Tiešsaistes kalendāra plānotājs - labāk plānojiet komandas grafiku

Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi., un tās atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir sarežģītāka. Situācija kļūst vēl sarežģītāka, ja daudzi darbinieki strādā attālināti.

Ko jūs uzzināsiet no šī raksta:

• Kā tiešsaistes kalendāra plānotājs palīdz projektu vadībā.

• Kā Teamdeck resursu pārvaldības programmatūra tiek izmantots tiešsaistes plānošanā

• Atšķirības starp tiešsaistes grafika plānotāju un tiešsaistes kalendāra plānotāju

Tiešsaistes kalendāra plānotājs un tā ģimene

Pirms iegūsiet diezgan labu ieskatu par to, kā darbojas tiešsaistes kalendāra plānotājs, jums ir jāzina, kā izskatās tirgus.

Pirmkārt, tiešsaistes kalendāra plānotājs, kalendāra plānotāja programmatūra, projektu plānošanas rīks, projektu plānošanas kalendārs, kalendārs plānošanas rīks, tiešsaistes grafika plānotājs vai resursu plānošanas programmatūra - ir tāda pati loma. Tiem ir jāpalīdz organizēt jūsu un jūsu komandas locekļu darbu.

Tiešsaistes kalendāra plānotājs vai tradicionālais kalendārs?

Otrkārt, vienmēr ir jāņem vērā projektu vadības procesi un ar tiem saistīto izaicinājumu un gaidu daudzveidība. Ja vadītāji izmanto kādu projektu vadības risinājumu vai vienkārši tiešsaistes grafika plānotāju, viņi pievērš uzmanību tādām funkcijām kā:

• Pilnīga komandas, uzdevumu un laika pārredzamība (mūsu nozarē to izmanto, lai to sazinātos, pateicoties frāzei A bird's-eye view).

• Pielāgošanas iespējas un pielāgojami pārskati

• Darbinieku darba laika uzskaite darba laika uzskaites un darba laika uzskaites lapu pārvaldība, tostarp rēķinu izrakstīšanas procesu atbalsts.

• Vieglāks nekā iepriekš komandas plānošanas un uzdevumu piešķiršanas process

• Iespēja pārvaldīt darbiniekus no dažādām laika joslām

• Pieejamības vai prombūtnes pārvaldība

• Marķēšanas, krāsu kodēšanas, prioritāšu noteikšanas funkcijas

• Atvaļinājumu pārvaldības sistēmas programmatūra - jo jebkurš projektam ir jānotiek laicīgi.

Trešais, tiešsaistes kalendāra plānotājs, ir tikai daļa no lielas projektu pārvaldības rīku saimes. Saskaņā ar Wrike - mūsu konkurenta tiešsaistes kalendāra plānotāju tirgū - rakstu, šī projektu vadības programmatūra piedāvā 4 veidu tiešsaistes kalendāra plānotājus.

1. Darāmo darbu saraksti

2. Tiešsaistes kalendāra plānotāji

Tiešsaistes kalendāra plānotājs, tiešsaistes grafika veidotājs vai tiešsaistes grafika plānotājs - lai kā jūs to nosauktu, tiem kopīgs ir tāfele, uzdevumi un tiem piešķirtie cilvēki. Šiem plānotājiem bieži vien ir vilkšanas un nomešanas funkcija, kas ļauj lietotājiem viegli piešķirt uzdevumus un pārkārtot grafikus.

[Avots: Teamdeck - resursu pārvaldības programmatūra pamatojoties uz kalendāra plānotāju tiešsaistē]

3. Ganta diagrammas

Ganta diagramma ir diagramma ar divām asīm. Horizontālā rāda projekta laika grafiku. Vertikālā ass parāda visus uzdevumus, kas izskatās kā joslas.

4. Kanban dēļi

Vizuālā tāfele sadala uzdevumus/projektus dažādās kategorijās, un katra kategorija ilustrē dažādus uzdevumus/projektus. projekta posmi. Tipiskākie iestatījumi ir "darāmie", "nepabeigti" un "pabeigti", ko papildina citi.

[Avots: Trello - komandas pārvaldības risinājums ar kalendāra skatu]

Kas ir tiešsaistes kalendāra plānotājs

Neraugoties uz atšķirībām, mērķis ir viens un tas pats. Tiešsaistes kalendāra plānotājs vai, kā mēs labprātāk izvēlamies, tiešsaistes grafika plānotājs ir programmatūras rīks, kas ļauj plānot un pievienot uzdevumus, projektus un notikumus kalendāra skatā/kalendāra tāfelē. 

Izklausās vienkārši, līdz mēs izmantojam citu terminu - vienkārši "kalendāra plānotājs". Un tas būtu impulss, kas aizsāk jaunu jautājumu: vai ir kāda atšķirība? Ar ko plānotājs atšķiras no tiešsaistes kalendāra (piemēram, Google kalendāra)?

Šiem diviem lietotņu veidiem ir atšķirīgi mērķi:

• kalendārs ļauj plānot notikumus (piemēram, sanāksmes) un kalpo kā atgādinājums par tiem,

• tiešsaistes plānotājs arī ļauj plānot notikumus (piemēram, pievienot uzdevumus, iestatīt atgādinājumus, pievienot notikumus, rediģēt notikumus, pievienot piezīmes), taču tam ir arī jaudīgas darba plānošanas funkcijas. Šādas funkcijas var ietvert pieejamības pārvaldību, atkarību izsekošanu starp uzdevumiem, laika uzskaiti un projektu analīzi.

