Ar laiku katrs uzņēmums izstrādā sistēmu, kā pārvaldīt atvaļinājuma pieprasījumus. Iespējams, ka tā ir nesakārtota un laikietilpīga, bet tā pastāv. Galvenais ir tas, ka jūsu uzņēmumam nevajadzētu apmierināties ar jebkuru brīvā laika pieprasījuma politiku. Ideālā gadījumā šim procesam ir jābūt ērtam darbiniekiem un viegli pārvaldāmam administrācijas komandām. Kā to panākt?
Šodien mēs iepazīstināsim ar trim populārākajām metodēm, ko uzņēmumi izmanto, lai apstrādātu brīvā laika pieprasījumus, kā arī ar to priekšrocībām un trūkumiem. Cerams, ka jūs varēsiet atrast to, kas vislabāk atbilst jūsu komandas vajadzībām.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
- Ieteikumi par to, kā definēt brīvā laika politiku
- Viedokļa loma resursu plānošanas programmatūra ar izslēgta laika izsekošanas funkciju
- Slack kā brīvā laika pārvaldības programmatūras loma
Definējiet savu brīvā laika pieprasīšanas politiku
Vispirms - pirms izvēlaties vislabāko rīku, lai apstrādātu darbinieku brīvā laika pieprasījumus, jāpārliecinās, ka jūsu uzņēmuma brīvā laika politika ir skaidra un labi izklāstīta.
Mēģiniet padomāt par šādām detaļām:
- Cik brīvdienu gadā jūsu darbinieki var izmantot? Vai ir kādi noteikumi par katra atvaļinājuma ilgumu?
- Cik laicīgi darbiniekiem būtu jānosūta atvaļinājuma pieprasījumi?
- Kam jānosūta pieprasījumi? Personāla daļas darbiniekam? Komandas vadītājam, kurš pēc tam savus lēmumus pārsūtīs administrācijai?
- Kā jūs izturēsieties pret dublējošiem brīvā laika pieprasījumiem? Kurš pirmais atnāk, pirmais saņem, vai varbūt atkarībā no šogad jau izmantoto brīvdienu skaita?
Kad esat noskaidrojis šīs lietas, pārliecinieties, ka uzņēmuma noteikumi ir dokumentēti un pieejami visiem darbiniekiem. Šiem dokumentiem jābūt obligātai lasāmvielai arī jaunajiem darbiniekiem, kas pievienojas jūsu komandai.
Tagad, kad esat izstrādājis precīzus brīvā laika noteikumus, varat padomāt par metodi, kā apstrādāt brīvā laika pieprasījumus. Zemāk atradīsiet trīs dažādas iespējas kopā ar to priekšrocībām un trūkumiem.
Atvaļinājuma pieprasījumu pārvaldība
Atvaļinājumu pārvaldības programmatūra un darbinieku atvaļinājumu izsekotājs
Atvaļinājumu pārvaldības rīks palīdz sekot līdzi komandas apmeklējumam un brīvajam laikam. Jūs varat sastapties ar atsevišķiem atvaļinājumu pārvaldības rīkiem, taču tie var būt arī daļa no visaptverošāka resursu pārvaldības risinājuma. Teamdeck ir viens no šādiem rīkiem, kas apvieno atvaļinājumu pārvaldību ar resursu plānošana un laika uzskaites funkcijas. Šajā bloga ierakstā mēs izmantosim šo lietotni kā piemēru, pievienojot ekrānšāviņus.
Tomēr paturiet prātā, ka atvaļinājumu pārvaldības lietotņu vispārējās priekšrocības būs saistītas ar vairākiem tirgū pieejamiem rīkiem. Teamdeck mums ir vienkārši tuvs un sirdij tuvs, jo esam pie tā strādājuši pēdējos četrus gadus. Ja vēlaties to izmēģināt paši, varat to izmēģināt bez maksas, kredītkarte nav nepieciešama. [/vc_column_text]
- Tas ir ļoti ērti darbiniekiem. Viņi var pieteikties lietotnē, ko izmanto katru dienu, lai sekotu līdzi savam laikam un pārbaudītu gaidāmos uzdevumus. Viss, kas viņiem jādara, lai pieprasītu atvaļinājumu, ir kalendārā izvēlēties datumu un aizpildīt īsu brīvdienu pieprasījuma veidlapu. Svarīgi ir tas, ka darbinieki paši redz savus rezervējumus. resursu kalendārs lai viņi varētu izvēlēties brīvdienu datumus, ņemot vērā savus uzdevumus. Ja darbinieki nav pārliecināti, kas viņus sagaida tuvākajās nedēļās vai mēnešos, viņi var nejauši izvēlēties nepiemērotus datumus. Izmantojot tādus rīkus kā Teamdeck, tiek nodrošināta lielāka pārredzamība par katra darbinieka darba slodzi un plāniem.
