Zarządzanie wirtualnymi zespołami w projektach - narzędzia dla zespołów zdalnych i wskazówki

Tworzenie projektów z wirtualnymi zespołami wymaga innego zestawu umiejętności komunikacyjnych, taktyk i narzędzi niż rozpoczynanie projektu z udziałem pracowników wewnętrznych. W Apptension, firmie zajmującej się oprogramowaniem Teamdeck (the oprogramowanie do zarządzania zasobami), współpracujemy również z pracownikami zdalnymi. I nie mówimy tu o programistach zlokalizowanych w pobliskich miastach.

W tym artykule podzielimy się z Tobą, jak to zrobić:

• wybierz najlepsze narzędzia do zarządzania projektami i zasobami dla zespołów zdalnych
• skompletować zespół do efektywnego zarządzania zespołami wirtualnymi
• konfiguracja projektu
• ustanowienie procesu komunikacji dla zarządzania zespołem wirtualnym

Członkowie naszego zespołu mieszkają i pracują w różnych krajach i strefach czasowych, w tym w Japonii i Wielkiej Brytanii. Znamy zalety i bolączki pracy z ludźmi, z którymi nie można po prostu spotkać się w jednym pokoju i porozmawiać o projektu. Lub spędzić czas po pracy, aby świętować kolejny udany sprint (co, przy okazji, jest bardzo ważne dla budowania zgranego zespołu).

Zanim do tego przejdziemy, szybko podsumujmy, czym są wirtualne zespoły i czy naprawdę jest to wschodzący trend w rekrutacji i zarządzaniu pracownikami.

Rozwój wirtualnego zarządzania projektami

Wirtualne zespoły to grupy pracowników pracujących nad tym samym projektem z różnych lokalizacji, komunikujących się ze sobą za pośrednictwem wiadomości e-mail lub aplikacji do przesyłania wiadomości.

Praca zdalna jest coraz bardziej powszechna wśród firm, które polegają na pracownikach wiedzy, którzy mogą pracować z dowolnego miejsca, często używając tylko laptopa i przyzwoitego połączenia Wi-Fi.

Według oficjalne statystyki wspomniane przez BBCW 2016 roku ponad cztery miliony Brytyjczyków pracowało z domu. Praca zdalna pozwala zaoszczędzić pieniądze osobom, które nie muszą dojeżdżać do pracy lub wynajmować mieszkania w danym mieście.

Szukasz więcej porad ekspertów na temat zarządzania projektami? Sprawdź nasze DARMOWA lista kontrolna planowania sprintu teraz!

A co z tak zwanymi "cyfrowymi nomadami"? Według Ankieta dotycząca cyfrowych nomadów52% ankietowanych uważa się za "niezależnych od lokalizacji", podczas gdy pozostałe 40% chciałoby takimi być. Cyfrowi nomadzi lubią pracować w domu (67%), kawiarniach (36%) i przestrzeniach coworkingowych (33%), odwiedzając nawet 5-10 krajów rocznie (30% respondentów).

Ogólny trend w kierunku elastycznej pracy, w tym wirtualnych zespołów, został dostrzeżony w raporcie Światowego Forum Ekonomicznego pt.Przyszłość miejsc pracy'. Autorzy wskazują na potrzebę "ponownego zdefiniowania granicy między pracą a życiem prywatnym". Ponieważ praca zdalna może pomóc pracodawcom w łatwiejszym znalezieniu i zatrudnieniu utalentowanych pracowników, a pracownikom w prowadzeniu bardziej niezależnego życia, istnieje jedna obawa, którą należy rozwiązać:

"Wyzwaniem dla pracodawców, osób prywatnych i rządów będzie wypracowanie sposobów i środków, które zapewnią, że zmieniający się charakter pracy przyniesie korzyści wszystkim".

Rosnąca dostępność Internetu, rozwiązań opartych na chmurze, takich jak Citrix lub Alternatywy dla Amazon WorkSpaces Rozwój przestrzeni coworkingowych sprawił, że praca w wirtualnych zespołach stała się jeszcze łatwiejsza. Dzięki odpowiedniej taktyce i narzędziom do zarządzania, zespoły te nie są takie trudne.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak radzić sobie z wirtualnymi zespołami podczas zarządzania projektem.

Rozpoczęcie zarządzania zespołem wirtualnym 

Przekształcenie grupy osób, które nigdy się nie spotkały, w zespół to prawdziwe wyzwanie.

Paradoksalnie mówi się, że powinieneś, jeśli to możliwe, zebrać zespół razem fizycznie na wczesnym etapie. Spotkanie twarzą w twarz może pomóc w zarządzanie zespołem projektowymwzajemne poznawanie się, budowanie zaufania i relacji.

