Jako lider firmy lub zespołu bez wątpienia zdajesz sobie sprawę z wpływu, jaki wskaźniki KPI mogą mieć na morale i wydajność zespołu. Starannie dobrane wskaźniki wydajności pomogą wszystkim członkom zespołu sprawdzić, czy są na właściwej drodze. Co więcej, pomagają one wszystkim skupić się na metrykach, które mają znaczenie i dobrze reprezentują cele projektu.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Kluczowe wskaźniki wydajności - wartości, różnice, rodzaje
- Przydatne w procesach zarządzania projektami metody obliczania wskaźników KPI
- Rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w zarządzaniu wydajnością
Typowe wskaźniki dotyczące zasobów ludzkich obejmują monitorowanie, czy występuje wysoka rotacja lub ile czasu zajmuje obsadzenie wolnych stanowisk. Z drugiej strony, wskaźniki zarządzania zasobami będą ściśle powiązane z mierzeniem efektów planowanie zasobów i zarządzanie projektami.
Regularne monitorowanie kluczowych wskaźników ma kluczowe znaczenie, ponieważ pozwala od razu rozwiązywać problemy i potencjalnie uchronić projekt przed niepowodzeniem. Twoi pracownicy również docenią Podejście oparte na danych do zarządzania zasobami, ponieważ oznacza to, że mogą mieć bardziej zrównoważone harmonogramy.
W pierwszej części tego wpisu na blogu wymienimy kilka istotnych wskaźników związanych z zarządzanie zasobami projektu. Dowiesz się, w jaki sposób mogą być dla Ciebie przydatne i skąd je wziąć. Później opowiemy ci trochę o Teamdeck, który jest Najlepsze narzędzie do zarządzania zasobami która ułatwia śledzenie wszystkich tych wskaźników w firmie.
Dane szacunkowe a rzeczywiste
Porównanie szacowanych wartości, które zostały ustalone na etapie planowania projektu, z rzeczywistymi wynikami to świetny sposób na sprawdzenie, czy projekt przebiega zgodnie z planem. Zalecamy sprawdzenie zarówno ilości czasu spędzonego przez pracowników nad danym projektem, jak i generowanych przez niego kosztów. Następnie porównaj je ze swoimi szacunkami.
Szacowane i faktycznie przepracowane godziny na członka zespołu
Podczas planowania projektu i przydzielanie zasobówoszacować liczbę godzin, które każdy pracownik poświęci na jego realizację. Po rozpoczęciu projektu należy regularnie porównywać te szacunki z rzeczywistymi godzinami pracy członków zespołu.
W jaki sposób jest to przydatne?
Jest to doskonała metoda wykrywania wczesnych oznak opóźnień projektu: jeśli ktoś spędza znacznie więcej czasu na danym zadaniu niż oczekiwano, może to znacząco wpłynąć na harmonogram projektu. Metryki te można również wykorzystać do strategicznego planowania zasobów w przyszłych projektach. Znając typowe tempo pracy każdego pracownika, łatwiej jest oszacować jego czas.
Szacowany vs. rzeczywisty koszt na członka zespołu (odchylenie kosztu zasobów)
Oczywiście należy również przyjrzeć się kosztom generowanym przez pracę zespołu. Solidne narzędzia do zarządzania zasobami, takie jak Teamdeck, umożliwiają przypisanie stawek godzinowych lub dziennych do każdego z pracowników i utworzenie Śledzenie kosztów projektu raporty w oparciu o nie i karty czasu pracy zespołu.
W jaki sposób jest to przydatne?
Zrozumienie bieżących kosztów projektów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rentowności firmy. Wiedząc, że dany projekt może okazać się droższy, można podjąć odpowiednie działania. Na przykład, można negocjować budżet z klientem lub zmienić go. zakres projektu.
Godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu
Mówiąc o rentowności, należy również zwrócić uwagę na podział godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu w projektach. Oblicz obie liczby i zobacz, ile czasu Twój zespół poświęca na działania niepodlegające rozliczeniom, takie jak zadania administracyjne, spotkania wszystkich pracowników lub sesje szkoleniowe.
W jaki sposób jest to przydatne?
Jeśli pracownicy rejestrują wiele godzin niepodlegających rozliczeniu, może to być znak, że należy zoptymalizować niektóre procesy w firmie. Być może można zorganizować mniej spotkań ogólnofirmowych? Alternatywnie, wysoki odsetek godzin niefakturowanych związanych z projektem może być powodem do renegocjacji niektórych aspektów umowy z klientem. Na przykład, możesz zgodzić się na traktowanie niektórych rodzajów godzin jako podlegających rozliczeniu, nawet jeśli do tej pory nie pobierałeś za nie opłat.
Wykorzystanie zasobów
Wykorzystanie zasobów jest jednym z najważniejszych wskaźników, jakie można śledzić w firmie. W końcu nie chcesz, aby twoi pracownicy byli przepracowani, ale nie chcesz też pozostawiać niektórych osób bez zadań. Istnieją dwa sposoby obliczania wykorzystanie zasobówi można ich używać na dwóch różnych etapach cyklu życia projektu.
Podczas planowania projektu należy obliczyć planowane wykorzystanie
Wzór na planowane wykorzystanie jest prosty. Weź pod uwagę szacowane rezerwacje pracowników (np. 50 godzin na projekt miesięcznie) i podziel je przez planowaną wydajność pracowników (ile czasu będą dostępni w danym okresie). Oczywiście wykonanie tych obliczeń będzie łatwiejsze, jeśli masz aplikację do zarządzania zasobami, która przechowuje pojemność zasobów i rezerwacje. (Kilka słów o planowanie pojemności zasobów).
