Używasz arkuszy kalkulacyjnych Excel do zarządzania projektami? Warto to przemyśleć.

 

Przeglądając Internet, można znaleźć różne szablony zarządzania projektami w programie Excel: szablon wykresu Gantta, szablon budżetu, szablon osi czasu projektu itp.

Najwyraźniej wiele firm nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych do planowania i zarządzania swoimi projektami. Podczas rozmowy z oprogramowanie do zarządzania zasobami użytkowników, często dowiadujemy się, że korzystali oni z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia czasu lub śledzenie czasu wolnego pracowników. 

O co w takim razie chodzi? Jeśli szablony Microsoft Excel sprawdzają się w danej firmie, to czy nadal powinna ona inwestować w dedykowane narzędzie PM? Ten wpis na blogu ma na celu umożliwienie oceny, czy arkusze kalkulacyjne są rzeczywiście praktyczne dla Twojej organizacji. Jeśli tak, to świetnie, ale prawdopodobnie pojawią się ukryte koszty korzystania z nich w następujących celach zarządzanie projektami i zasobami.

Dlaczego firmy używają arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania projektami?

Zanim omówimy liczne problemy, z którymi można się spotkać, polegając na arkuszu kalkulacyjnym do śledzenia projektu lub projektu i planowanie zasobówPorozmawiajmy jednak o powodach, dla których warto z nich korzystać. Naszym zdaniem firmy decydują się na zarządzanie swoimi projektami za pomocą programu Excel, ponieważ arkusze kalkulacyjne wydają się dostępne, łatwe w użyciu i bezpłatne. W końcu w zasadzie każdy ma zainstalowaną aplikację arkusza kalkulacyjnego na swoim komputerze. Alternatywy w chmurze, takie jak Arkusze Google, są również szeroko dostępne. Rzecz w tym, że choć popularne, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do celów zarządzania projektami. W rezultacie korzystanie z nich jako takich może nie być łatwe, bezpłatne i wydajne.

Główne pułapki "zarządzania projektami Excel"

Omówmy największe problemy, z jakimi muszą sobie radzić kierownicy projektów, gdy używają arkuszy kalkulacyjnych do tworzenia planu projektu lub zarządzania bieżącymi zadaniami.

Arkusze kalkulacyjne są:

• czasochłonne w użyciu. Załóżmy, że Twój zespół opracował skuteczne sposoby planowania i zarządzania projektami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Być może przygotowałeś nawet szablony Excel do zarządzania projektami, które dobrze sprawdzają się w Twojej firmie. Jednak organizowanie, aktualizowanie i łączenie arkuszy kalkulacyjnych może być bardzo żmudnym i czasochłonnym procesem. Wyobraź sobie, że wprowadzasz nawet najmniejsze poprawki do wykresu Gantta w Excelu i musisz ponownie pokolorować kilka komórek. To jak interakcja z kolorowanką dla dorosłych, ale nie w przyjemny sposób.

• nie nadaje się do śledzenia projektów w czasie rzeczywistym. Kiedy polegasz na plikach Excela, nie możesz mieć pewności, że są one aktualne lub że nie krąży wiele ich wersji. W przypadku arkuszy opartych na chmurze sytuacja jest lepsza, ale inne ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych nadal mają tu zastosowanie.

• nie jest łatwe do opanowania. Ponieważ każdy ma jakieś doświadczenie w korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych, powinny one być intuicyjnym narzędziem dla członków zespołu, prawda? Oczywiście, gdy mówimy o bardzo prostych tabelach i listach. Jednakże, aby zrekompensować brak funkcji PM, prawdopodobnie będziesz musiał wprowadzić zaawansowane formuły lub dodatki, które mogą wymagać od pracowników stromej krzywej uczenia się.

• ograniczenie. Ponownie, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do zarządzania projektami lub zasobami. Nic więc dziwnego, że brakuje w nich wielu przydatnych funkcji, których często potrzebują członkowie zespołu. Nie można w nich przechowywać plików, dodawać notatek ani zbierać opinii. Teraz jesteśmy pewni, że niektórzy z was zaprzeczą temu stwierdzeniu i powiedzą: "oczywiście, można robić te rzeczy. Trzeba tylko zrobić pewne obejścia". Jednak takie obejścia mogą zająć dużo czasu, a tym samym kosztować poważne pieniądze. Co więcej, ostatecznie mogą one nie być tak skuteczne, jak prosta aplikacja PM.