Jeśli nie jest to możliwe, nie martw się. Postaraj się pomóc swoim zdalnym pracownikom rozwijać ducha zespołu wirtualnie, np. poprzez tworzenie grup czatowych, które mają na celu przekazywanie "momentów chłodzenia wody". Tam pracownicy mogą prowadzić swobodne rozmowy, wymieniając się przemyśleniami niekoniecznie związanymi z prowadzonymi projektami.

Ponieważ używamy Slacka do większości naszej codziennej komunikacji, stworzyliśmy kanał #internal, na którym odbywają się swobodne rozmowy. Poza tym zachęcamy naszych pracowników do tworzenia własnych kanałów, skupiania się na sprawach, które ich interesują, a następnie zapraszania innych, podobnie myślących kolegów. Ludzie mogą również poznawać się poprzez zabawne aktywności. Istnieją gry zaprojektowane specjalnie dla zespołów zdalnych. Świetnie nadają się do przełamania lodów na początku projektu.

Pracując z zespołami zdalnymi, bardzo ważne jest wspieranie koleżeństwa wśród pracowników, aby byli bardziej chętni do współpracy, dzielenia się swoją wiedzą i pomagania sobie nawzajem w rozwijaniu projektu.

Konfiguracja projektu

Pomyślne uruchomienie projektu zależy od dwóch rzeczy:

• Zebranie jak największej ilości informacji o projekcie, aby w pełni zrozumieć jego złożoność, oczekiwania klienta i cele biznesowe.
• Przekazanie tych spostrzeżeń zespołowi i upewnienie się, że wszyscy rozumieją, czego się od nich wymaga.

Im lepiej jesteś w stanie to zrobić, tym łatwiej będzie Twojemu zespołowi dostarczyć to, czego się od niego oczekuje.

Jedną z głównych różnic między rozpoczęciem projektu z zespołem wirtualnym a zarządzaniem zespołem wewnętrznym jest to, że trzeba zwracać większą uwagę na unikanie mikrozarządzania.

Zacznij od ustalenia jasnych celów i założeń projektu. Niech będą one jasne dla wszystkich zaangażowanych w proces, aby uniknąć nieporozumień i późniejszych pytań jeden na jeden. Użyj współdzielonych tablic, takich jak Jira lub Trello, aby przydzielić zadania, tak aby wszyscy pracownicy mogli zobaczyć, kto jest za co odpowiedzialny.

Podczas przydzielania zadań należy wziąć pod uwagę dostępność pracowników. Pracując z wirtualnymi zespołami, należy mieć to na uwadze:

• różne strefy czasowe i ich wpływ na komunikację
• święta państwowe i dni wolne od pracy
• dostępność godzinowa - szczególnie ważna w przypadku współpracy z osobami pracującymi w niepełnym wymiarze godzin i freelancerami

Posiadanie tego wszystkiego w jednym, współdzielonym harmonogramie pomoże ci utrzymać właściwy przepływ projektu. Będziesz także w stanie uniknąć opóźnień spowodowanych nieobecnością niektórych członków zespołu, którzy nie zostali uwzględnieni w przepływie pracy.

Myśląc o wirtualnym zarządzaniu projektami, należy wziąć pod uwagę proces komunikacji

Ustanowienie jasnego procesu komunikacji od samego początku ma kluczowe znaczenie podczas pracy z zespołami zdalnymi.

Ponieważ większość komunikacji będzie odbywać się za pośrednictwem wiadomości e-mail i aplikacji do przesyłania wiadomości, Wade Foster z Zapier mówi, że podczas rekrutacji pracowników zdalnych zaleca się, aby zatrudnić dobrych pisarzy. Dobre umiejętności komunikacji pisemnej pracowników ułatwią uniknięcie nieporozumień.

Prowadząc projekt, znajdź sposób na ustalenie wspólnego harmonogramu spotkań z zespołem. Codzienne rozmowy, które obejmują wszystkich zaangażowanych w projekt, mogą pomóc w zrozumieniu aktualnego statusu: co zostało zrobione, czym należy się zająć i jak to zrobić.

Ułatwi to również monitorowanie przepływu pracy.

W przypadku innych rozmów, takich jak spotkania dotyczące planowania projektu lub sesje przeglądowe, rozmowy z klientami itp. staraj się planować wszystko z wyprzedzeniem i rezerwuj spotkania w kalendarzach swoich pracowników. Korzystanie z wirtualny system telefoniczny pomoże zwiększyć produktywność, zmniejszyć liczbę nieporozumień i nieodebranych połączeń. Pracownicy mogą wykonywać i odbierać domowe połączenia telefoniczne z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, zwiększając zadowolenie pracowników i czyniąc pracę zdalną bardziej produktywną. Należy pamiętać o różnicach czasowych i informować o nich członków zespołu z wyprzedzeniem.

