Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:

Wpływ oprogramowania do zarządzania zasobami na ukończenie projektu na czas.

Jak rozpocząć projekt, aby stracić mniej.

Rozpoczęcie projektu to moment, w którym podejmowane są założenia i decyzje, które mogą go ostatecznie zakończyć.

Na tym etapie należy się przygotować, zebrać jak najwięcej informacji za pomocą systemu zarządzania dokumentami, ocenić obciążenie pracą i w przemyślany sposób przydzielić zasoby. Czasami świetnym pomysłem może być skorzystanie z osobistego oprogramowania do zarządzania projektami.

Z drugiej strony, jest to również czas na rozpoczęcie nadawania tonu całemu projektowi i ustanowienie skutecznej i pozytywnej kultury dla swojego zespołu.

Jak upewnić się, że spotkanie rozpoczynające projekt to dobry początek?

W Teamdeck - firmie, która stworzyła oprogramowanie do zarządzania zasobami - staramy się pomagać innym kierownikom projektów w lepszym szacowaniu, planowaniu, realizacji i monitorowaniu projektów. Dlatego też przygotowaliśmy darmowy ebook na temat najlepszych praktyk zarządzania zasobami.

Ten artykuł jest fragmentem naszego ebooka, w którym omawiamy kluczowe kolejne kroki, które są niezbędne do zapewnienia sukcesu projektu. Ustrukturyzowana agenda spotkania inaugurującego projekt jest niezbędna do usprawnienia i usprawnienia spotkania, aktywnego angażowania zespołu i interesariuszy oraz wprowadzania zmian w zwinnych spotkaniach inaugurujących projekt.

Zrozumienie projektu: Pierwszy krok do sukcesu

Pełne zrozumienie projektu oznacza, że znasz oczekiwania interesariuszy w zakresie produktu końcowego i zakresu prac swojego zespołu. Kryteria sukcesu powinny być jasno zdefiniowane. Potencjalne i wymierne kryteria to: terminowość, zmieszczenie się w początkowym budżecie i osiągnięcie celów sprzedażowych. Kryteria te nie tylko zapewniają jasny kierunek, ale także służą jako punkty odniesienia do oceny postępów i sukcesu projektu.

Szczegóły dotyczące projektu, takie jak cele i zadania, harmonogram, budżet i rezultaty projektu powinny być już zawarte w briefie projektu. Przeczytaj go uważnie i podsumuj, jakie szczegóły jesteś w stanie z niego uzyskać, a czego brakuje. Ważne jest, aby upewnić się, że brief projektu jest kompleksowy i odnosi się do wszystkich krytycznych aspektów projektu. Dobrze przygotowany brief projektowy stanowi podstawę skutecznego planowania i realizacji projektu.

Jeśli coś jest niejasne, nie czekaj z umówieniem się na rozmowę z klientem. Ważne jest, aby zebrać jak najwięcej informacji o projekcie, zanim jeszcze zaczniesz planować pracę. Takie proaktywne podejście pomaga wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy i pozwala na ich terminowe rozwiązanie, zapobiegając w ten sposób nieporozumieniom lub opóźnieniom na późniejszym etapie projektu.

Gdy uznasz, że masz wystarczająco dużo szczegółów, zaproś klienta na spotkanie rozpoczynające projekt. Możesz to zrobić osobiście, przez Skype'a, a nawet zorganizować bardziej profesjonalną konferencję telefoniczną. Chodzi o to, abyś mógł porozmawiać o zakresie projektu, oczekiwaniach klienta, tym, co możesz dostarczyć i w jaki sposób. To spotkanie nadaje ton projektowi i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie w odniesieniu do celów projektu i rezultatów.

Identyfikacja ról i obowiązków: Kto robi co w zespole projektowym?

Kiedy w pełni zrozumiesz wspólne cele projektu, nadszedł czas, aby określić, kto będzie potrzebny do jego realizacji i kto będzie za co odpowiedzialny. Jasne określenie ról i obowiązków członków zespołu projektowego pomaga uniknąć nieporozumień i zapewnia odpowiedzialność. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje i w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji ogólnych celów projektu.

