Gdy już wiesz, że ktoś dołącza do Twojego zespołu projektowego, upewnij się, że obecni członkowie zespołu również zostali o tym poinformowani. Pozwoli to uniknąć niezręcznych rozmów w stylu "co masz robić?". Dobrym pomysłem może być również poinformowanie klienta, że do zespołu dołączy dodatkowa osoba. W końcu leży to również w najlepszym interesie ich firmy.
Przygotowując się do dołączenia nowych osób do zespołu projektowego, należy również pomyśleć o ich stacjach roboczych. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy zdalnie, upewnij się, że każdy ma cały niezbędny sprzęt i dostęp do oprogramowania. Nie tylko sprawi to, że poczują się bardziej mile widziani, ale także usprawni proces wdrażania.

Wdrażanie nowych członków zespołu: niezbędne wprowadzenie
Twój nowy członek zespołu musi być zaznajomiony z resztą zespołu, klientem i wszystkimi pracownikami, z którymi będzie regularnie wchodził w interakcje. Jednocześnie zespół i zewnętrzni interesariusze powinni zostać zapoznani z nowym członkiem grupy i jego rolą w projekcie. Aby przełamać lody, można zorganizować grupowy lunch lub zagrać w grę. Bycie zespołem rozproszonym nie jest tutaj wymówką. Istnieje wiele działań integracyjnych również dla zespołów zdalnych.
Etap wprowadzenia jest również momentem, w którym możesz zaprezentować kulturę organizacyjną swojego zespołu i zwykły przepływ pracy. Jeśli pracujesz jako kierownik projektu IT, prawdopodobnie będziesz stosować jedną z najpopularniejszych metodologii. Nawet jeśli zatrudniona osoba może być zaznajomiona z podstawy Scrum lub Kanban, zespoły mają tendencję do dodawania swojego indywidualnego stylu do procesu. Dlatego tak ważne jest, aby nowy członek zespołu mógł zobaczyć wszystkie spotkania i rytuały w akcji. Dobrym pomysłem będzie obserwowanie innych osób i uczestniczenie w spotkaniach od samego początku.
Jeszcze jedno: upewnij się, że nowi pracownicy wiedzą, jak działa firma.
Podczas gdy wyjaśnianiem zasad firmy i oprowadzaniem po biurze zwykle zajmuje się zespół HR, w twoim najlepszym interesie jest dokładne sprawdzenie, czy dany pracownik wie, jak poruszać się po twojej organizacji. Podziel się kilkoma poufnymi wskazówkami i upewnij się, że czują się komfortowo w swoim miejscu pracy i lepiej rozumieją Twoją kulturę i podstawowe wartości.

Wdrażanie projektu
Wprowadzając nowych członków zespołu do projektu, pomyśl o zwykłych rzeczach, które robisz, gdy projekt się rozpoczyna. Musisz zebrać wszystkie wymagania, zrozumieć zakres projektu i szczegóły dotyczące jego budżetu lub harmonogramu. Nowy członek zespołu musi znać wszystkie te szczegóły, aby w pełni zrozumieć projekt.
Więcej informacji na temat wdrażania projektów można znaleźć tutaj.
Jeśli pracujesz z osobą, która dopiero co została zatrudniona w Twojej firmie, musisz szczególnie jasno określić swoje oczekiwania. Pierwszy projekt w nowej firmie jest bardzo ważny, ponieważ nadaje ton przyszłej współpracy, ale także pomaga zrozumieć, jak pracuje dana osoba.
Claire Lew, dyrektor generalna Poznaj swój zespół mówi:
Jednym z zaleceń jest zaprojektowanie tego, jak będzie wyglądał pierwszy miesiąc pracy nowego pracownika. Za co będzie odpowiedzialny i jaki jest idealny rezultat? Chcesz mieć coś, co pomoże tej osobie zapoznać się z firmą, ale jednocześnie mieć poczucie spełnienia.
W rzeczywistości pierwszy projekt może równie dobrze okazać się zadaniem wymagającym dużej presji i krótkiego terminu realizacji dla wymagającego klienta. Aby zredukować stres i uniknąć nieporozumień, ustal jasne cele i regularnie kontaktuj się z nowym pracownikiem. W ten sposób, jeśli pojawią się jakiekolwiek wyzwania, powinieneś być w stanie rozwiązać je szybciej.
Kolejnym aspektem przepływu pracy w zespole, który należy omówić podczas wdrażania, są używane narzędzia. Ponownie, nawet jeśli nowy pracownik jest zaznajomiony z danym oprogramowaniem, upewnij się, że rozumie konkretny przepływ pracy Twojego zespołu. Wiele aplikacji używanych przez zespoły IT do realizacji projektów oferuje zasoby dla nowych użytkowników. Slack pokazuje ludziom, jak wykonywać najczęstsze zadania. Atlassian uczy ludzi, jak korzystać z ich produktów w kontekście obszernego kursu Agile. Na TeamdeckNiedawno opublikowaliśmy przewodnik dla nowych członków zespołu, możesz go sprawdzić tutaj. Wyselekcjonuj najistotniejsze zasoby dotyczące oprogramowania używanego przez zespół i udostępniaj je nowym osobom dołączającym do zespołu.

Lista kontrolna procesu wdrażania pracowników
- Przygotuj się na dołączenie nowej osoby do zespołu
- przygotowanie stacji roboczej
- poinformować swój zespół i klienta o nowym pracowniku
- Przedstawienie nowej osoby zespołowi
- upewnić się, że poznają wszystkich członków zespołu
- przedstawić kulturę i przepływ pracy w organizacji
- Wdrażanie projektu
- wyjaśnić projekt i zaangażowanie w niego wszystkich osób
- ustalenie jasnych oczekiwań dotyczących pracy nowego pracownika
- uzgodnić wspólne cele
- zapewnić dostęp do wszystkich narzędzi i wyjaśnić, jak z nich korzystać
Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą ci płynnie powitać nowe osoby w twoich projektach i zarządzać zespołem z większą pewnością siebie. Możesz dostosować je do potrzeb swojej organizacji i stworzyć formalny program onboardingowy. Powodzenia!