Apptension - programmatūras māja no Polijas - ietaupām gandrīz $10 000 mēnesī, un mēs izmantojam tikai vienu rīku, lai to panāktu.

Taču ne vienmēr tas bija tik vienkārši.

Tā kā esam programmatūras uzņēmums, kas vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem, esam izmēģinājuši vairākus laika uzskaites un resursu plānošanas rīkus.

Tomēr dienas beigās mēs joprojām esam nedaudz vīlušies.

Laika uzskaites rīki, kuru pamatā ir izklājlapu aizpildīšana, prasa vairāk laika un ir neprecīzi. Mums ir apnikuši bezjēdzīgi minējumi, tāpēc esam nolēmuši izveidot savu rīku, un tā mēs Teamdeck atdzīvojās.

Jau no paša sākuma mēs to īstenojām iekšēji. Tas mums palīdzēja sekot līdzi mūsu projektiem gan iekšējiem, gan attālinātajiem komandas locekļiem, kā arī nepilnas slodzes darbiniekiem.

"Darbinieku pieejamības rezervēšana sniedzas tālāk par tradicionālo plānoto brīvdienu un brīvdienu sarakstu. Digitālo nomadu un virtuālo komandu laikmetā ir izaicinājums pārvaldīt komandas locekļus, kas izkliedēti dažādās laika zonās un strādā elastīgu darba laiku." - Zbigņevs Čarneckis, izpilddirektors. Pieprasījums

Mēs esam sagatavojuši šo gadījumu izpēti, lai parādītu jums reālu piemēru tam, kā jūs varat gūt labumu, izmantojot Teamdeck jūsu komandā.

Kam mēs izmantojam Teamdeck?

Nepareizi resursu piešķiršana un to pieejamības neparedzēšana noved pie neveiksmes 26% projektu.

Tā kā mēs vēlējāmies no tā izvairīties, mums bija nepieciešams rīks, ar kura palīdzību varētu izsekot darbinieku darba laikam, plānot viņu pieejamību, brīvdienas un personīgās brīvdienas.

Mēs to visu vēlējāmies darīt, lai izvairītos no dīkstāvēm, darbinieka nepietiekama nodarbinātība vai pārpūle. Citiem vārdiem sakot, mēs vienkārši vēlējāmies labāk plānot un vadīt viņu darbu.

Ar Teamdeck mēs varam darīt visu.

1. Viegla laika uzskaite *

Programmā Teamdeck varam manuāli iestatīt konkrētiem projektiem pavadītās stundas vai arī sekot līdzi, izmantojot darbvirsmas taimeri ar vienu klikšķi.

Tā kā šeit nav nepieciešami nekādi minējumi, tas mums sniedz precīzākus pārskatus un uzticamākas darba laika uzskaites lapas. Mēs varam arī salīdzināt aprēķināto laiku ar projektā faktiski pavadīto laiku un izmantot to, lai labāk novērtētu turpmākos uzdevumus.

* Kopš šī gadījuma pētījuma publicēšanas ir pagājis ilgāks laiks...
Pirms pāris mēnešiem mēs uzsākām Teamdeck mobilajām ierīcēm. Mūsu mobilā lietotne ļauj paplašināt Teamdeck funkcijas, izmantojot viedtālruni. Jūs varat sekot līdzi savam darba laikam, pārskatīt darba laika uzskaites lapas un pārlūkot kalendāru, bez nepieciešamības piekļūt Teamdeck tīmekļa versijai. 

Piezīme: Teamdeck mobilajām ierīcēm ir pieejams tikai reģistrētiem Teamdeck lietotājiem. Pirms mēģināt pierakstīties mobilajā ierīcē, pārliecinieties, vai esat reģistrējies datorā. 

2. Uzlabota resursu plānošana

Izmantojot tikai vienu rīku, mēs varam izsekot darbinieku brīvdienām, valsts svētku dienām un projektu rezervācijām. Mēs varam uzraudzīt komandas locekļu grafikus, tāpēc mūsu projektu vadītājiem ir vieglāk plānot komandas sadalījumu un vadīt vairākus projektus.

3. Precīzāki grafiki un budžeti

Mēs esam iekļāvuši Teamdeck arī savā pārdošanas plūsmā, kas mums deva iespēju labāk paredzēt laiku un pieejamos darbiniekus, risinot sarunas par jauniem darījumiem. Laika grafiki un budžeti kļuva precīzāki.

