Jeśli nie używasz doskonałych oprogramowanie do planowania zasobów lepiej przyjrzeć się technikom planowania. Techniki planowania pomagają dostosować harmonogram projektu, zakres i zasoby. Harmonogram musi pasować do określonych ram czasowych i wykorzystywać dostępne zasoby o odpowiednich umiejętnościach.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Jasno określona rola i znaczenie harmonogramu projektu w zarządzaniu projektem
- Wgląd w różne techniki planowania projektów
- Jak rozwiązywać problemy związane z harmonogramowaniem projektów przy użyciu tych technik harmonogramowania?
- Rola planowania projektu i oprogramowanie do zarządzania zasobami w zarządzaniu projektami
Jak wielu wie - zarządzanie harmonogramem projektu i techniki harmonogramowania projektów należą do tej samej rodziny. W obu - ogólnie rzecz biorąc - dostarczenie projektu lub jego części w oczekiwanym czasie jest podstawowym motywem powstania obu dyscyplin.
Biorąc pod uwagę wiele niewiadomych, zmiennych i możliwość zmiany dostępności zasobów lub zakresu projektu, trudno jest stworzyć harmonogram, który będzie trwały. W końcu to ty będziesz z niego rozliczany. Oto jak i kiedy korzystać z technik planowania mających zastosowanie do złożonych projektów IT, aby przygotować wiarygodny harmonogram.
Czym są techniki planowania projektów?
Po pierwsze, trochę terminologii.
Harmonogram projektu to proces tworzenia harmonogramu projektu, składającego się z sekwencji działań i kamieni milowych, które muszą zostać zrealizowane w określonym terminie. Harmonogram projektu jest tworzony w oparciu o następujące czynniki:
- Wymagania dotyczące projektu
- Cele i rezultaty projektu
- Zadania i ich zależności
- Czas trwania każdego zadania i etapu projektu
- Dostępne zasoby
- Oś czasu projektu
- Kamienie milowe projektu
- Umiejętności i kompetencje zespołowe
- Budżet
- Analiza ryzyka
Techniki planowania projektów są po prostu modelami harmonogramy pracy. Ponieważ planowanie projektu składa się z wielu elementów, wymaga innego podejścia w zależności od oczekiwań lub trudności w projekcie, na przykład niewystarczającej ilości czasu, niewystarczającej liczby osób, niewystarczającej technologii itp.
Dlaczego planowanie projektów jest ważne?
Harmonogram to harmonogram projektu, składający się z sekwencyjnych działań i kamieni milowych, które muszą zostać zrealizowane w określonym terminie.
Posiadanie planu projektu wiesz dokładnie, co powinno być dostarczone w jakiej kolejności. Alokacja zasobów projektu pomaga znaleźć i przydzielić odpowiednich pracowników. An Promocja na Instagramie może być skutecznym sposobem na dotarcie do szerszego grona odbiorców, zaangażowanie potencjalnych klientów i budowanie świadomości marki. Następnie harmonogram informuje dokładnie, kiedy to wszystko powinno się wydarzyć.
Dzięki odpowiednim technikom planowania można również dostosować niektóre działania i zadania w przypadku opóźnień w realizacji projektu lub w przypadku jakichkolwiek zmian w jego zakresie.
Techniki planowania projektów
1. Analiza matematyczna - pierwsza grupa technik harmonogramowania projektów
Pierwsze dwie techniki stosowane przez kierowników projektów to metoda ścieżki krytycznej (CPM) oraz technika oceny i przeglądu programu (PERT). Obie opierają się na logice matematycznej. Możesz użyć tych metod do obliczenia zakładanych dat rozpoczęcia i zakończenia, w oparciu o znany zakres projektu.
1.1. Metoda ścieżki krytycznej
Przyjrzyjmy się najpierw CPM. Pomyśl o ścieżce krytycznej jak o diagramie drzewa projektu. Schemat Metoda ścieżki krytycznej pomaga odkryć najdłuższą możliwą oś czasu dla projektu, a także najkrótszą. Dzięki CPM będziesz także w stanie oznaczyć zadania krytyczne i te, które mogą ulec zmianie. Zmiany w dostawie tych ostatnich nie wpłyną na harmonogram.
