Zarządzanie projektami w agencji kreatywnej to balansowanie na krawędzi. Jako lider zarządzania treścią lub tylko jednego z procesów zarządzania projektami, musisz zaplanować pracę, zarządzać kreacjami i upewnić się, że projekt dotrzyma terminu, nie przekroczy budżetu i - co równie ważne, jeśli nie najważniejsze - spełni oczekiwania klienta. W tym momencie pojawiają się narzędzia do zarządzania zasobami marketingowymi.
Która agencja kreatywna wybrała nasz marketing? oprogramowanie do zarządzania zasobami
Jak efektywnie zarządzać zasobami podczas inwestycji marketingowych
Powody, dla których działy marketingu korzystają z narzędzi do zarządzania zasobami
Jak zwiększyć zarządzanie przepływem pracy w projekcie z oprogramowaniem MRM
upewnij się, że masz wszystkie potrzebne zasoby,
oszacować, jak długo będziesz potrzebować tych zasobów i
stworzyć harmonogram, który dotrzyma terminu i będzie odpowiadał dostępności zespołu.
korzystać z najlepszego oprogramowania do zarządzania zasobami
Na szczęście przestrzeganie najlepszych praktyk zarządzania zasobami pozwoli ci zrównoważyć obciążenie pracą (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą) i kontrolować budżet swoich projektów. Ale dlaczego zarządzanie zasobami jest tak ważne w agencjach kreatywnych i działach marketingu?
Mówiąc o zarządzaniu projektami, śledzenie czasu jest jego niezastąpioną częścią. Kropka. [Ekran z oprogramowania do zarządzania zasobami]
Prawdopodobnie korzystasz już z kilku narzędzi do prowadzenia projektów i zarządzania zespołem - narzędzi marketingowych, narzędzia analityczneitp. Prawdopodobnie pracujesz z pracownikami wewnętrznymi, zespołami zdalnymi i freelancerami. W tak złożonym miejscu pracy łatwo jest stracić z oczu ogólną wydajność zespołu w wielu projektach.
W tym artykule zamierzam przekonać Cię, że - jako producent pracujący dla agencji kreatywnej dowolnej wielkości - możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami marketingowymi na różnych etapach projektu, czy to w fazie pitchingu (lub przygotowywania propozycji), zarządzania pracą czy raportowania.
Zacznijmy ten rozdział od odpowiedzi na pytanie: jaki jest związek między zarządzaniem zasobami a marketingiem? Dlaczego oprogramowanie do zarządzania zasobami jest ważne? Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy zacząć od właściwego zrozumienia, czym jest zarządzanie zasobami i dlaczego oprogramowanie do zarządzania projektami lub rozwiązania dla agencji pracy mogą być pomocne.
Wśród kierowników projektów kampanii marketingu cyfrowego nie istnieje jednoznaczne rozumienie zarządzania zasobami. Jest to dość popularne (i właściwe podejście), co oznacza, że zarządzanie zasobami obejmuje takie elementy, jak planowanie i alokacja zasobów oraz korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami marketingowymi. Można jednak stwierdzić, że zarządzanie zasobami projektu jest tym samym, co planowanie zasobów. Można go znaleźć w wielu źródłach, w których planowanie zasobów występuje naprzemiennie z alokacją zasobów. Planowanie zasobów - często traktowane jako alternatywne słowo dla zarządzania zasobami - można znaleźć jako jeden z wielu elementów ostatniego słowa, zarządzania zasobami. Warto więc być świadomym tego, jak się sprawy mają lub poprosić o pomoc agencję resource solutions.
Czas przybliżyć najciekawszy termin. Stowarzyszenie Zarządzania Projektami przygotowało szeroką definicję.
Zarządzanie zasobami to pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. (APM)
Oczywiście menedżer nie ma nieograniczonego czasu na wykonywanie tych zadań. Budżetu nie da się pomnożyć na pstryknięcie palcem. Czas to pieniądz - projekty muszą być realizowane na czas. Dlatego ostatecznym celem procesu zarządzania zasobami jest zapewnienie, że zasoby są wykorzystywane efektywnie, na czas i w ramach budżetu, przy użyciu oprogramowania do zarządzania zasobami marketingowymi i korzystania z pomocy agencyjnych rozwiązań w zakresie zasobów.
