Co jest najtrudniejsze w byciu kierownikiem projektu? Żonglowanie wieloma zadaniami? Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy? Poruszanie się w trudnych sytuacjach? Nie ulega wątpliwości, że kierownicy projektów nie mają łatwo. W końcu każdy projekt, którego się podejmują, jest inny.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Najczęstsze wyzwania związane z zarządzaniem projektami w oparciu o wiedzę o firmach IT
- pomocna rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w radzeniu sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami
- propozycje rozwiązań w zależności od wyzwań związanych z zarządzaniem projektami
Oczywiście, niektóre wyzwania projektowe są niemal nieuniknione, ale można się na nie przygotować! Dziś omówimy kilka typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i pokażemy, jak można ich uniknąć lub sobie z nimi poradzić.
Typowe wyzwania związane z zarządzaniem projektami:
Niejasne oczekiwania
Mówimy tutaj o oczekiwaniach wobec członków zespołu i oczekiwaniach interesariuszy dotyczących pracy zespołu. Chociaż te dwa przypadki są nieco inne, możesz użyć podobnych strategii, aby rozwiązać oba wyzwania.
Jeśli chodzi o klientów, upewnij się, że rozumiesz podstawowy cel biznesowy stojący za projektem. Co chcą osiągnąć? W jaki sposób ten projekt pomoże im osiągnąć ten cel? Jeśli nie masz odpowiedzi, zawsze powoduje to wyzwania związane z zarządzaniem projektami.
Nie bój się zadawać pytań, a gdy będziesz gotowy do ich potwierdzenia zakres projektuomówić również oczekiwania. Czasami warto nawet wyraźnie określić, co wykracza poza zakres prac. Aby Twój zespół zrozumiał oczekiwania związane z projektem, powinieneś również zachęcać ich do zadawania pytań i jasno wyjaśniać powody stojące za różnymi zadaniami. Pamiętaj, że członkowie zespołu powinni również dokładnie rozumieć cele biznesowe projektu.
Niewystarczające zasoby
Wyzwania związane z zasobami w projektach mogą mieć poważne konsekwencje. W końcu do realizacji projektu potrzebni są odpowiednio kompetentni ludzie. Problemy w tym zakresie mogą zacząć się już na etapie planowania projektu, gdy chcemy skompletować zespół.
Jeśli Twoja firma nie korzysta z kalendarz zasobów zarządzanie wszystkimi pracownikami, może okazać się bardzo trudne zidentyfikowanie odpowiednich zasobów, które mogłyby dołączyć do zespołu projektowego. Idealnie byłoby móc szukać np. konkretnych umiejętności w puli zasobów firmy. Oczywiście musisz również upewnić się, że osoby, które chcesz mieć w zespole, są dostępne do pracy w określonych ramach czasowych.
Również w tym przypadku kalendarz zasobów jest bardzo przydatny. Posiadanie wglądu w pojemność zasobów (przeczytaj więcej o planowanie pojemności zasobów), a dostępność jest istotnym elementem zarządzania ryzykiem. Jeśli na przykład jeden z członków zespołu stanie się niedostępny z powodu nieprzewidzianych okoliczności, będziesz w stanie szybciej znaleźć zastępstwo.
Skuteczne prognozowanie zasobów jest również niezbędne, jeśli chcesz uniknąć ich niedoboru. Czy jesteś pewien, że masz wystarczająco dużo ludzi, aby zrealizować projekt?
Przeczytaj, jak wykorzystywać historyczne dane projektu do prognozowanie zasobów ludzkich.
Niedokładne szacunki
To prawda, że szacowanie projektów jest złożonym elementem zarządzanie projektami i zasobamia szacunki rzadko są niezwykle dokładne. Nie oznacza to jednak, że powinieneś się poddawać i zakładać, że prognozy twojego zespołu będą znacznie odbiegać od rzeczywistości. Są rzeczy, które można zrobić, aby przechylić szalę na swoją korzyść:
- Zbierz wszystkie wymagania przed rozpoczęciem szacowania. Omów je z interesariuszami, aby upewnić się, że Ty i Twój zespół w pełni rozumiecie ich charakter i potencjalne zależności.
