Komandas plānošanas programmatūras ietekme mūsdienu biznesā
Viens no grūtākajiem uzdevumiem uzņēmumu īpašniekiem un resursu vadītājiem ir maiņu plānošana. Plānot, kam, kad un pie kā jāstrādā, ņemot vērā viņu personīgās vēlmes un...
Programmatūras uzņēmumiem un IT konsultāciju uzņēmumiem parasti ir jāspēj pārvaldīt vairākus projektus vienlaikus. Lai to veiksmīgi paveiktu, ir nepieciešami pārbaudīti projektu vadības procesi un, protams, uzticami projektu vadītāji, kas zina, kā vadīt IT projektus.
- Kā projektu vadības automatizācija atbalsta projekta resursu pārvaldība
- Daži ieteikumi, kā labāk kontrolēt projektu vadības automatizāciju
Tomēr pat tad, ja jūsu rīcībā ir lieliski projektu vadītāji un labākā projektu vadības prakse, jūs varat pamanīt dažas optimizācijas iespējas. Varbūt projektu vadītāji nevar pilnībā izmantot savu potenciālu, jo viņi katru nedēļu ir iestrēguši, strādājot pie laikietilpīgām atskaitēm? Vai varbūt jūsu komandas locekļi ir neapmierināti ar to, ka viņiem ir jāžonglē dati starp vairākām lietotnēm? Par laimi, jūs varat izmantot automatizāciju, lai atrisinātu šīs un citas problēmas.
Projektu vadības automatizāciju var saprast kā ar projektu vadību saistītu uzdevumu automātiskas izpildes procesu. Mēs nerunājam par automātisku projektu īstenošanu, piemēram, programmatūras izveidi bez cilvēka iejaukšanās. Nē, jūsu komandai joprojām būs jāizmanto savas zināšanas šajā jomā. Tā vietā automatizācija projektu vadībā var palīdzēt viņiem sasniegt lielāku produktivitāti, piemēram, izvairoties no dubultas datu ievadīšanas vai izmantojot efektīvākas saziņas darba plūsmas.
Kādas ir projektu vadības priekšrocības automatizācija?
Viens no acīmredzamākajiem darba vietas automatizācijas ieguvumiem ir lielāka produktivitāte: jūsu komandām nebūs jātērē laiks, lai veiktu dažādus laikietilpīgus un ikdienišķus uzdevumus. Turklāt automatizācija var palīdzēt jūsu darbiniekiem pieņemt labākus un pamatotākus lēmumus. Kā tas ir iespējams?
Automatizācija var atbalstīt projekta resursu pārvaldība procesus, izmantojot reāllaika ziņojumus, agrīnās brīdināšanas sistēmas vai paziņojumus. Šādi mehānismi palīdz projekta vadītājiem un citiem komandas locekļiem nekavējoties reaģēt, ja kaut kas notiek nepareizi. Tie ir noderīgi arī tad, kad nepieciešams analizēt projekta stāvokli un izlemt, vai ir nepieciešama optimizācija.
Turklāt PM automatizācija palīdz pārliecināties, ka jūsu darbinieki maksimāli izmanto pieejamos rīkus. Integrējot tos un izmantojot automatizētās darba plūsmas, jūsu komanda iegūs pilnīgu pārskatāmību par dažādiem projekta programmatūras izstrādes dzīves cikla posmiem un aspektiem. Visticamāk, jūs varat arī iedomāties, ka automatizācija atbalsta jūsu centienus uzlabot komandas morāli. Galu galā, ja cilvēki darbā jūtas produktīvāki un pilnvarotāki, arī viņu iesaistīšanās ir lielāka.
