Firmy, które prowadzą jeden lub wiele projektów jednocześnie, takie jak agencje czy software house'y, muszą upewnić się, że ich wysiłki w zakresie planowania są skuteczne. Jednym ze sposobów na to jest zmierzenie rozliczalnego wskaźnika wykorzystania. W tym wpisie na blogu pokażemy, jak obliczyć wykorzystanie przy użyciu solidnego oprogramowanie do zarządzania zasobami - Teamdeck. Ale najpierw wyjaśnijmy, dlaczego śledzenie tego wskaźnika może być korzystne dla Twojej firmy.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Gdy rozliczasz się z klientami za godziny w modelu "czas i materiały", wiesz, że nie wszystkie godziny pracy Twojego zespołu wliczają się do ogólnego rachunku. Godziny podlegające rozliczeniu zwykle obejmują czas spędzony przez pracowników na czynnościach podlegających rozliczeniu: np. na tworzeniu oprogramowania dla klientów lub pisaniu tekstów do ich kampanii. Należy jednak również uwzględnić pracę niepodlegającą rozliczeniu, która zazwyczaj obejmuje sesje szkoleniowe, przygotowywanie propozycji dla klientów, pracę nad projektami wewnętrznymi itp.
Oczywiście, praca niewymagająca fakturowania może być niezbędna do utrzymania działalności. Mimo to powinieneś monitorować liczbę i obliczanie rozliczanych godzin a także te niepodlegające rozliczeniu, aby upewnić się, że firma pozostaje rentowna. Jeśli współczynnik ten zostanie zachwiany, możesz zacząć tracić pieniądze - w końcu nadal musisz płacić swoim pracownikom i pokrywać koszty operacyjne.
Być może zastanawiasz się, czy powinieneś zacząć śledzić wykorzystanie faktur, jeśli już monitorujesz ogólne wykorzystanie pracowników.
Widzisz, kiedy obliczać wykorzystanie zasobówZazwyczaj porównuje się liczbę godzin przepracowanych przez daną osobę z jej ogólną wydajnością. To wiele mówi: można wykryć przepracowanych członków zespołu lub zidentyfikować niewykorzystane osoby. Jednak, jak już wiesz, nie wszystkie godziny są sobie równe. To, że ktoś jest zajęty, niekoniecznie oznacza, że jego praca bezpośrednio przyczynia się do zysków firmy. Z drugiej strony, śledząc wykorzystanie rozliczalne, można zobaczyć, jaka część dostępności wszystkich osób jest przeznaczana na działania rozliczalne.
Nie oznacza to, że wykorzystanie wszystkich pracowników powinno być tak wysokie, jak to tylko możliwe. W końcu w Twojej firmie prawdopodobnie są osoby, które w ogóle nie pracują nad projektami klientów. W ich przypadku można polegać na ogólnym wykorzystaniu, aby upewnić się, że ich obciążenie pracą jest zrównoważone. Jeśli jednak chodzi o członków zespołu przyczyniających się do pracy z klientami, ich wskaźnik wykorzystania może dostarczyć cennych informacji.
Przede wszystkim śledzenie wskaźników wykorzystania umożliwia ocenę harmonogramowanie w zarządzaniu projektami. Jeśli ktoś, kto powinien pracować głównie nad zadaniami rozliczeniowymi, ma wskaźnik wykorzystania na poziomie 20%, może to oznaczać, że jego harmonogram nie został zaplanowany optymalnie. Być może szacunki projektu nie były dokładne, a ten konkretny pracownik po prostu nie potrzebuje całego przydzielonego czasu na wykonanie swojej pracy. Być może uczestniczy w zbyt wielu potencjalnie niepotrzebnych spotkaniach. Tak czy inaczej - jest miejsce na pewną optymalizację.
Wyobraźmy sobie inną sytuację: powiedzmy, że wskaźnik wykorzystania czasu pracy pracownika wynosi 110%. Oznacza to, że spędza on więcej czasu na pracy, niż pozwalają na to jego możliwości. Nierzadko zdarza się, że projekt wymaga poświęcenia dodatkowych godzin tuż przed upływem terminu. Jeśli jednak w porę nie zauważysz przepracowanego pracownika, możesz narazić go na frustrację, a nawet decyzję o odejściu z firmy.
Wreszcie, obliczanie rozliczalnego wykorzystania jest doskonałym sposobem na ocenę, które role są najbardziej poszukiwane i kiedy. Takie spostrzeżenia umożliwiają dokładne prognoza zasobów ludzkich i prawidłowy czas trwania procesów rekrutacyjnych.
Być może już się domyśliłeś, ale aby zebrać wiarygodne dane dotyczące wykorzystania zasobów, Twój zespół powinien korzystać z narzędzia do śledzenia czasu pracy. Bez niego masz do czynienia z szacunkami, a nie dokładnymi informacjami. Oczywiście istnieje jeszcze więcej korzyści oprogramowanie do śledzenia czasu pracy agencjiwięc jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zdecydowanie spróbuj!
Karty czasu pracy Twojego zespołu dostarczą Ci informacji o tym, ile czasu poświęcono na różne projekty. Jednakże, aby wziąć pod uwagę tylko pracę podlegającą rozliczeniu, potrzebujesz narzędzia, które pozwoli Twoim pracownikom oznaczyć zarejestrowane wpisy czasu pracy jako podlegające lub niepodlegające rozliczeniu.
Teamdeck pozwala członkom zespołu na takie rozróżnienie. Mogą oni korzystać z tak zwanych tagów timesheet, aby oznaczać swoje wpisy czasu jako "podlegające rozliczeniu", "nadgodziny", "praca z domu" itp. Znaczniki zależą od Ciebie - możesz wybrać niestandardowe etykiety i ikony, które odpowiadają Twoim potrzebom.
