Jeśli zadajesz sobie pytanie, czym jest zarządzanie zasobami, jesteś w absolutnie dobrym miejscu. Zarządzanie projektem to nie tylko zarządzanie zadaniami niezbędnymi do jego realizacji. Sposób planowania, organizowania i zarządzania zespołem ma znaczący wpływ na sukces projektu. Nic dziwnego, że przestrzeganie najlepszych praktyk zarządzania zasobami może naprawdę zmienić miejsce pracy.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami zwiększenie efektywności zarządzania zasobami projektu
- Rola zarządzania zasobami w zarządzaniu projektami
- Techniki planowania projektów
- Różnice między planowaniem zasobów, alokacja zasobówi planowanie zasobów
Dlaczego warto zarządzać zasobami projektu?
Ponieważ chcielibyśmy rzucić jasne światło na istotę zarządzania zasobami projektu, musimy wprowadzić mały kawałek akademickiej rozmowy mającej na celu oświecenie terminów związanych z naszym głównym tematem.
Ale jest też inny powód tych sporów. Bez jasnego zrozumienia głównych elementów i czynników składających się na zarządzanie zasobami projektu, decyzje podejmowane przez kogokolwiek są narażone na większe ryzyko błędu. Błędy związane z procesami w ramach projektu lub nawet z wyborem oprogramowania do zarządzania zasobami projektu.
Posiadanie szerszego obrazu sprawi, że nie zgubisz się w gąszczu pojęć i niejasnych powiązań między obszarami wiedzy, które zasadniczo wspierają zarządzanie projektami.
Od projektu, przez zarządzanie projektem, po zarządzanie zasobami projektu
Zarządzanie projektami IT, zarządzanie projektami marketingowymizarządzanie projektami w branży nieruchomości lub zarządzanie projektami w agencji kreatywnej - Niezależnie jednak od branży, którą wstawisz przed słowem "zarządzanie projektami", fazy, procesy i kroki są w większości takie same. Ale zanim się o tym dowiesz, należy zrobić małe wprowadzenie.
Jak wiadomo, ludzie uczą się szybciej widząc obrazki, czy przykłady - coś można wychwycić zmysłami, oczami przede wszystkim. Tak więc - przed narażeniem się na liczne pytania związane ze znaczeniem każdego terminu w przedstawionych poniżej definicjach - zacznijmy od pomysłowych i łatwych do zaadaptowania przykładów należących do rodziny zarządzania projektami.
Zaczynając od mniej skomplikowanych i zajmujących mniej czasu:
- zbudowanie dobrze sprzedającej się strony internetowej z wieloma interaktywnymi elementami, która nie będzie zwalniać na urządzeniach mobilnych - w 4 tygodnie;
- Zmiana projektu butelek firmy piwowarskiej i ich produkcja przed rozpoczęciem lata - w 3 miesiące;
- ekspansja sprzedaży na nowy rynek, obejmująca wynajem biura, znalezienie, selekcję, zatrudnienie nowych specjalistów, przygotowanie planu marketingowego i jego wdrożenie na potrzeby lokalne - w ciągu 6 miesięcy;
- stworzenie czegoś takiego jak poniżej w 48 miesięcy - stworzenie największej tamy na świecie. Ten przykład stoi na trzeciej co do wielkości rzece na świecie - chińskiej rzece Jangcy.
Podsumowując, za każdym razem, gdy myślisz "projekt", musisz mieć obraz tego, ile osób, umiejętności, podwykonawców, narzędzi i ustaleń obejmuje projekt. Ile zasobów, zależności, małych kroków, milionów zadań i harmonogramów jest zaangażowanych w ukończenie każdej ilustracji projektu?
Kontynuując nasz temat, czas zagłębić się w definicje. Zacznijmy więc od czegoś łatwiejszego do przyswojenia. Wyobraźmy sobie, że rozmawiamy z dzieckiem i chcemy opisać mu znaczenie zarządzania projektami. W kontekście takim jak ten, można łatwo zgodzić się z definicją z projectmanager.com:
Zarządzanie projektami to dyscyplina planowania, wykonywania i kończenia projektów.
Powyższe rozumienie postrzega zarządzanie projektami jako proces i dzieli go na 3 kroki. Oczywiście każdy z nich zawiera kilka innych grup elementów, procesów, zadań i - zawsze niedocenianych, zawsze nieprzewidywalnych - wyzwań związanych z każdym z nich.
Jest to jednak bardzo uproszczona wersja cyklu życia zarządzania projektami - bo tak nazywają ten proces specjaliści. Najpopularniejsza jest wersja z 5 fazami. Opracowana przez PMI obejmuje koncepcję i inicjację, planowanie, wykonanie, wydajność/monitorowanie i zamknięcie projektu.