• nie nadaje się do współpracy. Istnieje pewien paradoks, jeśli chodzi o zarządzanie projektami w arkuszach kalkulacyjnych. Z jednej strony, chcesz włączyć członków swojego zespołu w proces i pozwolić im uczestniczyć w zarządzaniu zadaniami lub w zarządzaniu projektami. alokacja zasobów. Z drugiej strony, struktura arkuszy kalkulacyjnych i używanych w nich formuł może być bardzo łatwa do zepsucia, więc możesz nie chcieć pozwolić wielu osobom na współpracę nad nimi.

• skłonność do komplikacji. Tak, możliwe jest zaplanowanie pojedynczego aspektu projektu w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak gdy firma pracuje nad dużymi projektami, struktura arkusza kalkulacyjnego wkrótce rozrośnie się do wielu plików/arkuszy. Powodem tego jest to, że trudno jest odzwierciedlić wiele zależności i relacji między projektami w jednym arkuszu. Oczywiście złożona struktura arkusza kalkulacyjnego może być naprawdę trudna w nawigacji, zwłaszcza dla nowych członków zespołu.
• nie prezentują się atrakcyjnie dla klientów. Zazwyczaj klienci chcą mieć wgląd w postępy projektu lub aktualny stan budżetu. Wysłanie im skomplikowanego i tajemniczego arkusza kalkulacyjnego nie będzie optymalnym rozwiązaniem. W rezultacie kierownicy projektów spędzają godziny na zapisywaniu raporty o stanie projektu i tworzenie prezentacji dla klientów. Jest to dodatkowa praca, której można by uniknąć (jak? Zobacz następną sekcję tego wpisu na blogu).

W jaki sposób planiści zasobów zastępują arkusze kalkulacyjne? do zarządzania projektami?

Przede wszystkim dedykowany projekt i narzędzia do planowania zasobów rozwiązują wyzwania przedstawione w poprzedniej sekcji. Zostały one zbudowane z myślą o tych konkretnych procesach, więc naturalnie mają funkcje wspierające planowanie projektów, planowanie zasobów lub aktualizację harmonogramu projektu. Co więcej, zazwyczaj oferują one następujące funkcje, które mogą jeszcze bardziej zwiększyć wydajność zespołu i zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy:

• Raporty z projektów. Wyobraź sobie, że możesz szybko wygenerować Pulpit nawigacyjny zarządzania projektami aby mieć oko na krytyczne wskaźniki lub wyeksportować atrakcyjny wizualnie raport dla klienta. Aplikacje do zarządzania PM i zasobami umożliwiają łatwe obliczanie głównych wskaźników KPI, takich jak wskaźnik burndown, wskaźnik wykorzystania zasobówlub marże zysku. Możesz nie tylko zaimponować swoim klientom dokładnymi raportami, ale także wykorzystać te analizy do znalezienia możliwości optymalizacji wewnątrz organizacji.
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym. Oczywiście, można skonfigurować powiadomienia arkusza kalkulacyjnego, korzystając z kreatywnych obejść lub aplikacji, takich jak Zapier. Mimo to, narzędzia dla kierowników projektów zazwyczaj oferują wbudowane powiadomienia i integracje. Przykładowo, możesz otrzymać powiadomienie za każdym razem, gdy zadanie zostanie ukończone lub gdy pracownik złoży nowy wniosek o urlop.

Oczywiście solidne oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże ci rozwiązać wiele innych problemów, z którymi możesz się obecnie borykać. Kluczem jest wybranie aplikacji, która odpowiada potrzebom zespołu i ma sens dla budżetu firmy.  

Alternatywy dla arkuszy kalkulacyjnych i programu Excel w zarządzaniu projektami

Wiele organizacji zadaje sobie pytanie, czy powinny wydawać pieniądze na aplikacje, gdy istnieje bezpłatna alternatywa, taka jak Microsoft Excel. Na szczęście na rynku dostępnych jest wiele darmowych lub bardzo przystępnych cenowo aplikacji. Kilka przykładów można znaleźć w naszych wpisach na blogu:

• Narzędzia do planowania wydajności
• Oprogramowanie do planowania projektów
• System zarządzania urlopami - jak wybrać

Należy pamiętać, że płacenie za aplikację może oznaczać oszczędność pieniędzy w dłuższej perspektywie. Wyobraź sobie, że dzięki potężnemu narzędziu PM Twój zespół oszczędza kilka godzin tygodniowo. Pomnóż tę liczbę przez stawki godzinowe swoich pracowników i oblicz zwrot z inwestycji - możesz być zaskoczony. Jedna z firm korzystających z Teamdeck oszacowała, że oszczędza ok. $10k każdego miesiąca dzięki przejściu na dedykowaną aplikację do zarządzania zasobami - możesz przeczytać pełne studium przypadku tutaj.

Szukasz alternatywy dla arkuszy kalkulacyjnych w zarządzaniu projektami?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]