Attālinātā darba popularizēšana ir radījusi daudz jautājumu par attālinātās komandas vadību, jo īpaši, ja tā ir starptautiska. Šāda darba sistēma prasa pilnīgi jaunu pieeju un rīkus, kā arī prioritāšu noteikšanu. Šodienas rakstā mēs iepazīstināsim ar 10 padomiem, kā vadīt attālināti strādājošu komandu no dažādām valstīm.
Covid-19 ir mainījis daudzu uzņēmumu darbības veidu. Cilvēki slēgtās biroju ēkās palielināja vīrusa izplatīšanās risku, tāpēc vadībai bija jāatrod risinājums. Izrādījās, ka tas ir attālinātais darbs. Protams, attālinātais darbs netika izgudrots līdz ar pandēmiju, bet tikai tagad uzņēmumi ir sākuši ieviest šo modeli tik plašā mērogā. Dažiem uzņēmumiem jau bija pieredze ar darbu mājas birojā. Savukārt citām organizācijām tas bija pilnīgi jauns izaicinājums, kas prasīja pilnībā pārskatīt esošos vadības modeļus.
Attālinātais darbs paver jaunas iespējas, kā arī rada jaunas problēmas., bet labi īstenota tālvadības pārveides sistēma var sniegt jūsu uzņēmumam lielas priekšrocības. Jo īpaši tāpēc, ka šobrīd iespēja strādāt attālināti ir ļoti svarīgs kritērijs, lai organizācija būtu konkurētspējīga tirgū. Saskaņā ar Growmotely ziņojuma datiem pat 97% aptaujāto darbinieku nevēlas atgriezties birojā uz pilnu slodzi. Tas parāda, cik svarīgi ir spēt vismaz daļēji izmantot mājas biroju.
Turklāt darba devējam attālinātais darbs nozīmē arī daudz priekšrocību, kuras ir vērts ņemt vērā. Pirmkārt - zemākas uzņēmuma darbības izmaksas.. Tikai tas, ka, ja jūsu komanda strādā no mājām, jums nav jāīrē tik liels birojs. Daži uzņēmumi ir pat vispār atteikušies no biroja. Galu galā šādu telpu nomas izmaksas ir ļoti augstas.
Otrkārt, darbinieki retāk kavē darbu. Ja viņi nejūtas labi, bet vēl nav ļoti slimi, viņi bieži izvēlas neņemt brīvu dienu, bet strādāt no gultas. Bieži vien viņiem ir arī vieglāk pārtraukt darbu uz stundu vai divām, ja viņiem ir nepieciešams nokārtot kādu lietu, savukārt, ja viņi strādātu no mājām, viņi, iespējams, ņemtu brīvu dienu. Stenfordas universitātes pētījums arī konstatēja, ka darbinieki, kuri var strādāt no mājām, ir 22% produktīvāki.. 32,21 % no aptaujātajiem personāla atlases vadītājiem apstiprināja, ka attālināto darbinieku produktivitāte ir palielinājusies.
Vai meklējat vairāk ekspertu padomu par projektu vadību? Pārbaudiet mūsu Bezmaksas sprinta plānošanas kontrolsaraksts tagad!
Protams, attālinātā darba modeļi nav vienoti un ir atkarīgi no jūsu uzņēmuma vajadzībām un specifikas. Tehnoloģiju un starptautiskiem uzņēmumiem noteikti ir vieglāk nosūtīt darbiniekus uz mājas biroju nekā uzņēmumiem, kas balstās uz manuālu darbu. Aplūkojiet savu organizāciju un izlemiet, kura forma jums ir vispiemērotākā: pilnībā attālināts darbs vai varbūt hibrīds? Vai arī atstājiet izvēli saviem darbiniekiem - galu galā viņi paši vislabāk zina, kur strādāt. Neatkarīgi no tā, kādu modeli izvēlaties, šī rokasgrāmata palīdzēs jums vadīt attālināto komandu.
Viena no lielākajām pārmaiņām, ko darbinieki piedzīvo, strādājot attālināti, ir saziņa. Birojā vienmēr ir viegli pajautāt kolēģim pie blakus galda, pie kura vērsties ar konkrētu jautājumu, vai arī uzzināt, vai kāds darbinieks pašlaik ir atvaļinājumā vai atvaļinājumā. Strādājot attālināti, šādas informācijas meklēšana var būt ļoti laikietilpīga, īpaši lielā vai vidēja lieluma uzņēmumā. Tāpēc ir svarīgi izmantot sistēmu, kas to atvieglos.