6 soļi, kā automatizēt projektu vadību jūsu programmatūras uzņēmumā
Noteikt jomas, kurās varat izmantot projektu vadības automatizāciju
Iespējams, jūs nevarēsiet automatizēt dažus ļoti sarežģītus projektu un resursu pārvaldības aspektus. Piemēram, iedomājieties, ka kādā no jūsu komandas projektiem būtiski mainās projekta prasības. Nepieciešamība no jaunapiešķirt resursus., mainīt projekta grafiku un, iespējams, pat pārdomāt, vai ir vērts turpināt šo projektu, nav kaut kas tāds, ko jūs varētu efektīvi automatizēt.
Kā jūs varat noteikt procesus, kuros automatizācija ir lietderīga? Padomājiet par jomām, kas jūsu programmatūras uzņēmumā ir labi zināmas un regulāri atkārtojas. Labs piemērs varētu būt projekta uzsākšanas process, kurā parasti ir vairāki uzdevumi, kas jāplāno katru reizi, kad tiek uzsākts jauns projekts. Izveidojot projekta uzsākšanas veidni vai darba plūsmu savā IT vai mārketinga projektu pārvaldības programmatūra, varat ietaupīt laiku un ļaut projektu vadītājiem pievērsties citām lietām, nevis atkal un atkal iestatīt vienus un tos pašus uzdevumus.
Izglītojiet savu komandu par automatizācijas iespējām
Iepriekšējā punktā ieteica analizēt jomas, kurās jūsu komanda varētu gūt labumu no uzdevumu automatizēšanas. Tas ir labs pirmais solis, taču pastāv iespēja, ka jūs nespēsiet pamanīt visas automatizācijas iespējas. Ir vērtīgi mudināt savu projekta komandu nākt klajā ar savām idejām. Tomēr, lai to izdarītu, viņiem ir jāzina - vismaz vispārīgi - kādas ir automatizācijas iespējas.
Paskaidrojiet viņiem, ka dažādos rīkos, kurus viņi izmanto ikdienā, ir iebūvētas automatizācijas funkcijas, taču ir arī īpašas lietotnes (piem., , Zapier) automatizētu darbplūsmu izveidei. Pieņemsim, ka jums ir projekta vadītājs, kurš klientu sanāksmju laikā Evernote veic piezīmes, tostarp pieraksta potenciālos komandas uzdevumus. Kad šis projekta vadītājs sapratīs, ka var izmantot Zapier, lai piezīmes automātiski pārvērstu uzdevumos, viņš, visticamāk, šādu automatizāciju īstenos. Pirms tam viņš, iespējams, pat nebūtu zinājis, ka šādu darba plūsmu ir iespējams izveidot.
Iestatiet noderīgus brīdinājumus un izmantojiet paziņojumus
Automātiskie brīdinājumi ir noderīgi - pajautājiet to izstrādātāju komandai. Iespējams, viņiem ir iestatīti brīdinājumi, kad nedarbojas serveris vai nedarbojas kāda no sistēmām. Runājot par projektu vadību, varat brīdināt projekta komandu, kad tā tuvojas plānotā budžeta robežai.
E-pasta vai Slack paziņojumi var kalpot ne tikai kā brīdinājumi, bet arī kā noderīgi atgādinājumi. Apsveriet šādu scenāriju:
Lielākā daļa programmatūras uzņēmumu izmanto laika uzskaiti, lai uzraudzītu projektu izmaksas. Diemžēl nereti gadās, ka darbinieki aizmirst laikus aizpildīt darba laika uzskaites lapas vai ieslēgt automātisko darba laika uzskaites sistēmu. Tā vietā viņi nedēļas beigās vai, vēl sliktāk, mēneša beigās pievieno savus darba laika uzskaites aprēķinus.
Acīmredzot uz šādiem neprecīziem datiem balstīta analīze nebūs uzticama vai pat var būt maldinoša. Automātisks Slack atgādinājums katru dienu aizpildīt darba laika uzskaites tabulu var palīdzēt jums risināt šo problēmu.
Uzziniet vairāk par automatizētiem Slack paziņojumiem, kas attiecas uz jūsu projekta komandām.