Oznacza to, że musisz zidentyfikować role w projekcie - kogo dokładnie musisz zaangażować? Lub: jakie są role, bez których projekt nie może zostać ukończony? Wiąże się to z określeniem kluczowych umiejętności i wiedzy specjalistycznej wymaganych w projekcie i przypisaniem ich do członków zespołu. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę dostępność i obciążenie pracą zespołu, aby upewnić się, że mogą poświęcić niezbędny czas i wysiłek na projekt.

W zależności od projektu i wymagań klienta, możesz potrzebować programistów frontend i/lub backend, grafików, motion designerów lub specjalistów ds. marketingu i copywriterów. Każda rola powinna być jasno określona, z konkretnymi zadaniami i obowiązkami przypisanymi do każdego członka zespołu. Pomaga to zapewnić, że wszystkie aspekty projektu zostaną uwzględnione i nic nie umknie uwadze.

Kiedy już wiesz dokładnie, kogo musisz zaangażować w projekt, znajdź najlepszych pracowników do tego zadania. Możesz to zrobić, oceniając ich umiejętności - użyj do tego matrycy umiejętności. Matryca umiejętności to prosta tabela, która zawiera umiejętności pracowników i pomaga je ocenić, aby sprawdzić, czy poradzą sobie z zadaniami, czy nie. Narzędzie to jest nieocenione w identyfikowaniu właściwych osób do właściwych zadań, zapewniając w ten sposób, że zespół projektowy jest dobrze przygotowany do radzenia sobie z wyzwaniami projektu.

Po zidentyfikowaniu ról i osób, które mogą je pełnić, należy sprawdzić dostępność pracowników i przypisać ich do następnego projektu. Wiąże się to z planowaniem harmonogramów i zasobów, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie są przeciążeni i mogą zapewnić najlepszą wydajność. Efektywne zarządzanie zasobami jest kluczem do zapewnienia, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem, na czas i w ramach budżetu.

Przydatna wskazówka: Jeśli nie korzystasz z macierzy umiejętności, możesz użyć listy pracowników, opisując ich umiejętności i doświadczenie. Pomaga to uniknąć niedostatecznego wykorzystania pracowników i nadmiaru rezerwacji, ponieważ widoczność dostępnych zasobów może zapewnić lepszą alokację siły roboczej.

Tworzenie kompleksowego planu projektu: Unikanie pułapek

Istnieją wszelkie powody, by sądzić, że faza planowania może przesądzić o powodzeniu lub porażce projektu. Niedokładne szacunki, złe decyzje personalne i przeoczenie potencjalnych zagrożeń są często przyczyną opóźnień i zmian w budżecie. Skuteczne planowanie obejmuje nie tylko nakreślenie zadań i działań wymaganych do ukończenia projektu, ale także przewidywanie potencjalnych wyzwań i opracowywanie strategii ich łagodzenia. Podczas planowania projektu zewnętrznego kluczowe jest nadanie tonu i wizji, ustalenie wspólnych celów, zadań i harmonogramów oraz przygotowanie zespołu projektowego do oficjalnego spotkania inauguracyjnego z klientem.

Według danych z 2016 r. tylko 49% projektów zostało ukończonych na czas. Dodatkowo, 53% wszystkich projektów mieści się w zakresie budżetu. - PMI. Statystyki te podkreślają znaczenie skutecznego planowania projektów i zarządzania zasobami w celu zapewnienia sukcesu projektu.

Zarządzanie zasobami projektu jest jednym z kluczowych elementów skutecznego planowania i fazy inicjacji projektu. Zidentyfikowałeś już role potrzebne do powodzenia projektu i odpowiednich ludzi, którzy mogą poradzić sobie z zadaniami. Teraz nadszedł czas, aby efektywnie przydzielić zasoby i zapewnić ich optymalne wykorzystanie w całym projekcie.

Dla lepszego zarządzania pracownikami i projektami, oszacowanie, jak długo będziesz potrzebować określonych osób zaangażowanych w które z poniższych działań pomoże rozpocząć projekt. Aktualny kalendarz zasobów jest niezbędny i znacznie ułatwi pracę. Kalendarz ten powinien obejmować nie tylko dostępność członków zespołu, ale także wszelkie inne zobowiązania, które mogą mieć, takie jak inne projekty lub czas wolny.