Piemēram, Teamdeck funkcija Pielāgotie lauki (resursu pārvaldības programmatūra), var palīdzēt jums sagrupēt darbiniekus pēc nodaļām, kurās viņi strādā, un prasmēm, kas viņiem piemīt. Tas ir ļoti noderīgi, piešķirot cilvēkus projektiem un veidojot pārskatus. Tas arī ļauj vieglāk redzēt, kurš par ko uzņēmumā ir atbildīgs.
Skaidri definēti uzdevumi un gaidas ir darba pamatā kopumā. Tomēr tālvadības režīmā tas kļūst ļoti svarīgi. Ir grūti aprakstīt, cik daudz neapmierinātības, pārpratumu un kavējumu var radīt tas, ka nav skaidri definēta darba joma. Tāpēc ir tik svarīgi, lai jūsu darbinieki precīzi zinātu, ko jūs no viņiem pieprasāt, kas viņiem ir jādara un kāds ir to izpildes termiņš. Izmantojiet sastādīšanas paneli, kas tiek atjaunināts reāllaikā. Šādā veidā katram darbiniekam sprintā tiks doti konkrēti uzdevumi. Viņi precīzi zinās, kādi ir viņu pienākumi un kad jūs sagaidāt, ka viņi pabeigs konkrēto atskaites punktu. Jūsu kā vadītāja pienākums ir nodrošināt skaidrību un atklātību.
Strādājot attālināti, jārēķinās ar to, ka daļēji zaudēsiet kontroli. Jūs nevarat pastāvīgi pārbaudīt, ko dara jūsu darbinieki. Ir ļoti svarīgi pieņemt darbā cilvēkus, kuri spēj pārvaldīt savu laiku un mērķus. Vadot starptautisku komandu, kas nestrādā birojā, būtiska ir neatkarība un uzticēšanās. Protams, tas nenozīmē, ka darbinieki tiks atstāti vieni un jūs zaudēsiet ieskatu par projekta gaitu.
Jums jāsniedz komandai maksimāls atbalsts un detalizēta informācija par veicamajiem uzdevumiem. Ļoti svarīgi ir arī sekot līdzi svarīgu projektu galvenajiem posmiem, lai jūs zinātu, kas notiek uzņēmumā un vai viss notiek saskaņā ar plānu. Tomēr, ja jūs mēģināsiet pastāvīgi uzraudzīt katru savas komandas darba elementu, jūs nemaz nesasniegsiet vēlamos rezultātus. Jūs tērēsiet daudz laika, pārbaudot, vai visi dara to, kas viņiem pienākas. Jūsu darbinieki jutīsies neapmierināti un kontrolēti, un viņu iekšējā motivācija mazināsies, jo viņi nejutīsies atbildīgi par savu darbu.
Birojā vienmēr varat kādam pajautāt: "Vai jums ir laiks īsai tikšanās reizei?". Vai arī vienkārši atnākt un piecu minūšu laikā iepazīstināt ar savu lietu. Ja komanda strādā attālināti, lieta kļūst daudz sarežģītāka. Īpaši tad, ja jūsu uzņēmumā strādā daudzi cilvēki visā pasaulē un jūs nevarat kontrolēt viņu laiku visas dienas, nedēļas vai mēneša garumā. Tas ir ļoti svarīgi arī tad, ja jūs nodarbināt cilvēkus, kas strādā dažādās laika joslās vai nepilnu darba laiku.
Šādā situācijā pieejamības pārvaldība kļūst vēl sarežģītāka. Lai jūsu uzņēmums darbotos raiti, jums ir jāzina savas komandas pieejamība. Tas palīdzēs jums plānot kalendāru pēc iespējas optimālāk. Šeit noderēs arī mūsu rīks. Teamdeck kalendārā jūs atradīsiet Pieejamība funkcija.
Katrs darbinieks jebkurā laikā var aizpildīt savu pieejamību, kas atvieglo maiņu un sanāksmju plānošanu. Varat arī pievienot atkārtotu pieejamību, nevis definēt to katru dienu.
Vadot attālinātu komandu, kas strādā no dažādām valstīm, ir ļoti svarīgi ņemt vērā arī vietējās brīvdienas. Šajā gadījumā Organizatoriskās vienības funkcija ir ļoti noderīga. Tā ļauj jums sagrupēt komandu pēc atrašanās vietas un piešķirt viņiem atbilstošas brīvdienas. Tādējādi, kad vien vēlaties ieplānot sanāksmi vai uzdevumu savam darbiniekam, kalendārā tiks ņemta vērā valsts, kurā darbinieks atrodas, un tajā spēkā esošās svētku dienas.
Projekta laika vadība - vai esat to kādreiz dzirdējuši? Jūs nevarat nepārtraukti jautāt katram komandas loceklim: "Vai tu to jau esi izdarījis?", "Kad tu to izdarīsi?", "Vai mēs ievērosim termiņu?". Pat strādājot stacionārā darbā, tas būtu pilnīgi neefektīvi, nemaz nerunājot par to, ja jūs nodarbināt daudzus cilvēkus visā pasaulē! Jums ir jābūt izveidotai sistēmai, lai pārvaldītu projektus un darba grafikus.
