Proces wdrażania nowych pracowników cieszy się dużym zainteresowaniem ze strony firm. Prezenty powitalne, onboarding scavenger hunts lub osobiste wiadomości od kierownictwa najwyższego szczebla - wszystko to stanowi niezapomniane doświadczenie dla nowych pracowników. Możesz znaleźć wiele cennych zasobów online do tworzenia własnych zasad wdrażania pracowników w firmie. Koniecznie sprawdź ten szablon z Trello lub przewodnik od Workable.
Istnieje jednak inny proces wdrażania, który jest niezwykle ważny dla Twojej firmy, ale wydaje się być znacznie mniej omawiany. Mowa o dodawaniu nowych osób do zespołu projektowego. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z nowo zatrudnionymi, czy już istniejącymi pracownikami, dołączenie do nowego projektu wymaga szczególnej uwagi.
Zadanie wdrażanie nowych członków zespołu jest zwykle obowiązkiem kierowników projektów. Stawka jest wysoka, począwszy od szczęścia pracowników. Osoby, które nie zostały odpowiednio powitane w grupie, mogą czuć się pominięte i ostatecznie opuścić firmę. Zagrożona może być również realizacja projektu: bez odpowiedniego wdrożenia nowi członkowie zespołu mogą być po prostu mniej wydajni w pracy.
Na szczęście istnieją pewne kroki, które można podjąć, aby szybko wdrożyć nowe osoby do zespołu projektowego. W tym artykule omówimy je po kolei.
Zanim wejdą do biura (lub czatu), powinieneś już poczynić pewne przygotowania.
Głównym elementem jest to, że musisz być świadomy, że ktoś wkrótce dołączy do twojego zespołu (i kim jest ta osoba). Jest to stosunkowo łatwe do zrobienia, gdy pracujesz w startupie lub mniejszej agencji. Wyzwaniem jest śledzenie decyzji dotyczących planowania, gdy firma pracuje nad wieloma projektami w tym samym czasie. A kalendarz zasobów przydaje się, gdy chcesz być na bieżąco z rezerwacjami swojego zespołu:
Kalendarz zasobów Teamdeck ułatwia kontrolowanie, kto został przypisany do projektu. Pogrupuj swój kalendarz według projektów, aby szybko przeglądać rezerwacje.
Gdy już wiesz, że ktoś dołącza do Twojego zespołu projektowego, upewnij się, że obecni członkowie zespołu również zostali o tym poinformowani. Pozwoli to uniknąć niezręcznych rozmów w stylu "co masz robić?". Dobrym pomysłem może być również poinformowanie klienta, że do zespołu dołączy dodatkowa osoba. W końcu leży to również w najlepszym interesie ich firmy.
Przygotowując się do dołączenia nowych osób do zespołu projektowego, należy również pomyśleć o ich stacjach roboczych. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy zdalnie, upewnij się, że każdy ma cały niezbędny sprzęt i dostęp do oprogramowania. Nie tylko sprawi to, że poczują się bardziej mile widziani, ale także usprawni proces wdrażania.
Twój nowy członek zespołu musi być zaznajomiony z resztą zespołu, klientem i wszystkimi pracownikami, z którymi będzie regularnie wchodził w interakcje. Jednocześnie zespół i zewnętrzni interesariusze powinni zostać zapoznani z nowym członkiem grupy i jego rolą w projekcie. Aby przełamać lody, można zorganizować grupowy lunch lub zagrać w grę. Bycie zespołem rozproszonym nie jest tutaj wymówką. Istnieje wiele działań integracyjnych również dla zespołów zdalnych.
Etap wprowadzenia jest również momentem, w którym możesz zaprezentować kulturę organizacyjną swojego zespołu i zwykły przepływ pracy. Jeśli pracujesz jako kierownik projektu IT, prawdopodobnie będziesz stosować jedną z najpopularniejszych metodologii. Nawet jeśli zatrudniona osoba może być zaznajomiona z podstawy Scrum lub Kanban, zespoły mają tendencję do dodawania swojego indywidualnego stylu do procesu. Dlatego tak ważne jest, aby nowy członek zespołu mógł zobaczyć wszystkie spotkania i rytuały w akcji. Dobrym pomysłem będzie obserwowanie innych osób i uczestniczenie w spotkaniach od samego początku.