Wiedząc, kto i jak długo będzie potrzebny w projekcie, ustal kalendarz projektu. Powinien on obejmować takie kwestie jak dostępność zasobów, inne projekty, w których mogą uczestniczyć lub zobowiązania, dni wolne i święta państwowe. Podczas pracy ze zdalnymi członkami zespołu należy wziąć pod uwagę strefy czasowe. Ten poziom szczegółowego planowania pomaga zapewnić, że harmonogram projektu jest realistyczny i osiągalny.

W ten sposób unikniesz nadmiernej rezerwacji lub niewykorzystania pracowników i od samego początku ustawisz właściwy przepływ projektu. Teamdeck to narzędzie do zarządzania zasobami i śledzenia czasu pracy, z funkcjami śledzenia czasu pracy pracowników i zarządzania urlopami, które można wykorzystać do alokacji i monitorowania pracowników i zasobów. Narzędzia te zapewniają wgląd w dostępność i wykorzystanie zasobów w czasie rzeczywistym, pomagając w ten sposób w podejmowaniu świadomych decyzji i dostosowywaniu ich w razie potrzeby.

Szacowanie zasobów i zadań: Właściwe szacowanie

Aby stworzyć dokładny plan działania w ramach projektu, należy oszacować czas potrzebny pracownikom na wykonanie zadań. Szacunki mogą być trudne, ponieważ źle wykonane mogą przynieść więcej szkody niż pożytku dla projektu. Dokładne oszacowanie wymaga dogłębnego zrozumienia zadań, wymaganych umiejętności i możliwości zespołu. Obejmuje to szczegółowe rozważania dotyczące szacowania zasobów i zadań dla projektów wewnętrznych, takich jak przygotowanie zespołu projektowego do oficjalnego spotkania inauguracyjnego i zorganizowanie wewnętrznego spotkania inauguracyjnego projektu.

W swoim artykule "Dlaczego szacujemy?" John Cutler podkreślił znaczenie kontekstu podczas szacowania. Szacunki powinny opierać się na danych historycznych i konkretnym kontekście bieżącego projektu. Pomaga to w zapewnieniu, że szacunki są realistyczne i osiągalne.

Z drugiej strony, szacowanie zadań w godzinach dla wielu jest równoznaczne z czytaniem z liści herbaty. Dlatego z naszego własnego doświadczenia wynika, że bezpieczniej jest mierzyć historyjki użytkownika w story pointach. Story points to jednostki miary, które pozwalają ocenić rozmiar różnych historyjek użytkownika. Są one względne, co oznacza, że 4-punktowa historyjka jest dwa razy większa niż 2-punktowa. Ta względna technika szacowania pomaga zapewnić, że szacunki są spójne i porównywalne w różnych zadaniach.

Po ustaleniu punktów opowieści (skala może wynosić od 1 do 10) należy dopasować je do tempa pracy zespołu. Jeśli w poprzedniej iteracji zespół był w stanie poświęcić wystarczająco dużo czasu na ukończenie historyjek wartych 14 punktów, prawdopodobnie wykona taką samą ilość pracy ponownie. Pomaga to w ustaleniu realistycznych i osiągalnych celów dla projektu.

Mając oszacowane punkty fabularne dla wszystkich pożądanych elementów projektu, można podzielić tę liczbę przez prędkość zespołu i uzyskać liczbę iteracji potrzebnych do ukończenia projektu. Pomaga to w zapewnieniu, że oś czasu projektu jest realistyczna i osiągalna.

Przydzielając czas na zarządzanie poszczególnymi osobami, należy wziąć pod uwagę ich możliwości w zakresie zasobów, zarówno pod względem ilości pracy, jaką mogą wykonać w oparciu o swoje doświadczenie, jak i "godzin pracy" w ciągu dnia. Pomaga to upewnić się, że członkowie zespołu nie są przeciążeni i mogą zapewnić najlepszą wydajność.

Upewnij się, że rozumiesz różnicę między czasem idealnym a czasem, który upłynął. Pierwszy z nich to czas faktycznie spędzony nad danym zadaniem, podczas gdy drugi obejmuje oczekiwanie, zakłócenia, przełączanie kontekstu i przygotowania. To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że szacunki są realistyczne i uwzględniają różne czynniki, które mogą mieć wpływ na rzeczywisty czas wymagany do wykonania zadania.