Rolą zarządzania zasobami (marketingowymi) jako praktyki jest zapewnienie, że zasoby są efektywnie wykorzystywane do sfinalizowania projektu z oczekiwanymi wynikami, w oczekiwanym czasie i w ramach budżetu.
Jak już wiemy, rolą zarządzania zasobami marketingowymi przy użyciu oprogramowania do zarządzania zasobami jest zapewnienie, że zasoby wewnętrzne i/lub zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane do ukończenia projektu z oczekiwanymi wynikami, w oczekiwanym czasie i w ramach budżetu. W jaki sposób łączy się to z agencjami marketingowymi lub kreatywnymi?
Kluczowe z nich, rozumienie zarządzania zasobami marketingowymi (MRM), jest podzielone na dwa segmenty. Jeden jest zdefiniowany jako podejście, a drugi - jako oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymi.
Zarządzanie zasobami marketingowymi za pomocą rozwiązań agencyjnych to podejście do zarządzania marketingiem. Koncentruje się na całej puli zasobów zespołu marketingowego, od zespołu marketingowego i materiałów marketingowych (online i offline) po budżet marketingowy. Obejmuje również współpracę z zewnętrznymi dostawcami, procesy produkcyjne, operacje marketingowe i zarządzanie zasobami cyfrowymi.
Oczywiście, jak wspomniano powyżej, w ramach czasu i budżetu.
Drugie znaczenie MRM odnosi się do technologii. Na technologii i oprogramowaniu do zarządzania zasobami marketingowymi, które koncentruje się na pomocy działom marketingu lub agencjom kreatywnym w koordynacji i konsolidacji zasobów. Od procesów, operacji, szeroko rozumianej produkcji treści i przepływów pracy po udostępnianie informacji i plików. Wszystko w jednym systemie oprogramowania, aby przyspieszyć i stale optymalizować zarządzanie projektami marketingowymi działania.
Aplikacje do zarządzania zasobami marketingowymi, takie jak oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymi, umożliwiają planowanie strategiczne (strategie marketingowe) i budżetowanie, zarządzanie programami, rozwój kreatywny i dystrybucję, zarządzanie treścią, planowanie i realizację mediów, koordynację wydarzeń i pomiar zasobów. (Gartner.com)
Z perspektywy firmy Gartner (specjalisty ds. usług zdalnych) zarządzanie zasobami marketingowymi to zestaw działań marketingowych lub narzędzia do zarządzania projektami agencji które wspierają strategię i optymalizację przepływu pracy w ramach pracowników, zespołów projektowych i organizacji. Narzędzia te pomagają zespołom pracować i centralizować projekty marketingowe. Od wielokanałowych kampanii marketingowych po jednorazowe zasoby. Jednocześnie zapewniając zintegrowane środowisko do planowania treści, produkcji, zarządzania i realizacji.
Podczas tworzenia oferty jako specjalista ds. usług zdalnych, skupienie się na kreatywnym pomyśle jest naturalne. Jednocześnie jednak negocjujesz harmonogram i budżet projektu. Oto jak szacować projekty z większą pewnością, aby później nie przekroczyć budżetu.
Na podstawie zakresu projektu można określić, kto będzie potrzebny do jego realizacji pod względem umiejętności.
Jednym ze sposobów na zrobienie kroku naprzód jest stworzenie matrycy umiejętności, dzięki której można zmapować kompetencje wymagane do realizacji projektu. Teraz znajdź pracowników z takimi kompetencjami, aby mieć pewność, że Twoja firma ma wystarczające zasoby, aby dostarczyć to, co obiecujesz w swojej ofercie lub zapytaniu ofertowym. Narzędzia do planowania zasobów z filtrami pozwalającymi na wyszukiwanie pracowników po ich umiejętnościach znacznie to przyspiesza. Specjaliści od usług zdalnych mogą to potwierdzić.
