Kā aģentūras īpašnieks vai radošās komandas vadītājs jūs, iespējams, jau esat dzirdējis, ka laika uzskaite palielina aģentūras produktivitāti un dod būtisku stimulu jūsu biznesam. Tomēr dažas komandas ir piesardzīgas attiecībā uz laika uzskaiti, jo tā var šķist uzmācīga. Tomēr dienas beigās, ja jūs izvēlaties pareizo laika grafiku. labākā darbinieku laika izsekošanas programmatūra jūsu komandas vajadzībām un veicināt laika uzskaites kultūru, tas ir ļoti noderīgs rīks. Šajā bloga ierakstā mēs aplūkosim dažādus ieguvumus, ko jūsu aģentūra var pamanīt, kad sāksiet sekot līdzi darba laikam.
Ja lūdzat darbiniekus sekot līdzi savam laikam, jūs varat iegūt lielisku pārskatu par to, kā radošās komandas pavada savu laiku. Jūs uzzināsiet, kurš ir pārslogots un kuram ir pārāk maz uzdevumu. Jūs arī uzzināsiet, kuru klientu projektiem draud aizkavēšanās vai budžeta pārsniegšana. Šī informācija ļauj jums:
Ja rēķinu izrakstīšanai klientiem neizmantojat darba laika uzskaites lapas, pastāv iespēja, ka klientiem tiek iekasēta pārāk maza maksa. Daudzi darbinieki aizmirsīs ierakstīt, ka ir pavadījuši papildu stundu vai divas, strādājot pie konkrēta projekta. Diemžēl šīs neaprēķinātās stundas mēdz uzkrāties, ja raugāties mēneša vai gada griezumā. Kā aģentūra jūs nevarat atļauties līdzīgas naudas noplūdes. Precīzas darba laika uzskaites lapas ļauj jums redzēt, ko katrs ir darījis. Neviens klienta darbs nepaliks nepamanīts.
[/vc_column_text]
Aģentūras dzīve var būt drudžaina, un lielākajai daļai darbinieku nav svešs papildu darba laiks. Tomēr aģentūrām nevajadzētu ignorēt savu darbinieku darba slodzi, jo pārmērīgas noslogotības sekas var būt ļoti nopietnas. Tajā pašā laikā darbinieki, kuriem vienkārši nepietiek ar konkrētiem uzdevumiem, lai aizpildītu dienas ir arī neapmierināti. Kā komandas vadītājam jums ir jācenšas saglabāt līdzsvaru starp resursu izmantošana. Pateicoties darba laika uzskaites lapām, jūs varat viegli noteikt, kam ir pārāk daudz darba un kas netiek pietiekami izmantots.
Daudzas aģentūras saviem klientiem izraksta rēķinus, izmantojot laika un materiālu modeli. Ja tas attiecas arī uz jums, jums vienkārši nav attaisnojuma, kāpēc jūs nevarat sekot līdzi savas komandas locekļu darba laikam. Ja jums ir precīzas darba laika uzskaites lapas, ir ļoti vienkārši izrakstīt rēķinu, pamatojoties uz tām. Jūsu finanšu departaments noteikti novērtēs piekļuvi visaptverošiem datiem par projekta darbu.
Resursu prognozēšana nozīmē paredzēt, cik daudz resursu jums būs nepieciešams un kad. Šajā ziņā jums ļoti palīdzēs vēsturiskie dati, kas iegūti no jūsu komandas darba laika uzskaites lapām. Aplūkojiet, cik daudz laika jūsu komandas ir pavadījušas dažādos mēnešos vai nedēļās, un jūs, visticamāk, pamanīsiet likumsakarības (piemēram, vairāk stundu reģistrēts, strādājot pie ziemas brīvdienu kampaņām). Šogad tā vietā, lai steigšus pieņemtu darbā jaunus darbiniekus vai algotu ārštata darbiniekus, kas izmaksā dārgāk, jūs zināsiet, kā jau iepriekš nodrošināt vairāk cilvēkresursu.
Aģentūras bieži strādā ar līgumdarbiniekiem vai ārštata darbiniekiem. Palūdziet viņiem kopā ar savu komandu sekot līdzi laikam, un jūs redzēsiet, cik daudz laika viņi pavada jūsu projektā un cik daudz viņiem jāmaksā. Ja izmantojat Teamdeck, varat arī lūgt šos cilvēkus reģistrēt savu ikdienas pieejamību. Jūs precīzi zināsiet, cik daudz laika viņi var veltīt jūsu projektam un kad.
Jāatzīst, ka aplēses reti kad ir *reāli* precīzas, taču laika uzskaite palīdzēs jums pilnveidot jūsu aģentūras aplēšu procesu. Vispirms analizējiet savus iepriekšējos projektus, aplūkojot aplēses un faktiskos datus (plānotās stundas un izsekotais laiks). Mēģiniet noteikt likumsakarības: piemēram, var izrādīties, ka jūsu komanda bieži vien nepietiekami novērtē projekta projektēšanas posmu. Iegūstot šādu ieskatu, jūs varat sagatavot nākamās tāmes ar lielāku pārliecību.
