Ja vienlaikus strādājat pie vairākiem projektiem, ir normāli, ka viss kļūst mazliet haotiski, vai ne?

Tomēr tirgū ir pieejami daudzi risinājumi, kas ļauj jums sekot līdzi projektiem un nodrošināt, ka jūsu komandas darbs tiek labi plānots. Projektu vadītāji bieži izmanto resursu plānošanas programmatūra, bet kā ir ar resursu pārvaldības programmām? Vai ir nepieciešams ieguldīt līdzekļus abu veidu risinājumos?

Šajā emuāra ierakstā mēs dalīsimies ar dažiem rādītājiem, kas. jūsu uzņēmumam vajadzētu nopietni apsvērt iespēju ieviest resursu pārvaldības programmatūru, lai labāk plānotu un pārvaldītu komandas darbu.

Par katru no turpmāk aplūkotajām pazīmēm arī parādīsim, kā jums varētu palīdzēt uzticama resursu pārvaldības lietotne.

Pirms apspriest konkrētās problēmas, ar kurām saskaras uzņēmumi, īsi atgādināsim, kas ir resursu pārvaldības rīki.

Kas ir resursu pārvaldības rīks?

Resursu pārvaldības programmatūra palīdz labāk plānot komandas darbu un novērtēt rezultātus. Kā liecina nosaukums, galvenā uzmanība šeit ir pievērsta jūsu komandai:

Lielākajā daļā resursu pārvaldības lietotņu ir iekļautas resursu plānošanas un piešķiršanas funkcijas. Varat atrast arī plašākus rīkus, piemēram, Teamdeck, kas apvieno resursu plānošanu, laika uzskaiti un atvaļinājumu pārvaldību. Ja vēlaties to pārbaudīt, varat pierakstīties bezmaksas izmēģinājumam.

Tagad parunāsim par problēmām, ar kurām, iespējams, saskaraties:

Jūsu komandas locekļi cenšas pabeigt projektus laikā un budžeta ietvaros.

Projektu neveiksmes iemesli ir dažādi, taču resursu pārvaldība var ievērojami palīdzēt jums veiksmīgi īstenot projektus.

Vispirms jums ir jāizvērtē resursu piešķiršana un pārliecināties, ka pie pareizajiem projektiem strādā pareizie cilvēki.. To nav viegli izdarīt, ja jums ir liela komanda un liels projektu portfelis. Lai nodrošinātu, ka izvēlaties labākos darbiniekus konkrētajam projektam, ir lietderīgi uzņēmuma mērogā resursu kalendārs.

Šāds kalendārs ļauj viegli uzzināt, kuri darbinieki ir pieejami, lai pievienotos jūsu projektam. Turklāt labs resursu plānošanas rīks palīdzēs filtrēt komandas locekļus pēc prasmēm, darba stāža vai atrašanās vietas. Pamatojoties uz to, jums vajadzētu būt iespējai piešķirt projektam pareizos cilvēkus.

Vēl viens neveiksmīgu projektu iemesls ir nespēja uzraudzīt to progresu. Projektu vadības programmatūra bieži vien ļauj izveidot Ganta diagrammas, lai ilustrētu projekta grafiku. Tomēr jums arī jāseko līdzi komandas darbam, izmantojot darba laika uzskaites lapas. Kāpēc? Piemēram, ja redzat, ka cilvēki pie kāda uzdevuma pavada daudz ilgāku laiku, nekā plānots, tas var liecināt par to, ka viss projekts var aizkavēties.

Jūs neesat pārliecināts par savu darbinieku produktivitāti un izmantošanas līmeni.

Kāpēc resursu izmantošana tik svarīga jūsu komandas labklājībai un jūsu projektu stāvoklim? No vienas puses, jūs kā darba devējs nevēlaties, lai jūsu komandas būtu pārslogotas. Resursu plānošanas programmatūra, piemēram, Teamdeck, ļauj jums uzreiz pamanīt virsstundas darbinieku darba laika uzskaites lapās un pārraudzīt viņu darba slodze reāllaikā.

