Jūs droši vien nepārsteidz, ka tikšanās bieži vien tiek asociētas ar laika izšķērdēšanu. Saskaņā ar Atlassian ziņojums, cilvēki mēnesī var pavadīt līdz pat 31 stundai, sēžot neproduktīvās sanāksmēs. Tas ir gandrīz pilna darba nedēļa!
Saprotams, ka komandu vadītāji un menedžeri cenšas veikt dažus pasākumus, lai samazinātu sanāksmju izmaksas. Dažos uzņēmumos tas varētu būt, piemēram, visu statusa sanāksmju aizliegums. Citiem tas nozīmē ieviest lietotnes un metodes sanāksmju efektivitātes palielināšanai. Šajā rakstā mēs dalīsimies ar padomiem, ko varat izmantot, lai plānotu un vadītu veiksmīgas sanāksmes.
Kas padara sanāksmi efektīvu?
Efektīvas sanāksmes sniedz taustāmus rezultātus, kas pozitīvi ietekmē jūsu projektu vai organizāciju kopumā. Tāda ir to vispārējā ideja. Sīkāka informācija ir atkarīga no jūsu sanāksmes mērķa. Efektīvas sanāksmes ir tās, kurās tiek sasniegti sanāksmes vadītāja izvirzītie mērķi. Tāpēc ir absolūti būtiski katrai jūsu organizētajai sanāksmei izvirzīt skaidru mērķi un dalīties ar dalībniekiem par šiem mērķiem. Vairāk par to nākamajā sadaļā.
Kā plānot efektīvu sanāksmi?
Sāciet ar mērķi. Ko vēlaties sasniegt, vadot šo sanāksmi? Vai jums ir jāpieņem kāds svarīgs biznesa lēmums? Vai plānojat prāta vētru? Vai ir kādi jaunumi, ar kuriem vajadzētu dalīties ar komandu, lai projekta pārredzamība? Jūsu noteiktie mērķi, visticamāk, ietekmēs sanāksmes raksturu. Tie var jūs pat pārliecināt... sanāksmi vispār nerīkot.
Vai jums tiešām ir jārīko šī sanāksme?
Daudzi uzņēmumi ievēro sanāksme pēc noklusējuma politika: ja rodas šaubas - sasauciet sanāksmi. Diemžēl tas nav visproduktīvākais veids, kā pavadīt darbinieku laiku. Daudzos pēdējos gados publicētajos ziņojumos ir uzsvērts lieko sanāksmju skaits. Atlassian analizēja datus un secināja, ka puse sanāksmju tiek uzskatītas par laika izšķērdēšanu. Puse no tām! Tas liek man domāt, ka gandrīz ikviens varētu samazināt sesiju skaitu, ko viņš nolemj organizēt.
Viens no sanāksmju veidiem, kas bieži tiek kritizēts, ir bēdīgi slavenā statusa sanāksme. Džeisons Frīds, Basecamp dibinātājs un izpilddirektors, raksta ka statusa sanāksmes ir vissliktākās sanāksmes. Novērsiet tās, un jūs patiešām zināsiet vairāk, ietaupīsiet kaudzi naudas un atgūsiet desmitiem stundu mēnesī. Viņš šajā ziņā nav vienīgais. Vairākas organizācijas atklāti atzīst, ka ir atteikušās no tikšanās tikai tāpēc, lai apmainītos ar aktuālo darba gaitu. Tā vietā tās efektīvāk sazinās, izmantojot rakstiskus statusus. Šī pieeja ir īpaši vērtīga izkliedētām komandām, kur, lai reālajā laikā sapulcinātu cilvēku grupu uz sarunu, ir jāpieliek ievērojamas pūles, lai saplānotu sarunas. Statusa ziņojumi, kas publicēti vietnē Slack vai projektu vadība jūsu izvēlētajai programmatūrai ir nepieciešams mazāk laika nekā tās klātienes ekvivalentiem.
