Gospodarka gig jest na fali wznoszącej. W ciągu ostatnich 5 lat, Pojawiło się 3,7 miliona nowych freelancerów na samym rynku amerykańskim. Trend ten prawdopodobnie nadal będzie silny, ponieważ praca w niepełnym wymiarze godzin jest szczególnie popularna wśród młodszych pracowników. Według ankiety przeprowadzonej w 2018 r. przez Upwork, 42% amerykańskich pracowników w wieku od 18 do 34 lat to freelancerzy.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi?
- O roli oprogramowanie do zarządzania zasobami w zarządzaniu pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin
- Jak prawidłowo zarządzać w niepełnym wymiarze godzin, aby przynieść firmie sukces?
Zarządzanie pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin i freelancerami jest na porządku dziennym w sektorze IT. Podczas gdy ekonomia koncertów staje się coraz bardziej powszechna we wszystkich branżach, IT wciąż jest bastionem freelancerów33% pracowników wskazało pracę jako główne lub dodatkowe źródło dochodu.
Nic więc dziwnego, że kierownicy projektów IT regularnie mają za zadanie kierować zespołami złożonymi z pracowników o różnych harmonogramach pracy. Chociaż może to być postrzegane jako wyzwanie, istnieje kilka sprawdzonych taktyk, dzięki którym zarządzanie pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin jest łatwiejsze i bardziej efektywne.
Należy pamiętać, że niniejszy artykuł koncentruje się na codziennym zarządzaniu pracownikami: na przykład kierowaniu zespołem projektowym. Aby w ogóle zatrudnić pracowników w niepełnym wymiarze godzin, cała firma musi być przygotowana pod względem kultury i procesów.
Na razie skupmy się na tym, co możesz zrobić jako menedżer, aby stworzyć pozytywne i produktywne środowisko pracy dla swoich współpracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.
Ustalenie podstawowych zasad
Niektórzy postrzegają ustalanie zasad jako oznakę nieelastycznego stylu zarządzania. W rzeczywistości jednak sami pracownicy czują się znacznie lepiej w przejrzyste środowisko pracygdzie wyrażone są jasne oczekiwania.
Pamiętaj, aby omówić następujące aspekty dotyczące pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin:
- Wszelkie zasady obowiązujące w całej firmie, które dotyczą Twojego zespołu.
- Jaka jest ich rola w projekcie? Kto jeszcze jest częścią zespołu?
- Główne kanały komunikacji.
- Cykliczne spotkania, w których powinni uczestniczyć (osobiście lub offline).
- Oczekiwana dostępność (czy powinna pokrywać się z godzinami pracy zespołu?)
- Z jakim wyprzedzeniem należy zaplanować ich harmonogram?
- Raportowanie pracy i śledzenie czasu - jak powinni śledzić swoją pracę?
Omówienie takich kwestii z góry ograniczy potencjalne nieporozumienia w dalszej części umowy.
Zrozumienie harmonogramu pracy w niepełnym wymiarze godzin
Aby zarządzać pracownikami niepełnoetatowymi, musisz wiedzieć, kiedy są dostępni i na jak długo. Niezbędne jest utworzyć dostępność/kalendarz zasobów gdzie członkowie zespołu mogą ustawić swoje godziny pracy. W zależności od umowy, mogą oni wypełnić go samodzielnie lub poprosić o zatwierdzenie ich harmonogramu.
Dostępność pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin jest częścią kalendarza Teamdeck. Osoby z ustalonym harmonogramem pracy w niepełnym wymiarze godzin mogą ustawić reguły powtarzania swojej dostępności.
Jest jeszcze jeden aspekt zrozumienia harmonogramu pracownika. Nie bez powodu pracownicy zatrudnieni są w niepełnym wymiarze godzin. Niektórzy chcą mieć więcej czasu na swoje dodatkowe zajęcia lub sprawy osobiste. Niektórzy żyją w ten sposób, przez jakiś czas lub dłużej, ponieważ muszą; niektórzy - ponieważ chcą. Niemniej jednak - elastyczne harmonogramy i pomocne oprogramowanie do zarządzania zasobami lub system zarządzania pracownikami stać się immanentnym elementem firmy.
Korzystne może być zrozumienie sytuacji członka zespołu (bez zbytniego wścibstwa) i tego, w jakim stopniu jego harmonogram jest elastyczny. W ten sposób będziesz wiedział lepiej, niż zaplanować rozmowę, która kolidowałaby z innymi obowiązkami. 
Utrzymanie optymalnego obciążenia pracą
Wiedza o tym, kto i kiedy jest dostępny planowanie zasobów znacznie łatwiejsze. Następnym krokiem jest zaplanowanie ich zadań w sposób, który odpowiada ich możliwościom i potrzebom projektu.
Oczywiście, powinieneś upewnić się, że planowane rezerwacje nie przekraczają dostępności twojego pracownika, ale to tylko połowa pracy. Drugą jest przejrzenie planu projektu i zbadanie wszelkich zależności między zadaniami niepełnoetatowca a pozostałymi obowiązkami zespołu. Nie chcesz skończyć w sytuacji, w której cały zespół czeka na zasób, który zostanie przygotowany przez niezależnego projektanta w ciągu kilku dni. Prawdopodobnie nie oczekujesz też, że projektant będzie pracował w wolnym czasie (chyba że ustaliliście, że może poświęcić kilka dodatkowych godzin).