Kā mēs esam guvuši labumu no Teamdeck

Labi, tā kā jūs zināt, kādiem mērķiem varat izmantot Teamdeck, aplūkosim, kādi ir ieguvumi no tā ieviešanas jūsu uzņēmumā.

Mēs esam sadalījuši šo daļu finanšu ieguvumos un ieguvumos no projekta vadītāja perspektīvas.

Cik daudz naudas mēs ietaupām katru mēnesi?

Lai aprēķinātu darbinieku vadības izmaksas mūsu uzņēmumā, esam sev uzdevuši trīs jautājumu grupas, ko parasti uzdod paši darbinieki:

1. Pie kā man šodien vajadzētu strādāt? / Cik daudz laika man vajadzētu tam veltīt?
2. Vai es varu paņemt brīvu dienu? Cik brīvdienu esmu ņēmis? Vai mans atvaļinājuma pieprasījums tika apstiprināts?
3. Cik daudz laika esmu pavadījis šajā mēnesī? Cik lielu budžetu esmu iztērējis līdz šim? Kāds ir pašreizējais resursu izmantojums?

Tā kā pašlaik nodarbinām aptuveni 50 cilvēkus, esam izmantojuši šo skaitli un stundas likmi $30, lai aprēķinātu, cik daudz naudas mēs izšķērdējam, pamatojoties uz laiku, ko pavadām, atbildot uz šiem jautājumiem.

Bija nepieciešama izklājlapa un daži pamata matemātiskie aprēķini, lai saprastu, ka bez Teamdeck ik mēnesi esam izšķieduši $11 130 darbinieku laika, lai risinātu šo parasto vadības problēmu.

Teamdeck palīdzēja mums samazināt šo atkritumu daudzumu līdz $1 249,50, kas mums ļauj ietaupīt $9 880,50 mēnesī.

Interesanti, ka 40% mūsu darbinieki visvairāk laika pavadīja, jautājot savam projekta vadītājam par ikdienas uzdevumiem. Esam aprēķinājuši, ka tā rezultātā katru mēnesi tika izniekotas 56 stundas, kas kopā veidoja $1 680 stundas, kuras mēs varējām tērēt labāk.

Vai mūsu vadītājiem ir vieglāk vadīt projektus?

Vēl viena Teamdeck izmantošanas priekšrocība ir tā, ka projektu vadītājiem ir vieglāk vadīt projektus, jo viņi precīzi zina, kurš darbinieks attiecīgajā brīdī ir pieejams vai kurš drīz pabeigs savus uzdevumus.

Pirmkārt, mēs varam noteikt ilgtermiņa plānus, paturot prātā dažādas brīvdienas un svētku dienas.

Mūsu projektu vadītāji var izveidot precīzus pārskatus un sekot līdzi budžetam. Pēc tam viņi var izmantot šīs zināšanas, lai labāk sadalītu darbiniekus nākamajiem projektiem, plānotu budžetus un veidotu labākus aprēķinus mūsu klientiem, slēdzot jaunus darījumus.

Pārskatus var lejupielādēt PDF failos un pievienot mūsu sprinta pārskatiem, kas vēl vairāk atvieglo saziņu starp komandām.

Visbeidzot, mēs varam viegli izsekot, kad mūsu nepilna laika darbinieki ir pieejami.

Tas viss ļauj mūsu projektu vadītājiem ietaupīt daudz darba un efektīvāk vadīt komandas.

Resursu pārvaldība atmaksājas

31% uzņēmumu Access Group aptaujātie darbinieki apgalvoja, ka liela problēma, ar ko viņi saskaras, ir zema konkrētu cilvēkresursu atpazīstamība organizācijā.

Resursu plānošanas, atvaļinājumu pārvaldības un laika uzskaites rīka izmantošana mūsu uzņēmumā izrādījās ļoti izdevīga. Tas ne tikai palīdzēja mums ietaupīt naudu, bet arī ļāva labāk plānot un pārvaldīt notiekošos un turpmākos projektus. Tas ir svarīgi arī, lai darbinieki būtu apmierināti, saka Zbigņevs Čarneckis:

"Ir vērts ieguldīt laiku, lai pārrunātu visus resursu pārvaldības aspektus. No vienas puses, mēs izvairīsimies no dārgi izmaksājošām kļūdām, bet, no otras puses, mēs saglabāsim savu darbinieku komfortu un apmierinātību."

Ietaupiet uzņēmuma laiku un naudu - investējiet resursu pārvaldības rīkā, lai labāk izsekotu un sadalītu darbiniekus projektos.