Padomājiet, kā jūs varat atvieglot projektu vadītāja dzīvi.
Projekta vadītājam, protams, ir ļoti svarīga loma jūsu projekta komandā. Nejauši tā bieži vien ir arī persona, kas veic darbības, kuras varētu optimizēt, izmantojot projektu vadības automatizāciju. Piemēram, daudzi projektu vadītāji pavada stundas, pierakstot projekta statusa ziņojumi klientiem katru nedēļu. Jūs varētu domāt: ir svarīgi, lai mūsu klienti zinātu, kas notiek viņu projektos.
Protams, bet projektu ziņojumu rakstīšanas process mēdz būt ļoti neefektīvs. Kā jūs to varat automatizēt? Šajā gadījumā gudra izvēle būtu izmantot automātiski atjaunināmus projektu pārskatus, kurus konfigurējat vienu reizi un pēc tam pārbaudāt tikai pašreizējo statusu. Šādi pārskati ir pieejami daudzās PM lietotnēs, kā arī resursu pārvaldības rīkos.
Izvēlieties programmatūras risinājumu, kas atbalsta projektu vadības automatizāciju
Runājot par lietojumprogrammām, jāpārliecinās, vai jūsu komandu izmantotie rīki piedāvā automatizācijas iespējas. Pretējā gadījumā jums būs jāizveido pielāgotas iespējas. Protams, programmatūras uzņēmumam var nebūt liels tehnisks izaicinājums izveidot personalizētu integrāciju ar konkrētā rīka atvērto API, taču tās ir papildu izmaksas jūsu uzņēmumam, par kurām jums vajadzētu zināt.
Meklējiet rīkus, kas piedāvā pielāgotas darbplūsmas un izraisītājus, automātiskus statusa atjauninājumus, jaudīgas pārskatu sniegšanas iespējas u. c. Produkta demonstrācijas laikā ir labi pajautāt arī par PM automatizācijas iespējām. Iespējams, ka komanda, kas strādā ar jūsu apsveramo lietotni, sniegs jums interesantas idejas par to, kā jūs varētu automatizēt savas komandas uzdevumus.
Neaizmirstiet par resursu pārvaldību!
Efektīva resursu pārvaldība ir būtiska stratēģija programmatūras uzņēmumam, kas vēlas viegli plānot un pārvaldīt projektus. Jums ir jāpievērš uzmanība resursu plānošana, ņemiet vērā cilvēku pieejamību un mēģiniet uzturēt līdzsvarotu darba slodzi (lasiet par darba slodzes pārvaldība). Šā iemesla dēļ daudzi IT uzņēmumi izmanto īpašus resursu pārvaldības programmatūra uz to projektu vadības programmatūras.[/vc_column_text]
Interaktīvais resursu kalendārs ievērojami atvieglo projektu plānošanu un uzraudzību.
Paturiet prātā, ka resursu pārvaldības rīki ir arī noderīgas automatizācijas funkcijas. Teamdeck, piemēram, piedāvā Slack/pasta brīdinājumus un paziņojumus, automātiski atjaunināmus pārskatus, iebūvētu integrāciju un jaudīgu API. Varat izmantot šīs funkcijas, lai iestatītu brīdinājumus vai atgādinājumus, nodrošinātu, ka projektu vadītāji var ātri sagatavot projekta pārskatus, un savienotu Teamdeck ar jūsu izvēlēto PM programmatūru.
Izklausās pēc risinājuma, ko varētu izmantot savā programmatūras mājā? Nevilcinieties sazināties ar mums un sarunāt sarunu ar Anielu, mūsu klientu panākumu speciālists. Mēs ar prieku parādīsim jums Teamdeck un sniegsim ieskatu par to, kā jūs varat izmantot šo lietotni, lai padarītu projektu vadības procesus savā organizācijā efektīvākus un lietderīgākus.
