Wyzwania związane z zarządzaniem zasobami są związane z samą naturą pracy z zespołami. Często trzeba zaplanować pracę i zasoby Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie. Organizowanie, monitorowanie i usprawnianie procesów to kluczowe elementy zarządzania zasobami projektu, które mogą przyczynić się do powodzenia lub porażki projektu. Wydaje się, że to sporo do zrobienia? Podzielmy te wyzwania na łatwe do opanowania części i zobaczmy, jak można je pokonać w swojej pracy.
Rozpoznanie odpowiednich umiejętności dla projektu
Rozpoczęcie nowego projektutrzeba znaleźć pracowników o odpowiednich umiejętnościach. Choć brzmi to łatwo, może być wyzwaniem, jeśli nie masz jasnego przeglądu swoich zasobów. Posiadanie listy pracowników, których można sortować według ich umiejętności lub stanowiska, jest przydatne, ponieważ można szybko znaleźć osoby zdolne do realizacji danego projektu.
Następnie dowiedz się, czy są oni dostępni w przewidywanym czasie. Możesz również użyć matrycy umiejętności lub Wykres RACI (inaczej matryca przypisania odpowiedzialności), aby zaznaczyć, za co są odpowiedzialni.
Dostosowanie dostępności i możliwości zespołu do harmonogramu projektu
Zarządzanie dostępnością pracowników, ich możliwościami i zdolnością do dotrzymania harmonogramu są ze sobą ściśle powiązane. Zobaczmy, jak można zarządzać ryzykiem podczas planowania zasobów i harmonogramu projektu.
Poznaj dostępność swojego zespołu
Wiedząc, czy ktoś pracuje w pełnym wymiarze godzin, czy jest freelancerem rozliczającym się godzinowo, możesz ocenić jego dostępność. Prawdziwym wyzwaniem jest to, że ta dostępność może się zmienić w najmniej odpowiednim dla ciebie momencie.
Zarządzanie ryzykiem przed jego wystąpieniem
Planowanie zasobówNie tylko dokładnie sprawdź dostępność swojego zespołu, ale także miej plan B na wypadek utraty niektórych zasobów.
Czy jest inny pracownik o podobnych umiejętnościach, który mógłby przejąć to zadanie? A może można zlecić pracę freelancerowi?
Tak czy inaczej, dobrze jest znać swoje alternatywy z góry, zamiast utknąć bez zasobów na zadanie w środku projektu. Możesz również sprawdzić święta narodowe i zaplanowany czas wolny, aby uwzględnić je w swoim harmonogramie.
Weź pod uwagę możliwości swojego zespołu
W najlepszym przypadku, przy użyciu estymacji oddolnej Z członkami zespołu, mogą oni mieć pojęcie o tym, jak długo potrwa każde zadanie, w oparciu o ich wcześniejsze doświadczenia. Jeśli nie, należy wziąć pod uwagę dane historyczne.
W ten sposób można ocenić szacowany czas na podstawie wcześniejszych wyników zespołu, zmniejszając ryzyko przekroczenia jego możliwości.
Unikaj nierealistycznych harmonogramów
Jeśli weźmiesz pod uwagę dostępność zasobów i ich możliwości, możesz uniknąć kolejnego wyzwania - tworzenia nierealistycznych harmonogramów. Wiedząc, kiedy pracownicy są dostępni i ile pracy mogą wykonać w określonym czasie, można dokładniej zaplanować projekt.
Zarządzanie obciążeniem pracą bez obciążania zasobów
Planowanie pracy, a następnie monitorowanie jej w celu uniknięcia niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania jest bardzo ważne dla zapewnienia produktywności zespołu. W przeciwnym razie, mając zbyt dużo pracy, pracownicy mogą zacząć czuć się wypalonympodczas gdy zbyt mało zajęć sprawia, że są nieszczęśliwirównież.
Dostosuj obciążenie pracą, gdy tylko zauważysz, że ktoś jest przepracowany, podczas gdy inni nie mają tak wielu zadań. Sprawdź, czy jesteś w stanie rozdzielić pracę, np. stosując poziomowanie zasobów. Jest to technika planowania projektu w którym dzielisz lub łączysz działania w zależności od dostępności zasobów. Należy jednak pamiętać, że może to mieć negatywny wpływ na harmonogram i budżet projektu.
Unikanie zajmowania zasobów
Podczas planowania pracy i zasobów kuszące może być dodanie większej liczby pracowników, niż jest to faktycznie potrzebne. To "na wszelki wypadek" alokacja zasobów jest jednak uważany za błąd często popełniany przez kierowników projektów.
Dodanie większej liczby zasobów niż jest to potrzebne zniekształca szacowany czas i budżet, blokując pracowników także dla innych kierowników projektu. Może to skutkować większą ilością pracy dla tych, którzy zarezerwowali ją wcześniej lub osiągają gorsze wyniki.
Staraj się przydzielać tylko tych członków zespołu, których wiesz, że będziesz potrzebować. W przypadku jakichkolwiek zmian, zawsze lepiej jest negocjować pracownika z innym PM.
Wnioski
Aby uniknąć typowych wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami, spróbuj uwzględnić te pomysły w swojej pracy:
- Bądź realistą - twórz plany dopasowane do wymagań projektu i nie dodawaj więcej rezerwacji niż potrzebujesz.
- Ufaj danym bardziej niż swoim założeniom - wykorzystuj dane wejściowe i raporty z poprzednich projektów do planowania nowych.
- Miej przegląd swoich zasobów - wiedz, z jakich zasobów możesz skorzystać, jakie mają umiejętności i jaka jest ich dostępność.
- Dostosuj swoje projekty do możliwości i pipeline'u firmy - zawsze uwzględniaj inne projekty i priorytety, abyś był świadomy potencjalnych kolizji i zmian.
- Bądź obecny dla swojego zespołu - spotkania z zespołem pomogą ci odkryć ich bolączki i wyzwania na wczesnym etapie, dzięki czemu będziesz miał czas na reakcję i poprawę.
