Resursu izmaksu novirze ir viena no resursu pārvaldības KPI jums noteikti vajadzētu sekot līdzi. Šo rādītāju parasti izsaka procentos. Tā parāda attiecību starp plānotajām izmaksām uz vienu projekta komandas dalībnieku un faktiskajām izmaksām uz vienu komandas dalībnieku.
Cik tas ir noderīgi?
Pirmkārt, resursu izmaksu noviržu izsekošana ļauj jums uzraudzīt projekta rentabilitāti. Tas ir īpaši svarīgi, ja strādājat, pamatojoties uz fiksētu budžetu. Kas notiek, ja redzat, ka jūsu komandas locekļi rada lielākas izmaksas, nekā paredzēts? Jūs varat īstenot nepieciešamos optimizācijas pasākumus, lai nodrošinātu, ka projekts negatīvi neietekmē jūsu peļņu.
Uzņēmumiem, kas darbojas saskaņā ar laika un materiālu budžetu, regulāri jāpārbauda arī resursu izmaksu novirzes, lai varētu savlaicīgi reaģēt uz satraucošiem modeļiem.
Salīdzinot aplēstās un faktiskās izmaksas, var iegūt arī vērtīgu informāciju par projekta aplēšu process jūsu uzņēmumā. Protams, aplēses nekad nebūs precīzas, taču dažas komandas mēdz ļoti zemu novērtēt noteiktus projektu aspektus. Šādām tendencēm vajadzētu būt redzamām, ja salīdzināt resursu izmaksu atšķirības dažādām lomām jūsu projekta komandā vai dažādos projekta posmos.
Vienkāršākā formula ir dalīt komandas faktiskās izmaksas (izsekotas stundas reizinātas ar darbinieku stundas izmaksām) ar plānotajām izmaksām (projekta tāmes reizinātas ar stundas izmaksām). Tagad jūs redzat, cik daudz naudas jums vajadzētu iekasēt no klienta salīdzinājumā ar to, cik jūs domājāt, ka iekasēsiet no klienta. Ja vēlaties iedziļināties, varat arī nošķirt iekšējās izmaksas - naudu, ko maksājat saviem komandas locekļiem, + administratīvās izmaksas - un naudu, ko saņemat no klienta. Šādā veidā jūs varēsiet precīzi noteikt, kādu peļņu jūsu organizācija gūst.
Kā jūs varat iedomāties, lai iegūtu ticamus datus par jūsu komandas faktiskajām izmaksām, jums ir jāizmanto darbinieku laika uzskaites programmatūra. Tagad mēs jums parādīsim, kā viegli aprēķināt resursu izmaksu novirzi, izmantojot pilnīgu resursu pārvaldības lietotni - Teamdeck.
Teamdeck ir resursu pārvaldības programmatūra ar jaudīgām atskaišu funkcijām, kas pieejamas visiem lietotājiem - viss, kas jums jādara, ir izveidot kontu šeit. Jūs varat izmēģināt Teamdeck 7 dienas bez maksas. Pēc bezmaksas izmēģinājuma izmaksas par vienu komandas dalībnieku ir $3,99, kas ietver resursu plānošanu, laika uzskaiti un atvaļinājumu pārvaldības sistēma iezīmes.
Jūsu Teamdeck konts ir gatavs? Lai izveidotu jēgpilnu atskaiti par jūsu projekta komandām, jums ir jāprasa, lai tās sāk sekot līdzi savam laikam, izmantojot Teamdeck mobilā laika uzskaites lietotne vai ievadot savus laika ierakstus tīmekļa lietotnē.
Tomēr, ja vēlaties tikai redzēt, kā šāds pārskats darbojas, varat ātri izveidot demo kontu, kurā ir iekļauti parauga dati. Teamdeck sadaļā Organizācijas vienkārši noklikšķiniet uz "Spēlēt ar parauga datiem".
Neatkarīgi no tā, vai strādājat ar savas komandas reāliem datiem vai izlases datu punktiem, nākamie soļi ir vienādi. Dodieties uz Ziņojumi augšējā izvēlnē un noklikšķiniet uz plusa ikonas apakšējā labajā stūrī. Šodien mēs jums parādīsim, kā no nulles izveidot resursu izmaksu noviržu pārskatu, tāpēc noklikšķiniet uz "izveidot pielāgotu".
Pēc tam nosauciet ziņojuma nosaukumu un iestatiet atbilstošu datumu intervālu.
Teamdeck ziņojumi darbojas tā, ka jūs pats izlemjat, kas tajos jāiekļauj. Varat ģenerēt dažāda veida diagrammas un tabulas ar interaktīviem laukiem. Vispirms izveidosim joslu diagrammu, kas sniegs mums labu priekšstatu par to, kā tiek salīdzinātas aplēses un faktiskie rādītāji.
Noklikšķiniet uz plusa ikonas stūrī un izvēlieties joslu diagrammu. Pēc noklusējuma tā sastāv no joslām, kas ilustrē jūsu komandas rezervācijas (plānotās stundas), darba laika uzskaites lapas (uzskaitītās stundas), pieejamās stundas un atvaļinājuma stundas. Mums ir nepieciešams salīdzināt tikai rezervācijas un darba laika uzskaites lapas, tāpēc dodieties uz Metriku un noņemiet izvēles rūtiņu no brīvdienu saraksta, kā arī no pieejamības saraksta.
Jūsu tabulai vajadzētu izskatīties šādi:
Protams, ja jūsu komandā ir daudz cilvēku, joslu diagramma būs daudz mazāk salasāma. Resursu izmaksu novirze parasti tiek aprēķināta vienam projektam, tāpēc citus projektus varat izfiltrēt. Noklikšķiniet uz Filtri un pievienojiet atbilstošu filtru.
