Kilka miesięcy temu renomowana platforma internetowa dla kierowników projektów - Project-Management. com - opublikowała artykuł na temat 10 najważniejszych przyczyn niepowodzeń projektów. Przeglądając ten tekst, nie znajdziesz nic na temat zarządzania zakresem projektu. Kiedy jednak przeczytasz go dokładnie, zobaczysz, że czynniki opisane przez autora są bardzo mocno związane z definiowaniem i kontrolowaniem zakresu projektu.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
Słabe przygotowanie został uznany za główną przyczynę awarii, a następnie nieodpowiednia dokumentacja i śledzenie. Lista jest zamykana przez lekceważenie znaków ostrzegawczych projektu. Wspominamy o tym, ponieważ niniejszy wpis na blogu ma na celu pomóc w zmniejszeniu lub wyeliminowaniu tych zagrożeń poprzez skuteczne zarządzanie zakresem projektu.
Czytaj dalej, aby przekonać się, że zarządzanie zakresem zaczyna się od przygotowania i jest nierozerwalnie związane z odpowiednią dokumentacją i monitorowaniem postępów projektu. A co ze znakami ostrzegawczymi projektu? Przekonasz się, że jednym z bardziej złowieszczych znaków jest scope creep. Na szczęście skuteczne zarządzanie zakresem może pomóc go uniknąć.
Zacznijmy od zdefiniowania najważniejszych terminów, których będziemy używać w tym przewodniku:
Jaki jest zakres?
Jak mawiali filozofowie, bez zrozumienia terminów, których używamy, nie ma żadnego zrozumienia. Co więc oznacza "zakres"?
Zacznijmy od definicji podanej przez instytucje spoza kręgu zarządzania projektami - przez Oxford Dictionary. Dzięki nim możemy przeczytać o dwóch znaczeniach terminu zakres termin. Po pierwsze, zakres jest tylko potencjałem, szansą, możliwością. pojemność zasobówmożliwość zmiany, osiągnięcia, zrobienia czegoś. Ale drugie znaczenie jest na tyle bliskie społeczeństwu zarządzania projektami, że warto je przytoczyć. Zakres to:
(...) zakres spraw, którymi zajmuje się podmiot, organizacja, działalność itp.
(Słownik Oxford)
Porównując powyższą definicję z definicją reprezentowaną przez Dobrze rozpoznawalna wśród kierowników projektów instytucja dostrzeże ten związek.
Dzięki Association for Project Management dowiadujemy się, że "zakres" odnosi się do całości rezultatów, wyników i korzyści oraz pracy potrzebnej do realizacji projektów. Można powiedzieć, że jest to praca i/lub odpowiednio wykwalifikowani pracownicy wymagani do spełnienia wszystkich wymagań projektu (tj. do pomyślnego dostarczenia produktu).
Warto o tym wspomnieć, aby uniknąć nieporozumień. To znaczenie jest nieco szersze niż brzmiące podobnie - znaczenie Zakres produktu. Zakres produktu - ogólnie rzecz biorąc - wyszczególnia cechy i funkcje produktu lub usługi. Podczas gdy:
Zakres projektu to praca, która musi zostać wykonana w celu dostarczenia produktu zgodnie z jego zakresem (wymagane funkcje i cechy).
(Wrike.com)
Mając to na uwadze, czym jest zarządzanie zakresem projektu? Za Association for Project Management:
Zarządzanie zakresem to proces, w którym produkty, wyniki i korzyści są identyfikowane, definiowane i kontrolowane. "Zakres" to termin używany w zarządzaniu projektami w odniesieniu do całości produktów, wyników i korzyści oraz pracy wymaganej do ich wytworzenia.
(APM Body of Knowledge, wydanie 7)
Ale w starszej wersji, od PMBOK® Guide, wydanie 6 z perspektywy, zarządzanie zakresem projektu jest procesem, który pozwala zapewnić, że projekt obejmuje całą wymaganą pracę i tylko wymaganą pracę.