- Poproś ekspertów tematycznych (np. programistów, specjalistów ds. zapewnienia jakości itp.) o udział w sesji szacowania. Ich wkład będzie bardzo cenny i pomoże ci uzyskać dokładniejsze szacunki.
- Skorzystaj ze sprawdzonej techniki szacowania projektów. Tutaj możesz dowiedzieć się więcej na temat szacowanie projektów za pomocą Planning Poker i story points.
Rozszerzanie zakresu
Pytając kierowników projektów o wyzwania związane z zarządzaniem projektami, scope creep prawdopodobnie pojawi się na szczycie ich listy. Jest to dość powszechne zjawisko, które ma miejsce, gdy zakres projektu rośnie w sposób niekontrolowany. Może to być spowodowane źle zdefiniowanym zakresem projektu, presją ze strony zewnętrznych i wewnętrznych interesariuszy lub brakiem zdefiniowanego procesu zarządzania zmianą.
Na szczęście, jako kierownik projektu, masz do dyspozycji kilka strategii radzenia sobie ze zjawiskiem scope creep, a nawet zapobiegania mu. Wszystko zaczyna się od dobrze przygotowanego zakresu prac. Skuteczny zarządzanie zakresem projektu będzie niezwykle pomocny: po zdefiniowaniu i zweryfikowaniu wszystkich wymagań projektu można mieć większą pewność co do jego zakresu.
Co zrobić, jeśli czujesz, że zakres projektu wymknął się spod kontroli? Kilka pomocnych wskazówek znajdziesz w naszym przewodniku po Pełzanie zakresu w zarządzaniu projektami.
Słaba komunikacja
Nawet w - powiedzmy - zarządzanie projektami marketingowymi Branże lub po prostu firmy specjalizujące się w komunikacji, trudno jest uniknąć nieporozumień, słabego przywództwa i słabej komunikacji.
Kierownicy projektów muszą skutecznie komunikować się z członkami swojego zespołu projektowego, ale także z klientami, innymi interesariuszami, a nawet własnymi menedżerami. Każda z tych stron może wymagać innego stylu komunikacji i różnych kanałów kontaktu. Konieczne jest, aby kierownik projektu opracował plan komunikacji i podzielił się nim ze wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Zdefiniuj kanały komunikacji, ustal zasady dotyczące aktualizacji projektu (np. raporty o stanie projektu) i, co ważne, unikać nieefektywne spotkania! Pomoże to utrzymać odpowiedni poziom przejrzystość projektu i uniknąć wyzwań komunikacyjnych w swoich projektach.
Ponieważ wiele zespołów przestawiło się na pracę zdalną z powodu globalnej pandemii, komunikacja mogła stać się wyzwaniem nawet dla firm, które do tej pory dobrze sobie z nią radziły. Nawet posiadanie świetnego kamera do spotkań z zoomem może nie wystarczyć. Czy tak jest również w przypadku Twojego zespołu? Przeczytaj nasz wpis na blogu, aby dowiedzieć się więcej o Najlepsze praktyki komunikacji zdalnej.
Konflikty w harmonogramie
Zrozumiałe jest, że tego typu problemy z zarządzaniem projektami mogą szybko wykoleić cały projekt. Gdy firma jest odpowiedzialna tylko za jeden projekt w danym czasie, może wydawać się łatwiejsze unikanie konfliktów w harmonogramie projektu.
Jeśli jednak nie skoordynujesz rezerwacji projektu z dostępnością zasobów, możesz napotkać kłopoty. Co jeśli okaże się, że jeden z kluczowych członków zespołu projektowego zaplanował dwutygodniowy urlop, a ty nie wziąłeś tego pod uwagę podczas planowania harmonogramu?
