Ja vadāt aģentūru vai programmatūras uzņēmumu, kurā jūsu komanda vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem, var būt grūti sekot līdzi visam. Pat tad, ja jūs kā projektu vadītājs vadāt vienu projektu, jums bieži var būt grūti uzraudzīt dažādus tā elementus.
Ko jūs uzzināsiet no šī raksta:
- Noderīgi rīki, kas ļauj veidot projektu vadības paneli
- Priekšrocības, ko sniedz informācijas paneļi projektu vadībā
- Viedokļu loma resursu plānošanas programmatūra
Ja vien būtu veids, kā iegūt informatīvu pārskatu par projekta stāvokli, ilgi neiedziļinoties PM lietotnē.
Par laimi, projektu informācijas paneļi sniedz iespēju to darīt - tie ir vienīgā vieta, kur varat pārbaudīt svarīgākos KPI un novērtēt projekta progresu. Tie arī kļūst par vienotu patiesības avotu attiecībā uz jūsu projekta statusu - kaut ko, ko jūs varat viegli darīt zināmu klientam vai vadītājiem. Parasti projekta vadības paneli veido vairāki logrīki - grafiki, datu punkti vai tabulas -, kas attiecas uz dažādiem projekta elementiem.
Šajā emuāra ierakstā mēs jums pastāstīsim nedaudz vairāk par projektu paneļu priekšrocībām un sniegsim dažus padomus, kā tos izveidot.
Kāpēc jums būtu jāizveido projektu vadības paneļi?
Pirmkārt, projektu vadības paneļa ieviešana ievērojami ietaupa laiku cilvēkiem, kas to izmanto. Piemēram, jums kā komandas vadītājam parasti ir jāpārbauda vairāki ziņojumi/ekrāni jūsu projektā. plānošanas rīks lai gūtu vispārēju priekšstatu par to, kā tiek īstenots konkrētais projekts. No otras puses, projektu vadītājiem bieži vien katru nedēļu ir jāpavada stundas, lai sagatavotu projektu projektus. projekta statusa ziņojumi un galveno darbības rādītāju apkopošana. Informācijas paneļi ļauj viegli izveidot automātiski atjaunināmu "pārskatu" ar reāllaika datiem un ieskatu, kas pielāgots konkrētai auditorijai.
Runājot par pielāgotām atziņām, ir jāsaka, ka, lai gan projektu un resursu pārvaldības rīki parasti ir izstrādāti tā, lai sniegtu saviem lietotājiem vērtīgu informāciju, tiem tomēr ir jāapmierina daudzu komandu vajadzības. Rezultātā šajās lietotnēs piedāvātie noklusējuma paneļi vai pārskati var nebūt īpaši noderīgi jūsu komandai. Ir izdevīgi izveidot pielāgotu projektu un resursu pārvaldība paneli vai pat pāris paneļu - katrs no tiem ir sagatavots konkrētam mērķim. Piemēram, jūsu uzņēmuma finanšu direktoru var interesēt citi rādītāji nekā klientu.
Ļoti ērti jums būs arī ar klientu saskarē esošie projektu vadības paneļi. Jūs ne tikai ietaupīsiet laiku, kas ik pa laikam nepieciešams jaunu pārskatu sagatavošanai, bet arī projekta ieinteresētās puses varēs aplūkot skenējamos paneļus un viegli saprast, kas notiek projektā. Turklāt labi izstrādāts informācijas paneļu dizains padarīs jūsu uzņēmumu ļoti labi redzamu klienta acīs.
Visbeidzot, projekta paneļa analīze ir lieliska iespēja identificēt uzlabojumu iespējas, kuras citādi jūs varētu palaist garām. Skats no putna lidojuma uz dažādiem projekta aspektiem var likt jums padomāt par risinājumiem, kurus vēl neesat apsvēris. Pieņemsim, ka jūsu projekta informācijas panelī ir ieskats par resursu izmantošana un izpildītiem uzdevumiem. Tas ļauj salīdzināt abus šos rādītājus un, piemēram, pamanīt, ka daži uzdevumi ir neizpildīti, bet ne visi komandas locekļi ir optimāli izmantoti, un viņi viegli varētu uzņemties vairāk uzdevumu.
Projektu vadības paneļa izveides paraugprakse
Veidojot pielāgotu projekta paneli, jāatceras dažas galvenās efektīvu paneļu īpašības.
Vispirms, patiesi jaudīgiem paneļiem ir šādi elementi. tikai atbilstoša informācija.. Tāpēc ir lietderīgi sākt ar to metriku/elementu sarakstu, kurus jums patiešām nepieciešams parādīt, vai ar atbildēm, uz kurām vēlaties, lai atbildētu projektu vadības panelis. Pretējā gadījumā jums var rasties kārdinājums pievienot pāris papildu krāsainas diagrammas, lai paneļa paneli padarītu "profesionālāku". Diemžēl tas nepalīdzēs jūsu komandas locekļiem atšķirt vērtīgās atziņas no trokšņa. Atkal paturiet prātā, ka varat sagatavot dažāda veida paneļus, kas paredzēti dažādām auditorijām un satur tikai tos elementus, kas tām ir vissvarīgākie.
