Timesheety rzadko cieszą się dobrą opinią wśród pracowników. Trzeba przyznać, że często cieszą się one złą reputacją: nikt nie lubi podpisywać tony papierów tylko po to, by "udowodnić", że przepracował daną ilość czasu. Z drugiej jednak strony, timesheety mogą być naprawdę korzystne zarówno dla menedżerów, jak i członków ich zespołów.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Przypadki użycia efektywnego zarządzania czasem pracy pracowników
- Która firma wybrała oprogramowanie do zarządzania zasobami jako system zarządzania czasem pracy
- Czy zarządzanie czasem pracy i śledzenie są złe?
Zacznijmy od samego pytania:
Czym jest zarządzanie czasem pracy?
Mówiąc najprościej: Zarządzanie ewidencją czasu pracy to praktyka polegająca na monitorowaniu i analizowaniu ewidencji czasu pracy pracowników oraz śledzeniu czasu pracy (zarejestrowanych godzin pracy).. Może również obejmować podejmowanie różnych działań, np. obliczanie listy płac pracowników lub fakturowanie klienta na podstawie tych kart czasu pracy.
Kiedyś czas pracy był podsumowywany na kartce papieru, stąd nazwa timesheet. Obecnie znacznie popularniejsze są timesheety online, choć i w tym przypadku istnieje kilka opcji: od prostych arkuszy kalkulacyjnych po narzędzia programowe oparte na sztucznej inteligencji.
Jak już wspomniałem na początku tego artykułu, timesheety cieszą się złą sławą wśród pracowników. Zagłębmy się w ten temat i spróbujmy odpowiedzieć na często zadawane pytanie:
Czy timesheety to zło?
Niekoniecznie, ale z pewnością istnieją przypadki, w których timesheety są całkowitą stratą czasu, która może w znacznym stopniu przyczynić się do niezadowolenia ludzi z ich miejsca pracy..
Historycznie rzecz biorąc, timesheety były sposobem na udowodnienie, że ludzie faktycznie wykonali swoją pracę. W tym miejscu pojawiają się problemy. Po pierwsze, może to łatwo stworzyć kulturę, w której ludzie czują, że ich timesheety są ważniejsze niż efekty ich pracy. Nie jest dobrze musieć udowadniać, że się pracowało lub że jest się bacznie obserwowanym (i mierzonym) przez przełożonych.
Nie motywuje to również ludzi do większej wydajności w pracy. Po co szukać lepszego rozwiązania, jeśli można po prostu zarejestrować więcej czasu w ewidencji czasu pracy (i być może otrzymać wyższe wynagrodzenie)?
Nie oznacza to, że płacenie za godzinę jest złe, nawet w przypadku projektów. Chociaż w tym tekście nie wchodzimy w szczegóły dotyczące korzystania z timesheetów w celu określenia miesięcznych zarobków, rozumiemy, że jest to ważny przypadek użycia dla firm, które np. współpracują z freelancerami. Dlatego też stworzyliśmy osobny przewodnik dotyczący obliczania listy płac pracowników.
Wreszcie, ludzie są naprawdę kiepscy w zapamiętywaniu, ile czasu faktycznie spędzili pracując nad czymś. Dlatego też wypełnianie kart czasu pracy pod koniec tygodnia lub, co gorsza, miesiąca jest bliższe pisaniu fan fiction niż zbieraniu wiarygodnych danych.
Podsumowując, możemy powiedzieć, że timesheety mają niewielki wpływ, chyba że:
- Ty i Twój zespół rozumiecie ich cel i dostrzegacie wartość,
- Karty czasu pracy są wypełniane regularnie i zgodnie z prawdą,
- Ilościowe dane z ewidencji czasu pracy są wspierane przez regularną komunikację w celu zebrania bardziej opisowych spostrzeżeń (więcej na ten temat poniżej).
- Stosowana jest odpowiednia forma ewidencji czasu pracy.
Ten ostatni aspekt jest wart podkreślenia, ponieważ wiele zespołów nadal polega na prostych arkuszach kalkulacyjnych (większość firm na szczęście odeszła od prawdziwych kartek papieru). Jest to krok w dobrym kierunku, ponieważ dokument online może być łatwo aktualizowany i dostępny dla wielu członków zespołu w razie potrzeby, ale nadal jest to arkusz, który należy wypełnić, co nie jest najwygodniejszą rzeczą do zrobienia.
Sprawdź to darmowy konwerter pdf na excel jeśli nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych.
Nowoczesne narzędzia do śledzenia czasu pracy pracowników często wyposażone są w funkcje start/stop, które można włączać i wyłączać jednym kliknięciem. Inne oferują nadajniki, które automatycznie rejestrują wejście i wyjście z pracy.