- Tas ir ērti arī apstiprinātājiem. Ikreiz, kad kāds nosūta brīvā laika pieprasījumu, attiecīgā persona par to saņem paziņojumu lietotnē. Viss, kas viņiem ir jādara, ir jāpārbauda konkrētā darbinieka rezervācijas, lai izvairītos no projektu grafiku konflikts un noklikšķiniet uz "Apstiprināt" vai "Noraidīt". Viss notiek tajā pašā lietotnē, tāpēc process ir ātrs un efektīvs.
- Varat pielāgot lietotni atbilstoši uzņēmuma politikai. Atvaļinājumu pārvaldības lietotnes parasti ļauj pielāgot dažādus brīvā laika veidus un atzīmēt tos kā apmaksātus vai neapmaksātus. Šāds iedalījums var noderēt, jo īpaši, ja vēlaties. aprēķināt darbinieku algas izmantojot datus no resursu pārvaldības programmas. Programmā Teamdeck varat arī norādīt brīvdienu periodus, kurus darbinieki var pieprasīt (pilnas dienas, pusdienas utt.).
- Atvaļinājumu pārvaldības lietotni varat integrēt ar citiem jūsu izmantotajiem rīkiem. Pieņemsim, ka vēlaties saņemt paziņojumus par katru jaunu darbinieka brīvdienu pieprasījumu tieši uz savu Slack kontu. Robustas resursu pārvaldības lietotnes piedāvā iebūvētas integrācijas vai veidus, kā izveidot automatizētas darba plūsmas (piem., izmantojot Zapier).
E-pasts/Slack pieprasījumi
Iespējams, tas ir visvienkāršākais veids, kā pārvaldīt šo procesu - mēs šeit pat neņemam vērā mutiskos pieprasījumus. Tomēr daudzām komandām e-pasts joprojām ir galvenais saziņas kanāls, lai sazinātos par visiem brīvlaika jautājumiem.
Kā tas darbojas? Darbinieks savu brīvā laika pieprasījumu nosūta pa e-pastu vai Slack savam vadītājam vai speciālistam, kas atbild par cilvēkresursiem. Saņēmējs izanalizē pieprasījumu un informē darbinieku par savu lēmumu. Uz papīra tas izklausās labi, taču reālajā dzīvē šis process bieži vien nav ideāls.
Pirmkārt, e-pasta vēstule vai Slack pieprasījums var viegli pazust starp citiem svarīgiem ziņojumiem. Lai sekotu līdzi darbinieku pieprasījumiem, par tiem atbildīgajai personai ir jābūt nevainojamai organizācijas sistēmai, piemēram, mapei, kurai var tikt piešķirts katrs brīvdienu pieprasījums, vai e-pasta tagiem.
Par izaicinājumu var kļūt arī tas, ka darbinieki savā ziņojumā var rakstīt praktiski jebko. Teiksim, ka jūs pieņemat lēmumus par atvaļinājumu, pamatojoties uz iemesliem, ko darbinieks norāda savam pieprasījumam. Bet ko darīt, ja kāds aizmirst pievienot konkrētu iemeslu? Jums nāksies atbildēt, lūdzot sniegt sīkāku informāciju, un gaidīt, kad tā tiks sniegta, pirms jūs varēsiet pieņemt kādu lēmumu. Jāatzīst, ka varat sagatavot e-pasta vēstules/laika ziņojuma veidni saviem darbiniekiem, lai līdz minimumam samazinātu iespēju, ka viņi izlaidīs būtisku informāciju, taču tas joprojām nav garantija, ka viņi vienmēr ievēros šos noteikumus.
Vēl viens trūkums, ja e-pastus izmanto kā galveno kanālu, lai paziņotu par atvaļinājuma pieprasījumiem, ir tas, ka var būt laikietilpīgi pieņemt pamatotu lēmumu par to, vai kādam piešķirt vai nepiešķirt atvaļinājumu. Apstiprinātājam, visticamāk, būs jāpārbauda konkrētā darbinieka kalendārs/rezervējumi vai jāsazinās ar viņa projekta vadītāju. Pretējā gadījumā negaidīta prombūtne var izraisīt projektu grafiku konflikts.
