Resursu plānošana projektu vadībā

Visaptveroša projekta plāna izveide ietver vairāk nekā tikai uzdevumu uzskaitīšanu. Tas prasa iesaistīties efektīvā resursu plānošanā, lai noteiktu nepieciešamos resursus un to pieejamību. Resursu plānošanas procesam ir izšķiroša nozīme, lai projektu vadītāji varētu precīzi novērtēt projekta grafiku un budžetu. Sākuma posmā nosakot projekta darbības jomu, sasniedzamos rezultātus un atkarības, vadītāji var labāk pārvaldīt resursu jaudu. Šāda pieeja ne tikai nodrošina resursu efektīvu piešķiršanu, bet arī ļauj optimizēt resursu jaudu pašreizējiem un turpmākajiem projektiem.

Ko uzzināsiet šajā rakstā:

• 3 efektīvas resursu pārvaldības procesa sastāvdaļas

• Viedokļa loma tiešsaistes kalendāra plānotājs un resursu plānošanas programmatūra

• Kā izvairīties no resursu piešķiršanas problēmām

• Resursu plānošanas nozīme projektu vadībā

Resursu plānošana nav citāda, jo tā palīdz projektu vadītājiem saskaņot projektu rezultātus ar pieejamajiem resursiem. Bez tā jūs nevarat kontrolēt projekta izpildi, tā grafiku un budžetu. Šajā rakstā es jūs iepazīstināšu ar resursu plānošanas procesu, lai jūs varētu atrast un piešķirt projektam tikai pareizos un pieejamos resursus.

Kas ir resursu plānošana projektu vadībā?

Projektu vadības resursu plānošana un viss process kopumā? Kas atšķir vadību no projektu vadības?

Pārfrāzējot Projektu vadības institūta (Project Management Institute, PMI) projektu vadības raksturojumu, jāsaka, ka tā ir kompetences, prasmju, zināšanu, ierīču, instrumentu, programmatūras, metožu, procesu un visa, kas nepieciešams, lai radītu "vērtību cilvēkiem", izmantošana. (The PMP sertifikācijas kurss, ko piedāvā PMI, arī sniegs jums labu priekšstatu par to, kas ir resursu plānošana projektu vadībā). 

Frāzes "vērtība cilvēkiem" nenoteiktība liek domāt, ka projektu vadības rezultāts var būt jebkas. jebko, kas ir noderīgs dažiem cilvēkiem. Turpinot šo domu, ir pamatoti teikt, ka PMI projektu vadība ir saistīta ar resursu (gan intelektuālo, gan materiālo) izmantošanu, lai radītu un īstenotu kaut ko noderīgu (kādam). Vienkāršāk sakot, izmantot visu, kas mums ir, lai radītu visu, kas mums vajadzīgs. 

Resursu plānošana projektu vadībā ir atbilstošas kvalifikācijas resursu/darbinieku izvēle un to saskaņošana ar uzdevumiem, lai nodrošinātu projekta panākumus. [Avots: Iepriekš redzams skats no resursu plānošanas rīka Teamdeck].

Kā jūs uzzināsiet turpmākajās rindkopās, iepriekš sniegtā definīcija neko nepasaka par absolūti būtisku projektu vadībai (un arī resursu plānošanai). Un nekas nav teikts arī par pamatprincipiem, kas atšķiras starp projektu vadību un vadību. 

Projektu vadības asociācija (APM) iepazīstina ar projektu vadības izpratni, kas izgaismo būtiskākos projektu vadības aspektus.  

Projektu vadība ir procesu, metožu, prasmju, zināšanu un pieredzes pielietošana, lai sasniegtu konkrētus projekta mērķus saskaņā ar projekta pieņemšanas kritērijiem, ievērojot saskaņotos parametrus. Projekta vadībai ir galīgie rezultāti, kas ir ierobežoti ar noteiktu laika grafiku un budžetu.

PMI un AMP piedāvājumam kopīga ir daļa par procesu piemērošanu, prasmju un metožu izmantošanu, lai izstrādātu vai īstenotu projektu. Taču pilnīgi ievērības cienīgi ir trīs aspekti, kas neparādās PMI piedāvājumā. "Projekta pieņemšanas kritēriji", laiks un trešais - budžets. 