Aby skorzystać z CPM, musisz znać zakres projektu i wymienić wszystkie zadania niezbędne do jego ukończenia. Następnie należy oszacować, ile czasu może zająć każde zadanie. Następnie należy również odnotować wszystkie zależności między zadaniami. W ten sposób dowiesz się, które z nich można wykonać osobno, a które wymagają ukończenia wcześniejszych zadań. Na koniec dodaj do projektu kamienie milowe i rezultaty.
Ścieżka krytyczna pomaga wizualizować przebieg projektu i obliczać czas jego trwania, gdy znane są wszystkie zależności i rezultaty. Technika ta może nie być tak przydatna, jeśli w projekcie występuje wiele niewiadomych.
1.2. Technika oceny i przeglądu programu (PERT)
Podobne do ścieżki krytycznej, PERT to sposób na wizualizację przepływu zadań projektowych w projekcie i oszacowanie osi czasu na podstawie zakładanego czasu ich trwania. Technika ta ilustruje również zależności między zadaniami.
Aby zaplanować projekt przy użyciu PERT, podobnie jak w CPM, należy najpierw zdefiniować zadania i ich kolejność, w oparciu o kamienie milowe projektu. Korzystając ze struktury sieciowej podobnej do CPM, składającej się z tych zadań, można oszacować różne ramy czasowe dla projektu w zależności od poziomu zaufania:
- Optymistyczne wyczucie czasu
- Najbardziej prawdopodobny czas
- Pesymistyczny harmonogram
Chociaż wygląda bardzo podobnie do CPM, PERT wykorzystuje średni ważony czas trwania zamiast szacunków do obliczania możliwych ram czasowych.
Wadą tego podejścia jest również konieczność znajomości wszystkich zadań i zależności między nimi, aby w pełni skorzystać z tej techniki.
2. Kompresja czasu trwania - Druga grupa technik planowania projektów
Kompresja czasu trwania to sposób na skrócenie harmonogramu. Może być przydatna, gdy projekt się opóźnia i trzeba znaleźć sposób na dostosowanie harmonogramu bez zmiany zakresu projektu. Istnieją dwie techniki, które można zastosować: Szybkie śledzenie i awarie.
2.1. Szybkie śledzenie
Skoro wiesz już, czym jest ścieżka krytyczna, oto kolejny sposób jej wykorzystania. Szybkie śledzenie pomaga znaleźć zadania, które można wykonać jednocześnie lub częściowo nałożyć na siebie, aby przyspieszyć realizację projektu. W tym celu należy przyjrzeć się ścieżce krytycznej, aby zdecydować, które działania można przyspieszyć.
Załóżmy, że rozpocząłeś nowy projekt i zebrałeś już wszystkie wymagania. W tym momencie można rozpocząć fazę projektowania i rozpocząć tworzenie oprogramowania tylko wtedy, gdy projekt jest gotowy.
Jeśli jednak chcesz przyspieszyć oba procesy, możesz rozpocząć tworzenie oprogramowania po przygotowaniu pierwszych, najważniejszych projektów. Następnie kontynuuj przygotowywanie późniejszych widoków, podczas gdy programiści wdrażają materiały, które już otrzymali.
Przyspieszone śledzenie jest przykładem techniki planowania projektu. Choć szybkie tempo może wydawać się atrakcyjne, należy pamiętać o ryzyku. Ponieważ będziesz musiał zarządzać kilkoma ważnymi działaniami jednocześnie, łatwiej jest popełnić kosztowne błędy lub poświęcić jakość.
2.2. Awaria
Inną techniką kompresji jest crashing, który polega na dodawaniu dodatkowych zasobów w celu ukończenia projektu na czas. Jest to jednak trudne, ponieważ trzeba mieć wolne zasoby, których można użyć.