Jednym z największych wyzwań związanych z komunikacją z zespołem wirtualnym jest ustalanie połączeń ad hoc. Czasami, gdy pojawia się coś pilnego, możesz chcieć jak najszybciej wykonać połączenie, ale przy komunikacji asynchronicznej może to nie być możliwe. Jednym ze sposobów na rozwiązanie tego problemu może być ustalenie czasu w ciągu dnia, kiedy wszyscy członkowie zespołu (lub przynajmniej większość z nich) są dostępni i wykonywanie połączeń w tych godzinach.

Zdecyduj się na jedną aplikację do przesyłania wiadomości, z której będą korzystać wszyscy członkowie zespołu. Może to być Slack, Hipchat, Google Hangouts lub Skype. Po prostu wybierz jedną i upewnij się, że wszyscy pracownicy używają jej do komunikowania się ze sobą podczas projektu.

Sprawdź najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dla zespołów zdalnych

Odpowiedni zestaw narzędzi jest niezbędny do prowadzenia zdalnego zespołu. Ponieważ nie można po prostu fizycznie zebrać się w jednym pokoju i omówić projektu, potrzebne są narzędzia online umożliwiające współpracę w celu planowania zadań, planowania zadań i komunikacji.

Pozwól, że szybko przedstawię Ci narzędzia, z których korzystamy, a które pomagają nam zarządzać ponad 50 pracownikami, w tym zdalnymi, znajdującymi się w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

1. JIRA

Do planowania i przydzielania zadań naszym pracownikom używamy Jira. To jedno narzędzie pozwala nam łatwo planować, śledzić i zarządzać wszystkimi naszymi projektami.

Zarządzając wirtualnymi zespołami, chcesz, aby każdy widział status zadania w ramach przepływu pracy, przypisaną osobę i osobę odpowiedzialną za jego zgłoszenie. W Jira można skonfigurować przepływ pracy, co jeszcze bardziej ułatwia zarządzanie zadaniami na tablicach. Dzięki temu każdy dokładnie wie, co się dzieje.

2. Konfluencja

Współpraca zespołowa, taka jak praca nad udostępnionymi dokumentami, w tym notatkami ze spotkań, planami projektów, wymaganiami dotyczącymi produktów, bazami wiedzy i dokumentacją - w tym celu używamy Confluence.

Jego integracja z Jira bardzo ułatwia nam zarządzanie zasobami związanymi z projektem. Możliwość tworzenia współdzielonych dokumentów powiązanych z przypisanymi zadaniami pomaga naszym pracownikom lepiej zrozumieć projekt.

3. Teamdeck

Wreszcie, co nie mniej ważne, używamy naszego oprogramowanie do planowania zasobów do planowania zasobów, śledzenia czasu i zarządzania urlopami. Dzięki niemu możemy sprawdzać dostępność pracowników, rezerwować im projekty i śledzić, ile czasu na nie poświęcili.

Teamdeck ułatwia również pracę z wirtualnymi zespołami, pracownikami na niepełny etat i freelancerami. Kalendarz planowania zapewnia kierownikom projektów szybki dostęp do rezerwacji pracowników, urlopów, dostępności godzinowej i nie tylko. To z kolei zwiększa widoczność zespołu, ostatecznie prowadząc do bardziej wydajnej pracy. alokacja zasobów w zarządzaniu projektami.

4. Bitbucket

Bitbucket to system kontroli wersji firmy Atlassian. Nasi programiści używają go do wspólnej pracy nad projektem z dowolnego miejsca i strefy czasowej. Umożliwia on wspólną pracę nad jakością kodu poprzez wzajemne przeglądy kodu.

5. Luz

Do codziennej komunikacji używamy Slacka. Tutaj możemy prowadzić rozmowy jeden na jeden, czaty grupowe oraz otwarte lub prywatne kanały do wszelkiego rodzaju dyskusji. Dodatkowo, duża liczba dodatków i botów sprawia, że jest on jeszcze bardziej dostosowany do potrzeb naszych zespołów.

Na przykład, ponieważ używamy Culture Amp do ankiet 360 stopni, dodaliśmy ich bota do naszego Slacka. W rezultacie nasi pracownicy dowiadują się o nadchodzących ankietach za pośrednictwem czatu.

Wnioski

Prowadzenie wirtualnego zespołu opiera się na umiejętnościach komunikacyjnych, taktykach i narzędziach (takich jak system zarządzania pracownikami).

Ponieważ w większości przypadków nie można spotkać się osobiście, aby omówić projekt, jego cele i kwestie, sposób, w jaki robisz to online, będzie decydował o jego powodzeniu lub porażce.

Korzystanie z narzędzi online do pracy zespołowej i dostosowanie ich do odpowiednich procesów i przejrzystości pomoże Ci osiągnąć cele i zrealizować projekt zgodnie z oczekiwaniami. Znajdź najlepsze dla siebie, dołącz do zespołu i twórz wspaniałe rzeczy z ludźmi rozsianymi po całym świecie.

Czy masz doświadczenie w pracy z wirtualnymi zespołami? Podziel się nim z nami w komentarzach.