11 laika vadības padomi aizņemtiem vadītājiem

Vai uzskatāt sevi par aizņemtu vadītāju?

Ja jā, kurš apraksts jums labāk atbilst?

• jums ir daudz darāmā,
• esat pastāvīgi aizņemts, un tas negatīvi ietekmē jūsu darbu, personīgo dzīvi un veselību. 

Cerams, ka redzat, ka šiem diviem jēdziena "aizņemts" skaidrojumiem ir ļoti atšķirīga nozīme. Iespējams, ka kā vadītājs jūs bieži būsiet aizņemts tādā nozīmē, ka jums ir daudz darāmā. Jums būs mērķi un prioritātes, un jūsu komanda lūgs jūsu padomu. Tomēr būt vienmēr aizņemtam ir kaut kas tāds, no kā jūs noteikti varat izvairīties, veiksmīgi laika vadības stratēģijas.

Šajā bloga ierakstā mēs dalīsimies ar saviem laika plānošanas padomiem. Daži no tiem ir salīdzinoši viegli piemērojami, bet citiem būs nopietni jāpārvērtē savi darba paradumi. Tomēr mēs esam pārliecināti, ka spēja efektīvi pārvaldīt savu laiku ir pūļu vērta.

Efektīvi laika plānošanas padomi vadītājiem:

Noskaidrojiet, kāpēc esat aizņemts

Mēs iesakām sākt strādāt pie laika plānošanas prasmēm, analizējot savus darba paradumus. Kāpēc esat aizņemts? Varbūt katru dienu stundām ilgi sēžat sanāksmēs? Vai arī jūs bieži pārslēdzat kontekstu, cenšoties risināt jaunus uzdevumus un izaicinājumus, tiklīdz tie parādās? Mēģiniet novērtēt savu darba veidu un pamanīt iespējamās uzlabojumu jomas.

Kā veikt šādu analīzi? Ja jūsu uzņēmums izmanto darbinieku laika uzskaites programmatūra, jūs varētu paļauties uz vēsturiskajiem datiem. Pretējā gadījumā veltiet pāris dienas, lai pierakstītu, ko esat darījis un cik daudz laika jums tas prasa. Varat arī mēģināt pamanīt sarkanos signālus: stresu, negatīvas atsauksmes no jūsu komandas, nespēju laicīgi izpildīt svarīgus uzdevumus. Mēs vēl mēģināsim pārliecināt jūs pieņemt pareizu laika uzskaiti (skat. padomu #7), taču ātras piezīmes var būt labs sākums, lai saprastu, kāpēc esat tik aizņemts.

Definēt mērķus un noteikt prioritātes uzdevumiem

Vai varat no galvas uzskaitīt galvenos mērķus, ko vēlaties sasniegt šonedēļ/mēnesī/ceturksnī? Vai varat pateikt, kuru vispārējo mērķi palīdz sasniegt jūsu pašreizējais uzdevums? Lai būtu produktīvs vadītājs, jums ir jābūt skaidriem mērķiem, kas saskaņoti ar uzņēmuma un komandas mērķiem. Pavadot pāris dienas, izstrādājot mērķus savai komandai un sev, ilgtermiņā var ietaupīt daudz laika. Būs vieglāk saglabāt koncentrēšanos un motivāciju, ja zināsiet, ka strādājat, lai sasniegtu konkrētu, izmērāmu mērķi. Turklāt jūs varēsiet veiksmīgi izvairīties no laika izšķērdētājiem - darbībām, kas var šķist steidzamas, bet patiesībā tām ir maz sakara ar jūsu komandas panākumiem.  

Tagad, kad esat definējis mērķus, jums ir jāizklāsta un jānosaka prioritātes uzdevumiem, kas palīdzēs sasniegt šos mērķus. Būdams vadītājs, jūs, visticamāk, strādāsiet tikai pie dažiem uzdevumiem, tāpēc centieties izvēlēties tos, kuru izpildei patiešām nepieciešamas jūsu zināšanas. Ja vēlaties izlasīt vairāk par prioritāšu noteikšanas paņēmieniem, iepazīstieties ar mūsu rokasgrāmatu par projekta uzdevumu prioritāšu noteikšana.

