Pieaugot atvaļinājumu bez ierobežojumiem politikas un elastīga darba laika popularitātei, šķiet skaidrs, ka vismaz dažās nozarēs drīz būs beigušās darbinieku apmeklējumu uzskaites dienas.
Tomēr es apgalvoju, ka prombūtnes uzskaite ir svarīgs process uzņēmumiem, kuri vēlas uzturēt pārredzamu komandas grafiku un līdzsvarotu darba grafiku. komandas darba slodze. Vienkārši galvenā uzmanība ir mazāk vērsta uz to, lai kontrolētu cilvēkus, bet vairāk uz to, lai varētu optimāli plānot darbu.
Ko jūs saņemsiet ar šo rakstu:
- 4 risinājumi, kā resursu plānošanas programmatūra palīdz ar prombūtnes uzskaiti.
- kā izvēlēties atbilstošu darbinieku atvaļinājumu pārvaldības sistēma
- kā pārvaldīt darbinieku apmeklētību
- kāpēc par galveno prombūtnes uzskaites programmatūru ir izvēlēta resursu pārvaldības programmatūra Teamdeck.
Šajā tekstā izklāstīti galvenie soļi, kas jāveic, lai izveidotu prombūtnes uzskaites procesu, kuru ir viegli uzturēt. Šai pieejai ir nepieciešams izmantot digitālos rīkus, lai jūsu komanda varētu ar jums sadarboties. Izklājlapa ir iespējama izvēle, taču tai ir mazāk iespēju nekā specializētai resursu pārvaldības programmatūra: prombūtnes pārvaldības lietotnes bieži vien ir aprīkotas ar ziņošanas funkcijām vai atvaļinājuma pieprasījuma darba plūsmu.
Apskatīsim būtiskākos ieviešanas posmus. atvaļinājumu pārvaldība jūsu uzņēmumā. Katram punktam tiks pievienota īsa instrukcija par to, kā Teamdeck var būt noderīgs.
Atvaļinājumu politikas noteikšana
Tas ir nepieciešams solis, lai izveidotu procesus, kas saistīti ar brīvlaiku. Iespējams, jūs jau esat izveidojis noteikumu kopumu, kas labi darbojas jūsu komandā. Tādā gadījumā varat pāriet pie nākamā punkta.
Ja jūsu atvaļinājuma politika vēl nav izstrādāta vai ir izstrādes procesā, pārliecinieties, ka šie aspekti ir iekļauti:
- darbinieku prombūtnes veidi (slimības atvaļinājums, akadēmiskais atvaļinājums, grūtniecības un dzemdību atvaļinājums utt.),
- Kompensācija par katru atvaļinājuma veidu (par kādiem prombūtnes veidiem tiek maksāta kompensācija?),
- apmaksāto atvaļinājuma dienu skaits uz vienu darbinieku (vai tas laika gaitā mainās?),
- Pieprasot brīvdienas, iepriekš jāpaziņo par minimālo laiku.
Kad esat pabeidzis noteikumu izstrādi, uzdodiet sev šādus jautājumus:
- Vai jūsu politika attiecas uz nepilnas slodzes darbiniekiem un/vai ārštata darbiniekiem?
- Vai tā ir liela kultūras maiņa darbiniekiem? Vai jums vajadzētu rīkot komandas konsultāciju?
- Vai jūsu polise attiecas uz retāk sastopamiem gadījumiem? Piemēram, kas notiek, ja kāds gada laikā "neizmanto" visas viņam piešķirtās atvaļinājuma dienas?
Atvaļinājumu politika ir skaidri jāpaziņo esošajiem darbiniekiem un jāiekļauj jauno darbinieku ievadapmācībā.
Kā Teamdeck var palīdzēt ar prombūtnes uzskaiti?
Kā organizācijas administrators varat izvēlēties no vairākiem augšupielādētiem prombūtnes veidiem vai pievienot savus. Prombūtnes tipi ir pielāgojami: varat rediģēt to nosaukumus, piešķirt krāsu kodus un norādīt, vai tie ir vai nav apmaksāti. Tagad, kad jūsu darbiniekiem nepieciešams pieprasīt atvaļinājumu, viņiem vienkārši jāizvēlas veids no saraksta.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Atvaļinājuma pieprasījuma darba plūsmas vienkāršošana, lai uzlabotu prombūtnes uzskaiti.
Paceliet roku, ja kādreiz esat bijis daļa no garas e-pasta vēstuļu ķēdes, kad vienkārši mēģinājāt nodrošināt brīvu dienu. Es esmu pārliecināts, ka lielākā daļa no jums to ir darījuši. Tas nav efektīvi un ir apgrūtinoši gan darbiniekiem, gan vadītājiem.
Tāpēc ir jāplāno un jāīsteno brīvdienu pieprasījumu darba plūsma. Ideālā gadījumā jūs vēlaties novērst nepieciešamību atgriezties atpakaļ un doties uz priekšu. To var izdarīt, izmantojot atvaļinājuma pieprasījuma veidlapas, kurās iekļauta visa informācija, kas nepieciešama lēmuma pieņemšanai. Tas pats attiecas uz vadītāja atbildi: neatkarīgi no tā, vai pieprasījums ir apstiprināts vai noraidīts, darbiniekam par to ir jāpaziņo pēc iespējas ātrāk.