Ale ta definicja nie porusza tematu, kto. Mówiąc konkretnie - człowiek, specjalista i jego kompetencje, doświadczenie czy dojrzałość.
Według tego samego PMI, o którym często tutaj wspominamy, zaproponowali oni definicję, która podkreśla coś, co kryje się za każdym projektem. Chodzi o ludzi, od kierowników projektów po wykonawców projektów i pracowników zaangażowanych w projekt. Ludzi, którzy planują, ale także którzy są wybierani do udziału na pewnym etapie projektu i przypisywani do zadań.
Parafrazując ich słowa, zarządzanie projektami polega na wykorzystywaniu konkretną wiedzę, talenty, umiejętności, urządzenia, narzędzia, metody, procesy i techniki, aby dostarczyć coś "wartościowego dla ludzi".
Jak widzimy, chodzi tu bardziej o kompetencje (również kompetencje miękkie), o posiadanie informacji i umiejętność wdrażania tej wiedzy. Lub - używając wyrażenia zaczerpniętego, powiedzmy, z biblioteki motywacyjnej - zamieniaj myślenie w działanie i załatwiaj sprawy.
W podsumowaniu tego rozdziału korzystamy z propozycji instytutu Association for Project Management. Nie jest to najłatwiejsza do zapamiętania, a nawet zrozumienia definicja zarządzania projektami, ale po przeczytaniu tego, co powyżej, łatwo sobie wyobrazić, co autor miał na myśli. Jest jednak coś, z czym się nie zgadzamy. Niemniej jednak:
Zarządzanie projektem to zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia w celu osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z kryteriami akceptacji projektu w ramach uzgodnionych parametrów. Zarządzanie projektem ma końcowe rezultaty, które są ograniczone do określonych ram czasowych i budżetu.
Kilka słów komentarza. Widzimy pewne podobieństwa do propozycji zaproponowanych wcześniej, więc nie ma potrzeby mówić o tym nic więcej. Nowością jest ograniczony czas i budżet oraz kryteria akceptacji. Zaczynając od ostatniego, klient zazwyczaj ma pewne oczekiwania co do tego, co chce zobaczyć na końcu, jak to powinno działać i jak powinno pomóc w rozwiązaniu jego wyzwań. Nie może zaakceptować wyniku twojej pracy. I co wtedy?
Trudno jednak o sprzeczność - kryteria akceptacji mogą sprawić, że projekt będzie trwał dłużej niż zakładano. Nie możemy jednak zgodzić się ze stwierdzeniem, które sugeruje, że budżet i czas są warunkami, które sprawiają, że prowadzenie projektu jest kwalifikowane jako zarządzanie projektem.
Skończone ramy czasowe i budżet są tym, co odróżnia zarządzanie projektem od zwykłego zarządzania [Ekran powyżej = przegląd śledzenia czasu wielu zadań za pośrednictwem systemu zarządzania zasobami projektu].
Każdy wie, że dwa ostatnie aspekty, które musi wziąć pod uwagę każdy prezes, szef czy decydent realizujący jakikolwiek projekt, to wspomniany czas i budżet - ponieważ nie są one nieograniczone. Ale tylko zwrot z inwestycji, oczekiwany zwrot w oczekiwanym czasie ma największy wpływ na decyzje biznesowe niż jakikolwiek inny czynnik. A z punktu widzenia wielu firm fundamentalną częścią biznesu są pieniądze. Ponieważ jeśli masz wystarczająco dużo pieniędzy, nie musisz podejmować pochopnych decyzji i czekać na to, co zrobią konkurenci walczący o kolejnych klientów.
Jeśli zgodzimy się z ostatnim stwierdzeniem, nie możemy zgodzić się ze stwierdzeniem, że zarządzanie projektem jest czymś innym niż "zarządzanie", wskazując, że kluczowym czynnikiem odróżniającym oba te elementy jest to, że zarządzanie projektem ma ostateczny rezultat i określony czas, w przeciwieństwie do zarządzania, które jest procesem ciągłym.
Nie jesteśmy pewni, czy to działa tylko w ten sposób. Czy celem biznesowym jest posiadanie wielu klientów, a zwłaszcza takiej ich liczby, która pozwoli na prowadzenie działalności? Czy firma potrzebuje ciągłej komunikacji z potencjalnymi klientami? Czy dział marketingu realizuje w wymaganym czasie mniejsze zadania lub większe projekty, aby poprawić komunikację, liczbę odwiedzających stronę internetową i liczbę potencjalnych klientów? Czy osoby odpowiedzialne za marketing i komunikację nie muszą raz w miesiącu lub kilka razy w roku informować o wynikach?