Ievērojiet savas prioritātes

Runājot par prioritātēm un laika plānošanu, ir ļoti svarīgi atcerēties, ka jums ir jāievēro savas prioritātes. Riskējot izklausīties kā apgrūtinātājs: nestrādājiet pie lietām tikai tāpēc, ka tās ir aizraujošas!

Izspēlēsim scenāriju: iedomājieties, ka esat radošās aģentūras vecākais vadītājs. Jūs esat sācis jūsu kā UX dizainera karjera, un, strādājot pie vadlīniju skicēm, jūs joprojām lolojat plūsmas sajūtu. Jūsu pašreizējā darba pienākumos ietilpst visu aģentūras radošo priekšlikumu pārskatīšana un darbs ar UX speciālistu un ilustratoru komandu. Jūs uzskatāt, ka viņi lieliski veic savu darbu, bet jums joprojām patīk ik pa brīdim ieskriet un pārņemt dažus dizainus. Šāda uzvedība ir mikrolīmeņa vadības pazīme., bet tas var arī negatīvi ietekmēt jūsu produktivitāti.

Mēs nemēģinām teikt, ka jums vajadzētu veltīt savas dienas ikdienišķiem uzdevumiem - ideālā gadījumā jūs aizrauj arī jūsu galvenie vadības pienākumi. Galvenais ir palikt uz pareizā ceļa un pietuvoties soli tuvāk savu mērķu sasniegšanai. Tomēr, ja jūtaties neapmierināts ar saviem pašreizējiem pienākumiem un labprātāk izpētītu citu karjeras iespējas citās tehnoloģijās, tā varētu būt zīme, ka jums vajadzētu rūpīgāk pievērsties šai vajadzībai.

Novērst traucējumus

Jauni e-pasti, kas parādās jūsu iesūtnē, Slack paziņojumi, darbinieki, kas ienāk jūsu birojā un jautā: "Vai varu uz brīdi?" - mēs esam pārliecināti, ka lielākā daļa vadītāju var uzskaitīt daudz potenciālo pārtraukumu, kas notiek viņu darba dienās. Kā vadītājs jūs, iespējams, nevarēsiet izvairīties no visiem traucējošiem faktoriem, taču varat tos efektīvāk pārvaldīt. Izveidojiet dažus noteikumus gan sev, gan savai komandai. Piemēram, jūs varētu nolemt pārbaudīt savu e-pastu tikai divas reizes dienā un nekavējoties izskatīt visus steidzamos e-pastus, nevis "iezīmēt" tos ar zvaigznīti un atstāt uz vēlāku laiku. Vēl viena ideja būtu kalendārā ieplānot "nepārtrauciet" periodu. Tas var brīnumaini uzlabot jūsu produktivitāti, ja vien veltīsiet to mērķtiecīgam darbam.

Uzziniet, kas jums palīdz koncentrēties

Daži cilvēki vislabāk strādā, klausoties mūziku skaņu necaurlaidīgās austiņās. Citi novērtē nelielus rituālus koncentrēta darba sesijas sākumā, piemēram, zaļās tējas vārīšanu. Vai varat noteikt lietas un apstākļus, kas veicina jūsu koncentrēšanos? Zināšanas par to, kas jūs ieved plūsmas stāvoklī, ļoti palīdzēs laika vadībā, ja vien jūs ievērosiet arī nākamo padomu. 

Izmantojiet savas stiprās puses

Kad esat sapratis, kas atbalsta jūsu produktivitāti, izmantojiet to. Ja esat visproduktīvākais pirms pusdienlaika, izveidojiet laika bloku, kas veltīts padziļinātam darbam. Ja darba dienas otrajā pusē jums ir grūtības ar radošiem uzdevumiem, ieplānojiet tos agrās stundās. Izpratne par saviem produktivitātes modeļiem un to maksimāla izmantošana ir izcilas laika plānošanas pamats.