Resursu kalendārs jaudas plānošanas risinājumā

Arī no uzņēmējdarbības viedokļa izšķiroša nozīme ir līdzsvarotai resursu izmantošanai. Jūs vienkārši nevarat atļauties, lai jūsu komandā būtu cilvēki, kuriem nav pietiekami daudz darba. Šie komandas locekļi arī paši ir var būt neapmierināti. par to, ka viņiem trūkst uzdevumu. Diemžēl, ja jums nav centralizēta resursu plānošanas rīka, dažus cilvēkus var viegli palaist garām. Regulāra resursu izmantošanas mērīšana jūsu komandā ir būtiska, lai jūsu darbinieki būtu apmierināti un jūsu uzņēmums būtu rentabls.

komandas izmantošanas ziņojums

Jums ir grūti novērtēt savu projektu stāvokli, pirms tie ir pabeigti.

Kā zināt, vai jūsu projekti darbojas labi? Viena no iespējām ir pārbaudīt sadaļu "paveikts" jūsu komandas uzdevumu pārvaldniekā, bet mēs iesakām pievērst uzmanību arī tam, cik daudz laika jūsu komanda pavada pie konkrētā projekta.

Ir labi salīdzināt paredzamo projekta stundu skaitu ar faktisko laiku, ko jūsu komanda uzskaita. Vislabāk būtu aplūkot, kā vērtības mainās laika gaitā. Aplūkojiet šo diagrammu, kas izveidota Teamdeck projektu pārskatu komplektā:

Resursu pārvaldības rīks - aplēses pret faktiskajiem datiem

Tumši zaļās joslas ir jūsu komandas rezervācijas - paredzamās stundas. Gaiši zaļās joslas ir faktiskās stundas, kas reģistrētas, izmantojot laika uzskaites lietotni. Var redzēt, ka jau no projekta sākuma cilvēki ir uzskaitījuši nedaudz vairāk stundu, nekā sākotnēji plānots. Starpība starp aplēsēm un faktiskajiem rādītājiem bija redzama, bet ne tik liela. Tomēr 17. janvārī komanda uzskaitīja divreiz vairāk stundu, nekā tika lēsts. Vadītājiem tas ir rādītājs, ka projektā kaut kas nav kārtībā. Iespējams, no klienta bija saņemts negaidīts izmaiņu pieprasījums? Vai varbūt kāds no uzdevumiem izrādījās daudz sarežģītāks, nekā bija paredzēts? Protams, pāris papildu stundām nevajadzētu būt lielai lietai, taču iedomājieties, ka šāda situācija ilgst nedēļām vai mēnešiem. Neizmantojot laika uzskaiti un neuzraugot savu resursu pārvaldības programmatūru, jūs varētu nepamanīt, ka projekts nav uz pareizā ceļa.

Jūsu projektu pārvaldības rīks neļauj resursu plānošana.

Lielākā daļa uzņēmumu izmanto kādu no projektu pārvaldības lietotnēm. Tā var būt vienkārša Kanban tāfele vai visaptverošs risinājums ar resursu plānošanas iespējām. Tomēr, ja jūsu PM rīks ir vērsts tikai uz uzdevumiem un projekta atskaites punktiem, jums būs nepieciešama cita lietotne, lai vienlīdz labi pārvaldītu projektu un komandu.

Par laimi, resursu pārvaldības rīkiem parasti ir iebūvēta integrācija ar projektu pārvaldības lietojumprogrammām, publisks API vai. Zapier lietotnes.

Jaunu projektu plānošana ir minēšanas spēle.

Tas varētu būt vairāku iemeslu dēļ. Mēs jau minējām, ka resursu piešķiršana ir ievērojams izaicinājums projektu vadītājiem. Vēl viena problēma ir tā, ka daudzi uzņēmumi vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem. Ja nav resursu plānošanas rīka, var viegli dubultot cilvēku rezervēšanu vai izraisīt projektu grafiku konflikts. Visbeidzot, projektu plānošana ir ārkārtīgi sarežģīta, ja nav pieejama informācija par darbinieku pieejamību un plānoto prombūtni. Iztēlojieties, ka pasūtāt programmētāju ātram projektam, lai uzzinātu, ka tieši projekta vidū viņam ir divu nedēļu atvaļinājums.

Kā jūs varat iedomāties, resursu pārvaldības programmas var jūs atbrīvot no visām šīm problēmām, ja vien tās piedāvā atvaļinājumu pārvaldības funkcijas papildus resursu plānošanas iespējām.

Izmantojot Teamdeck, varat parādīt visu darbinieku grafikus, pieejamību un atvaļinājumus. Tādējādi varat drošāk plānot projektus. Ko darīt, ja nepieciešams veikt izmaiņas? Teamdeck ir vilkšanas un nomešanas online kalendāra plānotājs, lai jūs varētu viegli rediģēt grafiku un atgriezties pie komandas vadības.