Ponadto nie wszystkie zadania można wykonać szybciej, dodając więcej członków zespołu. Według Prawo Brooka"dodanie większej liczby zasobów ludzkich do późnego projektu oprogramowania sprawia, że jest on późniejszy", co jest związane z ogólnym prawem malejących zysków. Powodem tego jest dodatkowa komunikacja potrzebna do wprowadzenia nowych członków zespołu do projektu i ograniczona podzielność zadań.
Innym sposobem na wykorzystanie techniki crashingu jest dodanie czasu (np. płatnych nadgodzin), ale nadal musi on pasować do terminu. Wadą tego podejścia jest jednak zwiększenie kosztów projektu.
3. Symulacyjna technika planowania projektu
W technice harmonogramowania symulacyjnego wykorzystuje się inny zestaw działań do obliczenia możliwego czasu trwania projektu. Jest to szczególnie przydatne, gdy istnieje wiele niewiadomych i zmiennych. Za pomocą symulacji można utworzyć harmonogram oparty na założeniach, dzięki czemu można z niego korzystać, nawet jeśli nie znamy wszystkich działań lub jeśli zakres może ulec zmianie.
Jednym z modeli, których można użyć, jest Symulacja Monte Carlo. Bierze ono pod uwagę różne założenia i możliwe wyniki, czego rezultatem jest prognozowany czas trwania. Zaletą tego podejścia jest to, że bierze ono pod uwagę ryzyko i niepewność, więc nawet w przypadku zmian zakresu lub pojawienia się dodatkowych zadań, można je dostosować. harmonogram pracy.
4. Heurystyka poziomowania zasobów
Poziomowanie zasobów to dostosowanie harmonogramu i zasobów w celu skrócenia czasu dostawy lub w celu unikanie niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania zasobów. Można go użyć do dostosowania pojedynczej aktywności w projekcie.
Dostosuj harmonogram za pomocą poziomowania zasobów, dziel lub łącz działania zgodnie z dostępnością zasobów, aby nie było niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystanych członków zespołu.
Stosowanie tej techniki jest szeroko dyskutowane w społeczności zarządzania projektami, ponieważ może ona zwiększyć koszt i czas projektu. Jeśli chcesz zastosować tę technikę, powinieneś wziąć pod uwagę jej wady.
Harmonogramowanie projektów w zarządzaniu projektami - o narzędziach, które znacznie ułatwiają cały proces?
Projekt narzędzie do planowania zasobów pomaga zidentyfikować i przydzielić pożądane zasoby w ramach czasowych projektu. Narzędzia te mogą również pomóc w prognozowaniu harmonogramu dla nowego projektu, ponieważ masz już wiele spostrzeżeń z poprzednich projektów.
Bardzo przydatna jest również wiedza o tym, jak zespół radził sobie w przeszłości, jakie przeszkody musiał pokonać i jak to zrobił. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zasobami oferuje kierownikom projektów cyfrowych dostęp do wielu danych, w tym raportów dotyczących wydajności lub wykorzystania.
Teamdeck to idealne rozwiązanie problemów, z którymi borykają się kierownicy projektów. Funkcja planowania zasobów jest idealna do przypisywania odpowiednich osób do projektów, w oparciu o ich umiejętności i dostępność. Dzięki funkcji śledzenia czasu pracy, zawsze możesz zobaczyć nad czym pracuje Twój zespół, czy pracują w nadgodzinach, czy też za mało.
Możesz także sprawdzić, które projekty są nieopłacalne, ponieważ pochłaniają zbyt wiele zasobów. Zarządzanie urlopami to sposób na kontrolowanie zasobów firmy, gdy pracownicy są na urlopie. Z kolei raporty niestandardowe zapewniają pełny przegląd mocnych i słabych stron zarządzania, dzięki czemu można je zoptymalizować.
W jaki sposób techniki planowania projektów rozwiążą problemy związane z projektami?
