Darba slodzes pārvaldības smalkā māksla ir svarīgs uzdevums vairākos uzņēmumos, kuros galvenā uzmanība tiek pievērsta projektiem. Nodaļu vadītāji vai izpilddirektori bieži risina projektu sadales un darba slodzes pārvaldības jautājumus uzņēmuma līmenī, savukārt projektu vadītājiem ir jāpiešķir uzdevumi savām projektu komandām. Neatkarīgi no mēroga galvenās stratēģijas veiksmīgai darba slodzes pārvaldībai balstās uz vieniem un tiem pašiem principiem.
Ko jūs saņemsiet, pateicoties šim rakstam:
Darba slodzes pārvaldības nozīmes un filozofija.
Viedokļu loma resursu pārvaldības programmatūra darba slodzes pārvaldības procesos
Kādas ir visefektīvākās darba slodzes plānošanas stratēģijas
Salīdzināsim dažas definīcijas, pirms saņemsiet dažus ieteikumus, kas saistīti ar darba slodzes pārvaldības rīkiem (vai darba slodzes plānošanu - ja vēlaties, abas nozīmē vienu un to pašu).
Katrs no tiem informē nevis par projekta vadītāja vai līdera, bet gan darbinieka vai darbinieku lomu sarežģītos projektos. Uzmanību piesaista dalījums: komanda pret konkrētu darbinieku. Daži no tiem ir vērsti uz komandu un darbiniekiem. Bet tikai Forecast - mūsu tuvā konkurenta darba slodzes pārvaldības rīku tirgū - skatījumā tas ir tikai konkrēts darbinieks. Kura filozofija ir labāka izvēle? Kā analizēt katra darbinieka sniegumu? Ko uzsver kāds no tiem? Aplūkosim tuvāk.
Ar terminu "darba slodzes pārvaldība" apzīmē uzdevumu piešķiršanas procesu darbiniekiem un nodrošināt, ka viņiem ir pietiekami daudz laika. lai tos veiktu.
Darba slodzes pārvaldība ir efektīvs darba sadales un organizēšanas process starp komandām.
Rūpes par darbinieku laiku (kas ļaus viņiem veikt savus uzdevumus) - tas ir Teamhood ieteikums - darba slodzes pārvaldības rīks. Var teikt, ka efektīvi pārvaldīt komandas darba slodzi nozīmē, ka vadītājs spēj noteikt sasniedzamus termiņus. Bet kā izvairīties no nereālistiskiem termiņiem vai uz ko balstīties, ja vēlaties noteikt darba prioritātes un uzdot citus uzdevumus? Pagaidām atstāsim šos jautājumus bez atbildes un turpināsim tālāk.
Pārfrāzējot darba slodzes pārvaldības rīka Asana - mūsu konkurenta un darba slodzes pārvaldības rīka nodrošinātāja - vārdus, ar darba slodzes pārvaldību viņi saprot ne tikai darba sadali un mērīšanu. Viņi iesaka, kad darba slodzes pārvaldības process tiek veikts efektīvi. Darba slodzes pārvaldības rīks palielina darbinieku (vai, kā mēs varētu teikt, resursu) darba izpildi un - ļoti interesanti un ņemšanas vērts -. viņu apmierinātība. Katras dienas beigās darbinieks ir vairāk apmierināts nekā pārņemts.
Uzņēmums uzsver darbinieku darba snieguma un (kas ir vissvarīgākais, ja domājam par ilgtermiņa attiecībām ar konkrēto darbinieku) apmierinātības palielināšanu darba dienas beigās. Apmierinātība ir abām pusēm: gan vadītājam, gan viņa komandai.
Šeit rodas vairāki jautājumi par darba slodzes pārvaldības rīkiem un projekta progresu. Pirmkārt, darbinieka labsajūta ir atkarīga arī no tā, kas notiek viņa vai viņas personīgajā dzīvē, ko mēs varam ietekmēt tikai nedaudz. Otrkārt, ir jābūt pietiekami labām attiecībām ar viņu, lai precīzi zinātu, kas tieši darbā vai caur darbu liek viņam justies apmierinātam (un tas ne vienmēr ir redzams no darbinieka paziņojumiem, kurš darba spiediena ietekmē var nebūt gatavs runāt par visu, baidoties, ka es varētu vēlēties patiesībā darīt ko citu, nevis to, kas viņam pašlaik ir jādara). Un treškārt - iespējams, vissvarīgākais - kā mēs šo apmierinātību mēram? Kā izvēlēties labākos darba slodzes pārvaldības rīkus?