Odpowiedź na pytanie Dlaczego zarządzanie zasobami projektu
Czy rozumiesz teraz znaczenie zarządzania zasobami projektu?
Jaka jest rola zarządzania zasobami projektu?
Wiemy już dużo o zarządzaniu projektami, więc nie musimy się więcej dowiadywać. Wiemy już także, gdzie zawsze znalezienie wśród 5 faz cyklu życia zarządzania projektem miejsca na zarządzanie zasobami projektu.
- Faza inicjacji i koncepcji
- Planowanie - zawsze tutaj
- Uruchomienie i wykonanie - zawsze tutaj
- Monitorowanie i kontrola - zawsze tutaj
- Zamknięcie projektu
Chodzi o błyszczącą gwiazdę naszego śledztwa - zarządzanie zasobami projektu. Wiemy już, co oznacza projekt. Jakie są więc zasoby?
Dzięki Zakres wiedzy APMWiemy, że zasoby są rozumiane szeroko - jako ludzie (i ich umiejętności), ale także jako pieniądze, maszyny, materiały, technologia i wszystko inne potrzebne do dostarczenia oczekiwanego rezultatu. Można również powiedzieć, że zasoby to wszystko, co jest potrzebne do wykonania zadania lub projektu.
Oczywiście, z perspektywy wielu firm, zwłaszcza tych zorientowanych na usługi, zarządzanie zasobami dotyczy przede wszystkim ludzi. Ludzi i ich umiejętności.
Dla nich zarządzanie zasobami projektu to:
(...) pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem.
Nie jest to najłatwiejsza definicja, jaką kiedykolwiek stworzono, ze względu na niejednoznaczne terminy, więc mogłaby być całkiem dobra do rozprawy akademickiej. Ale nie na tym blogu. Na Projectmanager.com dowiadujemy się tego w prosty sposób. Bez mówienia o jakości, wymaganiach i oczekiwaniach ze strony interesariuszy, a nawet o czasie i budżecie.
Zarządzanie zasobami to proces planowania, harmonogramowania i przydzielania zasobów w celu ukończenia projektu.
Dobre zarządzanie zasobami sprawia, że właściwe zasoby są dostępne we właściwym czasie do wykonania właściwej pracy. Rolą menedżera zasobów jest - parafrazując słowa APM - określenie wymaganych zasobów (pracownicy z odpowiednimi umiejętnościami i doświadczeniem) w celu dostarczenia pracy, w ramach planowania, i określenia, kiedy zasoby będą potrzebne, poprzez harmonogramowanie.
Jak widzimy, ogólnie rzecz biorąc, definicje - z wyjątkiem formy ich prezentacji - są podobne. Jeśli spróbujemy porównać definicje zarządzania zasobami projektu, będziemy bardziej oświeceni, widząc, co je wszystkie łączy. Cóż:
- planowanie wstępne/planowanie
- przydzielanie/planowanie/dopasowywanie
- monitorowanie/pomiar
- optymalizacja
Podsumowując dotychczasową dyskusję, zarządzanie zasobami projektu jest - bez wątpienia - najbardziej wymagającym i trudnym elementem procesu zarządzania projektem. Jego rola - ogólnie rzecz biorąc - sprowadza się do planowania, organizowania, kontrolowania i mierzenia pracy ludzi.
Zarządzanie zasobami projektu to - mówiąc najprościej - najbardziej efektywne wykorzystanie ograniczonych zasobów, które są do dyspozycji. Lub - mówiąc wprost - wykorzystanie maksymalnej ilości dostępnych zasobów - uprzednio zidentyfikowanych i zweryfikowanych pod kątem odpowiednich umiejętności - w celu ukończenia projektu w oczekiwanym czasie i z oczekiwanym rezultatem.
Pomiędzy planowaniem zasobów, alokacją zasobów i zarządzaniem zasobami projektu
Aby uniknąć zbyt długiego wstępu, należy mieć świadomość, że 3 wyżej wymienione terminy dla niektórych kierowników projektów i przedstawicieli środowiska akademickiego są rozumiane jako odrębne i każdy z nich ma swoje własne znaczenie.
Jednak dla niektórych osób planowanie zasobów i alokacja zasobów oznaczają to samo i oba są częścią czegoś większego - zarządzania zasobami. Jednak wśród wielu źródeł na nasz temat można również znaleźć definicje sugerujące zrównanie "zarządzania zasobami" i "planowania zasobów" (spójrz na definicję Wikipedii). Czas więc na kilka słów wyjaśnienia.