Każda zmiana powinna rozpocząć się od dobrej diagnozy sytuacji. Wiesz już, czym jest harmonogram projektu i jakie techniki harmonogramowania projektu powinien znać każdy dobry kierownik projektu. Teraz omówimy najczęstsze problemy kierowników projektów z planowanie zasobów i jak techniki planowania projektów pomogą je rozwiązać
1. Masz problem z oszacowaniem czasu
Oszacowanie czasu potrzebnego na realizację projektu jest kluczowym obowiązkiem kierownika projektu. Jeśli termin jest zbyt krótki - wszyscy będą pracować pod presją, jakość produktu może spaść, a klient będzie niezadowolony z opóźnienia. Jeśli termin jest zbyt długi, firma może odrzucić nowe projekty, ponieważ uzna, że brakuje jej zasobów. Klient również może opuścić twoją organizację i wybrać taką, która ukończy projekt w krótszym czasie. Oczywiście ideał leży gdzieś pośrodku. Ale jak go znaleźć?
Wykorzystaj swoje doświadczenie i oszacuj potrzebny czas na podstawie poprzednich projektów. Świetnie sprawdzi się tutaj Program Evaluation and Review Technique, czyli jedna z matematycznych analiz harmonogramu projektu, o której pisaliśmy wcześniej. W oparciu o zadania i kamienie milowe, stwórz optymistyczny, najbardziej prawdopodobny i pesymistyczny scenariusz i oceń, z jaką sytuacją masz do czynienia. W ten sposób będziesz przygotowany na wszystko!
2. Nie dotrzymujesz terminów
Przekraczanie terminów jest ogromnym problemem dla kierownika projektu, ponieważ tylko 52% projektów kończy się zgodnie z harmonogramem (Project Management Institute, 2018). Przekraczanie terminów jest często postrzegane jako najwyraźniejszy dowód na brak umiejętności organizacyjnych kierownika projektu.
Oczywiście nie zawsze tak jest. Czasami kontakt z klientem jest utrudniony, nie ma wystarczającej liczby osób lub innych zasobów, lub firma jest po prostu w gorącym momencie, ponieważ projekty napływają. Niezależnie od przyczyny, przekroczenie terminu realizacji projektu jest dużym problemem i należy go unikać za wszelką cenę. Zwłaszcza, że istnieje kilka skutecznych sposobów na zmniejszenie liczby takich przypadków. Doskonałe planowanie projektów jest jednym z nich.
Jeśli często nie dotrzymujesz terminów, użyj techniki kompresji czasu trwania, a konkretnie szybkiego śledzenia, aby skrócić harmonogram, wykonując niektóre zadania jednocześnie lub pomijając te, które nie są krytyczne dla końcowego wyniku.
3. Nie masz wystarczającej liczby osób
To zmora dzisiejszego rynku - projekty blokowane z powodu braku specjalistów. Czasami jest to spowodowane tym, że tempo rozwoju firmy jest szybsze niż tempo rekrutacji nowych osób. Innym razem zasoby są wystarczające na co dzień, ale gdy dochodzi do kumulacji projektów, po prostu brakuje rąk do pracy. Bardzo trudno jest nadążyć za transakcjami, gdy nie ma nikogo do wykonania pracy, a termin zbliża się nieuchronnie. Jeśli często borykasz się z tym problemem w swojej pracy, pomoże ci crashing, jedna z technik kompresji czasu trwania.
Zaoferuj swoim pracownikom płatne nadgodziny lub dodatkową pracę, którą w każdej chwili mogą odebrać jako dni wolne. Dobrym pomysłem jest również skorzystanie ze wsparcia freelancera lub firmy outsourcingowej, która zapewni Ci niezbędnych specjalistów do pracy nad wymagającym projektem.
3. Nie masz wystarczającej wiedzy na temat projektu
Jak zapewne wiesz, projekt nie zawsze pasuje do początkowego zakresu od początku do końca. Produkty cyfrowe to dynamiczne twory, które ewoluują wraz z upływem czasu. Pojawiają się nowe potrzeby, nowe pomysły, klient zmienia założenia i nie pozostaje nic innego, jak podążać za tymi zmianami i być zwinnym.
