Apptension - software house z Polski - oszczędza prawie $10,000 miesięcznie, a my używamy tylko jednego narzędzia, aby to osiągnąć.
Ale nie zawsze było to takie proste.
Będąc firmą programistyczną, która pracuje nad wieloma projektami jednocześnie, wypróbowaliśmy kilka narzędzi do śledzenia czasu i planowania zasobów.
Pod koniec dnia byliśmy jednak nieco rozczarowani.
Narzędzia do śledzenia czasu pracy oparte na wypełnianiu arkuszy kalkulacyjnych zajmują więcej czasu i są niedokładne. Mając dość bezsensownych raportów opartych na domysłach, postanowiliśmy zbudować własne narzędzie. Teamdeck ożył.
Od samego początku wdrożyliśmy go wewnętrznie. Pomogło nam to nadążyć za naszymi projektami, zarówno wewnętrznymi, jak i zdalnymi członkami zespołu, a także osobami pracującymi w niepełnym wymiarze godzin.
"Rezerwacja dostępności pracowników wykracza poza tradycyjną listę zaplanowanych świąt i dni wolnych. W czasach cyfrowych nomadów i wirtualnych zespołów wyzwaniem jest zarządzanie członkami zespołu rozproszonymi w różnych strefach czasowych, pracującymi w elastycznych godzinach" - Zbigniew Czarnecki, CEO w Napięcie
Przygotowaliśmy to studium przypadku, aby pokazać rzeczywisty przykład tego, w jaki sposób można czerpać korzyści z używania Teamdeck w zespole.
Błąd alokacja zasobów a nieprzewidywanie ich dostępności prowadzi do awarii 26% projektów.
Ponieważ chcieliśmy tego uniknąć, potrzebowaliśmy narzędzia, za pomocą którego moglibyśmy śledzić czas pracowników, planować ich dostępność, urlopy bankowe i dni wolne od pracy.
Chcieliśmy zrobić to wszystko, aby uniknąć przestojów, niepełne wykorzystanie pracowników lub przepracowanie. Innymi słowy, chcieliśmy po prostu lepiej planować i zarządzać ich pracą.
Dzięki Teamdeck możemy zrobić to wszystko.
W Teamdeck możemy ręcznie ustawiać godziny spędzone nad konkretnymi projektami lub śledzić je za pomocą licznika czasu na pulpicie jednym kliknięciem.
Ponieważ nie ma tu potrzeby zgadywania, daje nam to dokładniejsze raporty i wiarygodne timesheety. Możemy również porównać szacowany czas z rzeczywistym czasem spędzonym nad projektem i wykorzystać go do lepszego oszacowania przyszłych zadań.
* Minęło trochę czasu, odkąd opublikowaliśmy to studium przypadku...
Kilka miesięcy temu uruchomiliśmy Teamdeck dla urządzeń mobilnych. Nasza aplikacja mobilna pozwala rozszerzyć funkcje Teamdeck na smartfony. Możesz śledzić swój czas pracy, przeglądać karty czasu pracy i przeglądać kalendarz bez konieczności uzyskiwania dostępu do internetowej wersji Teamdeck.
Uwaga: Teamdeck na urządzenia mobilne jest dostępny tylko dla zarejestrowanych użytkowników Teamdeck. Upewnij się, że zarejestrowałeś się na komputerze, zanim wypróbujesz logowanie mobilne.
Za pomocą jednego narzędzia możemy śledzić dni wolne pracowników, święta państwowe i rezerwacje projektów. Jesteśmy w stanie monitorować harmonogramy członków zespołu, dzięki czemu naszym kierownikom projektów łatwiej jest planować alokację zespołu i zarządzać wieloma projektami.
Włączyliśmy również Teamdeck do naszego pipeline'u sprzedaży, co dało nam możliwość lepszego przewidywania czasu i dostępnych pracowników podczas negocjowania nowych umów. Harmonogramy i budżety stały się dokładniejsze.
Skoro już wiesz, do czego możesz wykorzystać Teamdeck, zobaczmy, jakie są korzyści z wdrożenia go w Twojej firmie.
Podzieliliśmy tę część na zyski finansowe i korzyści z perspektywy kierownika projektu.