Jeszcze jedno: upewnij się, że nowi pracownicy wiedzą, jak działa firma.
Podczas gdy wyjaśnianiem zasad firmy i oprowadzaniem po biurze zwykle zajmuje się zespół HR, w twoim najlepszym interesie jest dokładne sprawdzenie, czy dany pracownik wie, jak poruszać się po twojej organizacji. Podziel się kilkoma poufnymi wskazówkami i upewnij się, że czują się komfortowo w swoim miejscu pracy i lepiej rozumieją Twoją kulturę i podstawowe wartości.
Wprowadzając nowych członków zespołu do projektu, pomyśl o zwykłych rzeczach, które robisz, gdy projekt się rozpoczyna. Musisz zebrać wszystkie wymagania, zrozumieć zakres projektu i szczegóły dotyczące jego budżetu lub harmonogramu. Nowy członek zespołu musi znać wszystkie te szczegóły, aby w pełni zrozumieć projekt.
Więcej informacji na temat wdrażania projektów można znaleźć tutaj.
Jeśli pracujesz z osobą, która dopiero co została zatrudniona w Twojej firmie, musisz szczególnie jasno określić swoje oczekiwania. Pierwszy projekt w nowej firmie jest bardzo ważny, ponieważ nadaje ton przyszłej współpracy, ale także pomaga zrozumieć, jak pracuje dana osoba.
Claire Lew, dyrektor generalna Poznaj swój zespół mówi:
Jednym z zaleceń jest zaprojektowanie tego, jak będzie wyglądał pierwszy miesiąc pracy nowego pracownika. Za co będzie odpowiedzialny i jaki jest idealny rezultat? Chcesz mieć coś, co pomoże tej osobie zapoznać się z firmą, ale jednocześnie mieć poczucie spełnienia.
W rzeczywistości pierwszy projekt może równie dobrze okazać się zadaniem wymagającym dużej presji i krótkiego terminu realizacji dla wymagającego klienta. Aby zredukować stres i uniknąć nieporozumień, ustal jasne cele i regularnie kontaktuj się z nowym pracownikiem. W ten sposób, jeśli pojawią się jakiekolwiek wyzwania, powinieneś być w stanie rozwiązać je szybciej.
Kolejnym aspektem przepływu pracy w zespole, który należy omówić podczas wdrażania, są używane narzędzia. Ponownie, nawet jeśli nowy pracownik jest zaznajomiony z danym oprogramowaniem, upewnij się, że rozumie konkretny przepływ pracy Twojego zespołu. Wiele aplikacji używanych przez zespoły IT do realizacji projektów oferuje zasoby dla nowych użytkowników. Slack pokazuje ludziom, jak wykonywać najczęstsze zadania. Atlassian uczy ludzi, jak korzystać z ich produktów w kontekście obszernego kursu Agile. Na TeamdeckNiedawno opublikowaliśmy przewodnik dla nowych członków zespołu, możesz go sprawdzić tutaj. Wyselekcjonuj najistotniejsze zasoby dotyczące oprogramowania używanego przez zespół i udostępniaj je nowym osobom dołączającym do zespołu.
Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą ci płynnie powitać nowe osoby w twoich projektach i zarządzać zespołem z większą pewnością siebie. Możesz dostosować je do potrzeb swojej organizacji i stworzyć formalny program onboardingowy. Powodzenia!
Krytyczne znaczenie pomiaru szczęścia w zespole Naukowcy od dawna badają związek między szczęściem pracowników a ich wydajnością w pracy. Różne badania sugerują, że szczęście rzeczywiście czyni ludzi bardziej produktywnymi. Bezpośredni związek między morale...
Kiedy myślisz o tym, jak zwiększyć szanse swojej firmy na sukces, zaangażowanie pracowników prawdopodobnie nie jest tym, co przychodzi Ci do głowy jako pierwsze. Początkowo wolałbyś raczej skupić się na takich aspektach, jak wydajność, motywacja i rozwój umiejętności. W końcu...