pievienojot mainīgos uzdevumus, varat redzēt, cik iespējams mainīt uzdevumu secību vai vajadzības gadījumā žonglēt resursus.

5. Iekļaujiet plānā tikšanās ar komandu un klientu.

Biežas tikšanās ar komandu un klientu palīdzēs jums būt lietas kursā un atklāt riskus un problēmas, tiklīdz tās rodas. Pirms projekta uzsākšanas iekļaujiet šīs sanāksmes savā plānā un paziņojiet komandai un klientam, kad un kā tās notiks.

Kādas sanāksmes jums vajadzētu iekļaut?

Scrum sanāksmes piemēram, ikdienas, sprinta plānošana, sprinta retrospekcija un sprinta pārskats ir paredzēti, lai jūs būtu informēts par projekta progresu. Šīs sanāksmes arī palīdz jums uzzināt par šķēršļiem, ar kuriem saskārusies jūsu komanda, lai jūs varētu rīkoties un rast problēmu risinājumus.

Tikšanās ar klientu ļauj ne tikai informēt viņu par darba gaitu, bet arī saņemt atsauksmes, kuras varat iekļaut uzreiz, nevis vēlāk atkārtoti veikt darbu.

Uzraudzīt projektu un vajadzības gadījumā pielāgot plānus.

Iepriekšēja projekta plāna izveide nenozīmē, ka vēlāk tas nebūs jāpārskata.

Elastīga plānošana nozīmē, ka jums ir iespēja izmantot augsta līmeņa projekta plāns bet arī zināt, kā to pielāgot, uzraudzīt riskus un problēmas un vajadzības gadījumā uzlabot.