Zgadzamy się z firmą Saviom - naszym konkurentem na rynku systemów do zarządzania zasobami projektowymi - że:
Alokacja zasobów, znana również jako planowanie zasobów, rozpoznaje i przypisuje zasoby na określony czas do różnych działań
W mgnieniu oka można zauważyć, że definicja ta może być również traktowana jako definicja zarządzania zasobami. Czyż nie? Niemniej jednak w tym artykule staramy się zachować porządek, zgodnie z którym zarządzanie zasobami projektu i cały jego proces zawierają harmonogramowanie i alokację jako jego części.
Moglibyśmy kontynuować ten dyskurs na temat definiowania niuansów, ale nie jest to naszym celem. Celem tego rozdziału jest przedstawienie szerszego obrazu rozważań terminologicznych i wyzwań związanych z interesującym nas terminem.
KPI, wyzwania i pomocna rola oprogramowania do zarządzania zasobami projektu
Wskaźniki KPI zarządzania zasobami projektu
A. Szacowane a rzeczywiste godziny przepracowane przez pracownika
Czy projekt przebiega zgodnie z planem - to ciągłe pytanie w głowie każdego kierownika projektu. Sposobem na sprawdzenie postępów jest porównanie zakładanej wartości szacunkowej (np. godzin, które pracownik musi poświęcić na wykonanie zadania) z rzeczywistymi śledzonymi godzinami. Dzięki tej metodzie będziesz w stanie wykryć wczesne oznaki opóźnień projektu i wprowadzić pewne zmiany w trakcie bieżącego projektu lub w przyszłości.
B. Szacowany vs. rzeczywisty koszt na członka zespołu (odchylenie kosztu zasobów)
Koszty generowane przez pracę zespołu to kolejny czynnik, który zmusza liderów projektów do intensywnego myślenia. Dobre systemy zarządzania zasobami projektowymi pozwalają na przypisanie stawek godzinowych, a nawet dziennych, do każdego z członków zespołu, a także na określenie jego składu. Śledzenie kosztów projektu raporty oparte na nich i kartach czasu pracy zespołu.
C. Godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu
Podział na godziny niepodlegające i podlegające rozliczeniu w projektach pomaga w śledzeniu rentowności firmy. Sprawdź, ile godzin członkowie zespołu spędzają na takich czynnościach jak spotkania, zadania administracyjne itp.
D. Wykorzystanie zasobów / wykorzystanie pracowników
Wykorzystanie zasobów jest jednym z najważniejszych wskaźników KPI śledzonych w firmach. W końcu nie chcesz, aby Twój zespół był przepełniony lub przepracowany. W przeciwnym razie nikt nie powinien być pozbawiony zadań. Istnieją 2 sposoby obliczania wykorzystanie zasobówi należy ich używać na dwóch różnych etapach cyklu życia projektu.
Wyzwania pojawiające się podczas procesów zarządzania zasobami projektu
A. Brak łatwego dostępu do kompetencji zasobów i puli zasobów
Im większa liczba projektów, tym większa liczba zaangażowanych pracowników. Im większa liczba pracowników, tym trudniej jest szybko znaleźć odpowiednich do przydzielenia do projektu. Rolą odpowiedniego systemu planowania zasobów projektowych jest pomoc w znalezieniu zasobów o oczekiwanych umiejętnościach, dojrzałości, doświadczeniu, kompetencjach, lokalizacji, profilu kosztów, strefie czasowej itp.
B. Przegląd wydajności brakującego zasobu
Mierzenie produktywności to wciąż główne wyzwanie w firmach - zarówno tych nowych, jak i z wieloletnią tradycją. Analiza czasu pracy - zarówno produktywnego, jak i nieproduktywnego, śledzenie czasu pracownika spędzonego na poszczególnych zadaniach to sposób, który pomaga w optymalizacji pracy oraz prognozowaniu czasu i budżetu.
C. Konflikty w harmonogramie
Konflikty w harmonogramie nie są czymś rzadkim nawet w bardzo dobrze zorganizowanej firmie. Zwłaszcza w software house'ach, agencjach reklamowych i innych firmach nastawionych na usługi, gdzie pracy szuka nawet kilku project managerów. System zarządzania zasobami projektowymi ostrzega przed nakładaniem się rezerwacji i - z perspektywy pracownika - overbookingiem.
D. Nieodpowiednie planowanie pojemności zasobów
Planowanie przepustowości zasobów pozwala uniknąć opóźnień w ostatniej chwili. Pojemność określa zasoby dostępne do wykonania określonego zadania.
