Opanowanie subtelnej sztuki zarządzania obciążeniem pracą jest ważnym zadaniem dla kilku ról skoncentrowanych na projektach w firmach. Kierownicy działów lub dyrektorzy często zajmują się alokacją projektów i zarządzaniem obciążeniem pracą na poziomie całej firmy, podczas gdy kierownicy projektów muszą przypisywać zadania do swoich zespołów projektowych. Niezależnie od skali, główne strategie skutecznego zarządzania obciążeniem pracą opierają się na tych samych zasadach.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Znaczenie i filozofia zarządzania obciążeniem pracą
Rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w procesach zarządzania obciążeniem pracą
Jakie są najskuteczniejsze strategie planowania obciążenia pracą?
Porównajmy kilka definicji, a następnie zapoznajmy się z kilkoma sugestiami dotyczącymi narzędzi do zarządzania obciążeniem pracą (lub planowania obciążenia pracą - jeśli chcesz, oba oznaczają to samo).
Każdy z nich informuje o roli nie kierownika projektu czy lidera, ale pracownika lub pracowników w złożonych projektach. Uwagę zwraca podział: zespół vs konkretny pracownik. Kilka z nich skupia się na zespole i pracownikach. Ale tylko w ujęciu Forecast - naszego bliskiego konkurenta na rynku narzędzi do zarządzania obciążeniami - jest to po prostu konkretny pracownik. Która filozofia jest lepszym wyborem? Jak analizować wydajność każdego pracownika? Na co kłaść nacisk w każdej z nich? Przyjrzyjmy się bliżej.
Termin "zarządzanie obciążeniem pracą" oznacza proces przydzielania zadań pracownikom oraz zapewnienie im wystarczającej ilości czasu aby je wykonać.
Proces efektywnej dystrybucji i organizacji pracy pomiędzy zespołami to właśnie zarządzanie obciążeniem pracą.
Dbałość o czas pracowników (który pozwoli im realizować zadania) - to sugestia Teamhood - narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą. Można powiedzieć, że efektywne zarządzanie obciążeniem zespołu oznacza, że lider jest w stanie wyznaczyć osiągalne terminy. Ale jak uniknąć nierealistycznych terminów lub na czym bazować, jeśli chcemy ustalić priorytety pracy i przydzielić inne zadania? Pozostawmy te pytania na razie bez odpowiedzi i przejdźmy dalej.
Parafrazując słowa narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą Asana - naszego konkurenta i dostawcy narzędzi do zarządzania obciążeniem pracą - przez zarządzanie obciążeniem pracą rozumieją nie tylko dystrybucję i pomiar pracy. Sugerują, kiedy proces zarządzania obciążeniem jest wykonywany efektywnie. Narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą zwiększa wydajność pracy pracowników (lub zasobów, jak moglibyśmy powiedzieć) i - co bardzo interesujące i warte wzięcia pod uwagę - ich zadowolenie. Pod koniec każdego dnia pracownik jest bardziej zadowolony niż przytłoczony.
Firma kładzie nacisk na zwiększenie wydajności pracy pracowników i (co najważniejsze, jeśli myślimy o długoterminowej relacji z konkretnym pracownikiem) satysfakcji na koniec dnia. Satysfakcję obu stron: menedżera i jego zespołu.
Pojawia się tu kilka kwestii związanych z narzędziami do zarządzania obciążeniem pracą i postępem projektu. Po pierwsze, dobre samopoczucie pracownika wynika również z tego, co dzieje się w jego życiu osobistym, na co mamy niewielki wpływ. Po drugie, trzeba mieć z nim na tyle dobrą relację, by dokładnie wiedzieć, co w pracy lub poprzez pracę sprawia mu satysfakcję (a to nie zawsze wynika z deklaracji pracownika, który pod presją miejsca pracy może nie chcieć mówić o wszystkim w obawie, że faktycznie chciałbym robić coś innego niż to, co aktualnie musi). I po trzecie - być może najważniejsze - jak mierzyć tę satysfakcję? Jak wybrać najlepsze narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą?
Narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą odnosi się do przydzielania pracy zespołowi w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać jego umiejętności i zdolności oraz umożliwić mu osiągnięcie najlepszej wydajności i wyprodukowanie najwyższej jakości rezultatów.
Smartsheet sugeruje - kolejny projekt narzędzie planowania a naszemu konkurentowi - na pierwszy rzut oka - coś bardziej konkretnego na temat tego, co należy zrobić. Takie narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą podkreślają również kompetencje kierownika projektu i jego silny związek z wydajnością zespołu. Ale tylko te kompetencje, które są przydatne w wydobywaniu umiejętności pracowników i dawaniu im miejsca do rozwoju. Jak to zrobić? Jak zwiększyć wydajność pracowników i umiejętności przydatne dla firmy w danym czasie?
Zarządzanie obciążeniem pracą jest (...) tym, co nazywamy zdolnością do dystrybucja pracować równo, dając każdemu pracownikowi jego sprawiedliwą część i nie więcej. O ile nie ma szczególnego przypadku, który wymaga więcej pracy, nie należy nikogo przeciążać. Pomocne mogą być narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą.
