Projektu vadītāja loma ir kaut kas tāds, kas liek cilvēkiem aizdomāties: nav līdzsvara starp darbu un privāto dzīvi. Vienkārši google to un jūs redzēsiet daudzus rakstus un pavedienus, kas norāda uz to, ka PMs bieži vien var tikt pārslogoti un stresa pārņemti.
Pastāv vispārēja vienprātība, ka, vadot projektu komandu, panākt līdzsvaru starp darbu un privāto dzīvi var būt sarežģīti. Daži pat uzskata, ka būt projektu vadītājam vai resursu pārvaldnieks darba prioritātei ir jābūt svarīgākai par personīgo dzīvi. Es nedomāju, ka tā ir taisnība. Un, lai gan premjerministri bieži cīnās ar garām darba stundām un pārpildītu pastkasti, ir veidi, kā šo slogu mazināt.
Pirms mēs pievērsīsimies dažiem padomiem projektu vadītājiem, vispirms mēģināsim izprast jēdziena "darba un privātās dzīves līdzsvars" nozīmi. Tā ir kļuvusi par vispārpieņemtu frāzi, un gandrīz katram ir atšķirīga izpratne par to.
No "nekad nepavada darbā ilgāk par 8 stundām" līdz "nav jādomā par darbu pēc stundām" - jūsu pieredze var atšķirties. Ir arī tādi, kas apgalvo, ka ideāla līdzsvara starp darbu un privāto dzīvi nav.
Neatkarīgi no jūsu viedokļa, ir daži kopīgi pamatprincipi, par kuriem mēs, iespējams, varam vienoties. Nav labi, ja jums ir jāstrādā milzīgs daudzums virsstundu, lai paspētu ar darbu. Vai arī tad, kad cenšaties sarunāties ar vairākiem cilvēkiem vienlaikus, un visi no viņiem pieprasa ātri atrisināt savu jautājumu. Vai arī tad, kad jūsu projekts ir izaudzis līdz monstrozitātei, kuru reāli nav iespējams izpildīt laikā, un jūs pārņem briesmīga nenovēršamas bojāejas sajūta. Vai kad... Es esmu pārliecināts, ka jūs saprotat.
Šajā rakstā es sniegšu sarakstu ar padomiem par darba un privātās dzīves līdzsvaru projektu vadītājiem, kuri vēlas mainīt savu noklusējuma statusu no "aizņemts" uz "efektīvs". Tāpat kā daudzas lietas šajā darbā, arī šī sākas ar pareizu plānošanu.
Plānojiet efektivitāti
Īstermiņa salīdzinājumā ar ilgtermiņa
Lai gan jūsu projekta raksturs var noteikt, kāda mēroga plāni jums ir jāizstrādā, es uzskatu, ka īstermiņa plāni ir tas, kam jāpiešķir prioritāte. Vairumā gadījumu jūs nevarat plānot katru gada plāna detaļu. Tā vietā koncentrējieties uz nākamo darba posmu: ja jūs vadāties pēc Scrum sistēmas, tas būtu nākamais sprints. Pārliecinieties, ka jūs patiešām varat apņemties izpildīt nākamajā izlaidumā paredzēto darbu un sekot līdzi plānam. Tas sniegs jums daudz lielāku elastību un dvēseles mieru. Pieļauju, ka jums, iespējams, būs ieplānojiet dažus projekta atskaites punkti arī turpmāk., piemēram, pilnu projekta ceļvedi. Atšķirība ir tāda, ka ceļvedis nav akmenī iecirsts, tāpēc jums un jūsu komandai ir daudz reālistiskāks mērķis, uz kuru koncentrēties šobrīd - jūsu īstermiņa plāns.
Darba automatizēšana
Darot kaut ko vairāk nekā divas reizes? Automatizējiet to! Ievērojama daļa projektu vadītāja darba slodzes ir saistīta ar uzdevumiem, kas zināmā mērā atkārtojas. Tas nenozīmē, ka tie ir mazāk svarīgi, gluži pretēji! Diemžēl tie var būt arī laikietilpīgi. Analizējiet savus ikdienas, iknedēļas, mēneša pienākumus un padomājiet, kā tos varētu automatizēt.
Ko es domāju ar automatizāciju? Šablona vai pārbaudes sarakstam līdzīgas procedūras izveide varētu būt lielisks sākums. Ja vēlaties izveidot pilnīgas darba plūsmas, varat izmantot Zapier vai IFTTT (nav nepieciešamas programmēšanas zināšanas!). Pat nelieli laika taupīšanas līdzekļi samazinās jūsu aizņemtību (un uzlabos efektivitāti). Ja esat Slack lietotājs, jums vajadzētu izlasīt mūsu rakstu par labākās Slack aplikācijas projektu vadītājiem, kur atradīsiet arī dažas idejas par produktivitāti veicinošiem līdzekļiem.
Kāds ir jūsu TQ?