Jūsu projekta vadības panelim jābūt arī viegli skenējams. Gatavojot atsevišķus logrīkus vai diagrammas, kas tiks parādītas uz paneļa, vienmēr pārliecinieties, ka tie ir salasāmi. Informācijai ir jābūt skaidrai ar vienu acu uzmetienu, lai nebūtu jāizlasa sarežģītas tabulas vai jāveic prāta matemātiskie aprēķini. Vienmēr varat lūgt kādam komandas loceklim sniegt atsauksmes par paneļa nolasāmību.
Vienmēr pievērsiet uzmanību tam, vai vadības paneļos ir vai nav iekļauti precīzi dati. Ja tā nav, tad trūkst informācijas paneļa mērķa. Izmantojiet tikai uzticamus datu avotus un, ja iespējams, izstrādājiet projekta informācijas paneli tā, lai tas sniegtu ieskatu reālajā laikā.
Rīki, kas ļauj izveidot projektu vadības paneli
Iespējams, jūs interesē, kā izveidot projekta informācijas paneli. Vai man ir jāiegulda līdzekļi īpašā paneļa rīkā?
Patiesībā ir vairāki varianti, kurus varat izmantot:
- Iegūstiet datu paneļa lietotni. Tirgū ir pieejamas vairākas datu paneļu lietotnes, kas ļauj izveidot pielāgotus datu paneļus, tostarp projektu vadības paneļus. Šādi rīki parasti nodrošina lielu elastību, kad runa ir par informācijas paneļa dizainu. Tomēr jums ir jānosaka, vai datu avoti, uz kuriem jūs paļaujaties, ir pieejami attiecīgajā lietotnē. Instrumenti, kurus varat izmēģināt: Geckboard, Klipfolio.
- Izmantojiet savu projektu pārvaldības programmatūru. Daudzās projektu vadības lietotnēs ir pieejamas funkcijas, kas ļauj izveidot paneli, lai uzraudzītu projekta statusu. Instrumenti, kurus varat izmēģināt: ClickUp, Pirmdiena.
- Izmantojiet resursu pārvaldības programmatūru. Uzņēmumi izmanto labākie resursu pārvaldības rīki plānot un vadīt savu komandu darbu. Tādējādi tajos ir daudz vērtīgas informācijas par projektu un resursu labklājību. Teamdeck ir mūsu izstrādāta resursu pārvaldības lietotne, un nākamajā šī emuāra ieraksta sadaļā mēs parādīsim, kā to izmantot, lai izveidotu stabilu projekta paneli.
Izveidojiet pielāgotu projektu vadības paneli, izmantojot Teamdeck
Pēc noklusējuma Teamdeck ir pieejams personīgais paneļa panelis, kas ir pieejams katram lietotājam ar vadītāja līmeņa atļaujām un kurā varat pārbaudīt pamatinformāciju, piemēram:
- cik daudz stundu esat noskatījies šomēnes,
- cik daudz atvaļinājuma dienu esat izmantojis,
- kāds ir jūsu komandas izmantojums?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Lai izveidotu pielāgotu projektu vadības paneli, ir jāizveido ziņojums. Teamdeck pārskati darbojas tāpat kā paneļi, jo varat izmantot dažādus elementus, lai izveidotu uz datiem balstītu reāllaika stāstu. Turklāt jūs varat izveidot saiti un kopīgot savu pārskatu ar klientu vai citām projekta ieinteresētajām personām.
Šeit ir daži piemēri elementiem, kurus varētu attēlot jūsu komandas projekta informācijas paneļa/ziņojuma sadaļā:
- Pārskats par virsstundām. Ļauj viegli noskaidrot, cik daudz papildu stundu jūsu darbinieki pavadīja noteiktā laika posmā.
Uzziniet, kā izveidot šo diagrammu ar Teamdeck - lasiet mūsu projekta statusa ziņojumu rokasgrāmata.
- Jūsu komandas uzskaitītās aplēstās un faktiskās stundas/izmaksas. Šāda diagramma palīdzēs jums uzreiz redzēt, vai jūsu projekta budžets joprojām tiek kontrolēts vai nē.
Uzziniet, kā izveidot šo diagrammu ar Teamdeck - lasiet mūsu bloga ierakstu par projekta izmaksu izsekošana.
- Izmaksājamā izmantošana. Uzziniet, cik daudz laika jūsu komanda ir veltījusi apmaksājamām darbībām. Tas palīdzēs jums pārbaudīt, vai konkrētais projekts ir patiešām ienesīgs.
Protams, izmantojot Teamdeck, varat izveidot daudz dažādu veidu diagrammas un tabulas. Jūs varat izmēģināt šo lietotni pierakstīties bezmaksas izmēģinājumam šeit. Varat arī sarunāt sarunu ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts. Viņa jums parādīs Teamdeck dažādās iespējas, kad runa ir par datu sniegšanu par jūsu komandas sniegumu.