Teamdeck ułatwia sortowanie pracowników według stanowisk, dzięki czemu można szybko znaleźć członka zespołu potrzebnego do kreatywnych projektów.
Gdy wiesz, których pracowników musisz zarezerwować do swojego projektu, prognozowanie zasobów i planowanie wydajności pozwoli Ci to zrobić:
Sprawdź, czy potrzebne zasoby są dostępne w ramach czasowych projektu.
Zaplanuj zasoby dla swojego projektu.
Sprawdź, czy Twoje rezerwacje nie kolidują z potokiem produkcyjnym Twojej agencji.
Wstępne rezerwacje dokonywane przez specjalistów ds. usług zdalnych ułatwiają planowanie zasobów, których będziesz potrzebować, bez ich faktycznego zajmowania. Jednocześnie informujesz innych producentów, że możesz potrzebować danych zasobów, aby mogli wziąć ten czynnik pod uwagę podczas planowania.
Działa to również w drugą stronę. Jeśli widzisz, że inna osoba ma już zasoby marketingowe, których potrzebujesz, możesz negocjować z nią i potencjalnie znaleźć rozwiązanie, które zadowoli was oboje.
Kalendarz Teamdeck zapewnia szybki przegląd rezerwacji organizacji lub zespołów marketingowych.
Wiedząc, kogo potrzebujesz i na jak długo, możesz oszacować budżet z większą dokładnością. W ten sposób specjaliści ds. usług zdalnych są mniej narażeni na przekroczenie harmonogramu pracy zespołu w celu dotrzymania harmonogramu i przekroczenia budżetu.
Jednocześnie dokładne oszacowanie i budżetowanie ułatwi prognozowanie przychodów agencji i podjęcie decyzji, czy ten projekt jest opłacalny dla agencji, czy nie i dlaczego analityka marketingowa jest ważna.
Porozmawiajmy o tym, jak można wykorzystać zarządzanie zasobami marketingowymi, gdy już rozpoczął nowy projekt lub podczas prowadzenia bieżącego programu.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z rozliczania czasu i materiałów, czy stałej ceny, musisz śledzić rozliczany czas spędzony przez pracowników nad projektem (działania marketingowe), aby wiedzieć, czy projekt spełnia budżet.
Aby timesheety były niezawodne i w pełni wykorzystywały Śledzenie czasu pracy zespołuMusisz mieć pewność, że Twoi pracownicy będą je regularnie wypełniać. Jeśli ewidencja czasu pracy będzie dokładna, będzie można ją bez obaw podsumować i wykorzystać w raportach.
Agencje kreatywne specjalizujące się w działaniach marketingowych nie zawsze polegają wyłącznie na pełnoetatowych pracownikach. Zarządzanie pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin lub freelancerami, zwłaszcza w zespole zdalnym, może być trudne, ale można to przezwyciężyć dzięki zarządzaniu zasobami marketingowymi.
Mając widok z lotu ptaka na harmonogram pracownika (harmonogram zasobów), łatwiej jest zrównoważyć jego obciążenie pracą. Zmieniając oś czasu, zmieniając priorytety itp., należy upewnić się, że żaden z członków zespołu nie jest niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywany, ponieważ może to prowadzić do wypalenia lub rotacji pracowników.
Prowadząc projekt, bardzo często trzeba uwzględnić nie tylko pracowników, ale także sprzęt lub miejsca pracy. Jeśli tak jest w przypadku twojego projektu, zasady alokacja zasobów odpowiednio zastosować. Pomyśl o rozwiązaniach dotyczących zasobów agencji.
Najpierw zdecyduj, które działania marketingowe i narzędzia do zarządzania projektami agencji, sprzęt lub miejsca pracy, których potrzebujesz. Następnie dowiedz się, czy są one dostępne w ramach czasowych twojego projektu i zaplanuj je, kiedy ich potrzebujesz. W idealnym przypadku - podobnie jak w przypadku pracowników - powinieneś mieć przegląd wykorzystania zasobów w całej agencji, abyś mógł zobaczyć, kiedy są one dostępne lub kiedy są zarezerwowane dla innych projektów.