Zwróć uwagę, że gdy zapytasz programistów, ile czasu zajmie dane zadanie, podadzą ci oni szacunkową wartość w "idealnym czasie", czyli nieprzerwanym okresie pracy. Pomaga to w ustaleniu realistycznych oczekiwań i zapewnieniu, że oś czasu projektu jest osiągalna.

Realizacja planu projektu: Przekształcanie planów w działania

Realizacja to etap, w którym plan przekłada się na działania. Faza ta obejmuje koordynację ludzi i zasobów przez kierownika projektu, a także integrację i wykonywanie działań w ramach projektu zgodnie z planem zarządzania projektem. Podczas realizacji kluczowe jest śledzenie postępów projektu, aby upewnić się, że zmierza on we właściwym kierunku. Regularne spotkania dotyczące statusu mogą być bardzo pomocne. Spotkania te powinny obejmować to, co zostało zrobione, co jest w toku i co jeszcze należy zrobić.

Komunikacja jest kluczowa na tym etapie. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby informować wszystkich na bieżąco i śledzić postępy projektu. Narzędzia takie jak Teamdeck mogą pomóc w planowaniu, zarządzaniu zadaniami i śledzeniu czasu. Narzędzia te zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w postępy projektu i pomagają we wczesnym identyfikowaniu wszelkich problemów, umożliwiając tym samym ich terminowe rozwiązanie.

Monitorowanie i kontrola: Utrzymanie projektu na właściwym torze

Procesy monitorowania i kontroli są niezbędne do śledzenia, przeglądania i regulowania postępów i wydajności projektu oraz identyfikowania wszelkich obszarów, w których wymagane są zmiany w planie. Faza ta zapewnia osiągnięcie celów projektu poprzez pomiar i monitorowanie jego wydajności.

Niektóre z narzędzi i technik, których można użyć na tym etapie, obejmują przeglądy wydajności, zarządzanie wartością wypracowaną i oprogramowanie do zarządzania projektami. Regularne raportowanie i sesje przeglądowe pomagają utrzymać projekt na właściwym torze. Sesje te stanowią okazję do przeglądu postępów projektu, zidentyfikowania wszelkich kwestii i wprowadzenia niezbędnych korekt w celu zapewnienia, że projekt pozostanie na właściwym torze.

Zamykanie projektu: Zapewnienie sprawnego zakończenia

Zamknięcie projektu obejmuje sfinalizowanie wszystkich działań we wszystkich grupach procesów zarządzania projektami w celu formalnego zakończenia projektu lub fazy. Obejmuje to uzyskanie zgody klienta, przekazanie dokumentacji projektu, zwolnienie zasobów projektu i przeprowadzenie przeglądu po zakończeniu projektu.

Przegląd po zakończeniu projektu pomaga zrozumieć, co poszło dobrze, a co można poprawić w przyszłych projektach. Jest to ważny krok w kierunku ciągłego doskonalenia zarządzania projektami. Spostrzeżenia uzyskane z tych przeglądów mogą być nieocenione w ulepszaniu procesów zarządzania projektami i zapewnieniu sukcesu przyszłych projektów.

Wnioski: Sukces projektu zależy od zrozumienia

Początek tworzenia nowego projektu nie musi być tak stresujący i zniechęcający, jak niektórzy twierdzą. Jeśli od samego początku ustaliłeś właściwy proces i postępowałeś zgodnie z nim krok po kroku, twoje pierwsze spotkanie w pracy może być nie tylko łatwiejsze, ale możesz uniknąć popełnienia niektórych typowych błędów.

Podsumowując to, o czym mówiliśmy w tym artykule, upewnij się, że postępujesz zgodnie z tymi prostymi krokami:

W ten sposób upewnisz się, że wiesz wszystko o wymaganiach projektu, dostępności własnych zasobów, ustalonych oczekiwaniach i harmonogramie przed rozpoczęciem projektu.

Nadal nie wiesz, jak rozpocząć projekt?

Pozwól swojemu zespołowi dać z siebie wszystko dzięki efektywnemu oprogramowaniu do planowania zasobów

Powiązane posty