Es varu iedomāties, ka daži no jums varētu būt piesardzīgi pret šo ideju: galu galā cilvēki runā ātrāk, nekā raksta. Vai sanāksmes nav daudz efektīvākas nekā pierakstīšana? Šajā gadījumā nē. Statusa sanāksmes cilvēku grupām aizņem vairāk laika nekā īsas piezīmes sagatavošana par savu progresu. Turklāt sanāksmju dalībnieki, visticamāk, nepievērsīs vienādu uzmanību visām lietām, ko saka visi sanāksmes dalībnieki.
Turklāt pierakstīšana sniedz lielisku iespēju apkopot informāciju un īsi izklāstīt katru jautājumu. Rezultātā jūs spējat sagatavot izteiksmīgu un ilgstoši saglabājamu informāciju. Ir daudz lietotņu un papildinājumu, kas palīdzēs jūsu uzņēmumam pāriet no klātienes statusa sanāksmēm uz asinhroniem kopsavilkumiem. Izmēģiniet Standuply vai Burkāni, piemēram.
Statusa apspriešana nav vienīgais sanāksmju veids, ko varētu svītrot no kalendāra. Ja neesat pārliecināts, vai konkrētā sanāksme ir vai nav jārīko, varat lūgt padomu jautrā, bet noderīgā lietotnē: Vai tai vajadzētu būt sanāksmei?
Tagad, kad esat noskaidrojis pamatotus iemeslus, kādēļ rīkot lietišķo sanāksmi, jums tā ir rūpīgi jāplāno. Nav vietas improvizētai sesijai "es vienkārši gāju garām jūsu rakstāmgaldam": dati liecina. 40% cilvēku uzskata, ka tie būtiski novērš uzmanību.
Uzaiciniet uz tikšanos pareizos cilvēkus
Viena no galvenajām produktīvu sanāksmju sastāvdaļām ir sapulcināt pareizo cilvēku grupu. Uzaiciniet darbiniekus, kuri varētu sniegt ieguldījumu sanāksmes mērķa sasniegšanā. Ja vēlaties dalīties ar svarīgiem jaunumiem, rīkojiet projekta komandas sanāksmi un pēc tās organizējiet īsu jautājumu un atbilžu diskusiju. Ja jūsu mērķis ir šīs sanāksmes laikā pieņemt lēmumu, pārliecinieties, ka tajā patiešām piedalās lēmumu pieņēmēji. Pretējā gadījumā tā diez vai būs efektīva diskusija.
Ja runa ir par sanāksmes dalībnieku skaitu, iespējams, esat saskāries ar divu picu noteikumu. popularizēja Džefs Bezoss. Tajā norādīts, ka ar divām picām vajadzētu pietikt, lai pabarotu visu sanāksmes grupu. Tas ir ērts noteikums, bet es ieteiktu to uztvert ne tik daudz kā mērīšanas formulu (galu galā picas ir ļoti dažādu izmēru). Tā vietā izmantojiet to kā iespēju pārdomāt savu dalībnieku sarakstu, pirms izsūtāt ielūgumu izsūtīšanu.
Vēl viens aspekts, kas jums jāņem vērā, ir sanāksmes izmaksas. Dažkārt mums šķiet, ka, organizējot sanāksmi un tādējādi "virzot lietas uz priekšu", mēs ietaupām uzņēmuma naudu. Tomēr, jo garāka sanāksme un jo vairāk cilvēku tajā piedalās, jo lielākas būs uzņēmuma izmaksas. Nākamreiz, kad mēģināsiet izlemt, ko uzaicināt uz savu sanāksmi, varat pārbaudīt sanāksmju izmaksu kalkulators Harvard Business Review. Rezultāti var jūs pārsteigt.
Izveidojiet sanāksmes darba kārtību
Plānojot sanāksmes mērķus un sastādot to darbinieku sarakstu, kuri piedalīsies sanāksmē, jums ir jāizstrādā rīcības plāns. Lai izstrādātu sanāksmes darba kārtību, mēģiniet atbildēt uz šādiem jautājumiem:
- Kādai vajadzētu būt sanāksmei?
- Kam un kad būtu jārunā?
- Kādi soļi ir nepieciešami, lai sasniegtu mērķi?
- Kādi lēmumi ir jāpieņem?
- Cik daudz laika vajadzētu paredzēt katram darba kārtības punktam?
- Kādā laikā jāsāk sanāksme?