I to jest najbardziej kontrowersyjna definicja. Firma Forecast idzie znacznie dalej i informuje również o roli zdolności. Ale zdolność ma na celu równomierne rozłożenie pracy w taki sposób, aby każdy pracownik otrzymał "sprawiedliwą część" - cokolwiek to oznacza. Odpowiednie narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą może być w tym pomocne.
Ale w końcu dowiadujemy się, że chodzi o to, by nikogo nie przeciążać, z wyjątkiem bardzo szczególnych przypadków - ale jakie są ważne zadania? Czy każde zadanie nie jest bardzo ważne? Czy czyjaś praca może być równa? Co z różnicami w doświadczeniu, złożonością projektu, wymaganiami takimi jak czas, w którym zadania muszą zostać wykonane, a także - co najważniejsze - opłacalnością biznesową (niektóre projekty są ważniejsze od innych; niektóre z nich wymagają więcej czasu poświęconego na osiągnięcie oczekiwanego rezultatu)? Każdy czytelnik tego artykułu o zarządzaniu projektami i narzędziach do zarządzania obciążeniem pracą wie, że potrzeby biznesowe określają, co należy zrobić, a co można nazwać "przypadkiem specjalnym". Kropka.
Rola przynajmniej dobrego zasobu zarządzanie obciążeniem pracą ma pomóc nie tylko w mierzeniu wydajności zespołu i planowaniu zasobów, ale także w zarządzaniu obciążeniem pracą.
Każdy z nich ma własną wizję skutecznego zarządzania obciążeniem pracą zespołu. Każda z nich podkreśla dwie rzeczy - narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą są ważne.
Po pierwsze, zarządzanie obciążeniem pracą jest procesem, który zajmuje trochę czasu ze względu na wiele pytań i wiele wyjaśnień, które są używane w określonym czasie.
Po drugie - skuteczne i inteligentne zarządzanie obciążeniem pracą zakłada, że lider posiada określony zestaw umiejętności, które pomagają członkom zespołu osiągać oczekiwane przez nich indywidualne cele biznesowe, a czasem nawet bardzo osobiste. Jakie to umiejętności i co będzie podstawą podejmowania decyzji?
Proces - z powodu wielu pytań i odpowiedzi; dobre wybory zależą od wiedzy lub doświadczenia danego lidera
Przypisywanie zadań członkom zespołu oraz utrzymywanie wydajności zespołu i postępów projektu
Zestaw - powiedzmy - umiejętności zarządzania obciążeniem pracą (możemy dodać "interpersonalne" lub po prostu "zestaw umiejętności miękkich" - ponieważ nie jest to jasne w podanych powyżej znaczeniach)
Opieka nad członkami zespołu (ponieważ jest to powód, dla którego osiągają dobre wyniki z oczekiwanym rezultatem dla firmy). Oto dwa wyzwania. Pierwszym z nich jest pytanie, czy jako lider powinieneś dbać bardziej o zespół, czy bardziej o konkretnego pracownika. I drugie - słowo "dbać" ma również wiele znaczeń w każdym z powyższych cytatów. Oto więc kolejne pytanie: co powinno być w oku lidera, gdy zarządza obciążeniem pracą wszystkich pracowników?
Najlepsze narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą - mogą pomóc w zarządzaniu projektami
Nie sprawdzasz możliwości i obciążenia pracą obecnego zespołu (planowanie pojemności zasobów)
Nie przydzielasz zadań według priorytetów i umiejętności pracowników.
Nie myślisz o modyfikacjach i zmianach przydziałów
Jesteś "odporny na wiedzę" i nie chcesz uczyć się od najlepszych.
Nie myślisz o Agile
Nie myślisz o korzystaniu z jakiegoś narzędzia do zarządzania obciążeniem pracą i oprogramowania do zarządzania projektami
Overbooking (lub underbooking)
Mniejsza produktywność i wydajność
Więcej stresu i niepokoju
Więcej zwlekania
Mniejsze zaangażowanie i myślenie o odejściu z zespołu
Mówiąc jednak bardziej poważnie - dlaczego zarządzanie obciążeniem pracą jest ważne? Monitorowanie bieżącego obciążenia pracą i pracy zespołu (zwłaszcza zespołów zdalnych) pomaga kierownikom projektów wcześniej dostrzec problematyczne trendy i obszary, dając im szansę na rozwiązanie problemów, zanim dojdzie do ich eskalacji. Szansa na alokację zasobów, dostosowanie harmonogramów projektów lub poprawę zarządzania obciążeniem pracą.plan wdrożenia, zwłaszcza jeśli można korzystać z najlepszych narzędzi do zarządzania obciążeniem pracą i zarządzania projektami.
Jakie są najskuteczniejsze strategie zarządzania obciążeniem pracą?