Kā zināms, projektus iekšēji vai ārēji uzdod kāds no jūsu uzņēmuma vai klients. Biznesa pieprasījums paredz (klienta) gaidas saistībā ar projektu. Biznesa pieprasījums ietver arī laiku, līdz kuram projekts ir jāizpilda (bizness negaidīs), un budžetu, kurā jums ir jāiekļaujas. Projekta laikā attīstība vai šī procesa beigās, kad projekts tiek nodots klientam, pieņemšanas kritērijiem jāatbilst klienta vēlmēm. 

Un šeit sākas galvenā atšķirība starp projektu vadību un vienkārši vadību. Saskaņā ar APM atšķirība starp abiem terminiem ir saistīta ar laiku. Laiks, kad projekts ir gatavs izpildei vai jau izpildīts. Vadība ir nepārtraukta darbība, bet projektu vadībai tās galīgais rezultāts ir paredzēts noteiktā laika posmā. 

Kā tas ir saistīts ar resursu plānošanu?

Projekta resursu plānošanas nozīme

Kā minēts iepriekš, projektu vadība ir process, kas sastāv no tādiem elementiem kā uzdevumi, procedūras, metodes utt. Šo procesu sauc par projektu vadības dzīves ciklu, un dažkārt tas ietver 3, 4, 5 vai pat 6 vai 7 posmus. Šīs fāzes ilustrē soli pa solim saprātīgāko praksi, ko izmanto, lai vadītu projektu no tā sākuma līdz beigām. Tas nodrošina vadītājiem strukturētu veidu, kā izveidot, izpildīt un pabeigt projektu.

Projekta vadības dzīves cikla daļas fāzes. Resursu plānošana uzsākšanas un izpildes posmā.

Iepriekš redzamais attēls ilustrē, ka resursu plānošana ir projekta vadības procesa elements. Tās uzdevums ir - nedaudz apsteidzot APM sniegto resursu plānošanas definīciju - organizēt, plānot, plānot un novērtēt cilvēku darbu. 

Pateicoties APM zināšanu kopumam, mēs apzināmies, ka resursi tiek plaši izprasti. Ne tikai kā cilvēki (un viņu prasmes), bet arī kā nauda, tehnika, materiāli, tehnoloģijas un viss pārējais, kas nepieciešams, lai sasniegtu gaidīto rezultātu. Var arī teikt, ka resurss ir viss, kas nepieciešams uzdevuma vai projekta izpildei. Protams, no daudzu uzņēmumu, jo īpaši pakalpojumu sniegšanas uzņēmumu, perspektīvas raugoties, resursu pārvaldība un plānošana ir saistīta ar cilvēkiem. Cilvēki un viņu prasmes.

APM - projekta resursu plānošana jeb, kā viņi to dēvē, resursu pārvaldība:

(...) nodrošina, ka iekšējie un ārējie resursi tiek izmantoti efektīvi, savlaicīgi un atbilstoši budžetam.

Resursu plānošana ir daļa no projekta vadības, tāpēc arī tādi aspekti kā laiks un budžets ir neizbēgami. Laba resursu plānošana (resursu pārvaldība) rezultātā pareizie resursi ir pieejami pareizajā laikā pareizajam darbam. 

Un loma resursu pārvaldnieks projekta plānošanas ietvaros ir jāidentificē nepieciešamie resursi (darbinieki ar atbilstošām prasmēm un pieredzi), kas nepieciešami darba veikšanai, un, izmantojot grafiku, jānosaka, kad šie resursi būs nepieciešami.

Līdzīgi kā uzņēmums Planview - mūsu konkurents projektu resursu plānošanas sistēmu tirgū - uzskata, ka resursu plānošana (vai, ja vēlaties, resursu pārvaldība) ir pieeja, kuras mērķis ir nodrošināt, lai resursi tiktu izmantoti visefektīvākajā veidā. Neatkarīgi no tā, vai mēs runājam par vienu projektu vai projektu portfelis, pareizi īstenoti, uzņēmumi sasniedz maksimālu efektivitāti resursu izmantošanā, neizmantojot nevienu no tiem (darbinieku) ne pilnībā, ne pilnībā.

