A gdybym ci powiedział, że twoja firma mogła zmarnować do 37% wydatków na oprogramowanie, a ty nawet tego nie zauważyłeś?
To nie musi być dokładnie taką kwotę, ale prawdopodobnie zmarnujesz co najmniej kilka dolarów na oprogramowanie, którego nie potrzebujesz.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, CEO lub CIO odpowiedzialnym za dostarczanie narzędzi dla firmy, mogłeś przyczynić się do tego problemu.
Shelfware, czyli oprogramowanie, o które nikt w organizacji nie dba, ma wartość $18 miliardów na samym rynku CRM.
Dlaczego?
Problem polega na tym, że tylko 40% organizacji wdrażających narzędzia CRM "osiąga pełną adaptację wśród użytkowników końcowych" - wynika z badania CSO Insights.
CRM, zarządzanie mediami społecznościowymi, narzędzia analityczne, oprogramowanie do planowania projektów, narzędzia do zarządzania zasobamiitp. Wszyscy używamy kilku z nich.
Najprawdopodobniej każdy z nas ma co najmniej jedno narzędzie, za które płaci i z którego nie korzysta.
Czas coś z tym zrobić, prawda?
Shelfware to oprogramowanie, które zostało zakupione, ale nigdy nie było używane.
Dziś, w świecie rozwijającego się rynku SaaS Może to być również narzędzie, które zasubskrybowaliśmy, a następnie zapomnieliśmy o nim.
Inną rzeczą wartą zapamiętania jest to, że oprogramowanie typu shelfware nie oznacza, że coś jest nie tak z samym oprogramowaniem. W rzeczywistości każde oprogramowanie może stać się oprogramowaniem półkowym.
W końcu był powód, dla którego kupiłeś licencję lub subskrybowałeś płatny plan. Nie zrobiłbyś tego, gdyby było to złe lub nie pasowało do Twojej firmy.
Ustaliliśmy już, że nie zawsze jest to kwestia złej jakości oprogramowania, wina zazwyczaj leży po stronie użytkownika.
Jednym z powodów, dla których oprogramowanie półkowe staje się częścią stosu, jest kupowanie większej liczby licencji, niż firma faktycznie potrzebuje. Zwłaszcza, gdy dostępna jest zniżka.
Techopedia podaje tutaj dobry przykład:
Załóżmy, że licencja na oprogramowanie kosztuje $100 za sztukę. Zakup 50 takich licencji kosztowałby firmę $5000. Teraz wyobraźmy sobie zniżkę na to samo oprogramowanie, która wynosi $45 za licencję, ale trzeba kupić ich 100. Daje to $4500, który zapłaciłbyś, ponieważ nadal jest tańszy niż poprzednio.
W tym przykładzie dodatkowe 50 licencji zamienia się w półki sklepowe.
Innym powodem jest kupowanie licencji "na wszelki wypadek", dla przyszłych pracowników. W takim przypadku można z nich ostatecznie skorzystać, ale generalnie kończy się to jako kolejny niewykorzystany lub niedostatecznie wykorzystany zasób firmy.
Trzecia opcja odnosi się do narzędzi SaaS i jest to po prostu zapomnienie o oni. Jako kierownik projektu lub dyrektor generalny prawdopodobnie wiesz, że co miesiąc płacisz za niektóre narzędzia. Ale czy wiesz dokładnie, czy są one faktycznie używane?
Subskrypcja może wynosić $10 lub $60 miesięcznie. Dzieje się tak zarówno w przypadku najtańszych narzędzi SaaS, jak i tych droższych.
Chodzi o to, że brak komunikacji w firmie i brak kontroli nad rzeczywistą sytuacją w firmie może mieć negatywne skutki. alokacja zasobów i wykorzystania, może prowadzić do utraty pieniędzy.
Pytanie brzmi:
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie i wdrożyć pracowników, aby faktycznie z niego korzystali?
Jak widać, problem można zawęzić do dwóch głównych wyzwań:
Zacznijmy od wyboru odpowiedniego oprogramowania.
Szukając oprogramowania dla swojej firmy, możesz napotkać wiele możliwości. Popytanie znajomych i współpracowników da ci wiele opcji, ale zazwyczaj będą oni polecać różne narzędzia.