Jūsu personāla daļas izmanto izklājlapas un papīra veidlapas, lai sekotu līdzi cilvēku pieejamībai un prombūtnēm.

Jūs jau zināt, ka daži resursu plānošanas rīki apvieno plānošanu ar brīvā laika pārvaldību (atvaļinājumu pārvaldības sistēma). Tā ir lieliska iespēja paaugstināt uzņēmuma cilvēkresursu procesus nākamajā līmenī.

Diemžēl daudzas komandas joprojām paļaujas uz izklājlapām un nestrukturētu saziņu, lai pārvaldītu atvaļinājuma laiku. Tas nav efektīvi nevienam šajā procesā iesaistītajam: darbiniekiem ir laikietilpīgi nosūtīt atvaļinājuma pieprasījumu, un vadītāji var viegli apmaldīties šajā haosā.

Rezultātā projektu vadītājiem var būt ļoti maza pārskatāmība par resursu pieejamību un plānotajām prombūtnēm. Protams, tas var novest pie dārgām plānošanas kļūdām. Efektīva resursu pārvaldība un kapacitātes plānošana ir iespējama tikai tad, ja ir zināms, kas un kad ir pieejams jūsu komandā. 

Izmantojot Teamdeck, darbinieki var pieprasīt atvaļinājumu tikai ar pāris klikšķiem. Katra apstiprinātā prombūtne ir redzama resursu kalendārā, tāpēc projektu vadītāji var ņemt to vērā, plānojot jaunus projektus.

Darbinieku brīvā laika uzskaite ar atvaļinājuma pieprasījuma funkciju

Jums nav ne jausmas, cik daudz apmaksājamu un neapmaksājamu stundu nedēļā jūsu darbinieki pavada.

Izpratne par to, cik daudz apmaksājamo un neapmaksājamo stundu jūsu komandas uzskaita, ir būtiska, lai projektu rentabilitātes uzraudzība. Kad redzat stundu sadalījumu, varat mēģināt meklēt optimizācijas iespējas un, piemēram, samazināt neapmaksājamo stundu skaitu, piemēram. palielināt jūsu komandas sanāksmju efektivitāti.

Kā aprēķināt apmaksājamās stundas? Teamdeck, sekojot darba laika uzskaitei, darbinieki saviem darba laika ierakstiem var piešķirt tagus, piemēram, "neiespējams apmaksāt". Viss, kas jums kā vadītājam ir jādara, ir jāizveido vienkāršs pārskats, lai analizētu izvēlētās komandas vai projektus. Turklāt šo pašu pārskatu varat izmantot, lai aprēķinātu darbinieku algas vai naudas summu, kas jums jāiekasē no klienta.

Aprēķiniet apmaksājamās stundas klienta projektam, izmantojot resursu plānošanas programmatūru.

Kā atrast savai komandai piemērotāko resursu pārvaldības programmatūru?

Cerams, ka redzat, ka resursu pārvaldības programmatūra var būt lielisks papildinājums jūsu komandas rīku klāstam. Tagad jums ir jāatrod jūsu komandai piemērots rīks. Mēs iesakām sākt, izlasot pārskats par populārākajiem resursu plānošanas rīkiem. Izmantojiet to, lai salīdzinātu dažādu tirgū pieejamo mākoņrīku funkcijas un cenas.

Varbūt jums patīk šajā bloga ierakstā redzētais un vēlaties uzzināt vairāk par Teamdeck? Sazinieties ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts. Viņa iepazīstinās jūs ar svarīgākajām Teamdeck funkcijām un izskaidros, kā jūs varat optimizēt sava uzņēmuma procesus, izmantojot resursu pārvaldību.

Teamdeck ir starptautiski atpazīstams resursu pārvaldības programmatūra izvēlas Hill-Knowlton un Stormind Games

Saistītās ziņas

Projektu vadītāji vienmēr meklē resursu pārvaldības programmatūras iespējas.
Projektu vadība, Toolbox

Resursu plānotājs - kā izvēlēties pareizo?

Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis dažādiem uzņēmumiem - gan maziem, gan lieliem, kas strādā tiešsaistē vai darbojas bezsaistē balstītās nozarēs. Tā kā uzņēmumiem, kuriem tas ir nepieciešams, ir ļoti daudzveidīgi, ir neiespējami sniegt universālu ieteikumu...