Kā Teamdeck var palīdzēt ar prombūtnes uzskaiti?
Notiek atvaļinājuma pieprasīšanas un apstiprināšanas process lietotnē, tādējādi izvairoties no iespējama saziņas haosa. Darbinieki var pieprasīt atvaļinājumu, noklikšķinot uz izvēlētā datuma un aizpildot īsu veidlapu.
Vadītāji saņem pieprasījumu uzreiz un var nekavējoties atbildēt. Kad jauns atvaļinājuma pieprasījums ir apstiprināts, komandas kalendārs tiek attiecīgi atjaunināts.
Nodrošināt, lai galveno komandas locekļu prombūtne būtu redzama.
Šo punktu varētu nosaukt arī par "padarīt prombūtni redzamu visiem komandas locekļiem", taču tas ir atkarīgs no jūsu darba vietas pārredzamības politikas. Lai gan ir pilnīgi saprotams, ka ne visiem komandas locekļiem ir nepieciešams piekļūt visu pārējo prombūtnes kalendāriem, to pašu nevar teikt par projektu vadītājiem, komandu vadītājiem vai jauno uzņēmumu izstrādātājiem. Ikvienam, kura uzdevums ir plānot projektus (vai nodrošināt jaunus projektus - tātad arī pārdošanas komandai), ir jābūt iespējai redzēt, kas ir pieejams darbam. Pretējā gadījumā nebūs zināma komandas patiesā kapacitāte, kas var novest pie lielām plānošanas kļūdām.
Pārredzams komandas kalendārs palielina arī ikdienas darba efektivitāti: cilvēkiem nav jājautā, lai uzzinātu, vai kāds no viņu komandas darbiniekiem tajā dienā strādā vai ne.
Kā Teamdeck var palīdzēt ar prombūtnes uzskaiti?
Teamdeck galvenā funkcija ir spēcīgs komandas kalendārs, kurā varat redzēt visu darbinieku pieejamību, uzdevumus un darba laika uzskaites lapas. Var ātri pamanīt cilvēkus, kuri ir aizbraukuši atvaļinājumā.
Jums arī nav jāuztraucas, piešķirot garākus darba uzdevumus saviem komandas locekļiem. Brīvdienas tiks automātiski izlaistas (ja vien nenorādīsiet citādi), kā arī svētku dienas.
Apkopot datus
Ja neievērojat neierobežotu atvaļinājumu politiku, jums ir nepieciešams veids, kā apkopot reģistrētās prombūtnes un salīdzināt tās ar katram darbiniekam piešķirto atvaļinājuma pabalstu. Tā var būt vienkārša izklājlapa vai arī varat apkopot datus tieši izvēlētajā resursu pārvaldības rīkā. Pārliecinieties, ka ir nošķirti dažādi prombūtnes veidi, jo ne visi no tiem, iespējams, tiks ieskaitīti gada pabalstā.
Ar prombūtni saistītu datu apkopošana var palīdzēt jums labāk plānot komandas darbu nākotnē. Mēģiniet identificēt atkārtojošos modeļus. Iespējams, ir periodi, kad slimības atvaļinājumi ir ievērojami biežāki. Kad cilvēki mēdz pieprasīt visilgākos atvaļinājumus? Šādas atziņas ir noderīgas, izstrādājot ražošanas kalendāru turpmākajiem mēnešiem.
Kā Teamdeck var palīdzēt ar prombūtnes uzskaiti?
Teamdeck seko līdzi visu darbinieku brīvajam laikam. Dodieties uz pārskatu sadaļu un izvēlieties Pārskats par atvaļinājumu veidni, lai ģenerētu ziņojumu, kas atbildēs uz šādiem jautājumiem:
- cik daudz atvaļinājuma dienu ir izmantojuši jūsu darbinieki?
- kāda veida prombūtnes ir bijuši konkrēti cilvēki?
- cik liels atvaļinājuma pabalsts katram ir palicis? (Ja nepieciešams, varat ievadīt atšķirīgu pabalstu katrai personai).
Vai esat gatavs uzlabot savas komandas prombūtnes izsekošanas darba plūsmu?
Nav nekāda pamatota iemesla, lai, veicot prombūtnes uzskaiti, paliktu pie laikietilpīgām procedūrām un paļautos uz novecojušām veidlapām. Drošs process palīdzēs jums efektīvi un kārtīgi pārvaldīt atvaļinājumus. Lai iegūtu papildu pilnvaras, apsveriet iespēju izmantot programmatūru, kas ir izstrādāta, lai vienkāršotu šo procesu. Sazinieties ar Anielu lai apspriestu efektīvākos darbinieku prombūtnes uzskaites procesus jūsu komandai. Bet tiem, kuri joprojām nav pārliecināti par pareizo atvaļinājumu pārvaldības sistēma - ļaujiet izlasīt mūsu rakstu.