Var teikt, ka tiešsaistes kalendāra rīki var arī palīdzēt jums plānot darbu. Tā ir taisnība, vismaz personīgajam lietojumam. Tomēr, ja jums ir jānosaka termiņi vai jāizveido grafiks jūsu komandai (vai vairākām komandām), jums būs nepieciešamas plašākas funkcijas, nekā piedāvā vairums kalendāru.

No kā izvairās projekta vadītājs, izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotāju

Parunāsim par ieguvumiem: kādi ir taustāmie ieguvumi, izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotājus? Mēs esam nolēmuši tos iedalīt vairākās kategorijās:

1. Laika un izmaksu izšķērdēšana 

Vai esat kādreiz aizdomājies, cik daudz stundu jūsu komanda pavada nevajadzīgām sarunām par pašreizējiem vai gaidāmajiem uzdevumiem? Apptension, 50 cilvēku programmatūras izstrādes uzņēmums ir aprēķinājis, ka katru mēnesi zaudē vairāk nekā $11k par tādiem jautājumiem kā "Ko man šodien darīt?", "Vai mans atvaļinājuma pieprasījums ir apstiprināts?". Izmantojot tiešsaistes kalendāra plānotāju, viņiem ir izdevies šo skaitu samazināt par gandrīz $10k! 

2. Pārredzamības trūkums

Kad nolemjat savā organizācijā/komandā ieviest tiešsaistes plānotāju, tas kļūst par vienīgo patiesības avotu attiecībā uz grafikiem, projektiem, progresu, pienākumiem utt. Daudzos plānotājos interfeisa kreisajā pusē ir aile "Piešķīrējs", kurā var sekot līdzi darba progresam un plānot uzdevumus. Tas ir būtiski, jo īpaši izkliedētām komandām, lai būtu pārredzams pārskats par komandā notiekošo darbu.

Darbinieku norīkošana (rezervēšana), pamatojoties uz prasmēm un pieejamību. Katras nedēļas skats un norīkojums parādās tiešsaistes kalendāra plānotājā. [Avots: Teamdeck]

3. Nepietiekami kontrolēti projekti

Mēs iesakām izmantot tiešsaistes plānotājus, nevis plānot darbu programmā Excel vai uz papīra. Iemesls ir tāds, ka, ja notiek izmaiņas - un tās gandrīz neizbēgami notiks -, jūs varat ātri reaģēt un viegli rediģēt plānu, izmantojot interaktīvu rīku. Izklājlapas un teksta dokumenti var ātri novecot, ja tos regulāri neatjaunināsiet.

4. Rupja sadarbība

Iedomājieties, ka jūsu uzņēmumā vienlaikus tiek īstenoti vairāki projekti. Katrs projektu vadītājs ir jāsavāc komanda un jāieplāno projekta sākuma datums atbilstoši viņu pieejamībai. Izmantojot kalendāra plānotāju, viņi var arī redzēt, ko plāno citi premjerministri, un izvairīties no projektu grafiku konflikts.

5. Pārmērīga izmantošana, nepietiekama izmantošana

Projekts un resursu plānošana lietotnes ir rīki laimīgas komandas veidošanai. Darbinieki vēlas būt informēti par gaidāmajiem uzdevumiem. Viņi arī jūtas labāk, ja vadītāji var redzēt un plānot viņu pieejamību vai darba slodzi. Virsstundu vai nepietiekamas darba slodzes iespējas ir daudz mazākas, ja izmantojat stabilu tiešsaistes plānotāju. Lasiet, kā novērtēt resursu izmantošana un tās loma projektu vadības procesos. 

Kā plānot komandas darbu ar Teamdeck un tā tiešsaistes kalendāra plānotāju komandas darba plānošanai?

Tagad, kad jūs zināt galvenās priekšrocības, ko sniedz darba plānošana ar tiešsaistes kalendāra rīkiem, mēs vēlamies parādīt, kā to var izdarīt praksē, izmantojot Teamdeck.

Teamdeck ir tiešsaistes kalendāra plānotājs (vai - resursu pārvaldības programmatūru, ja vēlaties), kas apvieno tiešsaistes kalendāra plānotāja funkcijas ar citām jaudīgām funkcijām, piemēram, laika uzskaiti, prombūtnes pārvaldību un ziņošanu par projektiem.

Lūk, kā, izmantojot Teamdeck, nedēļas plānošana jūsu komandai var būt vienkāršāka:

1. Noskaidrojiet, kurš ir pieejams un kurš ir aizņemts.

Pirms sākat veidot nedēļas plānu, jums ir jāsagatavo pārskats par komandas pieejamību. Tas ir vienkārši: viss, kas jums jādara, ir jāpārbauda resursu kalendārs.

Varat izmantot arī pielāgotus laukus, lai reģistrētu un sakārtotu papildu informāciju, piemēram, par lomām, pienākumiem un īpašiem projekta atribūtiem.

Šeit varat sekot līdzi informācijai par komandas pieejamību divos dažādos līmeņos:

• ikdienas pieejamība/darba laiks (tas ir īpaši noderīgi, ja strādājat ar nepilnas slodzes darbiniekiem un ārštata darbiniekiem),

• plānotas brīvdienas un dažāda veida atvaļinājumi (piemēram, grūtniecības un dzemdību atvaļinājums).

Varat arī pārbaudīt darbinieku pašreizējos uzdevumus un uzzināt, vai viņiem ir piešķirti kādi projekti un uz cik ilgu laiku. Ja cilvēkiem jau ir daudz uzdevumu, iespējams, jūs nevēlaties viņus pārslogot ar papildu darbu.

[/vc_column_text]