Šajā uzdevumu piešķiršanas procesā komandas locekļu plānošana un saskaņošana ar konkrētiem uzdevumiem balstās uz viņu kapacitāti un pieejamību, kā arī - kas ir acīmredzami - uz viņu prasmju kopumu, kas vislabāk atbilst projekta vai uzdevuma prasībām.

Lielākajā daļā radošo un uz pakalpojumiem balstītu uzņēmumu resursi ir cilvēki, tāpēc resursu plānošana ir process, ko varat izmantot, lai noteiktu, kādi komandas locekļi un kad jums būs nepieciešami jūsu projektam.

Svarīgi ir tas, ka resursu plāni var mainīties, un tie ir regulāri jākoriģē, lai atspoguļotu izmaiņas darbības jomā, darbinieku pieejamībā u. c., lai jūsu grafika projekts vienmēr būtu aktuāls.

Pareiza resursu plānošana

Lai labāk izskaidrotu, kā pārvaldīt resursus savā organizācijā, pastāstīsim par. priekšnoteikumi jums ir jāsagatavojas iepriekš, metodes plānot projekta resursus un projektu plānošanas rīki kas to padarīs daudz vienkāršāku.

Resursu plānošanas nosacījumi

Pirms varat izveidot drošu resursu plānu, jums ir nepieciešami daži dati. Pirmais no šiem priekšnoteikumiem ir darbu sadalījuma struktūra (WBS), kas ir uz sasniedzamajiem rezultātiem orientēta jūsu projekta darbības jomas struktūra. Tā palīdz ilustrēt projektu ar pārvaldāmām sadaļām, tāpēc jums jau ir vieglāk saprast, kādas komandas jums būs nepieciešamas.

Projekta pabeigšanai nepieciešamo resursu/komandas locekļu piešķiršana un plānošana, ņemot vērā resursu pieejamību.

Piemēram, programmatūras izstrādē, visticamāk, vispirms būs nepieciešami UI/UX dizaineri, lai izveidotu vadlīniju modeļus un pēc tam izstrādātu produkta dizainu. Pēc tam, atkarībā no projekta specifikācijas, var būt nepieciešami izstrādātāji un QA speciālisti.

Tagad jums būs nepieciešams paredzamais ilgums projektu un uzdevumus, lai varētu plānot projekta resursus. Viens no resursiem plānošanas metodes izmantot kritiskā ceļa metodi (CPM), kas ilustrē projekta struktūru, bet ietver arī projekta uzdevumu atkarības, atskaites punktus un ilgumu. Izmantojot CPM, varat aprēķināt kopējo projekta paredzamo laiku.

Visbeidzot, tā kā jūs zināt darbības jomu, ir pienācis laiks. atrast darbiniekus ar prasmēm. atbilstoši uzdevumiem, kas tiem tiks piešķirti. Svarīgi ir pārliecināties, ka šie darbinieki ir pieejami katram uzdevumam paredzētajā laikā.

Lai jūsu plāni būtu uzticamāki, izmantot vēsturiskos datus no iepriekšējiem projektiem. To var iegūt no grafikiem, tāmēm vai komandas locekļu snieguma (piemēram, pamatojoties uz viņu darba rezultātiem). darba laika uzskaites lapas). Dati no projektiem, kurus esat īstenojis, sniedz jums atskaites punktu jauna projekta izveidei, samazinot "aplēšu" skaitu.

Iekšējā stundas tarifa pārskatā ir norādīti projektu resursi - komandas locekļi un projekti, kuros viņi ir piesaistīti. Tas palīdz salīdzināt grāmatojumus ar darba laika uzskaites lapām un, protams, projekta izmaksas.

Tehnikas - neatsverams projekta un resursu plānošanas elements projektu vadītājiem.

Tā kā tagad jums ir visi resursu plānošanai nepieciešamie ievaddati, turpinājumā aprakstīts, kā ķerties pie darba. Ekspertu vērtējums ir jūsu profesionālā pieredze un vērtīgas atziņas, ko var sniegt jūsu vecākie kolēģi vai jūsu organizācijas nolīgtie konsultanti. Lai gan tas var šķist pašsaprotami, tas ir patiešām svarīgi jūsu projekta panākumu nodrošināšanai.

