Ja esat projekta vadītājs vai komandas vadītājs, jums vienmēr ir jāseko līdzi projekta izmaksām. Nav svarīgi, vai jūsu projekts ir iekšējs uzņēmums vai kaut kas, ko sponsorē ārējās ieinteresētās puses: zinot, cik lielas izmaksas tas radījis, jūs varat labāk vadīt savu komandu un, iespējams, uzlabot izmaksu pārvaldības plānu.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
Šajā emuāra ierakstā mēs parādīs, kā izsekot projekta izdevumiem, izmantojot Teamdeck resursu plānošanas programmatūra. Mēs koncentrēsimies uz izmaksām, ko radījuši jūsu komandas locekļi, strādājot pie projekta - šāda analīze būs īpaši noderīga uzņēmumiem, kuri strādā pēc laika un materiālu principa, kur katra stunda tiek ieskaitīta kopējā budžetā. Citas ar projektu saistītās izmaksas, protams, arī ir svarīgas, taču tās parasti ir daudz vieglāk izsekot.
Vispirms apkoposim galvenās priekšrocības, ko sniedz uzticamas lietojumprogrammas izmantošana projektu budžeta izsekošanai.
Mēs domājam, ka diezgan droši varam apgalvot, ka jūs saprotat, cik svarīgi ir sekot līdzi projekta izmaksām. Problēma ir tāda, ka daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz novecojušiem rīkiem projektu budžetu kontrolei, galvenokārt uz izklājlapām. Mēs apgalvojam, ka, izmantojot īpašu projektu plānošanas rīks, neatkarīgi no tā, vai tas ir mārketinga projektu pārvaldības programmatūra vai uz resursiem orientētu, piemēram, Teamdeck, sniedz jums ievērojamu priekšrocību.
Pirmkārt, datiem jābūt precīziem un aktuāliem. Pēc rūpīgas budžeta plānošanas jums ir jāspēj noteikt, vai viss notiek saskaņā ar plānu. Nav viegli uzturēt precīzas izklājlapas, jo īpaši, ja jums ir jāseko līdzi vairāku komandas locekļu darbam.
Palīdzēs lūgums aizpildīt darba laika uzskaites lapas, taču tas var būt neērta izvēle, īpaši, ja jūsu komanda strādā kustībā (piemēram, pasākumu organizēšanā). Teamdeck ir vienots patiesības avots attiecībā uz jūsu komandas darba slodze un darba laika uzskaites lapas.
Visi darbinieki var manuāli ievadīt savus reģistrētos darba laika ierakstus vai izmantot mobilais laika izsekotājs, atkarībā no tā, kas ir ērtāk. Projektu vadītāji var viegli aprēķināt projekta izmaksas, pamatojoties uz to, cik daudz laika katrs komandas loceklis pavadīja projektā.
Otrs svarīgs projekta izmaksu izsekošanas aspekts ir iespēja ātri iedziļināties datos. Jūs, iespējams, vēlēsieties izpētīt dažādu komandu radītos izdevumus vai novērtēt, kā dažādās nedēļas izskatījās salīdzinājumā. Programmas ar projektu pārskatu veidošanas funkcijām ļauj to viegli izdarīt, netērējot pārāk daudz laika pārskata pārveidošanai. Jūsu projekta izmaksu pārskats vienmēr ir pieejams un vienmēr aktuāls, gatavs tālākai analīzei vai koplietošanai ar citiem cilvēkiem.
[/vc_column_text]
Vispirms ir jāizveido Teamdeck konts. Septiņas dienas varat izmēģināt lietotni bez maksas un šajā laikā izpētīt visas tās funkcijas, tostarp jaudīgos projektu pārskatus. Reģistrējieties šeit.
Pirms sākat analizēt savu projektu izmaksas, jums ir nepieciešami dati, kurus varat izsekot. Jauniem Teamdeck lietotājiem ir divas iespējas:
Kad esat ieguvis datus, kurus analizēt, varat doties uz lietotnes augšējo izvēlni un noklikšķiniet uz "Pārskati".
