Kā lasām tālāk, saskaņā ar Biznesa prognozēšanas un plānošanas institūta (Institute of Business Forecasting and Planning) sniegto informāciju, katrs lēmums un darbība - ne vienmēr apzināti - ir balstīta uz resursu prognozēšanu. Šis raksts ir balstīts uz biroja vadītāja un finanšu vadītāja pieredzi.
Rakstā ir:
- Cilvēkresursu prognozēšanas definīciju salīdzinājums
- Komandas izmantošanas prognozes ziņojums
- Tendenču analīze un noderīga loma resursu pārvaldības programmatūra resursu prognozēšana
Kopā ar mūsu viesiem Pjotru un Ivonu es vēlos jums parādīt, ka a resursu plānotājs var sniegt datus, kas ļauj padziļināt šo izpratni un līdz ar to veikt pārliecinošākas prognozes.
Iwona Marciniak - Biroja vadītāja Le Polish Bureau, slavenā ražošanas uzņēmuma UNIT9 tehniskajā departamentā.
Pjotrs Bandošs - Apptension, radošās programmatūras uzņēmuma, kurā strādā 50 darbinieki un kurš atrodas Poznaņā, Polijā, finanšu un personāldaļas vadītājs.
Vēstures izmantošana, lai prognozētu nākotni - daži vārdi, pirms mēs runāsim par cilvēkresursu prognozēšanu
"(...) neatkarīgi no tā, vai jūs to apzināties vai nē, praktiski katrs uzņēmējdarbības lēmums un process ir balstīts uz prognozēm."
(Biznesa prognozēšanas un plānošanas institūts)
Acīmredzot ir taisnība, ka bez pagātnes nav nākotnes - augstsirdīgi runājot. Bet, skaidrāk sakot, jebkura prognoze - arī privātajā dzīvē - ir balstīta uz datu (kas ņemti no jūsu pašu pieredzes un ko jums sniedz kolēģi vai palīglīdzekļi) un iztēles apvienojumu.
Nākotnes veidošana vai vienkārši izvirzīto mērķu īstenošana, kā arī uzdevumu un izaicinājumu pārvarēšana, kas radīsies ceļā uz panākumiem, vienmēr balstās uz tādiem elementiem kā dati un pieredze, kas palīdz risināt problēmas un izvēlēties pareizo virzienu, un satur tos.
(...) prognozēšana ir mēģinājums prognozēt nākotnes rezultātus, pamatojoties uz pagātnes notikumiem un vadības izpratni.
(WoltersKluwer.com)
Prognozēšana - neatkarīgi no tā, vai runa ir par laikapstākļiem, cilvēku vai dzīvnieku uzvedību, finanšu, uzņēmējdarbības vai tikai cilvēkresursiem - ir process, kurā izmanto datus, atziņas un pieredzi, lai prognozētu un sagatavotos, lai apmierinātu konkrētas vajadzības vai uzņēmējdarbības vajadzības, lai, skarbi izsakoties, tās izpildītu.
Kā apkopot datus, kas palīdz pieņemt lēmumus par cilvēkresursu prognozēšanu?
No jēgas līdz darbībai - izpratne par cilvēkresursu prognozēšanu
Ņemot vērā iepriekš minēto, mēs varam prognozēt cilvēkresursu prognozēšanas nozīmi.
Personāla resursu prognozēšana jeb cilvēkresursu prognozēšana ir process, kurā, izmantojot esošos datus, nosaka vai prognozē uzņēmuma personāla vajadzības.
(the-definition.com)
Šajā ziņā uzsvars tiek likts uz to, lai nodrošinātu pietiekamu un paredzamo darbinieku skaitu un atbilstošu kvalifikāciju - paredzamo no uzņēmuma vai uzņēmējdarbības viedokļa. Un mērķis ir nodrošināt uzņēmējdarbības nepārtrauktību, sasniedzot biznesa vajadzības tieši kvalificētu darbinieku dēļ.
Šī nozīme ir pietiekami tuva kapacitātes plānošanai - ļoti populārs termins resursu un projektu vadītāju vidū. Viņiem kapacitātes plānošana ir saistīta ar to, lai nodrošinātu pareizo (atbilstoši apmācītu un kvalificētu) darbinieku skaitu, kas varētu veiksmīgi pabeigt projektu vai uzdevumu.