Jeśli zrealizowałeś projekt na czas i w ramach budżetu, jesteś na dobrej drodze. Wiele organizacji nie określa możliwości zasobów w początkowej fazie projektu; w rezultacie trudno jest zaplanować alokację zasobów.
Pojemność zasobów można analizować za pomocą śledzenia zasobów. Dzięki uniwersalnemu zarządzaniu zasobami i narzędziom do zarządzania projektami, które mogą ułatwić to wyzwanie.
W zależności od wielkości zespołu, profilu firmy i stosowanej metodologii zarządzania projektami, można wybierać spośród różnych narzędzi do zarządzania zasobami. W rzeczywistości na początku możesz nawet użyć do tego prostego arkusza kalkulacyjnego (choć radziłbym inaczej, ponieważ arkusze kalkulacyjne mogą stać się nieefektywne w miarę rozwoju firmy).
Podsumowując ten rozdział, idealnie byłoby, gdyby właściwe narzędzie do zarządzania zasobami powinien składać się z harmonogramu (np. w postaci prostego kalendarz zasobów view), dostępność zasobów, ich bieżące rezerwacje i karty czasu pracy.
Pomocne są również niestandardowe kategorie lub tagi, które ułatwiają nawigację do potrzebnych zasobów, filtrowanie widoku według określonych ról lub projektów itp.
Wreszcie, warto wybrać narzędzie ze zintegrowaną sekcją raportów, w której można łatwo wykorzystać zebrane dane do analizy obciążenie pracą zespołu, budżety projektówlub zwrot z inwestycji dla firmy.
Im bardziej kompleksowy (a jednocześnie przejrzysty) jest widok, tym lepsze wnioski można z niego wyciągnąć.
W jaki projekt zaangażowany jest menedżer zasobów? Jakie są jego nałogi?
Rola i obowiązki kierownika ds. zasobów projektu
Od betterteam.com - firmy z branży HR:
Menedżerowie zasobów pomagają kierownikom projektów w planowaniu zasobów ludzkich i alokacji personelu. Określają zdolność firmy do spełnienia wymagań kadrowych projektów, przypisują personel do projektów i zatrudniają nowych pracowników. Mogą również zarządzać listami płac i szkolić pracowników.
Dla lepszej wizualizacji głównej roli tego rozdziału - planisty zasobów - użyjmy pewnego porównania. Porównanie opiera się na uproszczonej różnicy między menedżerami zasobów a menedżerami projektów. Menedżerowie projektów działają na poziomie projektu - koordynują grupę projektów (najczęściej połączonych ze sobą) lub tylko jeden projekt. Są odpowiedzialni za jego ukończenie przez zespół projektowy. Podczas gdy kierownicy ds. zasobów działają na poziomie firmy. Wybierają, przydzielają i dopasowują odpowiednio wykwalifikowane zasoby do wielu projektów.
Stowarzyszenie Project Managerów ustami Kirsten Bird proponuje takie znaczenie naszej gwiazdy.
Specjalista ds. projektów musi zidentyfikować zasoby wymagane do wykonania prac w ramach planowania i określić, kiedy zasoby będą wymagane, poprzez harmonogramowanie.
To, na co chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę, to pierwsza część, która mówi "Musi zidentyfikować...". Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim, ale nie najważniejsze, ponieważ jest to punkt wyjścia. Mówiąc o aspektach zarządzania zasobami, najczęściej podkreśla się harmonogramowanie jego rdzenia. Tutaj widzimy, co jest podstawą dobrego planowania - umiejętności miękkie, zwłaszcza świetne oko i wyczucie ludzi.
Teraz nadszedł czas na Obowiązki kierownika ds. zasobów:
- Oparte na umiejętnościach sprawdzanie dostępności pracowników i przydzielanie ich do projektów, które ułatwią zamknięcie projektu w wyznaczonym czasie i budżecie.
- Obserwacja wykorzystania pracowników, obciążenia pracą i godzin nadliczbowych
- Dokumentowanie procesów i prowadzenie rejestrów
- Współpraca z wewnętrznymi działami i zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników
- Zapewnienie kierownikom projektów stałego wsparcia związanego z zarządzaniem zasobami.
- Łagodzenie problemów związanych z zasobami poprzez zmianę przydziału pracowników, zmianę celów lub przydzielenie dodatkowego zespołu.
- Zatrudnianie nowych pracowników zgodnie z wymaganiami firmy lub projektu
- Pomoc w procesach HR, takich jak fakturowanie, szkolenia pracowników, administracja listy płac, wynagrodzenia itp.