Iepriekšējās rindkopās mēs minējām modeļus, kas bieži vien ir redzami darba laika uzskaites lapās. Aplūkojot savas komandas darba laika ierakstus, jūs varat pamanīt arī dažas uzlabojumu jomas attiecībā uz viņu produktivitāti. Piemēram, jūs var pārsteigt, cik daudz stundu jūsu darbinieki pavada, sēžot sanāksmes. Iespējams, ka uzreiz iegūsiet idejas, kā optimizēt uzņēmuma iekšējos procesus vai pilnveidot projektu vadības metodes. Tas ir vēl noderīgāk, ja jūsu komanda seko līdzi laikam, atzīmējot gan neaprēķināmās, gan apmaksājamās stundas. Šādā veidā jūs uzreiz redzēsiet, kuras darbības jums izmaksā visvairāk.
Runājot par apmaksājamām stundām, tās ir ļoti svarīgas arī, lai novērtētu jūsu projektu rentabilitāti. Var gadīties, ka jūsu komanda ļoti cītīgi strādā pie projekta, paspēj to īstenot laicīgi, tomēr jūsu aģentūra gandrīz negūst peļņu. Tādā gadījumā jums noteikti jāmeklē iespējas optimizēt cenu veidošanu vai pārrunāt līguma noteikumus. Piemēram, ja klienta pieprasīto izmaiņu ieviešanu uzskatāt par neapmaksājamu laiku, bet tas tomēr veido lielāko daļu jūsu komandas darba laika uzskaites, iespējams, jums tomēr vajadzētu par to iekasēt maksu. Laika uzskaite sniedz jums rīkus, ar kuriem izskaidrot un pamatot šos lēmumus klientiem.
Jūs vēlaties, lai jūsu aģentūras komanda būtu apmierināta un iesaistīta darbā. Tas ir pašsaprotami. Sekojot līdzi viņu darba laikam, jūs esat pārliecināts, ka viņu darba slodze ir kontrolēta. Vai kāds nesen ir sācis reģistrēt nopietnu virsstundas? Jūs to redzēsiet laika grafikā un varēsiet reaģēt vai uzlabot pašreizējo situāciju. virsstundu darba pārvaldība. Jūsu komanda novērtēs darbu uzņēmumā, kur viņu pūles tiek pamanītas. Viņi, visticamāk, arī redzēs, ka laika uzskaite pozitīvi ietekmē viņu personīgo produktivitāti.
Tirgū ir pieejami daudzi projektu vadības rīki (arī radošajai nozarei) vai - precīzāk runājot - laika uzskaites lietotnes. No visaptverošas platformas līdz konkrētiem uzdevumiem un pienākumiem paredzētiem rīkiem. Katram no tiem ir nedaudz atšķirīgas iespējas un izmantošanas gadījumi, un dažkārt visas nepieciešamās funkcijas ir vienā, par saprātīgu cenu.
Vienā no mūsu nesen publicētajiem rakstiem mēs sniedzām padomus par. kā izvēlēties darbinieku darba laika uzskaites programmatūru. Īsāk sakot, jums būs jānoskaidro, ko vēlaties sasniegt ar izsekošanas lietotni un kā jūsu komanda to izmantos. Pēc tam izvēlieties rīku, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.
In Teamdeck, ērts laika izsekošanas līdzeklis ir daļa no pilnīgas resursu pārvaldības programmatūras, kas var palīdzēt arī ar resursu plānošanu vai atvaļinājumu pārvaldību. Ja vēlaties tuvāk iepazīties ar mūsu lietotni, saņemiet 30 dienu BEZMAKSAS izmēģinājuma versiju vai pieteikties konsultācijai ar Anielu, mūsu klientu panākumu eksperts.
Efektīva resursu plānošana ir svarīgs mērķis visu lielumu uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie darbojas tiešsaistē vai tradicionālajās nozarēs. Ņemot vērā to, ka ir ļoti dažādi uzņēmumi, kuriem nepieciešama resursu plānošana, ir grūti sniegt universālu ieteikumu...
Komandas visā pasaulē saskaras ar līdzīgiem izaicinājumiem, plānojot komandas grafiku. Projekta plāna izveide ir sarežģīta pati par sevi, bet tā atjaunināšana un reaģēšana uz izmaiņām ir vēl...
Kā programmatūras uzņēmums esam pārbaudījuši daudzas, iespējams, labākās laika pārvaldības programmas. IT un programmatūras biznesā, kurā pārsvarā darbojas biznesa klienti no ASV un Apvienotās Karalistes, mēs esam pieraduši strādāt ar absolūti...