Ja visus ilgtermiņa projektu uzdevumus un grafikus apkoposiet pārskatāmā panelī, jums būs daudz vieglāk pārbaudīt, vai viss notiek saskaņā ar plānu, un jūs varēsiet iesaistīties tikai tad, kad tas būs nepieciešams. Šāda projektu resursu pārvaldības programmatūra ietaupa ļoti daudz laika. Tas arī garantē, ka jūs neko nepalaistu garām, jo automatizētais rīks atcerēsies svarīgas lietas jūsu vietā!
Šis padoms ir svarīgs arī tad, ja strādājat stacionāri, bet, ja strādājat attālināti, tas kļūst ļoti svarīgs, jo jums nav citu iespēju. Jūs nevarat pārraudzīt visu, kas notiek jūsu uzņēmumā, bez mūsdienīgas vadības un saziņas rīki. To ieviešana jūsu uzņēmumā vairs nav pat izvēles jautājums - bez tiem jūs vienkārši nevarat strādāt ikdienā.
Strādājot attālināti, ir būtiski uzlabot saziņu starp komandas locekļiem. Birojā bieži vien pietiek ar e-pastu, jo ar katru sīkumu var vienkārši nākt pie cita galda. Ja darbinieki uzturas mājas birojā, e-pasts nav labākais risinājums, jo tas nav ērts pastāvīgai, ātrai un operatīvai saziņai. Apsveriet tūlītējas ziņapmaiņas pakalpojumu, piemēram, Slack vai Skype, lai veicinātu ātru informācijas apmaiņu starp cilvēkiem. Strādājot starptautiskā uzņēmumā, tikšanās klātienē ir īsts retums, tāpēc jums ir nepieciešams ērts tiešsaistes tikšanās rīks. Zoom, Google Meets vai Microsoft Teams šo uzdevumu paveiks lieliski. Kā jau minējām, ļoti svarīgi ir arī vadīt savas komandas darbu. Uzdevumu piešķiršana, projektu progresa pārbaude, atskaites punktu un termiņu noteikšana, atskaišu izveide, kalendāra un brīvdienu pārvaldība. Pārbaudiet, ko piedāvā tādi rīki kā Teamdeck, Asana vai Jira.
Ir grūti saglabāt komandas piederības sajūtu, ja pat neredzat savus kolēģus. Atsvešinātības un vientulības sajūta ir viens no lielākajiem attālinātā darba trūkumiem un liels izaicinājums darba devējiem. Pats par sevi saprotams, cik svarīgi darbiniekiem un viņu motivācijai ir justies piederīgiem savai komandai. Mēs par to nedaudz vairāk rakstījām šis raksts. Kā pareizi rūpēties par komandas veidošanu, vadot attālinātu komandu, kas strādā no dažādām valstīm?
Vispirms jums jākoncentrējas uz to, kas jums ir pieejams ikdienā, proti, saziņu tiešsaistē. Ļoti palīdz, ja katru dienu vismaz uz īsu brīdi visai komandai ir statusa izsaukums. Tajā varat ne tikai apspriest pašreizējo darbu un progresu, bet arī pajautāt, kā visiem klājas un kā viņi jūtas. Tas palīdz veidot sajūtu, ka regulāri uzturat kontaktu. Laba ideja ir arī 1:1 tikšanāsne tikai ar savu vadītāju, bet arī ar citiem uzņēmuma darbiniekiem. Varat ieviest sistēmu, kas darbiniekus sarindo nejaušos pāros un organizē pusstundas ilgas tikšanās, kurās viņi var viens otru labāk iepazīt.
Regulāras tikšanās ar visu uzņēmumu ir arī ļoti svarīgi, jo tajos var apspriest būtiskākās izmaiņas un sasniegumus. Tērzēšanas un kanāli, piemēram, Slack, arī ļauj jums būt lietas kursā par to, kas notiek ar citiem cilvēkiem uzņēmumā. Lieliska ideja ir arī dažādas aktivitātes darbiniekiem, piem. tiešsaistes sports vai grāmatu klubs. Ja vien jums ir iespēja, ir vērts organizēt arī komandas saliedēšanas pasākumu, lai darbinieki varētu tikties klātienē. Šādā veidā iepazīstot savus kolēģus, vēlāk būs vieglāk veidot attiecības, pat ja tikai tiešsaistē.