Jak zdecydować, który z nich jest najlepszy? I co to oznacza?
Amanda Moskowitz poleca te 10 kroków wyboru najlepszego oprogramowania dla Twojej firmy, ale skupmy się na pierwszych trzech z jej listy:
Jak powiedział Moskowitz, aplikacje są tylko narzędziami do osiągnięcia celów firmy. Najlepiej więc najpierw wyznaczyć sobie cele: zarówno te krótkoterminowe, jak i długoterminowe. Następnie należy znaleźć narzędzie, które pomoże je osiągnąć.
Nie ma jednego uniwersalnego oprogramowania. Zamiast tego skup się na swoich potrzebach: czy potrzebujesz śledzić przebieg projektu, śledzić czas swoich pracowników, planować zasoby, zarządzać klientami za pomocą CRM, analizować swoją obecność w mediach społecznościowych?
Dowiedz się, co chcesz zrobić za pomocą danego narzędzia, a następnie znajdź konkretne narzędzie do tego zadania.
Teraz, gdy już wiesz, jakie są Twoje cele biznesowe i co dokładnie chcesz osiągnąć za pomocą narzędzia, znajdźmy najlepsze dla Twojej firmy.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, podzieliła się swoimi spostrzeżeniami na temat tego procesu w artykule "Marketing Ops: Sztuka zarządzania chaosem". Z jej doświadczenia wynika, że znalezienie idealnego narzędzia polega bardziej na iteracji rozwoju procesu.
Kluczem do znalezienia najlepszego oprogramowania dla firmy jest przetestowanie różnych opcji. Zapisz się na wersje próbne, aby móc wypróbować je za darmo. Następnie porównaj wyniki i wybierz ten, który najbardziej Ci odpowiada.
Jeśli szukasz oprogramowania dla swojego zespołu, w tym obecnych i przyszłych pracowników, warto zainwestować w oprogramowanie z dynamicznym planem cenowym.
Jest to szczególnie powszechne w przypadku SaaS narzędzia. Często umożliwiają one wybór między planami, które zależą od tego, ile osób musi korzystać z narzędzia.
Plan cenowy Buffer jest tego doskonałym przykładem.
Innym rozwiązaniem jest elastyczny cennik, który pozwala wprowadzić dokładną liczbę osób, które otrzymają dostęp do oprogramowania, a następnie obliczyć płatność na tej podstawie.
Teamdeck, narzędzie do planowania zasobów i śledzenia czasu, działa w tym modelu cenowym.
Przed zapisaniem się do płatnego planu lub zakupem licencji warto również odpowiedzieć na te dwa pytania:
Narzędzie musi odzwierciedlać poziom dojrzałości firmy i być w stanie rozwijać się wraz z nią.
Wybrane oprogramowanie musi być wygodne w użyciu dla wszystkich użytkowników, w przeciwnym razie zostanie szybko porzucone.
Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi "tak", to nadszedł właściwy moment na zapoznanie zespołu z tym narzędziem.
Dla Więcej wskazówek i list kontrolnych w zakresie zarządzania zasobami i wyboru
odpowiednie narzędzia dla Twojej firmy, Pobierz nasz darmowy ebook na najlepsze praktyki zarządzania zasobami.
Nadszedł czas, aby zapoznać resztę zespołu z wybranym oprogramowaniem.
Czym dokładnie jest adopcja oprogramowania? Brandon Bruce dobrze to zdefiniował w swojej książce "The Shelfware Problem":
"Adopcja to konsekwentne, efektywne korzystanie z określonej technologii lub platformy oprogramowania, które w wymierny sposób realizuje cele biznesowe".
Problem polega na tym, że w świecie rzeczywistym nie można po prostu nakazać zespołowi korzystania z wybranego oprogramowania.
Musisz poświęcić trochę czasu na wdrożenie swoich pracowników. Jak powiedziała Amanda Moskowitz:
"Nie tylko znajdź nową aplikację: upewnij się, że wszyscy w zespole z niej korzystają".
Jeśli wydaje Ci się to oczywiste, pamiętaj, że "około 50% licencji CRM nie jest dotykanych", jak mówi Brandon Bruce.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...