Tādējādi cilvēkresursu prognozēšana ir... pieprasījuma un piedāvājuma prognozēšana. Tas var attiekties uz darbinieku skaitu, sagaidāmām konkrētām prasmēm vai biroja aprīkojumu. Cilvēkresursu jomā prognozēšana nozīmē:
novērtēt darbinieku skaitu un aprēķināt, kādas prasmes, aprīkojums un resursi ir nepieciešami, lai apmierinātu darbinieku vajadzības un sasniegtu uzņēmuma mērķus.
(rovva.com)
Vai tas izklausās pazīstami, ja salīdzinām iepriekš minēto ar resursu plānošanas vai pat resursu pārvaldības definīcijām?
Apkopojot šo nodaļu, var teikt, ka cilvēkresursu prognozēšana ir process, kurā, pamatojoties uz datiem, uzņēmuma vajadzībām un pašlaik strādājošiem uzņēmuma darbiniekiem, viņu iesaistes un produktivitātes rādītājiem, tiek prognozēts, kam būtu jāpieņem darbā. Nodarbinātie meistarības un darbaspēka ziņā. Cilvēkresursu prognozēšana ir vērsta uz to, lai apmierinātu nākotnes projektu vajadzības. Savā būtībā tā ir darbība, kurai nepieciešama pareiza izpratne par to, kas notiek jūsu uzņēmumā.
Komandas izmantošanas prognozes ziņojums
Pjotrs ir viens no OG Teamdeck lietotājiem, kas lietotni izmanto jau kopš tās beta versijas palaišanas. Nav brīnums, ka viņš ir izveidojis vairākus iecienītākos, kad runa ir par darba automatizēšanu un vērtības iegūšanu no datiem. Viens no viņa izmantotajiem pārskatiem ir 3 mēnešu ražošanas prognoze.
Tas ir balstīts uz komandas pieejamību nākotnē, kā arī uz jau piešķirtajiem projektu pasūtījumiem.
TIP: Izmantojiet funkciju Pievienot pielāgotu aprēķinu lauku lai izveidotu kolonnu Izmantotība.
Pjotrs, kurš ieņem finanšu un personāla nodaļas vadītāja amatu, var izmantot šo ziņojumu abos sava darba aspektos. Tas sniedz viņam stabilu pārskatu par Apptension plānoto ražošanas plūsmu: ja izmantošanas vērtības ir zemākas, nekā gaidīts, viņš var aprunāties ar pārdošanas komandu un noskaidrot, vai tuvākajās nedēļās ir potenciāls noslēgt vairāk darījumu.
TIP: Dažāda veida rezervācijas varat apzīmēt ar birkām, piemēram, "provizoriski" - rezervācijām, kas vēl nav apstiprinātas, bet daži pasākumi jau ir veikti.
Šī vienkāršā tabula ir arī labs pamudinājums cilvēkresursu prognozēšanai.
Pjotrs var analizēt konkrētu cilvēku vai nodaļu izmantošanu. Tādējādi viņš zina, kuras lomas drīzumā būs ļoti pieprasītas, un var attiecīgi plānot darbā pieņemšanas procesus.
TIP: Pielāgotie lauki darbojas kā projektu un cilvēku birkas Teamdeck. Tie atvieglo datu šķirošanu kategorijās, piemēram, nodaļās. Gan Ivona, gan Pjotrs saviem komandas biedriem ir pievienojuši birku "amata nosaukums", lai tos varētu filtrēt pēc prasmēm.
Aplūkojot iepriekš minēto tabulu, redzams, ka, lai gan Radošā nodaļa kopumā, šķiet, ir pietiekami labi noslogota nākamajiem mēnešiem, datu sadalījums liecina, ka mums varētu noderēt palīdzība tekstu rakstīšanas jomā, jo Luīzei ir ļoti daudz darba.
Trīs mēnešu prognoze ir noderīga arī tad, kad jānovērtē, vai konkrētais amats būs nepieciešams ilgāku laiku, vai arī tas ir īslaicīgs darbs, kas labāk piemērots ārštata darbiniekam.
Cilvēkresursu prognozēšana, pamatojoties uz vēsturiskajiem datiem
Ivona norāda, ka piekļuve vēsturiskajiem datiem ir ļoti noderīga arī tad, kad mēģina optimizēt darbā pieņemšanas procesus nākotnē. Iepriekšējo mēnešu un gadu datu analīze ļauj pamanīt datu tendences un veikt precīzākas prognozes. Piemēram, konkrētas prasmes izrādījās pieprasītākas konkrētos mēnešos. Tagad, kad komanda spēj prognozēt gaidāmo darbā pieņemšanas nepieciešamību, procesu var plānot iepriekš.