- Bycie na bieżąco z trendami w zarządzaniu zasobami i przepisami prawa pracy.
Zakres wiedzy, od której uzależniony jest Project Resource Manager
Obszary wiedzy określone przez Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
- Zarządzanie integracją: Wykorzystuje różne procesy i metodologie zarządzania projektami, aby stworzyć strategię, która pomoże zespołom lepiej współpracować.
- Zarządzanie zakresem: Zadania, rezultaty i kamienie milowe projektu są identyfikowane, definiowane i kontrolowane w ramach procesu, który obejmuje zbieranie wymagań interesariuszy, tworzenie struktury podziału pracy (WBS), a następnie monitorowanie i zarządzanie zmianami.
- Zarządzanie harmonogramem: tworzy realistyczny harmonogram, aby osiągnąć cele projektu.
- Zarządzanie kosztami: Proces, który zarządza planowaniem i kontrolą kosztów związanych z projektem. Oznacza to gromadzenie, analizowanie i raportowanie kosztów w celu prognozowania i monitorowania budżetu projektu, aby uniknąć nadmiernych wydatków.
- Zarządzanie jakością: Nadzorowanie wszystkich działań związanych z tworzeniem rezultatów projektu w celu upewnienia się, że spełniają one oczekiwania jakościowe. Odbywa się to poprzez ciągłe mierzenie jakości w trakcie realizacji projektu i korygowanie wszelkich odchyleń od oczekiwań jakościowych.
- Zarządzanie zasobami: Maksymalne wykorzystanie ludzi, materiałów i sprzętu potrzebnych do realizacji projektu poprzez przydzielanie i zmianę przydziału zasobów w zależności od potrzeb.
- Zarządzanie komunikacją: Różne procesy są wykorzystywane do dostarczania jasnych komunikatów w projekcie. Wiąże się to z tworzeniem kanałów, częstotliwością i prawidłowym przekazywaniem wiadomości, aby upewnić się, że są one odbierane w odpowiednim czasie i zrozumiałe.
- Zarządzanie ryzykiem: Identyfikacja, ocena i zapobieganie lub łagodzenie ryzyka w projekcie, niezależnie od tego, czy jest to ryzyko negatywne, którego należy unikać, czy ryzyko pozytywne, które należy wykorzystać.
- Zarządzanie zamówieniami: Budowanie i utrzymywanie relacji z zasobami zewnętrznymi wymaganymi w projekcie. Obejmuje to dostawców, którzy sprzedają produkty i usługi potrzebne do osiągnięcia celów projektu.
- Zarządzanie interesariuszami: Identyfikacja interesariuszy projektu, określenie ich oczekiwań i wpływu, a następnie opracowanie strategii zarządzania nimi i informowania ich o postępach.
Strategie zarządzania zasobami projektu
A. Alokacja zasobów
Biorąc pod uwagę umiejętności i dostępność pracowników, powinieneś mieć listę pracowników gotowych do przypisania do projektu. Mając już listę pracowników wybranych do dołączenia do projektu, możesz zarezerwować ich w wybranym narzędziu.
Jak alokacja zasobów Zarządzanie zasobami ludzkimi to proces maksymalnego wykorzystania posiadanych zasobów, a następnie śledzenia ich wydajności i wykorzystania. Ten aspekt zarządzania zasobami ludzkimi pomoże uniknąć niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania zasobów i zapobiegnie wypaleniu pracowników.
Inne korzyści płynące z alokacji zasobów obejmują
- lepsza widoczność wszystkich zasobów w całej firmie
- dokładniejsze rezerwacje
- łatwiejsze negocjowanie rezerwacji z innymi PM
B. Wykorzystanie zasobów
Kontrolujesz ilość pracy wykonywanej przez zasoby ludzkie, techniczne, mechaniczne i inne, jednocześnie kontrolując liczbę przepracowanych przez nie godzin. Będziesz szczególnie zainteresowany zasobami, które są "niedostatecznie wykorzystywane" lub "nadmiernie wykorzystywane" (ogólna alokacja).
C. Wyrównanie zasobów
Jeśli jesteś w stanie dostosować harmonogram projektu, aby dotrzymać terminu projektu, możesz użyć poziomowania zasobów. Aby zmodyfikować harmonogram przy użyciu poziomowania zasobów, należy podzielić lub scalić działania zgodnie z dostępnością zasobów, tak aby nie było niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystanych członków zespołu projektowego.