Darba slodzes pārvaldības rīks attiecas uz darba uzdevumu piešķiršanu komandai tā, lai maksimāli izmantotu tās prasmes un spējas un ļautu tai sasniegt labāko sniegumu un radīt visaugstākās kvalitātes rezultātus.
Smartsheet iesaka - vēl viens projekts plānošanas rīks un mūsu konkurents - pirmajā acu uzmetienā - kaut ko konkrētāku par to, kas ir jādara. Šādi darba slodzes pārvaldības rīki arī uzsver projekta vadītāja kompetenci un tās ciešo saistību ar komandas sniegumu. Taču tikai tās kompetences, kas ir noderīgas, lai izceltu darbinieku prasmes un dotu tām iespēju attīstīties. Kā to darīt? Kā paaugstināt darbinieku veiktspēju un uzņēmumam konkrētā laikā noderīgas prasmes?
Darba slodzes pārvaldība ir (...) tas, ko mēs saucam par spēju izplatīt strādāt vienlīdzīgi, katram darbiniekam piešķirot taisnīgu darba daļu un ne vairāk. Ja vien nav īpašas situācijas, kas prasa vairāk darba, nevienam nevajadzētu būt pārslogotam. Darba slodzes pārvaldības rīki var palīdzēt.
Šī ir vispretrunīgākā definīcija. Uzņēmums "Forecast" sniedz daudz vairāk un informē arī par spēju lomu. Taču spējas ir vērstas uz to, lai darbs tiktu sadalīts vienlīdzīgi un tā, lai katrs darbinieks saņemtu "taisnīgu daļu" - lai ko tas arī nozīmētu. Šajā ziņā var palīdzēt pareizs darba slodzes pārvaldības rīks.
Bet beigās mēs uzzinām, ka viss ir saistīts ar to, lai nevienu nepārslogotu, izņemot ļoti īpašus gadījumus - bet kādi ir svarīgākie uzdevumi? Vai katrs uzdevums nav ļoti svarīgs? Vai ikviena darbs var būt līdzvērtīgs? Kā ir ar pieredzes atšķirībām, projekta sarežģītību, prasībām, piemēram, laiku, kad uzdevumi ir jāizpilda, un - vissvarīgākais - biznesa rentabilitāti (daži projekti ir svarīgāki par citiem; dažiem no tiem nepieciešams veltīt vairāk laika, lai sasniegtu gaidīto rezultātu)? Katrs šī raksta par projektu vadību un darba slodzes vadības rīkiem lasītājs zina, ka biznesa vajadzības nosaka, kas ir jāizdara un ko var nosaukt par "īpašu gadījumu". Periods.
Vismaz labu resursu loma darba slodzes pārvaldība ir palīdzēt ne tikai ar komandas veiktspējas mērīšanu un resursu plānošanu, bet arī ar darba slodzes pārvaldību.
Katram ir savs redzējums par efektīvu komandas darba slodzes pārvaldību. Katrs no tiem uzsver divas lietas - darba slodzes pārvaldības rīki ir svarīgi.
Pirmkārt, darba slodzes pārvaldība ir process, tas aizņem laiku, jo ir daudz jautājumu un daudz paskaidrojumu, kas tiek izmantoti noteiktā laikā.
Otrkārt - efektīva un gudra darba slodzes pārvaldība paredz, ka vadītājam ir īpašs prasmju kopums, kas palīdz komandas locekļiem sasniegt gaidītos individuālos biznesa mērķus vai dažkārt pat ļoti personīgos mērķus. Uz kādām prasmēm un kas būs lēmumu pieņemšanas pamatā?
Process - daudzu jautājumu un atbilžu dēļ; laba izvēle ir atkarīga no konkrētā vadītāja zināšanām vai pieredzes.
Uzdevumu piešķiršana komandas locekļiem un komandas veiktspējas un projekta progresa uzturēšana.
Komplekts - teiksim - darba slodzes pārvaldības prasmes. (varētu pievienot "starppersonu" vai vienkārši "mīksto prasmju kopumu" - jo iepriekš dotajās nozīmēs tas nav skaidrs).
