Plānojot projektu, vienmēr ir jādomā par resursiem, kas nepieciešami tā īstenošanai. Projekta īstenošanai nepieciešamo lomu un prasmju saraksta izveide, atbilstošu cilvēku meklēšana uzņēmumā, viņu grafika un darba slodzes pārvaldība - tas viss ir saistīts ar resursu pārvaldību. Kā to izdarīt veiksmīgi? Šajā bloga ierakstā jūs iepazīstināsim ar dažiem labākajiem paņēmieniem, kā pārvaldīt resursus projektu vidē.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
Piezīme: resurss var būt persona ar noteiktu kvalifikāciju, kāds aprīkojums vai pat noteikta laika vai naudas summa. Tomēr šajā rakstā mēs pievērsīsimies tikai resursu pārvaldībai, ko saprot kā projekta komandas pārvaldību.
Jaunākā PMBOK® rokasgrāmata to labi formulē, sakot:
PProjekta resursu pārvaldība ietver procesus, lai noteiktu, iegūtu un pārvaldītu resursus, kas nepieciešami veiksmīgai projekta pabeigšanai. Šie procesi palīdz nodrošināt, ka būs pieejami vajadzīgie resursi. projekta vadītājam un projekta komandai. īstajā laikā un vietā.
Tādējādi, projekta resursu pārvaldība jums ir jāpārvar dažādi procesi: no projekta vajadzību definēšanas un atbilstošu resursu iegūšanas līdz komandas vadībai projekta laikā un tās snieguma novērtēšanai.
Efektīva resursu pārvaldība nozīmē, ka projekts tiek veiksmīgi īstenots: laikā, budžeta ietvaros un atbilstoši prasībām. Tas nav viegli paveicams. Par laimi, ir vairāki soļi, ko varat veikt dažādos projekta dzīves cikla posmos, lai palielinātu izredzes pabeigt darbu. Šajā rakstā mēs sīkāk aplūkosim dažas no veiksmīgas resursu pārvaldības labākajām praksēm.
Kā projekta vadītājs vai resursu pārvaldnieks, jums ir jābūt diezgan ziņkārīgam par pašu projektu. Kāds ir tā biznesa mērķis? Kādas lietotāju vajadzības jūs mēģināt apmierināt? Kāds ir klienta galīgais mērķis? Atbildot uz šiem jautājumiem, jums būs labāka izpratne par projektu, ne tikai zinot tā apjomu (kas, protams, arī ir nepieciešams). Papildu pūles, ko ieguldīsiet sagatavošanās procesā šajā posmā, vēlāk var atmaksāties: vispirms jums būs vairāk argumentu, apspriežot dažādus scenārijus ar klientu, bet paturiet prātā, ka labi informēts premjerministrs ir ļoti noderīgs arī komandai.
Mēģiniet iegūt arī daudz informācijas par klientiem/ieinteresētajām personām. Varbūt kāds no jūsu kolēģiem jau ir ar tiem sadarbojies? Jo vairāk zināsiet par to, ko sagaidīt attiecībā uz vēlamajiem procesiem, rīkiem, darba ētiku, jo labāk būsiet sagatavoti, lai nākotnē tiktu galā ar izaicinājumiem.
Visbeidzot, noskaidrojiet arī iespējamos ierobežojumus. Informētība par laika grafiku vai budžeta apsvērumiem palīdzēs jums pieņemt labākus lēmumus.
Kad esat guvis priekšstatu par projekta būtību, varat sākt projekta tāmes izveidi. Jums ir jāizveido to resursu (piemēram, lomu) saraksts, kas nepieciešami projekta uzdevumu izpildei. Pēc tam jums būs jāaplēš, cik lielā apjomā tie ir nepieciešami.
Pieļaujams, ka šeit varēsiet izmantot savu PM pieredzi un sniegt savu ieguldījumu tāmju veidošanā. Tomēr nebaidieties lūgt citus cilvēkus piedalīties šajā procesā un sniegt savu ekspertu vērtējumu.
Šeit situācija var kļūt nedaudz pārlieku sarežģīta. Kāpēc? Atkarībā no jūsu uzņēmuma lieluma un struktūras jums var būt nepieciešams izpētīt simtiem vai tūkstošiem darbinieku.
Par laimi, arī šo procesa daļu ir salīdzinoši viegli veikt, izmantojot resursu pārvaldības programmatūru. Iedomājieties, ka jums ir resursu saraksts, kurā norādīta to jauda, pieejamība un kompetence. Viss, kas jums jādara, ir jārezervē šie resursi, kas atbilst jūsu projekta prasībām. Resursu plānošanas programmatūra, un mūsu pašu Teamdeck ir viens no tiem, kas to dara.