D. Prognozowanie zasobów
Menedżer zasobów, który dobrze wykonuje swoją pracę i zna swoje liczby, będzie w stanie przewidzieć, z rozsądną pewnością, ile pracy może wykonać jego zespół w danym okresie. Umożliwia to zespołowi i firmie dokładne przygotowanie i zaplanowanie nadchodzących zobowiązań.
Planowanie na wysokim poziomie i zarządzanie zasobami projektu
Teraz, gdy już wiesz, czym jest zarządzanie zasobami, musisz opracować plan. I to nie byle jaki plan - aby efektywnie zarządzać zasobami w wielu projektach, musisz mieć plan wysokiego poziomu dla każdego projektu.
Planowanie na wysokim poziomie
Planowanie na wysokim poziomie jest spojrzeniem kierownika projektu na projekt:
- cel,
- cele biznesowe,
- ograniczenia,
- ludzi potrzebnych do jej dostarczenia,
- harmonogram i budżet.
W zarządzaniu zasobami projektu, plan wysokiego poziomu pomaga odpowiedzieć na pytanie: "Jakich ról potrzebuję, aby pomyślnie zrealizować projekt na czas i w ramach budżetu?".
Tworząc plan wysokiego szczebla, nie musisz jeszcze tworzyć szczegółowej listy wszystkich zadań. Zamiast tego należy uwzględnić:
- Cele -Pozwalają zrozumieć, co należy osiągnąć w projekcie.
- Czas - pomaga uświadomić sobie jakie są ramy czasowe realizacji projektu i czy jest to możliwe przy posiadanych zasobach.
- Zespół - Pozwala to zrozumieć role potrzebne w projekcie.
Mając plan wysokiego poziomu, można uzyskać lepszy przegląd możliwości zasobów i zakresu projektu.
Planowanie zasobów
Dzięki planowi wysokiego poziomu masz duży obraz tego, co jest potrzebne do realizacji projektu. Powiedzieliśmy już także, że pomaga on zrozumieć, jakie role są potrzebne do jego realizacji. Ale jak dokładnie zidentyfikować te role przed przypisaniem ich do nowego projektu?
Zgodnie ze standardem opracowanym przez znany na całym świecie Project Management Institute, PMBOK®, planowanie zasobów to "określenie, jakie zasoby (ludzie, sprzęt, materiały itp.) i jakie ilości każdego z nich należy wykorzystać do wykonania działań projektowych".
Korzystanie z struktura podziału pracyszacowany czas trwania lub dane historyczne:
- lista pracowników z umiejętnościami potrzebnymi do realizacji projektu,
- ich aktualne rezerwacje i dostępność,
- ich dostępność przez cały czas trwania projektu.
Po sporządzeniu listy pracowników, których można zarezerwować bez powodowania konfliktów w harmonogramie, możesz przydzielić ich do swojego projektu.
Efektywne planowanie przyszłych projektów jako podstawowy cel planowania zasobów projektowych
Mając wysokopoziomowe plany dla wszystkich prowadzonych projektów i pomysł na to, jak wykorzystać swoje zasoby w danym momencie, znasz swoje możliwości i pipeline firmy.
Teraz, gdy Twoja firma wygrywa nowe projekty, możesz szybko odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy jesteś w stanie realizować te projekty bez konieczności np. zatrudniania większej liczby pracowników (wewnętrznych lub freelancerów)?
- Kiedy można zacząć i jak wpływa to na wyniki finansowe? Możesz to sprawdzić, np. obliczając rentowność projektu, ale także koszt potencjalnych procesów rekrutacyjnych.
Onboarding projektu jako część skutecznego zarządzania zasobami projektu
Wdrażanie projektu jest ważną częścią efektywne zarządzanie zasobami. Zapoznaj członków zespołu z celami i rezultatami projektu, nad którym będą pracować. Taka strategia zwiększy przejrzystość projektu i pomóc w budowaniu zaufania w zespole jako PM.
Ta część procesu składa się z 4 kroków:
- Przekazywanie zespołowi informacji o projekcie - dokumenty, których można użyć, obejmują listę rezultatów (np, Dokument wymagań biznesowych), harmonogram projektu, aktualne zestawienie prac (SOW) oraz cotygodniowy raport o stanie projektu.
- Przypisywanie członków zespołu do właściwych projektów w narzędzie do zarządzania zasobami (chyba że już to zrobiłeś).
- Skonfiguruj narzędzia do współpracy i kanały komunikacji oraz zapewnij członkom zespołu dostęp do tych, których będą potrzebować podczas pracy nad projektem.
- Zorganizuj sesję wdrożeniową.