Gdy zespół śledzi swój czas za pomocą Teamdeck i korzysta z tagów timesheet, można łatwo utworzyć raport wykorzystania czasu pracy.
Przejdź do sekcji raportów w górnym menu, a następnie kliknij ikonę plusa w prawym dolnym rogu, aby dodać nowy raport. Wybierz opcję "utwórz niestandardowy" - będziemy tworzyć raport od podstaw, a nie na podstawie szablonu.
Nadaj tytułowi nazwę i wybierz odpowiedni zakres dat. Nadszedł czas, aby dodać wykresy i tabele do raportu. Zacznijmy od prostego wykresu słupkowego, który pokaże nam rozliczalny czas spędzony na członka zespołu. Kliknij "dodaj wykres" i "dodaj wykres słupkowy". Domyślnie zobaczysz porównanie wszystkich rezerwacji, kart czasu pracy, godzin urlopu i dostępności. Kliknij "metryki" (jest to ikona z trzema kolumnami) i odznacz niepotrzebne metryki. Zamiast tego przewiń w dół do kategorii "Tagi timesheetów" i wybierz "Rozliczalne".
Ten prosty wykres pozwala zobaczyć, ile godzin rozliczeniowych zarejestrowała każda osoba. Nie daje on jednak zbyt wiele informacji na temat tego, jaki był wskaźnik wykorzystania czasu pracy. Dodajmy kolejny wskaźnik do tego wykresu - "Timesheets: time". Teraz możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, jaki był stosunek godzin rozliczanych do wszystkich godzin śledzonych przez daną osobę.
Dodajmy teraz do raportu tabelę, która umożliwi nam obliczenie rozliczalnych wskaźników wykorzystania dla wszystkich pracowników.
Domyślnie nowa tabela dodana do raportu jest zorganizowana według projektów. Możesz zmienić to ustawienie, klikając "grupowanie" i zamieniając osoby z projektami w edytorze przeciągania i upuszczania. Jeśli nie potrzebujesz widzieć danych w podziale na dni, możesz bezpiecznie usunąć je z grupowania. Kliknij "zastosuj", aby zapisać to grupowanie.
Przy okazji przejdź do metryk i odznacz niepotrzebne kolumny (rezerwacje, dostępność, urlopy). Naszą sugestią jest dodanie kolumny dla tagów timesheet: billable. Obecnie tabela powinna wyglądać następująco:
Zasadniczo są to te same informacje, co na wykresie słupkowym, który utworzyliśmy wcześniej. Byłoby wspaniale dodać do tabeli wskaźnik wykorzystania wyrażony jako wartość procentowa. Możesz to zrobić, klikając "metryki", następnie "dodaj niestandardowe", a następnie "dodaj niestandardowe pole obliczeniowe". Wykorzystanie czasu pracy nie jest domyślnie obliczane w Teamdeck, ponieważ nie każda organizacja korzysta z tagów timesheet, ale możemy wpisać formułę wykorzystania i utworzyć niestandardową metrykę.
Formuła wykorzystania jest następująca:
(Godziny rozliczeniowe/Wszystkie karty czasu pracy)*100
Kliknij "Zapisz i zastosuj" - w raporcie pojawi się nowa kolumna. Tutaj możesz zobaczyć wskaźniki wykorzystania pracowników.
W naszym przypadku jest kilku członków zespołu, którzy mają bardzo wysokie wykorzystanie czasu pracy. Oczywiste jest, że większość ich godzin pracy przypada na pracę z klientami. Z drugiej strony mamy też kilka zasobów, których wskaźnik wykorzystania wynosi 0%. Może się zdarzyć, że ich praca nie dotyczy usług podlegających rozliczeniu, więc nie powinniśmy oczekiwać, że będą rejestrować godziny podlegające rozliczeniu.
Ostatnią rzeczą, którą możemy zrobić, aby cały raport był jeszcze bardziej wnikliwy, jest zmiana formuły w wierszu "suma" tabeli. Obecnie jest to suma wartości we wszystkich wierszach. Chociaż jest to przydatne w przypadku dwóch pierwszych kolumn, nie mówi nam zbyt wiele o kolumnie "Wykorzystanie podlegające rozliczeniu". Średnia wartość byłaby znacznie lepsza. Na szczęście możemy ją łatwo obliczyć. Kliknij tę komórkę i wpisz:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Zwróć uwagę, że Teamdeck wyświetli sugestie, gdy zaczniesz wpisywać nazwy zmiennych. Kliknij enter, aby zobaczyć wynik. Teraz wiemy, że średni rozliczany wskaźnik wykorzystania dla naszego zespołu wynosi 53,05%
Monitorowanie wydajności zespołu to świetna okazja do wykrycia obszarów, które można zoptymalizować z korzyścią dla organizacji. Twoi pracownicy będą również wdzięczni za monitorowanie ich wykorzystania - w końcu nie chcą być przepracowani.
Jeśli uważasz, że Teamdeck może być pomocnym narzędziem dla twojego zespołu, zdecydowanie spróbuj. Możesz Zapisz się na jazdę próbną lub Umów się na rozmowę z Anieląnasz ekspert ds. obsługi klienta. Z przyjemnością pomożemy Ci w pełni wykorzystać tę aplikację i znacznie usprawnić procesy zarządzania projektami i zasobami w Twojej firmie.
Tylko 1 na 5 osób (18%) posiada przydatną metodę zarządzania czasem. Strategie zarządzania czasem i narzędzia do zarządzania czasem w projektach pomagają radzić sobie z przydzieloną pracą w wyznaczonym czasie. Pracując jako kierownik projektu,...
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...