Z perspektywy menedżerskiej kolejnym ważnym aspektem jest to, że oprogramowanie projektowe do ewidencji czasu pracy jest sparowane z narzędzie do zarządzania urlopami. Pracownicy muszą być w stanie rejestrować swój czas pracy i czas wolny, w przeciwnym razie możesz martwić się o puste karty czasu pracy kogoś, kto właśnie jest na wakacjach.
Korzystanie z oprogramowania, które służy również jako harmonogram zespołu, zapewnia dodatkową wartość w postaci możliwości porównania planowanych godzin pracy z zarejestrowanymi. Kierownicy projektów kierujący się danymi mogą wykorzystać ten wgląd do oceny stanu swojego projektu i tego, czy należy coś skorygować.
To tylko jeden z przykładów Jak zarządzanie czasem pracy może wspierać kierowników projektów w wykonywaniu swoich zadań, ale jest ich więcej. W rzeczywistości zamierzam poświęcić następną sekcję pomysłom, w jaki sposób można wykorzystać karty czasu pracy zespołu z korzyścią dla zespołu i projektu.
Efektywne zarządzanie czasem pracy: przypadki użycia
Oblicz koszt swoich projektów
Niezbędny dla firm, które działają w oparciu o umowy czasowe i materiałowe. Ponieważ rozliczasz swoich klientów za pracę włożoną przez zespół w projekt, możesz po prostu użyć ich kart czasu pracy jako podstawy do wystawienia faktury. Wiele narzędzi do zarządzania zasobami pozwala eksportować dane z timesheetów lub udostępniać je na zewnątrz.
Znajdź miejsce na ulepszenia i oszczędności
Analiza kart czasu pracy zespołu to świetna okazja, aby zagłębić się w dane i zidentyfikować możliwości poprawy. Wiele programów do śledzenia czasu pracy oferuje opcję oznaczania zarejestrowanych wpisów czasu pracy predefiniowanymi kategoriami lub dodawania do nich komentarzy. W ten sposób można przeanalizować, ile czasu zespół poświęca na działania niepodlegające rozliczeniu. To prawda, wiele z nich jest prawdopodobnie dobrze uzasadnionych, ale można też dostrzec niepokojące wzorce. Co to może być? Mnóstwo spotkań może być czerwoną flagą. Ludzie spędzający dużo czasu na zadaniach administracyjnych to kolejny przykład. Może się okazać, że inwestycja w narzędzia do współpracy lub dzielenia się wiedzą może być na dłuższą metę oszczędnością pieniędzy. Morale zespołu również skorzysta na bardziej solidnym procesie.
Prognozowane zasoby
Dane historyczne, takie jak timesheety, mogą być również wykorzystywane do prognozowania potrzeb rekrutacyjnych. Patrząc na liczby z poprzednich lat lub miesięcy, firmy są w stanie dostrzec trendy, które mogą się powtórzyć. Jeden z klientów Teamdeck zauważony że pracownicy o określonych umiejętnościach są bardziej poszukiwani w poszczególnych miesiącach. Przeczytaj, jak stworzyć własny raport timesheet dla prognozowanie zasobów ludzkich tutaj.
Identyfikacja problemów przed ich eskalacją
Czasami trudności projektowe są dość łatwe do zauważenia po prostu patrząc na zarejestrowane karty czasu pracy. Na przykład, ludzie mogą zacząć rejestrować wiele nadgodzin, aby dostarczyć kolejne kamienie milowe.
Dobrą praktyką jest jednak regularne porównywanie zarejestrowanych wpisów czasu zespołu z szacowanym harmonogramem. Pozwoli to wykryć wszelkie niespójności, zanim doprowadzą one do niedotrzymania terminów.
Kolejną ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jeśli chodzi o zarządzanie czasem pracy, jest to, że timesheety nie zastąpią regularnej komunikacji z zespołem..
Liczby dostarczą informacji, że coś się dzieje. Aby jednak zrozumieć "dlaczego", należy omówić tę kwestię z zespołem projektowym. Nie tylko będziesz w stanie dotrzeć do sedna problemu, ale jest to również świetny sposób na budowanie kultury pracy, w której pracownicy są rzeczywiście słyszani i szanowani. W związku z tym jest mniej prawdopodobne, że będą traktować timesheety jak zło konieczne wiszące nad ich głowami.
Timesheets same w sobie nie powiedzą ci wszystkiego, co musisz wiedzieć o efektywności twojego zespołu lub jakości pracy, ale mogą dostarczyć ważnych sygnałów dla kierowników projektów. Stworzenie świadomej i przejrzystej polityki zarządzania czasem pracy, popartej otwartą komunikacją z zespołem, pomoże utrzymać projekty pod kontrolą, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu zadowolenia pracowników.