Mówiąc prościej, zarządzanie zakresem projektu dzięki 7. edycji można interpretować jako czas i kroki (proces) zdobywania i dokumentowania wiedzy o wszystkich aspektach projektu. Rezultatem procesu zarządzania zakresem projektu jest lista wszystkiego, co powinien zawierać plan projektu (zadania i podzadania, budżety, obowiązki itp.).
Jednak szósta edycja kładzie nacisk na niezbędną pracę (i/lub odpowiedniego doświadczonego pracownika), pracę wymaganą przez projekt. Z tej ostatniej perspektywy kierownik projektu powinien koncentrować się na ludziach lub - jak należy powiedzieć - zasobach, które są w stanie (dzięki swoim umiejętnościom i doświadczeniu) dostarczyć projekt z oczekiwanymi wymaganiami w oczekiwanym czasie.
Na koniec tego rozdziału podsumujmy cytatem z Przewodnik po zbiorze wiedzy na temat zarządzania projektami
Zarządzanie zakresem projektu dotyczy przede wszystkim definiowania i kontrolowania tego, co jest, a co nie jest zawarte w projekcie.
(PMBOK® Guide, wydanie 7)
Nasz konkurent i dobrze znany projekt oprogramowanie do zarządzania zasobami Dostawca informuje na swojej stronie internetowej, jaki jest wynik i cel procesu zarządzania zakresem projektu.
Zarządzanie zakresem projektu to proces, który pomaga w określeniu i udokumentowaniu listy wszystkich celów projektu, zadań, rezultatów, terminów i budżetów(...).
(Kissflow.com)
Jak widzimy, jest to spis wszystkiego, co powinien zawierać plan projektu. I Główną zaletą zarządzania zakresem projektu jest to, że pomaga on w pomyślnej realizacji projektu. Dzięki temu procesowi wiesz, co należy zrobić (a czego nie), więc możesz zarządzać swoim zespołem z większą pewnością siebie.
Inne korzyści płynące z tego procesu to
Kroki wymienione poniżej są oparte na Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Zapoznaj się z ich instrukcjami, jeśli szukasz kompleksowego planu zarządzania zakresem. Poniżej znajduje się proces zarządzania zakresem, który powinien umożliwić wdrożenie go w nadchodzącym projekcie.
Planowanie zarządzania zakresem powinno rozpocząć się od wcześniejszych przygotowań. Jeszcze przed zebraniem wymagań i opracowaniem zakresu projektu zaplanuj, jak zamierzasz to zrobić. Zidentyfikuj głównych, ale lepiej wszystkich interesariuszy i osoby, które będą miały coś do powiedzenia na temat zakresu projektu.
Spotkaj się ze swoim zespołem i ustal, jak będzie wyglądał proces tworzenia zakresu. Pomocne byłoby również zastanowienie się nad możliwymi zmianami zakresu projektu. Oczywiście na tym etapie prawdopodobnie nie będziesz wiedzieć, co może się zmienić, ale możesz określić, co się stanie, jeśli zmiany wystąpią.
Zbierz wszystkie podjęte decyzje w planie zarządzania zakresem. Będzie to dokument przewodni do przeprowadzenia reszty procesu.
Nadszedł czas, aby zebrać wymagania dotyczące projektu: rzeczy, które należy zrobić, aby osiągnąć cele projektu. Nie jest to tak proste, jak po prostu udanie się do klienta i zapytanie Jak ma wyglądać i zachowywać się produkt końcowy? Zbieranie wymagań jest procesem odkrywania, ponieważ interesariusze mogą nawet nie wiedzieć w tym momencie, które konkretne funkcje powinny być zawarte w ich produkcie (zwłaszcza jeśli masz za zadanie zarządzanie projektem związanym z tworzeniem oprogramowania). )
Co prawda, klienci mogą nie mieć dokładnej wizji produktu końcowego, ale prawdopodobnie są świadomi celów biznesowych, które ten projekt powinien osiągnąć. Możesz stworzyć serię warsztatów i wywiadów, aby odkryć potrzeby użytkowników i w rezultacie ustalić wymagania.