Noklikšķinot uz "izveidot jaunu pārskatu", varat izvēlēties starp veidnes pārskatiem vai izveidot pārskatu no nulles. Šajā pamācībā mēs sāksim ar tukšu pārskatu, tāpēc noklikšķiniet uz "izveidot pielāgotu".
Piezīme: veidni ar nosaukumu Projekta budžets būs laba alternatīva izmaksu un budžeta izsekošanas nolūkos, ja vēlaties iegūt priekšstatu.
Tagad, kad ir izveidots projekta pārskats, tam ir jāpiešķir nosaukums un jāizvēlas datumu diapazons.
Vai esat gatavs? Sāksim pievienot diagrammas un tabulas jūsu projekta budžeta izsekošana ziņojums.
Aplēsto izmaksu un faktisko izmaksu salīdzinājums ir noderīga tabula, kas jāiekļauj projekta izmaksu uzskaites pārskatos. Teamdeck varat aprēķināt aplēses, izmantojot komandas rezervācijas, un izmantot viņu darba laika uzskaites lapas kā faktiskās izmaksas. Izveidosim lineāro diagrammu ar šīm divām vērtībām:
Aplūkojot šo diagrammu, mēs redzam, ka laika grafiku līnija vienā brīdī ir šķērsojusi rezervāciju līniju, un kopš tā laika faktiski pavadītais laiks ir bijis daudz lielāks nekā aprēķini. Tas ir labs sākums padziļinātākai mūsu projekta budžeta analīzei.
Piezīme: Kā redzat, šajā diagrammā ir redzams tikai viens no projektiem. Tas ir tāpēc, ka mēs izmantojām filtru un nolēmām analizēt tikai šo konkrēto projektu:
Tagad pievienosim tabulu, kurā varam aprēķināt projekta izmaksas, pamatojoties uz mūsu resursu darba laika uzskaites lapām.
Sāciet ar tabulas pievienošanu ziņojumam. Pēc noklusējuma tajā būs dažas kolonnas, bet jūs varat noņemt visas kolonnas, izņemot laika grafikus. Tagad mums ir jāpievieno divas jaunas kolonnas - viena, kurā norādītas darba stundas izmaksas ("stundas likme"), un otra, kurā norādītas kopējās izmaksas ("projekta izmaksas").
Abās slejās būs vērtības, kas Teamdeck netiek apkopotas pēc noklusējuma: mums tās ir vai nu jāievada manuāli (stundas likmes), vai jāizveido automātisks aprēķins (lai reizinātu laiku un stundas izmaksas). Noklikšķiniet uz "metrikas" un pēc tam uz "pievienot pielāgotu".
Tagad redzēsiet trīs dažādas opcijas - ātri paskaidrosim, kā tās darbojas:
Tagad pievienosim kolonnas!
Vispirms noklikšķiniet uz "pievienot pielāgotu vērtību kolonnu" un piešķiriet tai nosaukumu (mūsu gadījumā tas ir "stundas likme"). Pēc tam izvēlieties datu veidu, kas šeit tiks saglabāts.
Kad saglabājat šo kolonnu, tai vajadzētu parādīties jūsu pārskatā. Noklikšķiniet uz tukšās šūnas un ierakstiet savas komandas darba stundas vērtību. Nevarat šeit izveidot vienu vērtību, jo visiem jūsu komandas locekļiem ir dažādas stundas likmes? Neuztraucieties! Šo scenāriju mēs aplūkosim pēc brīža.
Pagaidām pievienosim slejā projekta kopējās izmaksas. Noklikšķiniet uz "Pievienot pielāgotu aprēķinu lauku" un izmantojiet šādu formulu:
Darba laika uzskaites lapas: * Pielāgotās vērtības: Stundas likme
Jums varētu rasties jautājums, kāpēc pirmo vērtību ir jādala ar 60. Iemesls ir vienkāršs: mūsu sistēmā darba laika uzskaites lapas tiek saglabātas kā minūtes, tāpēc, lai tās tiktu uzskatītas par stundām, mums tās ir jādala ar 60.