Aby obliczyć koszt zarządzania pracownikami w naszej firmie, zadaliśmy sobie trzy grupy pytań, powszechnie zadawanych przez samych pracowników:
Ponieważ obecnie zatrudniamy około 50 osób, wykorzystaliśmy tę liczbę i stawkę godzinową $30, aby obliczyć, ile pieniędzy marnujemy w oparciu o czas spędzony na odpowiadaniu na te pytania.
Wystarczył arkusz kalkulacyjny i trochę podstawowej matematyki, aby zdać sobie sprawę, że bez Teamdeck marnowaliśmy $11 130 czasu pracowników miesięcznie, aby poradzić sobie z tymi powszechnymi zmaganiami menedżerów.
Teamdeck pomógł nam zredukować te straty do $1,249.50, co pozwala nam zaoszczędzić $9,880.50 miesięcznie.
Co ciekawe, 40% nasi pracownicy spędzili najwięcej czasu pytając kierownika projektu o codzienne zadania. Oszacowaliśmy, że prowadziło to do marnowania 56 godzin miesięcznie, co dało $1,680, które mogliśmy wydać lepiej.
Kolejną zaletą korzystania z Teamdeck jest to, że kierownikom projektów łatwiej jest prowadzić projekty, wiedząc dokładnie, który pracownik jest dostępny w danym momencie lub kto wkrótce zakończy swoje zadania.
Przede wszystkim możemy ustalić plany długoterminowe, pamiętając o różnych dniach wolnych i świętach bankowych.
Nasi kierownicy projektów są w stanie tworzyć dokładne raporty i śledzić budżet. Mogą następnie wykorzystać tę wiedzę do lepszego przydzielania pracowników do przyszłych projektów, planowania budżetów i tworzenia lepszych szacunków dla naszych klientów przy zawieraniu nowych umów.
Raporty mogą być pobierane w plikach PDF i dołączane do naszych przeglądów sprintów, co jeszcze bardziej ułatwia komunikację między zespołami.
Wreszcie, możemy łatwo śledzić, kiedy nasi pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin są dostępni.
Wszystko to oszczędza naszym kierownikom projektów wiele pracy, umożliwiając im bardziej efektywne zarządzanie zespołami.
31% spółek Ankietowani przez Access Group twierdzili, że niska widoczność poszczególnych zasobów ludzkich w organizacji jest dużym wyzwaniem, z którym się zmagają.
Korzystanie z narzędzia do planowania zasobów, zarządzania urlopami i śledzenia czasu pracy w naszej firmie okazało się niezwykle korzystne. Nie tylko pomogło nam zaoszczędzić pieniądze, ale także pozwoliło lepiej planować i zarządzać bieżącymi i przyszłymi projektami. Jest to również ważne dla utrzymania zadowolenia pracowników, mówi Zbigniew Czarnecki:
"Warto poświęcić czas na przeanalizowanie każdego aspektu zarządzania zasobami. Z jednej strony unikniemy kosztownych błędów, a z drugiej zadbamy o komfort i zadowolenie naszych pracowników."
Zaoszczędź czas i pieniądze swojej firmy - zainwestuj w narzędzie do zarządzania zasobami, aby lepiej śledzić i przydzielać pracowników do projektów.
UNIT9 to studio produkcyjne skupiające się na projektach VR, cyfrowych, gamingowych, innowacyjnych i filmowych. Posiadamy biura w Londynie, Nowym Jorku, Los Angeles, Berlinie i Florencji.
Science Crunchers to agencja reklamowa z Portugalii, założona w 2017 r. "Tworzymy treści wizualne i pisemne, aby komunikować naukę w jasny i zwięzły sposób. Nasz zespół ds. komunikacji projektuje i tworzy materiały marketingowe, od stron internetowych po infografiki, broszury i animowane filmy".
Ogólnie rzecz biorąc, rezerwacje świetnie nadają się do przewidywania i informowania ludzi o tym, co ich czeka. Wyświetlanie wszystkich zobowiązań w widoku kalendarza może skrócić pętle komunikacyjne i być skutecznym sposobem planowania z wyprzedzeniem. Mimo to mogą wystąpić przypadki, w których chcesz zawrzeć więcej informacji, niż może obsłużyć prosta nazwa projektu.