Jūs varat filtrēt savas organizācijas resursus pēc prasmēm/dienesta atrašanās vietas/augstākā līmeņa vai citiem nepieciešamajiem izmēriem. No atbilstošo cilvēku kopuma jūs vienkārši izvēlaties tos, kas ir pieejami projektam paredzētajā laikposmā. Darījums pabeigts!
Teamdeck ļauj filtrēt pieejamos resursus pēc darba nosaukumiem vai projektu tarifiem. Tas ievērojami vienkāršo resursu piešķiršana.
Pieņemot lēmumu par to, kam uzticēt projektu, iespējams, vēlēsieties ņemt vērā šādus apsvērumus:
Teikums, ka jums ir tikai viena iespēja radīt labu pirmo iespaidu, varētu būt klišejisks, taču efektīvā resursu pārvaldībā. projekta uzsākšana posms ir ļoti svarīgs. Tas ir laiks, kad jūs iepazīstat savu komandu un nostiprinat savu klātbūtni. Pārliecinieties, ka ir iekļauti šādi punkti:
Iepazīstieties ar šo sarakstu, kurā uzskaitīti resursi, kas var būt noderīgi visā projekta dzīves ciklā, bet jo īpaši jauna projekta sākumā:
Ja darbojaties saskaņā ar elastīgu projektu vadības metodoloģiju, jūs, visticamāk, nebaidāties no projekta izmaiņām. Veselīga elastīguma deva ir neatņemama darba sastāvdaļa, un reaģēšana, piemēram, uz ienākošajām lietotāju atsauksmēm galu galā ietekmē projekta panākumus.
Tomēr citas izmaiņas noteikti nav tik atzinīgi vērtējamas: resursu jaudas plānošana būtu labs piemērs. Cilvēki slimo, maina darbu, lauž kājas utt. Jums ir jābūt gatavam piešķirt jaunus resursus savai komandai vai mainīt pašreizējo komandas locekļu iesaistīšanas iespējas.
Elastīga projektu plānošana arī šeit būs noderīgi: ja jūs veidojat dāsnas aplēses, pamatojoties uz sliktākajiem/labākajiem scenārijiem, iespējams, jums ir tik ļoti nepieciešamā rezerve, kad notiek izmaiņas.
Uz datiem balstīta projektu vadība, iespējams, tuvākajā nākotnē iegūs lielu popularitāti projektos tā vienkāršā iemesla dēļ, ka tā padara projektu vadītājus efektīvākus savā darbā. Dati ir informācijas un likumsakarību avots par jūsu komandu. Tie var arī apstiprināt vai atspēkot jūsu nojautas. Visbeidzot, nav labāka argumenta, kad mēģināt izteikt savu viedokli. Ja savus lēmumus varēsiet pamatot ar datiem, jūs jutīsieties daudz ērtāk tos izpildīt.
No otras puses, datu vākšana, nezinot, ko un kā mērīt, rada risku, ka var pazust trokšņos. Vispirms jūs, iespējams, vēlēsieties apkopot datus, kas ļauj novērtēt jūsu projekta resursu veiktspēju (BTW visus šos pārskatus var viegli izveidot ar Teamdeck):
Izmantojot joslu augstumu, kas norāda izmantošanas līmeni, varat ātri pamanīt cilvēkus, kurus varētu izmantot labāk.
Efektīvs resursu plānošana un vadība ietver ļoti labu izpratni par projektu un aktīvu progresa uzraudzību, ne tikai attiecībā uz uzdevumu izpildi, bet arī uz optimālas darba slodzes un komandas noslogojuma uzturēšanu. Tas ir daudzšķautņains process, taču ar pareizo tehnoloģiju palīdzību jūs varat veiksmīgi pārvarēt šo sarežģītību.
Teamdeck misija ir padarīt iespējamu efektīvu resursu pārvaldību - padarīt to daudz vienkāršāku dažāda lieluma komandām. Mēs esam ļoti lepni, ka mūsu lietotni izmanto, lai apvienotu komandas, kas strādā pie vērienīgiem būvniecības projektiem, paplašinot radošuma robežas vai burtiski mainot pasauli uz labo pusi ar ietekmīgām bezpeļņas kampaņām.
Ja vēlaties racionalizēt savu resursu piešķiršana un izvairīties no plānošanas konflikti, Teamdeck varētu būt īstais rīks tieši jums - reģistrējieties jau šodien. Mēs ar prieku uzņemsim jūs mūsu klientu sarakstā.
Ietaupiet laiku un naudu, izmantojot projektu resursu plānošanas programmatūra un palielināt resursu pārvaldības procesu efektivitāti.
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...
Uzņēmumi parasti iegulda daudz pūļu resursu sadalē. Jūs vēlaties, lai visi būtu aizņemti, vienlaikus nodrošinot, ka viņu uzdevumi uzņēmumam ir vērtīgi (kas bieži vien nozīmē, ka par tiem var saņemt rēķinus). Tas kļūst patiešām sarežģīti, jo jūsu komanda...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...