Kiedy jesteś kierownikiem projektu lub liderem zespołu, zawsze musisz śledzić koszty swojego projektu. Nie ma znaczenia, czy projekt jest przedsięwzięciem wewnętrznym, czy sponsorowanym przez zewnętrznych interesariuszy: wiedza o tym, ile kosztów wygenerował, pozwala lepiej kierować zespołem i potencjalnie poprawić plan zarządzania kosztami.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
W tym wpisie na blogu pokaże, jak śledzić wydatki związane z projektem przy użyciu Oprogramowanie do planowania zasobów Teamdeck. Skupimy się na kosztach generowanych przez członków zespołu pracujących nad projektem - taka analiza będzie szczególnie przydatna dla firm, które pracują w oparciu o czas i materiały, gdzie każda godzina liczy się do ogólnego budżetu. Inne koszty związane z projektem są oczywiście również ważne, ale zwykle są znacznie łatwiejsze do śledzenia.
Na początek podsumujmy główne zalety korzystania z solidnej aplikacji do śledzenia budżetu projektu.
Sądzimy, że można bezpiecznie powiedzieć, że rozumiesz znaczenie śledzenia kosztów projektu. Rzecz w tym, że wiele firm nadal polega na przestarzałych narzędziach do kontrolowania budżetów projektów, w szczególności arkuszach kalkulacyjnych. Twierdzimy, że korzystanie z dedykowanego narzędzie do planowania projektuczy jest to oprogramowanie do zarządzania projektami marketingowymi lub skoncentrowany na zasobach, taki jak Teamdeck, daje znaczącą przewagę.
Przede wszystkim dane muszą być precyzyjne i aktualne. Po dokładnym zaplanowaniu budżetu musisz być w stanie stwierdzić, czy wszystko idzie zgodnie z planem. Utrzymanie dokładności arkuszy kalkulacyjnych nie jest łatwe, zwłaszcza gdy trzeba śledzić pracę wielu członków zespołu.
Poproszenie ich o wypełnienie kart czasu pracy pomoże, ale może być niewygodną opcją, zwłaszcza jeśli zespół pracuje w podróży (np. zarządzanie wydarzeniami). Teamdeck to pojedyncze źródło prawdy dotyczące zespołu obciążenie pracą oraz timesheets.
Wszyscy pracownicy mogą ręcznie wprowadzać zarejestrowane wpisy czasu pracy lub korzystać z mobilny rejestrator czasu pracyw zależności od tego, co jest wygodniejsze. Kierownicy projektów mogą z łatwością obliczyć koszty projektu w oparciu o ilość czasu spędzonego nad projektem przez każdego członka zespołu.
Innym ważnym aspektem śledzenia kosztów projektu jest możliwość szybkiego zagłębienia się w dane. Możesz chcieć zbadać wydatki generowane przez różne zespoły lub ocenić, jak wyglądały różne tygodnie w porównaniu. Aplikacje z funkcjami raportowania projektów pozwalają to łatwo zrobić bez poświęcania zbyt wiele czasu na przeprojektowanie raportu. Raport kosztów projektu jest zawsze dostępny i zawsze aktualny, gotowy do dalszej analizy lub udostępnienia innym osobom.
[/vc_column_text]
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest utworzenie konta Teamdeck. Aplikację można testować za darmo przez siedem dni i w tym czasie korzystać ze wszystkich jej funkcji, w tym zaawansowanych raportów z projektów. Zarejestruj się tutaj.
Zanim zaczniesz analizować koszty swoich projektów, musisz mieć jakieś dane do śledzenia. Dla nowych użytkowników Teamdeck dostępne są dwie opcje:
Gdy masz już dane do przeanalizowania, możesz przejść do górnego menu aplikacji i kliknąć "raporty".
Po kliknięciu przycisku "Utwórz nowy raport" można wybrać jeden z szablonów raportów lub utworzyć go od podstaw. W tym samouczku zaczniemy od pustego raportu, więc kliknij "utwórz niestandardowy".
Uwagaszablon o nazwie Budżet projektu będzie dobrą alternatywą dla celów śledzenia kosztów i budżetu, jeśli chcesz uzyskać przewagę.
Teraz, gdy masz już raport projektu, musisz nadać mu nazwę i wybrać zakres dat.
Gotowy? Zacznijmy dodawać wykresy i tabele do aplikacji Śledzenie budżetu projektu raport.
Porównanie kosztów szacunkowych i rzeczywistych jest przydatnym wykresem w raportach śledzenia kosztów projektu. W Teamdeck można obliczyć szacunki przy użyciu rezerwacji zespołu i użyć ich kart czasu pracy jako rzeczywistych kosztów. Utwórzmy wykres liniowy z tymi dwiema wartościami:
Patrząc na ten wykres, widzimy, że linia timesheets przekroczyła linię rezerwacji w pewnym momencie, a rzeczywisty czas spędzony od tego czasu był znacznie wyższy niż szacunki. To dobry początek do bardziej dogłębnej analizy budżetu naszego projektu.
Uwaga: Jak widać, tylko jeden z projektów jest widoczny na tym wykresie. To dlatego, że użyliśmy filtra i zdecydowaliśmy się przeanalizować tylko ten konkretny projekt:
Teraz dodajmy tabelę, w której możemy obliczyć koszt projektu na podstawie kart czasu pracy naszych zasobów.