Tālāk seko alternatīvas noteikšana. Tā kā projekti to darbības laikā var mainīties, ir jāņem vērā dažādi scenāriji. Šādā veidā jūs varat piedāvāt risinājumus, ko izmantot, ja notiek izmaiņas. Var izmantot divas metodes:

• Tipveida domāšana - šī metode ietver tipveida atpazīšanu, kas ir noderīga, pilnveidojot vai uzlabojot, balstoties uz iepriekšējo pieredzi.

• Laterālā domāšana - šī pieeja prasa radošu domāšanu un problēmu risināšanu ar idejas kas sākumā var nebūt acīmredzami.

Augšupejoša aplēse no apakšas uz augšu, kas ir nākamā metode, kuru varat izmantot, plānojot resursus, ir vienkārša koncepcija, kuras pamatā ir cilvēku, kuri strādās pie projekta, iesaistīšana tā aplēsēs. Izmantojot šo pieeju, jūsu komanda novērtē uzdevumus, pamatojoties uz savām zināšanām un pieredzi, kā rezultātā tiek izstrādāts detalizētāks projekta grafiks, taču tas ir arī laikietilpīgāks.

Resursu plānošanai paredzētie rīki

Specializēti projektu vadības rīki, resursu plānošana vai laika pārvaldības programmatūra var nebūt nepieciešams resursu plānošanai, jo jūs joprojām varat izmantot izklājlapu un veikt lielisku darbu. (Pat IT resursu plānošanai).

Taču daudz ērtāk ir izmantot resursu plānošanas programmatūru, jo īpaši tāpēc, ka tā nodrošina tūlītēju piekļuvi visiem līdz šim apkopotajiem datiem, tostarp darbinieku sarakstam, viņu pieejamībai, esošajām rezervācijām un iepriekš aizpildītajām darba laika lapām.

Piezīme: Šī raksta daļa ir bezkaunīgi balstīta uz resursu plānotāja funkcijām, jo mēs uzskatām, ka tās palīdz jebkuram projekta vadītājam efektīvāk plānot darbu.

Kā piemēru ņemsim darbinieku pieejamības pārbaudi. Izmantojot resursu pārvaldības kalendāru, jūs varat vienkārši filtrēt visus savus darbiniekus un komandas locekļus pēc viņu amata nosaukuma un redzēt, kad viņi ir pieejami un kādi projekti viņiem pašlaik ir uzticēti.

Pateicoties resursu izmantošanas pārskatiem, projektu vadītāji vizualizē turpmākos soļus, piemēram, komandas darba slodzes plānošanu.

Ar resursu pārvaldības programmatūra palīdzēt izmantot arī iepriekšējo projektu datus. Piemēram, izmantošanas pārskati sniedz jums piekļuvi informācijai par to, kā konkrētais komandas dalībnieks strādājis iepriekš, vai arī viņa ietekme uz visu projekta komandu var kalpot par atskaites punktu pieņēmumiem, ko jūs izdarīsiet jaunajā projektā.

Projektu grafiku un resursu plānošanas konfliktu risināšana.

Plānošanas konflikti var rasties, ja viens darbinieks vienlaikus tiek izskatīts vairākos projektos. No šādas situācijas var izvairīties, bet tam ir nepieciešams, lai jūs labāk pārzinātu darbinieku pieejamību un uzņēmuma projektu plūsmu.

Resursu plānošana paredz pārbaudīt darbinieku pieejamību, lai izvairītos no plānošanas konfliktiem. Pieejamības pārvaldība kā funkcija nav iekļauta nevienā no projektu pārvaldības rīkiem.

Ja rodas konflikti, konsultējieties par saviem plāniem ar premjerministru, kurš arī ir plānojis tos pašus resursus, un mēģiniet vienoties. Piemēram, jūs abi varat atrast veidu, kā plānot vienu un to pašu darbinieku, salīdzinot savu projektu kritiskos ceļus. Šādā veidā jūs varat noskaidrot, vai daži uzdevumi var peldēt, tādējādi radot iespēju pārcelt kādu darbu. Tad pielāgojiet savu projekta plānu šīm izmaiņām.

Lai izvairītos no plānošanas konfliktiem, atcerieties:

• Divreiz pārbaudiet, vai plānotie resursi ir pieejami.

• Konsultējieties ar citiem jūsu organizācijas PM, ja projekta laikā viņiem nav nepieciešami tādi paši resursi.