Jūsu galds ir gatavs:
Ko darīt, ja projektā strādā resursi ar dažādām stundas izmaksām?
Varat atstāt tādu pašu tabulas iestatījumu kā iepriekšējos punktos, bet jums ir jānorāda katra darbinieka likmes. Piekļūstiet personu sarakstam, noklikšķinot uz bultiņas blakus projekta nosaukumam:
Tagad ierakstiet katras personas likmi tās rindas tukšajā šūnā. Jūs pamanīsiet, ka aprēķinātais lauks sāks aizpildīties ar katra darbinieka radītajām izmaksām.
Protams, jūs vēlaties redzēt arī kopējās izmaksas. Lai apkopotu visu konkrēto resursu izmaksas, jums ir jānoklikšķina uz šūnas "projekta izmaksas". kopā rindu un ierakstiet šādu formulu:
=sum(nested(grupa: Cilvēki, Pielāgotās formulas: Projekta izmaksas))
Noklikšķiniet uz ievadiet - pēdējā rindā tagad būs redzama katras personas izmaksu summa:
Teamdeck ļauj arī analizēt tikai rēķinā vai bez maksas stundas (lasiet, kā aprēķināt apmaksājamo stundu skaitu). Katru jūsu resursu reģistrēto darba laika ierakstu var atbilstoši iedalīt kategorijās (izmantojot tā sauktās darba laika uzskaites birkas birkas). Viss, kas jums jādara, lai ģenerētu, piemēram, rēķināmās izmaksas, ir jāievada filtrs:
Līdzīgi varat koncentrēties tikai uz stundām, par kurām nav jāmaksā, un tādējādi aprēķināt iekšējās izmaksas.
Zinot, cik daudz naudas jums ir jāmaksā par darbībām, par kurām nav jāmaksā, var palīdzēt pieņemt dažus izmaksu optimizācijas lēmumus gan attiecībā uz projekta budžetu, gan arī, piemēram, samazinot projektu skaitu. nevajadzīgas sanāksmes.
Var gadīties, ka jūs nespējat izskaidrot noteiktas datu tendences, tikai aplūkojot skaitļus. Tāpēc pārskatā varat pievienot aili, kas paredzēta darba laika uzskaites lapu aprakstiem. Apraksti ir komentāri, ko jūsu darbinieki izdara, reģistrējot konkrētu laika ierakstu. Aplūkojot aprakstu, jūs varat precīzi pateikt, ko konkrētais komandas loceklis ir darījis, piemēram, reģistrējot virsstundas.
Iespējams, ka vēlaties kopīgot savu budžeta pārskatu ar citiem cilvēkiem: klientu, vadītājiem un komandu. Izmantojot Teamdeck, varat izveidot saiti uz savu pārskatu un nosūtīt to attiecīgajiem cilvēkiem. Spēlējiet ar mūsu izveidoto ziņojumu šajā bloga ierakstā. šeit.
Mēs ceram, ka šī pamācība palīdzēs jums izveidot izmaksu uzskaites pārskatu saviem projektiem. Ja jums ir kādas izmaksu pārskatu veidošanas vajadzības, kuras mēs šajā bloga ierakstā neaplūkojām, aicinām jūs sarunāt sarunu ar Anielu. Viņa ar prieku parādīs, kā varat izveidot automātiski atjaunināmu ziņojumu, kas pilnībā atbilst jūsu komandas vajadzībām.
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...
Kā programmatūras uzņēmums esam pārbaudījuši daudzas, iespējams, labākās laika pārvaldības programmas. IT un programmatūras biznesā, kurā pārsvarā darbojas biznesa klienti no ASV un Apvienotās Karalistes, mēs esam pieraduši strādāt ar absolūti...