Zacznij od dodania tabeli do raportu. Domyślnie będzie ona zawierała kilka kolumn, ale możesz usunąć wszystkie z wyjątkiem kart czasu pracy. Musimy teraz dodać dwie nowe kolumny - jedną do określenia godzinowego kosztu pracy ("stawka godzinowa") i jedną do określenia całkowitego kosztu ("koszty projektu").
Obie kolumny będą składać się z wartości, które nie są domyślnie gromadzone w Teamdeck: musimy albo wprowadzić je ręcznie (stawki godzinowe), albo utworzyć automatyczną kalkulację (aby pomnożyć czas i koszty godzinowe). Kliknij "metryki", a następnie "dodaj niestandardowe".
Teraz zobaczysz trzy różne opcje - szybko wyjaśnijmy, jak działają:
Dodajmy teraz kolumny!
Najpierw kliknij "dodaj niestandardową kolumnę wartości" i nadaj jej nazwę (w naszym przypadku jest to "stawka godzinowa"). Następnie wybierz typ danych, które będą tu przechowywane.
Po zapisaniu kolumny powinna ona pojawić się w raporcie. Kliknij pustą komórkę i wpisz wartość godziny pracy zespołu. Nie możesz podać jednej wartości, ponieważ wszyscy członkowie zespołu mają różne stawki godzinowe? Nie martw się! Zajmiemy się tym scenariuszem za chwilę.
Na razie dodajmy kolumnę dla całkowitego kosztu projektu. Kliknij "Dodaj niestandardowe pole obliczeniowe" i użyj następującej formuły:
Timesheets: Czas / 60 * Wartości niestandardowe: Stawka godzinowa
Być może zastanawiasz się, dlaczego musimy podzielić pierwszą wartość przez 60. Powód jest prosty: timesheety są przechowywane w naszym systemie jako minuty, więc aby były traktowane jako godziny, musimy podzielić je przez 60.
Stolik jest gotowy:
Co jeśli nad projektem pracują zasoby o różnych kosztach godzinowych?
Możesz pozostawić tę samą konfigurację tabeli, co w poprzednich akapitach, ale musisz określić stawki wszystkich osób. Dostęp do listy osób można uzyskać, klikając strzałkę obok nazwy projektu:
Teraz wpisz stawkę każdej osoby w pustej komórce w jej wierszu. Zauważysz, że pole obliczeniowe zacznie wypełniać się kosztami wygenerowanymi przez każdego pracownika.
Oczywiście chcesz również zobaczyć koszty ogólne. Aby zsumować wszystkie koszty poszczególnych zasobów, należy kliknąć na komórkę "koszty projektu" w polu całkowity i wpisz następującą formułę:
=sum(nested(group: People, Custom formulas: Costs of the project))
Kliknij enter - ostatni wiersz wyświetli teraz sumę kosztów każdej osoby:
Teamdeck pozwala również analizować tylko rozliczalny lub nie do rozliczenia godzin (przeczytaj jak obliczanie rozliczanych godzin). Każdy wpis czasu zarejestrowany przez zasoby można odpowiednio skategoryzować (za pomocą tak zwanych tagów timesheet). Aby wygenerować np. koszty podlegające rozliczeniu, wystarczy wprowadzić filtr:
Podobnie można skupić się wyłącznie na godzinach niepodlegających rozliczeniu i w rezultacie obliczyć koszty wewnętrzne.
Wiedza o tym, ile pieniędzy trzeba zapłacić za działania niepodlegające rozliczeniu, może pomóc w podjęciu pewnych decyzji dotyczących optymalizacji kosztów, zarówno pod względem budżetu projektu, jak i np. zmniejszenia liczby niepotrzebne spotkania.
Może się zdarzyć, że nie będziesz w stanie wyjaśnić pewnych trendów w danych po prostu patrząc na liczby. Dlatego w raporcie można dodać kolumnę z opisami timesheetów. Opisy to komentarze, które pracownicy wprowadzają podczas rejestrowania danego wpisu czasu pracy. Patrząc na opis, można dokładnie określić, co dany członek zespołu robił, gdy na przykład logował się w nadgodzinach.
Prawdopodobnie chcesz udostępnić swój raport budżetowy innym osobom: klientowi, menedżerom i zespołowi. Dzięki Teamdeck możesz wygenerować link do raportu i wysłać go do odpowiednich osób. Zapoznaj się z raportem, który stworzyliśmy w tym wpisie na blogu tutaj.
Mamy nadzieję, że ten samouczek pomoże ci stworzyć raport śledzenia kosztów dla twoich projektów. Jeśli masz jakieś potrzeby związane z raportowaniem kosztów, których nie uwzględniliśmy w tym wpisie na blogu, zachęcamy do Umów się na rozmowę z Anielą. Z przyjemnością pokaże Ci, jak możesz stworzyć automatycznie aktualizujący się raport, który idealnie pasuje do potrzeb Twojego zespołu.
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...
Jako software house przetestowaliśmy wiele, być może najlepszych aplikacji do zarządzania czasem. W branży IT i oprogramowania - która ma głównie klientów biznesowych z USA i Wielkiej Brytanii - jesteśmy przyzwyczajeni do pracy z absolutnie...