• Komandas darba slodzes pārvaldība un kompānijas cauruļvadu projekta laikā, lai pārliecinātos, ka jūsu plāns atbilst pašreizējiem pasūtījumiem un projekta attīstībai.

Resursu plānošana un izmaksu pārvaldība

Zinot, kā pareizi plānot resursus, jums būs ne tikai vieglāk atrast un norīkot labākos resursus projektam. Tas arī palīdzēs jums pārvaldīt izmaksas.

Kā norādīts PMBOK®, resursu plānošana ir projekta izmaksu pārvaldības daļa, kas ir līdzās izmaksu aplēsēm, budžeta plānošanai un kontrolei. Kā? Atcerieties, ka projekta rentabilitātes pamatā ir vienkāršs vienādojums:

projekta rentabilitāte = projekta budžets - (projektā pavadītās stundas * stundas tarifi).
jūsu darbinieku)

Tāpēc, sekojot līdzi saviem resursiem un izmantojot tos atbilstoši projekta plānam, ne tikai uzlabosiet projekta izpildi, bet arī nodrošināsiet peļņu savam uzņēmumam.

Secinājums

Apkopojot stratēģiskās resursu plānošanas izpēti projektu vadībā, var secināt, ka vairāki galvenie aspekti ir būtiski sekmīgai projekta īstenošanai. Resursu plānošana ir šā procesa pamatā, jo tā prasa stratēģisku pieeju resursu identificēšanai, piešķiršanai un pārvaldībai, lai tie atbilstu projekta rezultātiem un termiņiem. Tas ietver:

Stratēģiskā resursu plānošana identificēšanai un piešķiršanai: Efektīvas projektu vadības stūrakmens ir stratēģiska resursu plānošana, kas ietver nepieciešamo resursu identificēšanu un to optimālas piešķiršanas un pieejamības nodrošināšanu visā projekta dzīves ciklā.

Resursu plānošanas programmatūras izmantošana: Resursu plānošanas programmatūras izmantošana divreiz projekta dzīves ciklā racionalizē procesu, ļaujot projektu vadītājiem izvairīties no biežāk sastopamajām resursu piešķiršanas problēmām un uzlabot resursu plānošanas darbu.

Izpratne par resursu plānošanas nozīmi: Atzīstot, ka resursu plānošana, kas šajā diskusijā minēta četras reizes, ir būtiska, lai kontrolētu projekta izpildi, termiņus un budžetu. Tas atvieglo projekta rezultātu saskaņošanu ar pieejamajiem resursiem, uzsverot tā izšķirošo lomu.

Resursu plānošanas principu piemērošana: kompetences, prasmju, zināšanu un rīku, tostarp resursu plānošanas programmatūras, izmantošana, lai radītu vērtību, izmantojot efektīvu resursu pārvaldību, kā to norādījušas vadošās projektu vadības iestādes.

Stratēģiskās resursu plānošanas dinamikas izcelšana: Nošķirot projektu vadību no vispārējās vadības, galveno uzmanību pievēršot laika, apjoma un budžeta ierobežojumiem, tiek uzsvērts, kā stratēģiskā resursu plānošana iekļaujas šajā plašākā kontekstā.

Resursu plānošanas metožu īstenošana: Tādu metožu kā darbu sadalījuma struktūras (WBS) un kritiskā ceļa metode (CPM) ieviešana nodrošina resursu plānošanu, plānošanu un efektīvu izmantošanu, atspoguļojot resursu plānošanas nozīmi.

Nepārtraukta pielāgošana resursu plānošanā: Regulāra resursu plānu pielāgošana, lai atspoguļotu izmaiņas projekta apjomā, darbinieku pieejamībā un citos faktoros, nodrošina, ka projekts tiek īstenots atbilstoši plānotajam grafikam, apliecinot resursu plānošanas adaptīvo raksturu.

Īstenojot resursu plānošanas un stratēģiskās resursu plānošanas praksi, tostarp efektīvi izmantojot resursu plānošanas programmatūru, projekti var sasniegt savus mērķus, ievērojot noteiktos laika un budžeta ierobežojumus. Tas ne tikai nodrošina resursu efektīvu izmantošanu, bet arī atbalsta organizācijas vispārējos stratēģiskos mērķus, veicot rūpīgu resursu plānošanu.

