Zarządzanie jednym projektem może być trudne. Zarządzanie wieloma projektami jest o wiele trudniejsze. Prowadząc kilka projektów jednocześnie, trzeba żonglować różnymi celami biznesowymi, harmonogramami i terminami. Wraz ze wzrostem obowiązków i liczby zadań, którymi trzeba zarządzać, łatwo jest popełnić kosztowne błędy. Oto kilka pomysłów na sprostanie typowym wyzwaniom, przed którymi stają kierownicy zarządzający wieloma projektami jednocześnie.
|
Szukasz narzędzia, które pomoże Ci zarządzać zasobami w wielu projektach? Dzięki Teamdeck możesz uzyskać lepszy przegląd swoich zespołów i projektów, nad którymi pracują. Wypróbuj Teamdeck z 30-dniowym DARMOWYM okresem próbnym już dziś. |
Zarządzanie wieloma projektami zaczyna się od stworzenia jednego planu dla wszystkich projektów
Bez głównego planu obejmującego wszystkie projekty istnieje ryzyko zagubienia się lub pomieszania rzeczy.
Zgodnie z dokumentem PMI na temat kluczowe czynniki wpływające na skuteczność zarządzania wieloma projektamiMusisz myśleć o swoich projektach jak o portfolio, którego elementy wpływają na siebie nawzajem:
"Zarządzaj wszystkimi projektami jako zbiorem, dostosowując i łącząc ich harmonogramy w celu dopasowania do dostępnych zasobów oraz eliminując niepotrzebne różnice w obciążeniu pracą kierowników wielu projektów".
Stwórz swój własny harmonogram składający się z każdego projektu, który prowadzisz. W ten sposób możesz mieć przegląd własnego czasu i projektów, którymi powinieneś się zająć w danym momencie.
Aktualizuj swoje plany
Zarządzanie zmianami jest nieuniknione w pracy kierownika projektu. Jednym ze sposobów na odniesienie sukcesu na tym stanowisku jest nauczenie się, jak na nie reagować, gdy już się pojawią.
Zarządzając projektami, upewnij się, że Twoje plany są zawsze aktualne, aby niczego nie przegapić. Gdy pojawią się zmiany, zdecyduj, jak bardzo wpływają one na zakres projektu i czy jesteś w stanie zrealizować projekt przy użyciu posiadanych zasobów.
Aby dowiedzieć się o aktualnym stanie projektu, monitoruj harmonogram w aplikacji narzędzie do planowania zasobów lub rozmawiaj ze swoim zespołem podczas codziennych stand-upów. Zapytaj ich, czy są jakieś ograniczenia lub blokady, abyś mógł usunąć przeszkody, gdy tylko się pojawią.
Unikanie mikrozarządzania podczas zarządzania wieloma projektami
Kuszące może być zarządzanie tak wieloma rzeczami, jak to tylko możliwe. Kontrolowanie realizacji każdego zadania, konieczność zatwierdzania nawet najdrobniejszych szczegółów, komunikowanie się z kierownictwem lub klientami w imieniu zespołu, nawet jeśli mogliby to zrobić sami - to wszystko jest mikrozarządzaniem.
Nawet jeśli daje ci to poczucie kontroli, mikrozarządzanie nie tylko z czasem cię przytłoczy, ale w rzeczywistości źle wpływa na morale twojego zespołu. Chociaż to świetnie, że jesteś gotów zakasać rękawy i wykonać dodatkową pracę podczas zarządzania wieloma projektami, musisz nauczyć się delegować zadania.
Przydzielając ludzi do projektów, jasno komunikuj role i obowiązki, aby każdy dokładnie wiedział, za co jest odpowiedzialny. Użyj matrycy umiejętności lub oprogramowanie do planowania zasobów odkryć, kto najlepiej nadaje się do określonych zadań i pozwolić mu je wykonać.
Naucz się ustalać priorytety zadań
Zdolność do ustalania priorytetów zadań jest ważną umiejętnością dla kierowników projektów. Prowadząc kilka projektów jednocześnie, umiejętność ta staje się jeszcze ważniejsza. Ustalanie priorytetów pomaga uniknąć podejmowania chaotycznych decyzji pod presją i pracować bardziej strategicznie.
Jak wyjaśnił Antonio Nieto-Rodriguez, wiodący ekspert w dziedzinie zarządzania projektami i wdrażania strategii, w swoim artykule pt. Artykuł HBR na temat ustalania priorytetów:
Ustalanie priorytetów zwiększa wskaźniki powodzenia projektów strategicznych, zwiększa dostosowanie i koncentrację zespołów kierownictwa wyższego szczebla wokół celów strategicznych, rozwiewa wszelkie wątpliwości zespołów operacyjnych w obliczu decyzji, a co najważniejsze, buduje nastawienie i kulturę realizacji.
Jak więc ustalić priorytety projektów, aby spełnić oczekiwania klientów i cele firmy? Używając Metoda ścieżki krytycznej (CPM) jest jednym ze sposobów, aby to zrobić. Pierwotnie opracowany przez firmę DuPont pod koniec lat 50-tych, nadal ma zastosowanie do wielu modeli biznesowych, w tym rozwoju oprogramowania lub produktów.
CPM wykorzystuje algorytm do planowania w oparciu o zestaw działań projektowych, takich jak zależności, czas i rezultaty. W ten sposób można odkryć, które działania są krytyczne i skupić na nich swoje wysiłki w pierwszej kolejności.
Po ustaleniu priorytetów pracy, przekaż je jasno swoim zespołom, aby każdy wiedział, na czym ma się skupić.
Odpowiednie oprogramowanie ułatwia zarządzanie wieloma projektami
W Teamdeck wierzymy, że dzięki odpowiednim narzędzia do planowania projektów i technikami, możesz przejść przez każdy projekt, dostarczając wysokiej jakości pracę i skutecznie zarządzając swoimi zespołami.
Choć zarządzanie wieloma projektami może początkowo odstraszać, można sobie z tym poradzić. Naucz się prowadzić je jako jeden projekt, aktualizuj swoje plany i deleguj obowiązki. Osiągnięcie lepszych wyników pomoże ci odnieść sukces.
Szukasz oprogramowania do zarządzania wieloma projektami?
Nasz oprogramowanie do planowania zasobów jest wybierany przez znane firmy reklamowe i IT. Chcesz wiedzieć dlaczego?