Ja uzņēmums nepiedāvā neierobežotu atvaļinājumu politiku, ir arī jāpārliecinās, ka konkrētā persona nav pārsniegusi atvaļinājuma kvotu. Visbeidzot, apstiprinātā brīvdiena ir kaut kur jāreģistrē. Ja jūsu komanda neizmanto visaptverošu resursi plānošanas rīks, tas var nozīmēt pieslēgšanos vairākām dažādām lietotnēm un tādējādi daudz dārgā laika veltīt viena darbinieka brīvā laika pieprasījuma apstrādei.
Kā redzat, izmantot e-pastu vai Slack, lai pārvaldītu brīvdienu pieprasījumus, nav visefektīvākais veids, kā to darīt. Daži pieprasījumi var izlaisties cauri, kas darbiniekus sarūgtina, un pat tad, ja esat ļoti organizēts, viss process var būt ļoti laikietilpīgs.
Darbinieku brīvā laika pieprasījumu veidlapa
Lai organizētu atvaļinājumu pārvaldības procesu, dažas komandas ievieš brīvdienu pieprasījuma veidlapas. Mēs piekrītam, ka veidlapas, jo īpaši, ja tās ir tiešsaistē, var būt efektīvāk pārvaldāmas nekā e-pasti, īpaši jūsu darbiniekiem. To lielākais pluss ir tas, ka jūs kā darba devējs varat veidot pieprasījumu. Darbinieki vienkārši aizpilda veidlapas. Tas nozīmē, ka visa nepieciešamā informācija, visticamāk, būs iekļauta viņu iesniegtajā brīvā laika pieprasījuma veidlapā. Turklāt brīvā laika pieprasījuma veidlapas izveide neprasa lielus ieguldījumus. Lai izveidotu šādu veidlapu, varat izmantot bezmaksas programmatūru, piemēram, Google veidlapas.
Vai ir kādi trūkumi? Jāpatur prātā, ka atvaļinājuma pieprasījumu veidlapu pārvaldība joprojām prasa roku darbu. Tās ir jāaizpilda, jāpārbauda, vai konkrētajam darbiniekam ir tiesības uz ilgāku atvaļinājumu, un kaut kur jāreģistrē savs lēmums. Līdzīgi kā strādājot ar e-pasta pieprasījumiem, jums var būt nepieciešams izmantot vairākus rīkus, pirms apstrādāt vienu pieprasījumu.
Kopumā brīvdienu pieprasījuma veidlapas var vienkāršot darbinieku brīvdienu pieprasījumu apstrādes procesu, taču jāatceras, ka joprojām ir iespējami optimizācijas pasākumi.
Vai ir kādi mīnusi darbinieku atvaļinājumu pārvaldības programmatūra? Iespējams, lielākais apsvērums jūsu uzņēmumam ir ieguldījums, kas nepieciešams, lai sāktu izmantot šādu rīku. Par laimi, modernās lietojumprogrammas bieži vien ir pieejamas SaaS modelis - maksājat ikmēneša maksu, tāpēc jums nav jātērē daudz naudas uzreiz.
Piemēram, Teamdeck maksātu $3,99 par vienu darbinieku mēnesī. Ņemot vērā, ka tā ir cena par visām funkcijām, tostarp darba laika uzskaites lapas, . tiešsaistes kalendāra plānotājs, un spēcīgi ziņojumi, iespējams, drīz vien redzēsiet, ka jūsu ieguldījums atmaksājas. Galu galā jūsu darbinieki varēs strādāt efektīvāk un izvairīties no nevajadzīgiem pārrunām.
Vai vēlaties uzzināt, kā tieši jūsu uzņēmums varētu gūt labumu no resursu pārvaldības ieviešanas? Sazinieties ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts. Viņa varēs jūs iepazīstināt ar produktu un atbildēt uz visiem jūsu jautājumiem par atvaļinājumu pieprasījumiem un personāla procesiem.
Bet, ja jūs joprojām interesē darbinieku pārvaldības programmatūra - lasiet mūsu bloga rakstu.
Meklējat rīku, kas palīdz darbinieku brīvā laika pieprasījumi?