Wiedza na ten temat jest niezbędnym elementem wdrażania zarządzania obciążeniem pracą i korzystania z narzędzi do zarządzania obciążeniem zespołu. Istnieje wiele potencjalnych przyczyn niezrównoważonego obciążenia pracą (np. słabe zarządzanie przepływem pracy, alokacja zadań, niedokładne szacunki projektu, słaba wydajność poszczególnych osób w całym zespole) i aby rozwiązać problem, należy zrozumieć, skąd się on bierze. Najlepiej, jeśli jesteś świadomy:
Co należy zrobić w ramach projektu?
Kto powinien nad czym pracować,
Jak rzeczywiste obciążenie pracą ma się do szacunków projektu?
Część "co należy zrobić" może być objęta dokumentacją projektu lub oprogramowaniem do zarządzania projektami. W Teamdeck, gdzie możemy przypisywać zadania, używamy Jira do śledzenia wszystkich zadań w naszym backlogu. W ten sposób wiemy, co musi się wydarzyć (i jakie są ramy czasowe). Inne popularne narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami to Trello, Asana i Podio.
Z drugiej strony, do śledzenia obciążenia pracą zalecam skonfigurowanie pliku kalendarz zasobów. Podczas gdy niektóre narzędzia PM do zarządzania zadaniami mają pewne funkcje zarządzania zespołem jako część produktu, wiele firm decyduje się na korzystanie z dedykowanego oprogramowania do zarządzania obciążeniem pracą.
Jego celem jest przydzielanie pracy pracownikom, śledzenie obciążenia pracą i zarządzanie nieobecnościami. Zarządzanie projektami i narzędzia do planowania wydajności często mogą być ze sobą zintegrowane, dzięki czemu nie trzeba dwukrotnie wprowadzać danych ani martwić się o utratę informacji.
Kalendarz zasobów zapewnia bardzo potrzebny wgląd w bieżące, przeszłe i przyszłe obciążenie pracą zespołu. Wszyscy pracownicy są tam wymienieni wraz z przydzielonymi im projektami.
Podczas przeglądania kalendarza zasobów zespołu zwróć uwagę na:
Nadgodziny
Różnice między planowanym a rzeczywistym czasem pracy
Pracownicy, którzy wykorzystali niewiele dni urlopu lub nie wykorzystali ich wcale (z wyjątkiem zwolnień lekarskich)
Oto najczęstsze sygnały ostrzegawcze, które mogą skłonić do podjęcia działań. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami zasobów ostrzegają o nadgodzinach lub nadmiernym wykorzystaniu pracowników:
Oprogramowanie do zarządzania projektami Teamdeck umożliwia tworzenie raportów obciążenia pracą, aktualizowanych w czasie rzeczywistym i wyposażonych w zaawansowane funkcje. Jest to wygodniejsze niż widok kalendarza podczas porównywania szacowanych godzin z rzeczywistym czasem pracy.
Po pierwsze, spróbuj dowiedzieć się, co jest źródłem problemu i sprawdź, czy używasz dobrego oprogramowania do zarządzania projektami do zarządzania zadaniami. Czasami nadgodziny zdarzają się dlatego, że projekt został niedoszacowany, podczas gdy w innych przypadkach to jeden z członków zespołu, który nie osiąga wystarczających wyników (lub nie ma wystarczających umiejętności), powoduje opóźnienia.
Jeśli obciążenie pracą nie rozkłada się równomiernie na cały zespół, sprawdź, czy możesz przydzielić codzienne zadania mniej zajętym pracownikom, korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami. Nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza w przypadku konfliktu umiejętności/doświadczenia. W takim przypadku możesz spróbować skorzystać z pomocy freelancerów lub przesunąć pracowników między wieloma projektami.
Porównanie czasu rezerwacji i czasu ewidencji czasu pracy jest wskaźnikiem wykorzystywanym podczas zarządzania obciążeniem pracą i jego optymalizacji.
Należy jednak pamiętać, że nowa osoba, nawet bardzo doświadczony profesjonalista, będzie potrzebować trochę czasu na zapoznanie się z projektem i jego wymaganiami, więc nie zawsze jest to najszybsze rozwiązanie. Dobrze jest, gdy narzędzia mają zaawansowane funkcje.
Jeśli cały zespół jest przepracowany i nie jest to spowodowane wąskim gardłem w zespole, ale raczej zmianą wymagań lub nieadekwatnymi szacunkami, może być konieczne negocjowanie harmonogramu tego projektu. Termin może być nieprzedłużalny, w którym to przypadku można spróbować skompresować czas trwania projektu, np. poprzez szybkie śledzenie. Jest to praktyka polegająca na nakładaniu na siebie pewnych zadań projektowych, które początkowo planowano wykonywać jedno po drugim:
W artykule Techniki planowania projektów można znaleźć listę przydatnych sugestii dotyczących efektywnego zarządzania obciążeniem pracą. (Nie oznacza to jednak, że uchroni cię to przed używaniem oprogramowanie do planowania zasobów).
Istnieją sposoby radzenia sobie z problemami związanymi z obciążeniem pracą, ale zdecydowanie lepiej jest zapobiegać im z wyprzedzeniem. Właśnie dlatego podejście oparte na danych i kultura zespołu są tak ważnymi elementami skutecznego zarządzania obciążeniem pracą.
[/vc_column_text]Bezpłatny okres próbny
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...