Po zaplanowaniu projektu należy monitorowanie rzeczywistego obciążenia pracą członków zespołu (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Jest to łatwiejsze dla osób pracujących w biurze, ale w przypadku osób pracujących zdalnie w niepełnym wymiarze godzin może być trudno zauważyć oznaki niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania (przeczytaj o wykorzystanie zasobów). Dlatego też warto korzystać z narzędzi i technik, które zwiększają widoczność pracowników. Śledzenie czasu pracowników, jeśli zostanie prawidłowo wdrożonyjest jedną z takich technik. Pozwala ona menedżerom zrozumieć rzeczywiste obciążenie pracą ich zespołu. Pracownicy natomiast czują, że ich wysiłki są zauważane.
Timesheets pomagają kierownikom projektów zrozumieć rzeczywiste wykorzystanie ich zespołu. Nadgodziny można łatwo zauważyć dzięki czerwonym paskom.
W Teamdeck wierzymy, że optymalne obciążenie pracą jest jednym z trzech filarów szczęścia zespołu (pozostałe to przejrzystość i równowaga między życiem zawodowym a prywatnym). Jeśli spełnisz wszystkie trzy kryteria, możesz oczekiwać, że wszyscy twoi pracownicy, w tym osoby pracujące w niepełnym wymiarze godzin i freelancerzy, będą bardziej zadowoleni ze swojego miejsca pracy.
Uczyń ich częścią swojego zespołu
Nawet jeśli praca twoich pracowników jest skrupulatnie zaplanowana i odpowiednio przeanalizowana, nadal musisz sprawić, by poczuli się częścią zespołu, jeśli chcesz, aby projekt przebiegał sprawnie.
Istnieje wiele sposobów na budowanie poczucia koleżeństwa wśród członków zespołu: od gier przełamujących lody po rekolekcje zespołowe. Nie można jednak zapominać o włączeniu pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin w rzeczywisty cykl życia projektu. Powinni oni wiedzieć o wszelkich aktualizacjach i brać udział w decyzjach podejmowanych przez zespół.
Jeśli organizowane są spotkania lub warsztaty obejmujące cały projekt, upewnij się, że każdy może w nich uczestniczyć. Często wydaje się, że czas freelancerów i osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin jest zbyt cenny, by poświęcać go na spotkania: zawsze można ich później poinformować. Jeśli tak jest, to być może to spotkanie nie jest w ogóle potrzebne i lepiej, by więcej osób w zespole po prostu otrzymało o nim informacje. Posiadanie w zespole osób o różnej dostępności może w rzeczywistości pozytywnie wpłynąć na wydajność zespołu.
Mówiąc o wydajności, staraj się korzystać z narzędzi, które wspierają współpracę asynchroniczną. Kiedy zatrudniasz niezależnych grafików lub ilustratorów do tworzenia zasobów wizualnych dla swojej marki, zazwyczaj chcesz przejrzeć ich pracę. Korzystanie z oprogramowanie do zarządzania pracownikami Dzięki funkcjom korekty online, takim jak ProofHub, możesz łatwo wskazać wszelkie sugestie bezpośrednio na recenzowanym materiale. Freelancerzy, z którymi współpracujesz, będą w stanie szybko zrozumieć Twoją opinię, bez konieczności kontaktowania się przez e-mail lub telefon. Jest to również niezwykle przydatne w zarządzaniu zespołami zdalnymi.
Zapytaliśmy Vartika Kashyap, CMO Proofhub, o znaczenie zarządzania pracownikami zdalnymi:
Bez ProofHub zdalne zespoły miały swoje dane rozproszone na wielu platformach - zarządzali terminami i zadaniami za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatowali za pomocą innej platformy, otrzymywali aktualizacje przez telefon, informacje zwrotne na temat projektów były mylące i gubiły się w długich wątkach e-mailowych, a nie było jednego miejsca do przeglądu pracy i wydajności. ProofHub zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne zespołom, menedżerom i klientom pod jednym dachem. Alison Dalziel z Localise opisała nawet zarządzanie zdalnymi zespołami bez ProofHub jako "Psy i koty". "ProofHub rozwiązał nasz problem zdalnego wspierania projektów" - dodała.
Czy jesteś gotowy, aby zacząć efektywnie zarządzać pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin?
W gruncie rzeczy zarządzanie pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin nie różni się zbytnio od kierowania zespołem pracowników pełnoetatowych, zwłaszcza zdalnych pracowników pełnoetatowych. W obu przypadkach płynna komunikacja, wzajemne zrozumienie i dawka empatii będą bardzo pomocne.
Jeśli jednak chodzi o freelancerów i osoby pracujące w niepełnym wymiarze godzin, musisz być wyjątkowo uważny, ponieważ wiele problemów może pozostać niezauważonych. Łatwo jest przeoczyć przepracowanego pracownika, jeśli nie pracuje on w biurze, a jego godziny pracy nie są monitorowane. Upewnij się, że korzystasz z różnych sposobów zwiększania widoczności pracowników, aby zawsze być na bieżąco z ich aktualną sytuacją.