Większość technik planowania projektów opiera się na znajomości projektu i potrzebnych zadań, ale jeśli w Twojej pracy jest wiele niewiadomych, warto skorzystać z symulacji i stworzyć kilka możliwych scenariuszy i planów działania w zależności od zmiennych, które mogą się pojawić. Taka elastyczność zapewni, że będziesz gotowy na wszystko.
4. Nie wykorzystujesz zasobów w optymalny sposób
W planowaniu projektów automatyczną reakcją na brak zasobów jest pozyskiwanie nowych. Czasami nie jest to możliwe, ale powiemy więcej - czasami nie jest to nawet konieczne. Często wrażenie braku wystarczających zasobów jest wynikiem ich nieoptymalnego wykorzystania. Spójrzmy na to na przykładzie z życia wziętym.
Dzień ma 24 godziny. Dotyczy to każdego - ciebie, Elona Muska, Oprah Winfrey, prezydenta Stanów Zjednoczonych i królowej Elżbiety. Każdy ma tyle samo czasu - jedyną kwestią jest to, jak go wykorzysta. Jeśli czujesz, że brakuje Ci czasu, nie wydłużysz swojej doby, ale możesz wstać wcześniej, obejrzeć dwa odcinki serialu zamiast pięciu, nie scrollować Instagrama, intensywnie popracować przez kilka godzin, wybrać się na przejażdżkę rowerową, a potem z czystym sumieniem odpocząć po produktywnym dniu. I to samo tyczy się Twojego biznesu.
Jeśli brakuje ci zasobów, sprawdź, czy wykorzystujesz je optymalnie - może niektórzy pracownicy dostają zadania poniżej swoich kompetencji, może kończą pracę wcześniej, a reszta nie ma nic do roboty, może w jednym dziale jest za mało osób, a w innym za dużo. Technika poziomowania zasobów jest idealna do optymalizacji harmonogramu projektu.
5. Chcesz, aby wszystko było idealne
Tak, wiemy, co sobie myślisz. Czy perfekcjonizm jest zły? Jak to możliwe, skoro wszyscy zawsze mówią o tym, jak osiągnąć doskonałość itp. Cóż, oczywiście perfekcjonizm jest wielkim atutem... o ile masz nieskończoną ilość czasu. Niestety w zarządzaniu projektami czas jest zasobem, którego najczęściej brakuje, a perfekcjonizm nie ułatwia pracy.
Jeśli chcesz, aby każdy element projektu był wykonany nie tylko dobrze, ale i znakomicie, sprawdzasz wszystko dziesiątki razy i robisz każdą rzecz metodycznie, jedna po drugiej, aż każdy element układanki pasuje idealnie - najprawdopodobniej nie dotrzymasz żadnych terminów, ponieważ spóźnisz się nawet przed startem.
Czy to oznacza, że powinieneś źle wykonywać swoją pracę i wypuścić wadliwy produkt? Absolutnie nie! Musisz jednak zrozumieć, że istnieje szczęśliwy środek między jednym podejściem a drugim. W tym miejscu do gry wkracza metoda ścieżki krytycznej. Zidentyfikuj zadania, które są krytyczne dla postępów w projekcie i te, które można wykonać później. Dzięki tej sztuczce planowanie projektu pozwoli ci ukończyć pracę na czas i będziesz w stanie ulepszyć produkt w pozostałym czasie.
6. Nie masz odpowiedniego systemu
Harmonogram projektu można przygotować w dowolnym miejscu - na kartce papieru, na tablicy, w Excelu. Można. Ale po co. Dzisiejszy biznes jest zbyt zaawansowany, by pozwolić sobie na chaos organizacyjny, dlatego niezbędnym elementem jest oprogramowanie do zarządzania pracą, pozwalające z jednego miejsca zarządzać czasem pracy, zasobami, urlopami, harmonogramami i kalendarzami. Jak wybrać taki system dostosowany do swoich potrzeb? To temat na osobny artykuł. Na szczęście przygotowaliśmy go już dla Ciebie Projekt Scheduling Oprogramowanie - Czego szukają kierownicy projektów lub Zarządzanie harmonogramem projektu - Rola, wyzwania i narzędzia.
