Excel izklājlapu izmantošana projektu vadībai? Iespējams, jums vajadzētu pārdomāt.

 

Pārlūkojot internetu, jūs atradīsiet dažādas Excel projektu vadības veidnes: Ganta diagrammas veidni, budžeta veidni, projekta laika grafika veidni utt.

Acīmredzot daudzi uzņēmumi joprojām paļaujas uz izklājlapām, lai plānotu un pārvaldītu savus projektus. Runājot ar resursu pārvaldības programmatūra lietotājiem, mēs bieži uzzinām, ka viņi izmantojuši izklājlapas, lai uzskaitītu laiku vai sekot līdzi darbinieku brīvajam laikam.. 

Kāda tad ir lielā problēma? Ja Microsoft Excel veidnes uzņēmumam darbojas labi, vai tam tomēr būtu jāiegulda līdzekļi īpašā PM rīkā? Šī bloga ieraksta mērķis ir ļaut jums novērtēt, vai izklājlapas ir patiešām praktiski izmantojamas jūsu organizācijā. Ja tās ir, tad lieliski, bet jūs, visticamāk, redzēsiet slēptās izmaksas, kas saistītas ar to izmantošanu, lai projektu un resursu pārvaldība.

Kāpēc uzņēmumi izmanto izklājlapas projektu pārvaldībai?

Pirms mēs apspriežam daudzās problēmas, ar kurām varat saskarties, paļaujoties uz izklājlapu projektu izsekošanai vai projektu un resursu plānošana, tad parunāsim par iemesliem, kādēļ tās vispār tiek izmantotas. Mūsuprāt, uzņēmumi nolemj pārvaldīt savus projektus ar Excel, jo izklājlapas šķiet pieejamas, viegli lietojamas un bezmaksas. Galu galā būtībā ikvienam datorā ir instalēta izklājlapu programma. Plaši pieejamas ir arī tādas mākoņa alternatīvas kā Google Sheets. Problēma ir tāda, ka, lai gan tās ir populāras, izklājlapas nav paredzētas projektu vadībai. Rezultātā to izmantošana var nebūt vienkārša, bezmaksas un efektīva.

Galvenie "Excel projektu vadības" trūkumi

Apspriedīsim lielākās problēmas, ar kurām projektu vadītājiem nākas saskarties, izmantojot izklājlapas, lai izveidotu projekta plānu vai pārvaldītu kārtējos uzdevumus.

Izklājlapas ir:

• laikietilpīga lietošana. Pieņemsim, ka jūsu komanda ir izstrādājusi efektīvus projektu plānošanas un pārvaldības veidus, izmantojot izklājlapas. Varbūt esat pat sagatavojis projektu vadības Excel veidnes, kas labi darbojas jūsu uzņēmumā. Tomēr izklājlapu organizēšana, atjaunināšana un savienošana var būt ļoti garlaicīgs un laikietilpīgs process. Iedomājieties, ka, ieviešot pat vismazākās izmaiņas Excel Ganta diagrammā, ir jāpārkrāso vairākas šūnas. Tas ir kā mijiedarboties ar krāsojamo grāmatu pieaugušajiem, bet ne jautrā veidā.

• nav piemērots projektu izsekošanai reālajā laikā. Ja paļaujaties uz Excel failiem, nevarat būt pārliecināts, ka tie ir atjaunināti vai ka nav izplatītas vairākas to versijas. Ar mākoņdatoros bāzētām tabulām situācija ir labāka, taču šeit joprojām ir spēkā citi izklājlapu ierobežojumi.

• nav viegli apgūt. Tā kā ikvienam ir zināma pieredze, izmantojot izklājlapas, tām vajadzētu būt intuitīvam rīkam, ar kuru jūsu komandas locekļi var strādāt, vai ne? Protams, ja mēs runājam par ļoti vienkāršām tabulām un sarakstiem. Tomēr, lai kompensētu trūkstošās PM funkcijas, jums, visticamāk, būs jāiekļauj uzlabotas formulas vai papildinājumi, kuru apgūšana jūsu darbiniekiem var būt ļoti sarežģīta.

• ierobežojošas. Arī šajā gadījumā izklājlapas nav paredzētas projektu vadībai vai resursu pārvaldībai. Tāpēc nav pārsteidzoši, ka tajās trūkst daudzu noderīgu funkciju, kas bieži būs nepieciešamas jūsu komandas locekļiem. Jūs nevarat tajās glabāt failus, pievienot piezīmes vai apkopot atsauksmes. Mēs esam pārliecināti, ka daži no jums iebildīs šim apgalvojumam un teiks: "Protams, jūs varat darīt šīs lietas. Jums vienkārši ir jāizveido daži apvedceļi." Tomēr šādu apvedceļu izveide var prasīt daudz laika un tādējādi izmaksāt nopietnu naudu. Turklāt tie galu galā var nebūt tik efektīvi, kā varētu būt vienkārša PM lietojumprogramma.