Noklikšķiniet uz pieteikties un izbaudiet diagrammu, kurā iekļauti tikai attiecīgie dati. Aplūkojot šo diagrammu, jūs varat redzēt, kuri darbinieki reģistrēja vairāk stundu, nekā bija paredzēts, un kuri darbinieki palika zem paredzētā stundu skaita. Tomēr, lai šeit iegūtu precīzus skaitļus, labāk pievienot informatīvu tabulu.
Noklikšķiniet uz plusa ikonas stūrī un pievienojiet tabulu. Varat atkārtot dažus iepriekšējās tabulas soļus: noņemiet atzīmi no nevajadzīgo metriku atzīmēm (pagaidām atstājiet tikai darba laika uzskaites lapas un rezervācijas) un filtrējiet attiecīgo projektu.
Iespējams, vēlēsieties arī mainīt datu grupēšanu tabulā. Pēc noklusējuma tā vispirms tiks sagrupēta pēc projektiem un pēc tam pēc komandas locekļiem. Lai mainītu šo iestatījumu, noklikšķiniet uz Grupēšana un pārslēdziet datu blokus. Ja izmantojat filtru, varat pilnībā noņemt "Projekti".
Mūsu pārskata piemērā galīgais grupējums izskatās šādi:
Tagad, kad jūsu tabula sastāv no divām datu kolonnām (Rezervācijas un Darba laika uzskaites lapas), ir pienācis laiks pievienot papildu kolonnas, kas atspoguļo paredzamās un faktiskās izmaksas. Vispirms jums ir jāpievieno aile, kurā norādītas jūsu komandas stundas izmaksas. Noklikšķiniet uz "Metrikas" un pēc tam uz "Pievienot pielāgotu" -> "Pievienot pielāgotu vērtību kolonnu". Nosauciet savu jauno kolonnu (piemēram, "Stundas izmaksas") un izvēlieties valūtas datu formātu.
Pēc šo izmaiņu piemērošanas redzēsiet, ka tabulai ir pievienota tukša sleja. Tā darbojas līdzīgi kā Excel izklājlapa - noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, lai tajā ievadītu datus.
Kad jūsu komandas stundas izmaksas ir ieviestas, varat pievienot kolonnas, kas automātiski aprēķinās kopējās paredzamās izmaksas un faktiskās izmaksas. Atkal dodieties uz metriku un noklikšķiniet uz "Pievienot muitas", bet tagad izvēlieties "Pievienot pielāgotu aprēķina lauku", jo mēs vēlamies, lai Teamdeck pats aprēķina rezultātu. Nosauciet kolonnu, izvēlieties valūtas datu formātu un ievadiet formulu.
Plānotajām izmaksām formula ir šāda:
= (Rezervācijas: laiks / 60) * Pielāgotās vērtības: Stundas izmaksas
Faktiskās izmaksas:
= (Timesheets: Time / 60) * Pielāgotās vērtības: Stundas izmaksas
Kad sākat ievadīt mainīgo lielumu, Teamdeck piedāvās pieejamās iespējas.
Pašlaik tabulā ir jābūt 5 ailēm, tostarp divām jaunām ailēm, kurās norādītas paredzamās un faktiskās izmaksas.
Tabulai jāpievieno vēl viena pēdējā sleja, par kuru ir šis ziņojums: resursu izmaksu novirze. Lai to aprēķinātu, izveidosim vēl vienu pielāgotu aprēķina lauka kolonnu. Šoreiz jāizvēlas procentuālais datu formāts un jāievada šāda formula:
= (pielāgotās formulas: faktiskās izmaksas / pielāgotās formulas: plānotās izmaksas)*100
Piezīme: ja jūsu kolonnām ir atšķirīgi nosaukumi, jums ir jāpielāgo formula, lai to atspoguļotu.
Lentē parādīsies jauna sleja ar resursu izmaksu novirzes vērtību katram jūsu darbiniekam, kas strādā pie konkrētā projekta.
Ja vērtība ir lielāka par 100%, tas nozīmē, ka šis komandas loceklis ir pavadījis vairāk laika, nekā plānots. Ja vērtība ir mazāka par 100%, tas nozīmē, ka sākotnējā aplēse nav sasniegta.
Pēdējais, ko, iespējams, vēlēsieties darīt, ir mainīt veidu, kā tiek aprēķināta "kopsummas" rinda. Pēc noklusējuma tā ir visu vērtību summa attiecīgajā slejā. Šeit daudz noderīgāka būtu vidējā vērtība. Pēdējā rinda ir klikšķināma un rediģējama kā izklājlapas šūna, tāpēc jums tikai jāievada šāda formula:
= vidējais(ligzdots(Grupa: Cilvēki, Pielāgotās formulas: resursu izmaksu dispersija))
Programmatūras uzņēmumi un radošās aģentūras no dažādiem kontinentiem izmanto Teamdeck, lai plānotu un uzraudzītu savu komandu darbu. Ja domājat, ka arī jūsu organizācija varētu gūt labumu no efektīvas resursu pārvaldības, noteikti izmēģiniet mūs. Mēs aicinām jūs sarunāt sarunu ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts, kurš iepazīstinās jūs ar lietotni un palīdzēs jūsu komandai netraucēti uzsākt darbu.
Tikai katram piektajam cilvēkam (18%) ir noderīga laika plānošanas metode. Laika vadības stratēģijas un projektu laika vadības rīki palīdz jums tikt galā ar uzticēto darbu jums atvēlētajā laikā. Strādājot par projektu vadītāju,...
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...