Rūpes par komandas locekļiem (jo tas ir iemesls, kādēļ tie labi darbojas, un uzņēmumam ir gaidāms rezultāts). Šeit ir divi izaicinājumi. Pirmais ir jautājums, vai jums kā vadītājam būtu vairāk jārūpējas par komandu vai vairāk par konkrētu darbinieku. Un otrais - arī vārdam "rūpēties" katrā no iepriekš minētajiem citātiem ir vairākas nozīmes. Tāpēc šeit ir vēl viens jautājums: kam vajadzētu būt līdera redzeslokā, kad viņš pārvalda ikviena darba slodzi?
Labākie darba slodzes pārvaldības rīki - tas var palīdzēt projektu vadībā
Jūs nepārbaudāt pašreizējās komandas kapacitāti un darba slodzi (resursu jaudas plānošana)
Jūs nepiešķirojat uzdevumus pēc prioritātēm un darbinieku prasmēm.
Jūs nedomājat par modifikācijām un pārcelšanām
Jūs "pretojaties zināšanām" un nevēlaties mācīties no labākajiem.
Jūs nedomājat par Agile
Jūs nedomājat par kāda darba slodzes pārvaldības rīka un projektu vadības programmatūras izmantošanu.
Pārblīvēšana (vai nepietiekama rezervācija)
Mazāka produktivitāte un efektivitāte
Vairāk stresa un trauksmes
Vairāk kavēšanās
Mazāka iesaistīšanās un domāšana par aiziešanu no komandas
Bet nopietnāk - kāpēc ir svarīga darba slodzes vadība? Pašreizējās darba slodzes un komandas (īpaši attālināto komandu) darba uzraudzība palīdz projektu vadītājiem agrāk pamanīt problemātiskās tendences un jomas, dodot iespēju risināt problēmas, pirms tās saasinās. Iespēja sadalīt resursus, koriģēt projektu grafikus vai uzlabot darba slodzes pārvaldību.ement plānu, jo īpaši, ja varat izmantot labākos darba slodzes vadības rīkus un projektu vadības rīkus..
Kādas ir visefektīvākās darba slodzes pārvaldības stratēģijas?
Būt zinošam ir būtisks elements darba slodzes pārvaldības ieviešanā un komandas darba slodzes pārvaldības rīku izmantošanā. Pastāv daudzi iespējamie nesabalansētas darba slodzes cēloņi (piemēram, slikta darba plūsmas pārvaldība, uzdevumu sadale, neprecīzas projekta aplēses, atsevišķu indivīdu nepietiekama veiktspēja visā komandā), un, lai novērstu problēmu, jums ir jāsaprot, no kurienes tā rodas. Vislabāk, ja esat informēts par:
Kas ir jādara saistībā ar projektu?
Kam ar ko ir jāstrādā,
Kā faktiskā darba slodze ir salīdzināma ar projekta aplēsēm?
Daļu par to, kas ir jādara, var nodrošināt ar projekta dokumentāciju vai projektu vadības programmatūru. Uzņēmumā Teamdeck, kurā mēs varam piešķirt uzdevumus, mēs izmantojam Jira, lai izsekotu visiem mūsu neizpildītajiem uzdevumiem. Šādā veidā mēs zinām, kas ir jāizdara (un kāds ir laika grafiks). Citi populāri projektu un uzdevumu pārvaldības rīki ir Trello, Asana un Podio.
No otras puses, darba slodzes izsekošanai es iesaku iestatīt resursu kalendārs. Lai gan dažiem PM rīkiem uzdevumu pārvaldībai ir dažas komandas pārvaldības funkcijas kā daļa no produkta, daudzi uzņēmumi pieņem lēmumu izmantot īpašu darba slodzes pārvaldības programmatūru.
Tās mērķis ir sadalīt darbu starp darbiniekiem, sekot līdzi darba slodzei un pārvaldīt prombūtnes. Projektu vadība un jaudas plānošanas rīki bieži vien var savstarpēji integrēt, tāpēc dati nav jāievada divreiz un nav jāuztraucas par zaudētu informāciju.
Resursu kalendārs sniedz jums tik ļoti nepieciešamo pārskatu par jūsu komandas pašreizējo, iepriekšējo un turpmāko darba slodzi. Tajā ir uzskaitīti visi jūsu darbinieki un viņiem piešķirtie projekti.