Glosārijs

Projekta darbības joma Detalizēts izklāsts par projekta mērķiem, sasniedzamajiem rezultātiem, funkcijām, funkcijām, uzdevumiem, termiņiem un izmaksām projektu vadītājiem.

Rezultāti Jebkurš unikāls un pārbaudāms produkts, rezultāts vai spēja veikt pakalpojumu, kas jāražo, lai pabeigtu procesu, posmu vai projektu.

Atkarības: Attiecības starp uzdevumiem, kas nosaka secību, kādā darbības ir jāveic.

Resursu plānošana: Projekta īstenošanai nepieciešamo resursu (cilvēku, aprīkojuma, materiālu) noteikšanas process.

Projektu vadības institūts (PMI): Projektu vadības profesionālā organizācija, kas specializējas standartu izstrādē, pētniecībā, izglītībā, publikācijās un profesionālās sertifikācijas programmās.

PMP sertifikācija: Pasaulē atzīts profesionāls sertifikāts, ko piedāvā PMI un kas apliecina projektu vadītāju pieredzi un izglītību projektu vadībā.

Projektu vadības asociācija (APM): Profesionāla organizācija projektu vadības jomā, kas nodrošina dalību, kvalifikāciju, pasākumus un publikācijas projektu profesionāļiem.

Projekta pieņemšanas kritēriji: Nosacījumu kopums, kas jāizpilda pirms projekta rezultātu pieņemšanas.

Darbu sadalījuma struktūra (WBS): Hierarhiskā dekompozīcija, kurā hierarhiski sadalīts kopējais darba apjoms, kas projekta komandai jāveic, lai sasniegtu projekta mērķus un radītu nepieciešamos rezultātus.

Kritiskā ceļa metode (CPM): Projekta modelēšanas metode, ko izmanto, lai aplēstu projekta ilgumu, nosakot garāko atkarīgo uzdevumu secību un mērot laiku, kas nepieciešams to izpildei.

Resursu pārvaldības programmatūra: Projektu vadītāju izmantotie rīki, kas paredzēti, lai palīdzētu efektīvi plānot, sadalīt un pārvaldīt resursus, tostarp plānošanu, budžeta plānošanu un darba slodzes pārvaldību.

Resursu izmantošanas pārskati: Dokumenti, kas sniedz ieskatu par to, cik efektīvi projektā tiek izmantoti resursi, palīdzot plānot un pārvaldīt nākamo projektu izmaksas.

Izmaksu pārvaldība: Projekta vai uzņēmuma budžeta plānošanas un kontroles process. Tas ietver tādas darbības kā izmaksu aplēse, sadale un kontrole.

Projekta dzīves cikls: Posmu virkne, ko projekts iziet no tā uzsākšanas līdz noslēgumam.

Resursu piešķiršana: Aktīvu piešķiršanas un pārvaldības process, kas atbalsta organizācijas stratēģiskos mērķus.

Plānošana: Plānošana, kad un kā izmantot resursus projekta laikā, nodrošinot, ka resursi tiek izmantoti optimāli.

Budžeta plānošana: Projektam nepieciešamo finanšu resursu prognozēšanas process, ieskaitot līdzekļu aplēses un piešķiršanu.

Uzdevuma atkarības: Saistība starp uzdevumiem, kas nosaka to izpildes secību.

Pavērsiena punkts: Nozīmīgs projekta punkts vai notikums, ko izmanto, lai uzraudzītu progresu mērķa sasniegšanā.

Risku pārvaldība: Organizācijas kapitāla un peļņas apdraudējumu identificēšanas, novērtēšanas un kontroles process.

Ieinteresēto personu iesaistīšana: Personu, grupu vai organizāciju, kuras var ietekmēt projekts vai kuras ir ieinteresētas tā iznākumā, iesaistīšanas process.

Darbības rādītāji: Mērījumu standarti, ar kuru palīdzību var novērtēt projekta, procesa vai produkta efektivitāti, veiktspēju, progresu vai kvalitāti.

Pārmaiņu vadība: Pieeja, kas paredzēta indivīdu, komandu un organizāciju pārejai uz vēlamo nākotnes stāvokli, lai sasniegtu un realizētu projekta rezultātus un ieguvumus.