- Kas un kā veiks pierakstus?
Izvēlēties pareizo laika intervālu sanāksmei var būt sarežģīti, īpaši tad, ja aicināt cilvēkus, kuru pieejamība nav noteikta. Vispirms ieskatieties savas komandas resursu kalendārā, lai noteiktu piemērotu datumu sanāksmei. Ņemiet vērā, ka jūsu sanāksmes sākuma laikam nevajadzētu būt nejaušam. Kā parādīts Doodle 2019. gada ziņojums par sanāksmju stāvokli, tikai 12% cilvēku dod priekšroku sanāksmēm pēc plkst. 14.00. Tādi rīki kā Calendly vai Meetingbird palīdzēs jums atrast piemērotu tikšanās laiku.
Ņemiet vērā, ka komandas sanāksmju darba kārtības ideālā gadījumā jānosūta kopā ar ielūgumiem, nevis vēlāk jāpievieno pasākuma aprakstam. Pēdējais variants var izraisīt to, ka daži dalībnieki nesaņems darba kārtību un tādējādi nezinās, ko sagaidīt sanāksmes laikā. Jūsu darba kārtībā skaidri jānorāda, ka jūs esat šīs sanāksmes vadītājs un/vai koordinators. Ja nav individuāla sanāksmes īpašnieka, ir grūti veiksmīgi izpildīt visus soļus. Pārliecinieties, ka ikviens sanāksmes dalībnieks zina, kas jāsagatavo iepriekš. Pretējā gadījumā jums būs grūti efektīvi vadīt diskusiju.
Kā efektīvi vadīt sanāksmi?
Jūs kā sanāksmes vadītājs esat atbildīgs par sanāksmes norisi. Jūs izlemjat, kad sanāksme sākas un vai tiek ievērots rīcības plāns. Visu laiku paturiet prātā diskusijas galveno mērķi. Šie ir galvenie efektīvu sanāksmju elementi:
- Laiks - Ievērojiet laiku. Piemēram, ja sanāksme ir plānota, bet kāds no dalībniekiem kavējas, iespējams, vajadzētu sākt diskusiju bez viņa. Protams, gadās dažādi notikumi, un dažkārt kavēšanos var izraisīt ārēji apstākļi. Bet ko darīt, ja jūsu komandā ir kāds, kurš, kā zināms, ļoti kavē un vienmēr ir "pārāk aizņemts", lai ierastos? Esmu pārliecināts, ka esat rūpīgi izvēlējies laika sprīdi un izvērtējis šīs sanāksmes izmaksas. Kādēļ jums būtu jātērē visas šīs pūles tikai tāpēc, ka kāds necienīgi izturas pret sanāksmēm?
- Noteikumi - Sanāksmes vadītājs ir atbildīgs par vadlīniju noteikšanu, kas jāievēro visiem dalībniekiem. Viena no praksēm, kas patiesi palielina sanāksmes dalībnieku produktivitāti, ir izvairīšanās no daudzuzdevumu veikšanas. Tas parasti nozīmē, ka visi klēpjdatori ir jāizslēdz un telefoni jānoliek malā. Vai ir kaut kas kaitinošāks par cilvēku, kurš ir sēdējis jūsu sanāksmē, pārlūkojot tīmekli, un pēc tam saka: "Vai jūs varat atkārtot pēdējo daļu? Es nepievērsu uzmanību." Tā ir briesmīga laika un naudas izšķiešana. Turklāt tas negatīvi ietekmē visu telpā esošo cilvēku enerģiju.
- Piezīmes – piezīmju pierakstīšana ir būtiska gandrīz katrā sanāksmē.. Varat norīkot personu, kas pierakstīs sesijas laikā pieņemtos lēmumus, vai arī varat to darīt pats. Varat arī mudināt visus dalībniekus pierakstīt lietas (ja vien tas nav attaisnojums, lai pārlūkotu e-pasta iesūtni vai Slack). Ideja, ko ir vērts izpētīt, ir izmantot vizuālas piezīmes (skices piezīmes) kā galveno tehniku. Izlasiet mūsu rokasgrāmata par skicēšanu projektu vadītājiem pārliecināties, ka vizuālo piezīmju pierakstīšanu var veikt ikviens (nav nepieciešamas zīmēšanas prasmes!). Ja sanāksmē esat izvēlējies vienu piezīmju pierakstītāju, nosūtiet viņa piezīmes citiem sanāksmes dalībniekiem. Jūs vēlaties, lai visi būtu vienisprātis par sanāksmes iznākumu. Vairāk par to lasiet šī raksta pēdējā sadaļā.