Ja jums nav pietiekami daudz datu, lai analizētu iepriekšējos gadus, jums var palīdzēt arī nesenā vēsture. Vēsturisko datu pārskats ir balstīts uz cilvēku darba laika uzskaites lapām, un, kā atzīst pati Ivona, "tā sagatavošana aizņēma apmēram 5 minūtes".
Ivonas ziņojumā ir trīs slejas:
- darbinieku kategorijas, pamatojoties uz viņu amata nosaukumiem, pēc katras kategorijas paplašināšanas varat redzēt mēnešus un pēc tam cilvēkus (izmantojiet grupēšana iespēja, lai varētu ievietot datus šādā secībā).
- darba laika uzskaites lapas, kas pārņemtas tieši no Teamdeck - resursu pārvaldības programmatūra
- cilvēku skaits, kas nepieciešams, lai nodrošinātu otrajā slejā norādīto stundu skaitu.
TIP: Kolonna Cilvēki ir tā sauktais pielāgotais aprēķins, un formula ir šāda:
Cilvēki = darba laika uzskaites lapas / 60 / 168
Kāpēc 168? Tas ir vidējais stundu skaits darba mēnesī. Šis skaitlis dažādās valstīs var atšķirties - izmantojiet vērtību, kas jūsu gadījumā ir visizdevīgākā.
Šis pārskats ir patiešām noderīgs, ja paplašināsiet rindas un salīdzināsiet darba slodzi mēnesī ar reāli nodarbināto cilvēku skaitu.
Attēlā redzamais ir izdomātas UX komandas mēneša laika grafiku sadalījums. Darbā ir trīs cilvēki, un lielāko daļu laika tas ir tieši tik daudz, cik nepieciešams, lai pabeigtu darbu (vērtība no Cilvēki sleja nepārsniedz 3). Tomēr decembris UX komandai šķita ļoti aizņemts. Visi komandas locekļi ir reģistrējuši vairāk laika nekā parasti, un aprēķins liecina, ka, lai pabeigtu šo darbu parastajā termiņā, būtu nepieciešami vairāk nekā 3 cilvēki (faktiski 3,43).
Iespējams, ka šis decembris bija īpaši aizņemts, vai arī tā ir jauna tendence. Jebkurā gadījumā jums ir iemesls vērot darba slodze UX dizaineriem un vajadzības gadījumā plānot jaunu darbinieku pieņemšanu darbā.
TIP: Darba laika uzskaites pārskati ir arī lieliska bāze, lai aprēķinātu darbinieku algu sarakstu.
Ar cilvēkresursu prognozēšanu saistītie izaicinājumi un kā uz tiem reaģēt
Ir vairāki faktori, kas jāņem vērā, kad runa ir par plānošanas resurss pieprasījums aģentūrās. Situācija šajā jomā strauji mainās gan attiecībā uz jauniem projektiem, gan jaunām prasmēm, kas nepieciešamas to īstenošanai. Jums ir jāpieņem lēmums, vai jūs meklējat cilvēkus, kas pievienotos jūsu komandai, vai arī piedalītos projektos kā ārštata darbinieki. Tad, protams, ir izmaksas, kas saistītas ar pašu darbā pieņemšanas procesu.
Kā ir ar nepareizi plānotu darbā pieņemšanas procesu sekām? Aģentūras, kurām ir pārāk daudz darbinieku, var viegli zaudēt savu finansiālo likviditāti, bet nepietiekami resursi var apdraudēt gaidāmos projektus vai sabojāt rūpīgi veidotās attiecības ar klientiem. Skaidrs, ka uz spēles ir likts ļoti daudz.
Par laimi, ir pieejami ticami dati par:
- apstiprinātie (vai būtībā apstiprinātie - gaidošie - galīgie) projekti, to paredzamais ilgums un to īstenošanai nepieciešamās lomas,
- jūsu komandas biedru pieejamību nākotnē,
- iepriekšējie ieraksti: darba laika uzskaites lapas, izmantošana, aplēses salīdzinājumā ar faktiskajiem datiem,
jums ļoti palīdzēs. Uz datiem balstīta cilvēkresursu prognozēšana sākas ar atbilstošas informācijas apkopošanu, vēlams, reāllaikā. Šajā rakstā sniegtā analītika ir iegūta, izmantojot Teamdeck programmatūru, kas ir pielāgota aģentūru, programmatūras uzņēmumu un jaunuzņēmumu atbalstam, lai projekta resursu pārvaldība.
Jums jau ir konts? Dodieties uz pārskatu sadaļu un izveidojiet savu analītikas paneli.
Jauns Teamdeck lietotājs? Konta izveide ir bezmaksas un aizņem tikai dažas minūtes.