Sekojiet savam laikam

Mēs esam daudz runājuši par jūsu darba paradumu un produktivitātes modeļu analīzi. Vai jūs zināt, kas jums palīdzēs tos pamanīt? Laika uzskaite. Protams, mēs nerunājam par darba laika uzskaites lapām, kuras jūs parakstat nedēļas vai mēneša beigās, lai ievērotu jūsu organizācijas vadlīnijas. Tie bieži vien ir bezjēdzīgi, lai kaut ko novērtētu. Bet, ja jūs aizpildāt savu laika uzskaites lapu reāllaikā, izmantojot stabilu laika uzskaites lietojumprogramma, no šiem datiem var daudz ko uzzināt. Jūs redzēsiet, kā pavadāt savu laiku darbā: cik daudz laika tiek veltīts kārtējiem uzdevumiem, komandas vadībai vai iespējamiem traucēkļiem. Izmantojot šīs zināšanas, jūs varat veikt optimizācijas pasākumus: pieņemt. efektīva sanāksmju vadība, izmēģināt dažādus laika plānošanas metodes, un pārvietot lietas savā kalendārā.

Bonusa priekšrocība: ja izmantojat darba laika uzskaiti visā komandā, varat arī iegūt vairāk informācijas par darbinieku produktivitāti un sekot līdzi viņu projektu progresam. Uzziniet vairāk par darba laika uzskaites pārvaldība.

Atrodiet laiku savai komandai

Meklējot optimizācijas iespējas grafikā, nevajadzētu aizmirst par savu komandu. Protams, jums joprojām būs nepieciešams laiks, lai ar viņiem aprunātos, sniegtu atgriezenisko saiti un palīdzētu viņiem profesionāli attīstīties. Ir laba ideja iepriekš noteikt laiku individuālām tikšanās reizēm, lai neaizmirstu par viņiem vai neieplānotu tās neoptimālā laika intervālā. Saziņa un komunikācija ar komandu ir svarīga daudzu iemeslu dēļ, bet viens no tiem ir tieši saistīts ar laika pārvaldību. Zinot vairāk par komandas biedru stiprajām un vājajām pusēm, jūs labāk zināsiet, kam būtu jādeleģē konkrētais uzdevums.

Pārņemiet kontroli pār kalendāru

Kas notiek ar jūsu kalendāru, kad jums ir "tukša" diena? Visticamāk, cilvēki sāk plānot sanāksmes, prāta vētras, darba intervijas ar potenciālajiem darbiniekiem utt. Protams, dažkārt jums vienkārši ir jāpiedalās sanāksmē, bet jūs to varat darīt pēc saviem noteikumiem. Izmantojiet savu tiešsaistes kalendāru, lai bloķētu laiku, ko jau zināt, ka veltīsiet kādai konkrētai darbībai, piemēram, mērķtiecīgām darba sesijām. Tas nenozīmē, ka jums vajadzētu bloķēt visas dienas tikai tāpēc, ka nevēlaties, lai jūs traucē sanāksmes vai citi pieprasījumi. Kā jau minējām, jūs nevarēsiet no tām izvairīties reizi par visām reizēm. Ko jūs noteikti varat darīt, ir ievietot kalendārā savas svarīgākās aktivitātes un atstāt kādu laiku citiem, lai rezervētu laiku.

Nodrošiniet pārskatāmību par savu un savas komandas darba slodzi.

Izvirzītie mērķi? Uzdevumiem ir noteiktas prioritātes? Lieliski! Tagad ir pienācis laiks pārliecināties, ka jums un jūsu komandas biedriem ir pietiekami daudz darba dienas laikā. Optimāla resursu izmantošana ir ļoti svarīgi: jūs nevēlaties pārslogot darbiniekus (vai sevi), bet jums arī jāizvairās no nepietiekamas darba slodzes.

Kā tas ietekmē jūsu laika plānošanu? Jums kā vadītājam ir jābūt gatavam deleģēt dažus uzdevumus saviem komandas biedriem. Ja neesat pārliecināts par viņu darba slodzi, varat netīšām radīt papildu spiedienu uz kādu, kuram jau tā ir daudz darba. 

Tagad, iespējams, jūs domājat: kā man būtu jāseko līdzi sava darbaspēka darba slodzei un izmantojumam? Tas nenozīmē skatīties darbiniekiem acīs, meklējot noguruma pazīmes. A resursu plānotājs piemēram, Teamdeck sniedz jums drošu veidu, kā sekot līdzi cilvēku grafikiem un optimizēt tos, lai uzlabotu produktivitāti. Jūs varēsiet arī uzraudzīt savu grafiku un, redzot, ka tas kļūst saspringts, varēsiet iepriekš deleģēt uzdevumus savai komandai.

Joprojām meklējat laika plānošanas padomus? Vienkārši izmēģiniet pilnīgu resursu plānošanas programmatūru