Ir viena lieta, kas var būt katra vadītāja bieds un svētība. Sūdzības. Birojā dažkārt pietiek kaut ko pateikt dažiem cilvēkiem, un pēc mirkļa visi zina. Un nav obligāti jārunā par sliktām vai sarežģītām tēmām, bet arī par attīstības idejām, pasākumu organizēšanu, jaunu cilvēku pievienošanos komandai un citām aktuālām tēmām. Tomēr, vadot attālinātu komandu, jums ir daudz rūpīgāk jāseko līdzi tam, vai darbinieki zina visu, kas viņiem būtu jāzina.
Birojā jūs vienkārši parunājat par lietām pusdienu laikā vai pie kafijas automāta. Kad jūsu darbinieki atrodas mājas birojā, jūsu pienākums ir būt pārredzamam un informēt viņus par visām svarīgām lietām. Dažreiz tam ir jāpierod un jāmaina līdzšinējie ieradumi. Jums noteikti būs biežāk jāraksta e-pasta vēstules visai komandai un jāizmanto kopīga tērzētava. Tomēr varat būt pārliecināts, ka komandas informēšana par to, kas notiek uzņēmumā, jums ļoti palīdzēs vadībā. Ir daudz ērtāk strādāt ar cilvēkiem, kuri zina visu, kas notiek. Turklāt arī darbinieki jutīsies piederīgi uzņēmumam un vairāk interesēsies par tā lietām.
Ja visi darbinieki atrodas attālināti, dažādās valstīs un kultūras kontekstos, ir grūti uzturēt kopības sajūtu uzņēmumā. Tāpēc pārliecinieties, ka jūsu uzņēmumam ir sava personība un identitāte. Izveidojiet saskaņotu uzņēmuma komunikāciju. Definējiet, kas tam ir svarīgi, kādas ir tā vērtības, kāda ir tā misija. Ļaujiet saviem darbiniekiem justies piederīgiem vietai, kurai ir savs raksturs. Ir svarīgi, lai ikviens uzņēmumā justos ērti, tāpēc pajautājiet saviem darbiniekiem, ko viņi domā par uzņēmuma politiku. Varbūt viņiem ir kādi ieteikumi vai ieskats? Tas ir ļoti vērtīgi. Jo īpaši, strādājot attālināti, jums ir jāiesaista darbinieki uzņēmuma veidošanā un jādod viņiem sajūta, ka viņu viedoklis ir svarīgs. Dalība grupā un organizācijā palielina piederības sajūtu un motivāciju.
Ja jūsu komanda strādā birojā, darbā uzsākšana parasti notiek pēc līdzīga parauga. Tikšanās laikā ar jauno darbinieku jūs nedaudz pastāstāt par uzņēmumu un to, pie kā strādājat. Tomēr patiesībā lielāko daļu būtiskākās informācijas par saviem uzdevumiem, procesiem, darba plūsmu un visu, kas patiešām ir svarīgi, darbinieks iegūst no saviem kolēģiem, jautājot par lietām, kas viņus uztrauc. Strādājot attālināti, šādas iespējas nav. Darbinieki uzreiz tiek ierauti jaunos pienākumos. Ir grūtāk lūgt padomu, jo viņi ne vienmēr uzreiz zina, pie kā vērsties. Dažas lietas ir arī grūtāk izskaidrot tiešsaistē. Lai gan, protams, gandrīz visu var izdarīt tiešsaistē, un komandas atbalsts ir ļoti svarīgs. Lai jaunajam darbiniekam būtu pēc iespējas vieglāk aklimatizēties, ļoti svarīgs ir teicams ievadprocess.
Organizējiet tikšanās ar citiem komandas locekļiem, kuri iepazīstinās jauno darbinieku ar dažādiem uzņēmuma darbības aspektiem. Varat arī organizēt jautājumu un atbilžu sesiju ar attālinātajiem komandas locekļiem, kuri ne tikai atbildēs uz jautājumiem, bet arī sniegs nelielu ieskatu. Mēģiniet nodrošināt tiešsaistes kursu, piemēram, e-mācību platformā. Šādā veidā jaunais darbinieks vienmēr varēs atgriezties pie jebkuras nodarbības, līdz viņš jutīsies pārliecināts par sevi jaunajā darbavietā.
Vadīt attālināti strādājošu komandu no dažādām valstīm ir liels izaicinājums. Lai optimizētu šādu darba modeli, būs nepieciešama jauna pieeja un dažas izmaiņas. Tomēr varat būt pārliecināti, ka, ja piemērosiet iepriekš minētos padomus, jūs ātri pamanīsiet uzlabojumus attālinātās komandas vadībā.
Tikai katram piektajam cilvēkam (18%) ir noderīga laika plānošanas metode. Laika vadības stratēģijas un projektu laika vadības rīki palīdz jums tikt galā ar uzticēto darbu jums atvēlētajā laikā. Strādājot par projektu vadītāju,...
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...