Efektīva dažādu veidu sanāksmju dalībnieku vadība
Tīmeklī ir pieejami daudzi resursi, kuros aprakstīti dažādi tikšanās personību veidi (piemēram. šisvai šisvai šo). Visos šajos rakstos nedaudz atšķiras tikšanās personu skaits vai to nosaukumi. Tomēr visiem tiem kopīgs ir tas, ka jūs, visticamāk, sastapsieties ar dalībniekiem, kuri dominēs sanāksmē ar saviem viedokļiem, skaļām piezīmēm vai pat diskusijām ārpus tēmas. No otras puses, jums būs cilvēki, kuriem, iespējams, būs kaut kas ārkārtīgi vērtīgs sakāms, bet tādu vai citādu iemeslu dēļ viņi klusēs.
Viena no metodēm, kā organizēt produktīvas sanāksmes, kurās piedalās dažādas personības, ir mēģināt likvidēt varas struktūru. Šādā veidā jūs mudināsiet visus dalībniekus dot savu ieguldījumu, un viņiem nebūs jāuztraucas par to, ka viņi runās ārpus kārtas. Lielisks šādas pieejas piemērs ir Pixar līdzdibinātājs Eds Katmuls. Viņš to sīkāk izklāstīja intervijā ar Slack vadītāju.: [sanāksmes laikā] neviens, sākot ar radošo direktoru un beidzot ar pašu Katmullu, nevar pārspēt producentu komandu, kas saņem atsauksmes. Iemesls ir vienkāršs: viņi jau zina, ka kaut kas nedarbojas - viņi nevēlas spriedumus, viņi vēlas risinājumus. Katmuls atzīst, ka viņiem ne vienmēr viss izdodas. "Ik pa laikam tā ir kārtējā katastrofa," viņš saka. "Bet dažreiz notiek maģija. Un ar vārdu "maģija" es domāju, ka ego ir pametis telpu."
Egoisms telpā var izpausties arī mutiski, pārspējot darba kārtību un uzsākot diskusijas, kas nav par tēmu. Sanāksmes vadītāju var viegli pārsteigt, ja šāda uzvedība notiek. Tāpēc vislabāk ir iepriekš sagatavoties šādiem pārtraukumiem. Jūs varat izveidot tā saukto ideju stāvlaukumu: tāfeli vai papīra lapu, kur pierakstīt lietas, ko ierosinājuši sanāksmes dalībnieki un kas nav iekļautas rīcības plānā. Efektīvas sanāksmes vadīšana ir daudz vieglāk, ja varat teikt: "tas ir interesants jautājums, novietosim to stāvlaukumā un atgriezīsimies pie tā pēc šīs sanāksmes."
Pēc sanāksmes veicamie pasākumi
Efektīvas sanāksmes reti kad beidzas, kad atstājat konferenču zāli. Parasti vēl ir jāveic kādi pasākumi. Iespējams, jums ir jāīsteno sanāksmes laikā pieņemtais lēmums. Vai arī, iespējams, ir izveidots grupas ģenerēto ideju saraksts, ar kurām ir jādalās ar citiem cilvēkiem.
Dalieties sanāksmes piezīmēs ar visiem, kas tajā piedalījās. Noteikti iekļaujiet piezīmēs darbības punktus un nākamos soļus. Visiem veicamajiem uzdevumiem jāpiešķir īpašnieki.
Pēc sanāksmes novērtējiet to un pārbaudiet, vai ir kādi sanāksmes vadības elementi, kurus varētu uzlabot nākotnē. Šāda pieeja palīdzēs jums sanāksmi padarīt mazāk par cīņu un vairāk par efektīvu uzņēmējdarbības instrumentu. Veiksmes!