Ponieważ zakres projektu, harmonogram lub rezultaty mogą ulec zmianie, musisz stale śledzić projekt i odpowiednio przydzielać zasoby. Aby to zrobić, potrzebujesz łatwego sposobu na śledzenie i mierzenie wydajności swojego zespołu oraz wykorzystanie zasobów. Potrzebne są więc dobre rozwiązania w zakresie zasobów agencji.
Monitorowanie różnych wskaźników pomoże ci pozostać na bieżąco, nawet jeśli nastąpią zmiany. Sposobem na wczesne wykrycie niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania pracowników jest monitorowanie, czy ich rezerwacje lub timesheety przekraczają dostępność. W Teamdeck jest to bardzo proste - można to zobaczyć od razu, patrząc na paski Timesheets/Availability i Bookings/Availability. Jeśli są czerwone, jest to wyraźny sygnał, że dany pracownik ma zbyt wiele na głowie. Istnieją ciekawe rozwiązania w zakresie zasobów agencji.
Możesz także tworzyć raporty w celu kontrolowania wykorzystania pracowników lub budżetu. W tym przypadku przydają się wpisy dotyczące czasu pracy i rezerwacje pracowników, ponieważ na podstawie tych danych można szybko obliczyć wydajność zespołu lub budżet projektu.
Raporty Teamdeck umożliwiają producentom i specjalistom ds. marketingu śledzenie różnych wybranych przez nich wskaźników i KPI oraz łatwe udostępnianie ich swoim zespołom lub klientowi.
Raporty Teamdeck umożliwiają marketerom śledzenie różnych wybranych przez nich wskaźników i KPI oraz łatwe udostępnianie ich swoim zespołom lub klientowi - ciekawe rozwiązania w zakresie zasobów agencji.
Wreszcie, zarządzanie zasobami marketingowymi daje możliwość lepszego planowania i szacowania przyszłych projektów oraz znajdowania rozwiązań w zakresie zasobów agencji. Przydaje się tutaj helikopterowy widok pipeline'u, dostępnych zasobów, ich bieżącego wykorzystania i czasu śledzonego przez pracowników. Po prostu widzisz, czy jest miejsce na nowy projekt w twoim pipeline produkcyjnym.
Przeanalizuj dane historyczne, aby dostrzec wzorce, które okazały się szkodliwe dla twoich poprzednich projektów. Być może masz tendencję do niedoceniania fazy projektowania lub często dochodzi do przeciążenia zadaniami w sezonie wakacyjnym. Zrozumienie tych niedociągnięć pomoże ci uniknąć ich w przyszłych projektach.
Jak dowiedziałeś się z tego artykułu, zarządzanie zasobami marketingowymi i rozwiązania w zakresie zasobów agencji mogą być korzystne dla producentów i agencji kreatywnych na wiele sposobów. Podsumujmy to listą korzyści płynących z zarządzania zasobami marketingowymi:
Jako producent zyskujesz pełny wgląd w projekty, nad którymi pracujesz, dostępne zasoby i obciążenie pracą Twojego zespołu.
Możesz skutecznie zrównoważyć obciążenie pracą wszystkich członków zespołu, w tym pracowników zdalnych i freelancerów.
Może to zmniejszyć ryzyko niedotrzymania terminów i przekroczenia budżetu.
Widoczność dostępnych zasobów poprawia współpracę między Tobą a innymi producentami w Twojej agencji.
Masz lepszy przegląd swojego potoku produkcyjnego.
Tworzenie raportu z projektu jest łatwiejsze.
Jeśli chcesz w pełni wykorzystać zarządzanie zasobami marketingowymi, musisz upewnić się, że jest to spójny proces, którego regularnie przestrzegasz w swojej agencji.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...