Innym sposobem na zebranie wymagań opartych na danych jest przeprowadzenie serii testów z prototypami, aby zobaczyć, które cechy i funkcje otrzymują najbardziej pozytywne reakcje od docelowych odbiorców.
Możesz także przeprowadzić analizę porównawczą, aby porównać swoje potencjalne wymagania z najlepszymi praktykami w branży.
Po uzyskaniu listy różnych wymagań (cechy i funkcje, cele biznesowe, procesy potrzebne do dostarczenia produktu, kryteria akceptacji) można spróbować zdefiniować zakres. Należy pamiętać, że zazwyczaj nie wszystkie elementy, które początkowo zostały zebrane, trafiają do ostatecznego zakresu projektu.
Określenie zakresu projektu oznacza utworzenie tak zwanego dokumentu deklaracji zakresu. Deklaracja zakresu to miejsce, w którym dokumentuje się zakres projektu składający się z:
Ten krok pomoże ci lepiej zwizualizować zakres i podzielić go na mniejsze elementy. Struktura podziału pracy to hierarchiczna struktura rezultatów, które odpowiadają wynikom projektu.
Tradycyjnie WBS opisuje co a nie jakDlatego należy skupić się na rezultatach zamiast na działaniach (np, płatność zamiast projektowanie/rozwijanie/testowanie ścieżki płatności). Innym sposobem myślenia o tym jest to, że WBS opisuje "co otrzyma klient", a nie "jakie działania zostaną wykonane przez zespół projektowy". Niektórzy kierownicy projektów traktują go jednak bardziej jako podział zadań i podzadań, co również jest pomocnym dokumentem.
Dlaczego w ogóle warto zawracać sobie głowę tworzeniem WBS? Po pierwsze, łatwiej jest stworzyć harmonogram, gdy widzisz rezultaty podzielone na mniejsze części. Możesz także wygodniej tworzyć i przydzielać zadania, mając WBS, na którym możesz polegać.
Wreszcie, taka hierarchiczna struktura przyspiesza zrozumienie zakresu projektu, zwłaszcza jeśli ktoś myśli wizualnie. Nie jesteś pewien, czy identyfikujesz się jako taki? Sprawdź nasz przewodnik SKetchnoting dla kierowników projektów aby zobaczyć, jak można wykorzystać myślenie wizualne w zarządzaniu projektami.
Masz deklarację zakresu projektu i WBS, więc wiesz, co powinno zostać uwzględnione w projekcie. Teraz interesariusze muszą zatwierdzić i podpisać zakres. Przejrzyj go, aby sprawdzić, czy nie ma żadnych niejasności i spróbuj go sfinalizować przed rozpoczęciem prac nad projektem. W ten sposób można zmniejszyć szanse na rozszerzenie zakresu.
Kiedy projekt jest w toku, trzeba kontrolować jego zakres. Monitorować, co zostało zrobione, a co miało być zrobione. Podczas tego procesu prawdopodobnie przydadzą się następujące narzędzia:
Porównaj raporty z projektów z zakresem i harmonogramem zarządzania projektem, aby sprawdzić, czy oś czasu, obciążenie pracą, wykonane zadania itp. są zgodne z szacunkami.
Proces zarządzania zakresem projektu może wydawać się skomplikowany, zwłaszcza biorąc pod uwagę ilość przygotowań, które się z nim wiążą. Kiedy jednak spróbujesz, zobaczysz, że dokumenty, które utworzysz na bardzo wczesnym etapie procesu (plan zarządzania zakresem i deklaracja zakresu projektu), pomogą ci ogromnie na dalszych etapach i umożliwią dostarczenie produktu lub usługi, nad którą pracuje twój zespół.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...