Pārlūkojot savas komandas resursu kalendāru, pievērsiet uzmanību:
Virsstundas
Atšķirības starp plānoto un faktisko darba laiku
Darbinieki, kuriem ir maz atvaļinājuma dienu vai nav atvaļinājuma dienu (izņemot slimības lapas).
Šie ir visbiežāk sastopamie sarkanie karodziņi, kas var likt jums rīkoties. Daži resursu projektu pārvaldības rīki brīdinās par darbinieku virsstundām vai pārmērīgu noslodzi:
Teamdeck projektu vadības programmatūra ļauj izveidot darba slodzes pārskatu, kas tiek atjaunināts reāllaikā un kam ir uzlabotas funkcijas. Tas ir ērtāk nekā kalendāra skats, salīdzinot paredzamo stundu skaitu ar faktisko izsekoto laiku.
Vispirms mēģiniet noskaidrot, kas ir problēmas cēlonis, un pārbaudiet, vai uzdevumu pārvaldībai izmantojat labu projektu vadības programmatūru. Dažkārt virsstundas rodas tāpēc, ka projekts sākotnēji tika nepietiekami novērtēts, savukārt citos gadījumos kavēšanos izraisa viens nepietiekami labi strādājošs (vai nepietiekami kvalificēts) komandas loceklis.
Ja darba slodze komandā nav vienmērīgi sadalīta, pārbaudiet, vai ikdienas uzdevumus varat uzticēt mazāk noslogotajiem darbiniekiem, izmantojot projektu vadības programmatūru. Ne vienmēr tas ir iespējams, jo īpaši, ja pastāv prasmju/pieredzes konflikts. Tādā gadījumā varat mēģināt iesaistīt ārštata palīdzību vai pārcelt darbiniekus starp vairākiem projektiem.
Darba slodzes pārvaldībā un optimizācijā tiek izmantots rādītājs, kas ļauj salīdzināt rezervēto laiku ar darba laika uzskaites grafiku.
Tomēr paturiet prātā, ka jaunam cilvēkam, pat ļoti pieredzējušam profesionālim, būs nepieciešams zināms laiks, lai iepazītos ar projektu un tā prasībām, tāpēc tas ne vienmēr ir ātrākais risinājums. Ir labi, ja rīkiem ir uzlabotas funkcijas.
Ja visa komanda ir pārslogota un to nav izraisījusi nevis sastrēgums komandas iekšienē, bet gan prasību izmaiņas vai neatbilstošas aplēses, iespējams, jums būs jāvienojas par šī projekta grafiku. Iespējams, termiņš nav pagarināms, un tādā gadījumā jūs varat mēģināt saspiest projekta ilgumu, piemēram, paātrinot tā izpildi. Tā ir prakse pārklāt atsevišķus projekta uzdevumus, kas sākotnēji bija plānoti kā viens pēc otra:
Rakstā Projektu plānošanas metodes var atrast sarakstu ar noderīgiem ieteikumiem, kā efektīvi pārvaldīt darba slodzi. (Bet tas nenozīmē, ka tas jūs glābs no lietošanas resursu plānošanas programmatūra).
Ir veidi, kā risināt darba slodzes problēmas, kad tās rodas, taču noteikti ir labāk tās novērst jau iepriekš. Tāpēc uz datiem balstīta pieeja un komandas kultūra ir tik nozīmīgi efektīvas darba slodzes pārvaldības elementi.
[/vc_column_text]Iegūstiet 30 dienu BEZMAKSAS izmēģinājuma versiju
Resursu kalendārs (vai projektu vadības kalendārs, vai projektu plānošanas kalendārs, resursu plānošanas programmatūra) ļauj efektīvāk un lietderīgāk plānot, pārvaldīt un sadalīt resursus - īpaši, ja Microsoft Excel ir bijusi vadošā loma jūsu...
Kāds ir projektu vadītāju galīgais mērķis? Veiksmīgi īstenot savus projektus. Paši projektu vadītāji atzīst, ka tas nenotiek pārāk bieži: saskaņā ar jaunāko "Pulse of the Profession" aptauju mazāk nekā 60% projektu tiek pabeigti vai nu...
Jaudas pārvaldība ir stratēģija, ko uzņēmumi izmanto, lai pēc iespējas labāk izmantotu ražošanas efektivitāti, ņemot vērā pieprasījumu pēc pakalpojuma vai produkta. Jaudas pārvaldības galīgais mērķis ir: identificēt un...