TQ - tehnoloģiju koeficients - ir jūsu spēja pielāgoties, pārvaldīt un integrēt tehnoloģijas. PMTQ (Project Management Technology Quotient) ir atzinusi Projektu vadības institūts kā jauna projektu panākumu galvenā sastāvdaļa:
Ikvienam, kas atbild par stratēģijas īstenošanu pasaulē, kuru nepārtraukti pārveido tehnoloģijas,
PMTQ būs obligāti nepieciešamais prasmju kopums, no kura var izšķirties.
Padomājiet par savām attiecībām ar tehnoloģijām. Viena lieta ir spēt vadīt projektu, kas ir nesaraujami saistīts ar tehnoloģijām, piemēram, programmatūras izstrādi. Cita lieta ir spēt izmantot programmatūru savā un projekta labā. Prasmīga tiešsaistes rīku izmantošana ietaupīs jums daudz laika un uzlabos projekta pārredzamību.
Aizsargājiet savu laiku
Nosakiet savu pieejamību
Šķiet, ka projektu vadītājiem ir tendence būt pirmajiem birojā un pēdējiem, kas to atstāj. Viens no iemesliem tam ir iespēju meklēšana, lai paveiktu reālu darbu (sk. nākamo sadaļu). Taču otrs iemesls ir nepieciešamība pārraudzīt komandu un spēja sazināties reāllaikā. Izņemot ārkārtas gadījumus, jūsu pastāvīgai klātbūtnei nevajadzētu būt nepieciešamai. Es noteikti ieteiktu noteikt savu pieejamību un tās pieturēties.
Padziļināts darbs un darba laiks
Esmu minējis, ka dažiem premjerministriem patīk ierasties birojā agri/aizkavēties, jo tieši tad viņi var koncentrēties darbam bez pārtraukumiem. Jāatzīst, ka projekta vadītāja darbs prasa veselīgu komunikācijas devu, taču nav nepieciešams būt par savas komandas Siri un vienmēr būt gatavam atbildēt uz "ātru jautājumu". Konteksta pārslēgšana izjauks jūsu koncentrēšanos. Ja lielāko dienas daļu nespēsiet koncentrēties, jūs nespēsiet paveikt savus uzdevumus.
Mēģiniet sadalīt savu dienu laikā un noteikt laika intervālus, kuros varat strādāt bez pārtraukuma. Varat pat noteikt darba laiku - laiku, kad jūsu komandas locekļi tiek aicināti vērsties pie jums ar jautājumiem. Pārredzamā, labi dokumentētā projektā šai stratēģijai vajadzētu būt veiksmīgai.
Protams, papildus improvizētai saziņai ir arī iespēja plānotai mijiedarbībai - komandas sanāksmēm. Šeit bumba ir jūsu rokās. Tieši jūs, projekta vadītājs, esat atbildīgs par sanāksmju politikas noteikšanu (un rādāt piemēru). Pirmais noteikums? Plānojiet sanāksmes tikai tad, kad tās ir nepieciešamas, un izvirziet tām skaidru mērķi. Otrkārt, ņemiet vērā pulksteni un maksimāli izmantojiet laiku. Jūs esat ieplānojuši šo sanāksmi, lai sasniegtu mērķi, centieties koncentrēties uz šo mērķi un lietderīgi pavadīt laiku. Iemesls daudzi darbinieki ienīst sanāksmes ir, ka tā ir "laika izšķiešana". Pārliecinieties, ka tas tā nav jūsu komandas un jūsu laika gadījumā.
Strādājiet pie sava domāšanas veida
Daudzi projektu vadītāji cenšas attaisnot noteiktas cerības. Viņi vēlas visu kontrolēt, vienmēr "būt kopā ar komandu" un būt pastāvīgi pieejami klientam.
Problēma ir tā, ka šīs cerības ir pilnīgi nereālas. Ja vēlaties pat sākt domāt par darba un privātās dzīves līdzsvaru, jums ir jāaizmirst par viss, vienmēr, pastāvīgi. Tā nav laba darba ētika un noteikti nav lielisks piemērs jūsu komandai.
Visbeidzot, jūs nevarat būt "jā" persona, pat ja vēlaties, lai jūsu klients būtu apmierināts. Tā ir bieži sastopama dilemma, bet darbības jomas paplašināšanās var izjaukt projektu un sabojāt jūsu centienus panākt līdzsvaru starp darbu un privāto dzīvi.
Šo padomu ievērošana negarantēs, ka jūs nekad nepaliksiet birojā ilgāk, taču tas jums sniegs stabilu pamatu, uz kura balstīties. Ar laiku, ieviešot vairāk procesu, kas palielina jūsu produktivitāti, vajadzētu pamanīt ievērojamas izmaiņas jūsu aizņemtības līmenī.
Būtībā šie padomi par darba un privātās dzīves līdzsvaru ir arī jūsu soļi, lai uzlabotu darba efektivitāti. Atrast "pareizo" līdzsvaru ir grūti, ja ne neiespējami. Kamēr vien jūtat, ka jūsu darba veids ir līdzsvarotāks, jūs noteikti esat panācis progresu. Turpiniet to darīt!