• nav piemērots sadarbībai. Ir īpašs paradokss, kad runa ir par projektu pārvaldību ar izklājlapām. No vienas puses, jūs vēlaties iesaistīt savus komandas locekļus procesā un ļaut viņiem piedalīties uzdevumu pārvaldībā vai... resursu piešķiršana. No otras puses, izklājlapu struktūru un tajās izmantotās formulas var ļoti viegli sabojāt, tāpēc jūs, iespējams, nevēlaties, lai vairāki cilvēki sadarbotos to izstrādē.

• tendence sarežģīties. Jā, ir iespējams izklājlapā plānot vienu projekta aspektu. Tomēr, ja jūsu uzņēmums strādā pie lieliem projektiem, izklājlapas struktūra drīz vien paplašinās līdz vairākiem failiem/lappusēm. Iemesls tam ir tāds, ka vienā lapā ir grūti atspoguļot projektu daudzās atkarības un attiecības. Protams, sarežģītā izklājlapas struktūrā var būt ļoti grūti orientēties, īpaši jaunajiem komandas locekļiem.
• nav reprezentabls jūsu klientiem. Klientiem ir raksturīgi, ka viņi vēlas iegūt ieskatu projekta īstenošanas gaitā vai budžeta pašreizējā stāvoklī. Sarežģītas un mīklainas izklājlapas nosūtīšana viņiem nebūs optimāls risinājums. Rezultātā projektu vadītāji stundām ilgi raksta projekta statusa ziņojumi un veidot prezentācijas klientiem. Tas ir papildu darbs, no kura varētu izvairīties (kā? Skatiet nākamo šī bloga sadaļu).

Kā resursu plānotāji aizstāj izklājlapas projektu vadībai?

Pirmkārt, īpašs projekts un resursu plānošanas rīki atrisināt iepriekšējā sadaļā aprakstītās problēmas. Tie ir veidoti, domājot par šiem konkrētajiem procesiem, tāpēc, protams, tiem ir funkcijas, kas atbalsta projektu plānošanu, resursu plānošanu vai projekta grafika atjaunināšanu. Papildus tam tās parasti piedāvā šādas funkcijas, kas var vēl vairāk uzlabot jūsu komandas veiktspēju un ietaupīt daudz laika un naudas:

• Projektu ziņojumi. Iedomājieties, ka varat ātri izveidot projektu vadības paneļa paneļi lai sekotu līdzi svarīgākajiem rādītājiem vai eksportētu vizuāli pievilcīgu pārskatu savam klientam. PM un resursu pārvaldības lietojumprogrammas ļauj viegli aprēķināt galvenos KPI, piemēram, sadedzināšanas rādītājus, resursu izmantošanas līmenisvai peļņas norma. Jūs varat ne tikai pārsteigt savus klientus ar precīziem pārskatiem, bet arī izmantot šo analīzi, lai atrastu optimizācijas iespējas savā organizācijā.
• Reāllaika paziņojumi. Protams, varat iestatīt izklājlapu paziņojumus, izmantojot radošus apiešanas veidus vai lietotnes, piemēram. Zapier. Tomēr projektu vadītājiem paredzētie rīki parasti piedāvā iebūvētos paziņojumus un integrāciju. Piemēram, jūs varat saņemt brīdinājumu ikreiz, kad ir pabeigts kāds uzdevums vai jūsu darbinieks ir iesniedzis jaunu atvaļinājuma pieprasījumu.

Protams, uzticama projektu pārvaldības programmatūra palīdzēs jums atrisināt vēl daudz vairāk problēmu, ar kurām jūs pašlaik, iespējams, saskaraties. Galvenais ir izvēlēties lietotni, kas atbilst jūsu komandas vajadzībām un ir piemērota jūsu uzņēmuma budžetam.  

Izklājlapu un Excel alternatīvas projektu pārvaldībā

Daudzas organizācijas uzdod sev jautājumu, vai tām vajadzētu tērēt naudu par lietotnēm, ja ir pieejama bezmaksas alternatīva, piemēram, Microsoft Excel. Par laimi, tirgū ir pieejamas daudzas bezmaksas vai ļoti pieejamas lietotnes. Dažus piemērus varat atrast mūsu emuāru ierakstos:

• Jaudas plānošanas rīki
• Projektu plānošanas programmatūra
• Atvaļinājumu pārvaldības sistēma - kā izvēlēties

Paturiet prātā, ka, maksājot par lietotni, ilgtermiņā var ietaupīt naudu. Iedomājieties, ka, pateicoties jaudīgam PM rīkam, jūsu komanda katru nedēļu ietaupa pāris stundas. Reiziniet šo skaitli ar savu darbinieku stundu likmēm un aprēķiniet ieguldījumu atdevi - iespējams, būsiet pārsteigti. Viens no uzņēmumiem, kas izmanto Teamdeck, aprēķināja, ka tas ietaupa aptuveni. $10k katru mēnesi, pateicoties pārejai uz specializētu resursu pārvaldības lietotni - varat izlasīt pilnu gadījumu izpēti. šeit.

Vai meklējat alternatīvas izklājlapām projektu vadībā?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]