W jaki sposób jest to przydatne?
Efektywne zarządzanie zasobami nie jest możliwe, jeśli nie zwracasz uwagi na tworzenie zrównoważonych harmonogramów dla swojego zespołu. Sprawdzanie, jak zaplanowane harmonogramy mają się do możliwości zasobów, jest koniecznością. (I to jest powód, dla którego jesteśmy uważani za narzędzie do planowania wydajności również). Na etapie planowania projektu prawdopodobnie nadal masz pewne pole manewru. Możesz przenieść niektóre osoby lub podzielić rezerwację na większą liczbę członków zespołu.
W miarę realizacji projektu monitoruj rzeczywiste wykorzystanie
Ten wskaźnik KPI jest bardzo podobny do poprzedniego. Jedyna różnica polega na tym, że zamiast rezerwacji bierze się pod uwagę timesheety (rzeczywiste godziny). W rezultacie otrzymasz procentową wartość rzeczywistego wykorzystania zespołu.
W jaki sposób jest to przydatne?
Należy regularnie monitorować wykorzystanie zasobów. Niestety, często zdarza się, że praca nie jest równomiernie rozłożona na wszystkich. Niektóre osoby mają po prostu znacznie więcej na głowie niż inni. Może się jednak okazać, że masz zasoby, które są doskonale przygotowane do wykonania danego zadania, ale na przykład zostały pominięte na etapie planowania zasobów. Oczywiście osoby, które muszą pracować ponad swoje pojemność mogą być sfrustrowani, a nawet odejść z pracy. Co ciekawe, osoby, które są niedostatecznie wykorzystywane też nie są zadowoleni.
Jak mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania zasobami?
Prawdopodobnie możesz sobie wyobrazić, że obliczanie wszystkich tych wskaźników wydajności w arkuszu kalkulacyjnym byłoby żmudne. Ponadto, celem śledzenia wskaźników zarządzania zasobami jest wykorzystanie wiarygodnych danych, do których nie masz dostępu, gdy na przykład Twoja firma nie korzysta z systemów śledzenia czasu pracy lub zarządzania urlopami.
Najskuteczniejszym sposobem monitorowania wyżej wymienionych wskaźników KPI jest śledzenie ich w narzędziu używanym przez firmę do zarządzania zasobami. Istnieje kilka narzędzia do zarządzania zasobami dostępnych na rynku, więc powinieneś być w stanie znaleźć odpowiednią dla swojej firmy. Jesteśmy wyjątkowo dumni z Teamdeck, aplikacji, którą stworzyliśmy, gdy zdaliśmy sobie sprawę, że nie ma żadnych przyjaznych dla agencji rozwiązań, które łączyłyby w sobie oprogramowanie do planowania projektów, śledzenie czasu pracy pracownikówi lSystem zarządzania okapem funkcje.
W jaki sposób Teamdeck może pomóc w śledzeniu wskaźników zarządzania zasobami? Przede wszystkim jest to aplikacja, w której można planować i zarządzać pracą zespołu bez żadnych kłopotów. Dostępny jest kalendarz zasobów - jedno źródło prawdy dotyczące członków zespołu:
- rezerwacje
- timesheets
- codzienna dostępność
- wakacje.
Korzystając z kalendarza zasobów Teamdeck, można łatwo odpowiedzieć na następujące pytania:
- Kto pracuje nad którym projektem?
- Czy mamy wystarczające moce przerobowe, by obsłużyć nowy projekt?
- Kto może dołączyć do mojego projektu (i posiada niezbędne umiejętności)?
- Kto jest przepracowany, a kto ma czas, by wziąć na siebie więcej zadań?
Ponieważ karty czasu pracy innych osób są widoczne w aplikacji kalendarz zasobówmusi istnieć sposób na śledzenie czasu pracy. Dzięki Teamdeck mogą oni korzystać z wygodnej aplikacji mobilnej do śledzenia czasu pracy lub ręcznie wprowadzać swoje wpisy do kalendarza, np. na koniec każdego dnia roboczego.
Zaprojektowaliśmy również funkcje zarządzania urlopami, aby zapewnić maksymalną wygodę wszystkim zaangażowanym. Każdy pracownik może wysłać wniosek urlopowy za pomocą kilku kliknięć, bezpośrednio z kalendarza zasobów. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zasobami również widzą ten wniosek w aplikacji i mogą od razu na niego odpowiedzieć. Wszystkie zaakceptowane urlopy pojawiają się natychmiast w kalendarzu, aby uniknąć potencjalnych konfliktów w harmonogramie.
Jeśli chodzi o mierzenie różnych wskaźników KPI, z pewnością spodoba ci się pakiet raportów Teamdeck. Zaprojektowaliśmy go, aby pomóc liderom zespołów, kierownikom projektów i specjalistom HR w tworzeniu niestandardowych raportów dotyczących projektów i zespołów.
Raport konfiguruje się raz, a następnie można go regularnie monitorować przez cały czas trwania projektu. Dane będą aktualizowane automatycznie w miarę logowania się kolejnych osób, zmian w rezerwacjach itp.
Co ważne, do raportów można wprowadzać wartości spoza Teamdeck, na przykład stawki godzinowe zasobów lub budżety projektów. Elastyczne formuły umożliwiają przeprowadzanie jeszcze bardziej zaawansowanych analiz.