W przypadku wielu projektów unikanie konfliktów harmonogramów może być jeszcze trudniejsze, ale jest możliwe. Najważniejszą rzeczą jest zapewnienie wszystkim kierownikom projektów wglądu w harmonogram każdego projektu i dostępność zasobów.
Mając te informacje pod ręką, prawdopodobieństwo wystąpienia problemów z harmonogramem jest mniejsze. Możesz użyć Planer kalendarza online do planowania wielu projektów bez kolizji.
Niepewność co do postępów projektu
Każdy kierownik projektu musi mieć możliwość monitorowania statusu projektu. Wiąże się to z kilkoma korzyściami: można kontrolować budżet, sprawdzać obciążenie pracą zespołu i potencjalnie identyfikować obszary wymagające poprawy. Na przykład kierownicy projektów marketingowych mogą korzystać z Narzędzie SEO z oprogramowanie do planowania zasobów aby analizować efektywność pracowników i wykrywać luki w ich wydajności. Wiedza o tym, gdzie co się znajduje, pozwala podejmować decyzje dotyczące zarządzania projektami w oparciu o dane. Możesz także szybciej reagować, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem.
Istnieje wiele różnych sposobów mierzenia kondycji projektu. Zalecamy śledzenie następujących wskaźników:
- Szybkość spalania - Sprawdzanie, jak szybko wydawany jest budżet, jest cenne dla kierowników projektów, ponieważ można szybko sprawdzić, czy projekt jest na właściwej drodze.
- Szacunki a rzeczywistość - porównanie szacowanych godzin z rzeczywistym czasem zarejestrowanym przez pracowników jest doskonałą metodą wczesnego wykrywania potencjalnych problemów.
- Wykorzystanie zasobów - pozwala ocenić obciążenie pracą członków zespołu. Zobaczysz, kto ma za dużo na głowie i komu grozi przepracowanie. Dowiesz się również, kto mógłby przejąć więcej zadań.
Nieodpowiedni zestaw narzędzi
Narzędzia do planowania projektów mają na celu pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w pomyślnej realizacji projektów. Aby jednak tak się stało, musisz wykorzystać odpowiednie narzędzia dla swojej firmy. W przeciwnym razie możesz stracić dużo czasu na wdrażanie pracowników do aplikacji, które nie mają wymiernego wpływu na ich pracę.
Wyobraź sobie sytuację, w której niektóre osoby z zespołu projektowego spędzają czas w podróży, na przykład podróżując do klienta. Jeśli poprosisz ich o śledzenie czasu za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, które nie ma wersji mobilnej, będzie to bardzo niewygodne. Co więcej, ich timesheety będą prawdopodobnie mniej niż dokładne, ponieważ będą je wypełniać retrospektywnie.
Zanim zdecydujesz się dodać nową aplikację do zestawu narzędzi swojego zespołu, zacznij od spisania swoich potrzeb. Następnie sprawdź, czy dane narzędzie je spełnia. Czy integruje się z innymi narzędziami używanymi przez zespół? Czy można je dostosować do procesów w firmie? Korzystanie z narzędzi, które wspierają przepływ pracy zespołu, ułatwi życie zespołowi i kierownikowi projektu.
Nawet jeśli masz rozległe szkolenie z zarządzania projektami lub dużym doświadczeniem zawodowym, opisane powyżej kwestie mogą łatwo zawadzić o szprychę w kole i negatywnie wpłynąć na projekt. Jako kierownik projektu warto wiedzieć, jak zapobiegać lub przezwyciężać ich konsekwencje.
Ten wpis na blogu jest jak punkt wyjścia: przedstawiliśmy kilka typowych wyzwań w zarządzaniu projektami, ale nadal warto zapoznać się z każdym konkretnym tematem. Mamy nadzieję, że linki, które wymieniliśmy obok każdego wyzwania wymienionego powyżej, pomogą ci dalej rozwijać wiedzę z zakresu zarządzania projektami.