Techniki planowania projektów i zasobów
Aby dopasować oś czasu projektu, dostępne zasoby i zakres, użyj harmonogramu zasobów. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ informuje, kiedy dokładnie będą potrzebne dane zasoby, dzięki czemu można odpowiednio zaplanować rezerwacje. Pamiętaj, aby mieć oko na dostępność zasobów podczas przypisywania ludzi do projektów.
Istnieje kilka techniki planowania projektów można użyć:
A. Metoda ścieżki krytycznej
The Metoda ścieżki krytycznej (CPM) to technika wykorzystywana do określenia najdłuższego możliwego czasu ukończenia projektu. Wymieniając wszystkie zadania i kategoryzując je jako krytyczne i zmienne, można obliczyć oś czasu i zaznaczyć zależności między zadaniami.
Aby utworzyć przepływ zadań przy użyciu metody CPM, należy:
- zakres projektu,
- listę wszystkich zadań niezbędnych do jego ukończenia.
B. Technika oceny i przeglądu programu
Technika oceny i przeglądu programu (PERT) jest metodą podobną do CPM, ale wykorzystuje średni ważony czas trwania zamiast szacunków do obliczenia możliwych ram czasowych.
Korzystając z PERT, będziesz musiał również utworzyć listę zadań z zależnościami między nimi, w tym kamienie milowe i szacowany czas trwania każdego zadania. Na podstawie tych informacji można oszacować oś czasu projektu na trzech poziomach ufności:
- Optymistyczne wyczucie czasu
- Najbardziej prawdopodobny czas
- Pesymistyczny harmonogram
C. Szybkie śledzenie
Fast-tracking to prosta technika harmonogramowania wykorzystywana przez kierowników projektów w celu określenia, które zadania mogą być obsługiwane jednocześnie. Znając zależności między zadaniami w projekcie, wiesz, które z nich wymagają wcześniejszego wykonania innych zadań. Podobnie, można sporządzić listę zadań, które mogą, przynajmniej częściowo, nakładać się na siebie, aby przyspieszyć realizację projektu.
D. Awaria
Jeśli korzystanie z szybkiego śledzenia nie przyniosło pożądanych oszczędności czasu, można skorzystać z techniki crashowania. Wiąże się to jednak z kosztami, ponieważ aby przyspieszyć projekt, trzeba dodać czas. Sposobem na to jest np. dodanie płatnych nadgodzin - w rezultacie koszt projektu będzie wyższy, ale nadal będziesz w stanie zmieścić się w terminie.
Pomiary i raportowanie
Na podstawie danych zebranych przez wdrożenie zarządzania zasobami, takich jak czas zarezerwowany przez pracowników, wpisy dotyczące czasu pracy i dostępność, można mierzyć ich wydajność i inne wskaźniki biznesowe.
Pomiar wykorzystania zasobów
Pomiar wykorzystania zasobów postępując zgodnie z prostą formułą:
Wykorzystanie zasobów = Czas zajętości / Dostępny czas
Niezależnie od tego, czy korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, czy narzędzia do zarządzania zasobami, możesz użyć go do porównania rezerwacji z dostępnością. Wynikowy wskaźnik pokazuje, czy czas pracowników jest wykorzystywany efektywnie, czy też jest on nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywany.
Podobnie, można użyć tej metryki do porównania rozliczanego czasu z zarejestrowanym czasem pracy pracowników. W ten sposób możesz określić, czy produktywnie wykorzystujesz swoje zasoby.
Obliczanie budżetu projektu
Gromadząc dane dotyczące rezerwacji i ewidencji czasu pracy, można obliczyć budżet projekturównież. Możesz nawet użyć ich do śledzenia budżetu w trakcie trwania projektu i sprawdzenia, czy nie przekroczyłeś szacowanych kosztów.
Można na przykład porównać rezerwacje z kartami czasu pracy, aby sprawdzić, czy zarejestrowany czas pracy jest równy szacunkom, czy nie. Następnie, znając stawki godzinowe swoich pracowników, możesz obliczyć rzeczywisty koszt czasu spędzonego przez nich nad projektem, aby określić rzeczywisty budżet.
Ponownie, możesz użyć do tego arkusza kalkulacyjnego, ale o wiele wygodniej będzie użyć narzędzia do zarządzania zasobami z funkcje raportowania.
Zacznij efektywniej zarządzać swoimi zespołami już dziś - skorzystaj z systemu zarządzania zasobami
Projekt Zarządzanie zasobami oszczędza pieniądze. Chociaż na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, nie jest to takie trudne, gdy już się to zrozumie. Uczyń go częścią procesu zarządzania projektami swojego zespołu i zawsze wykorzystuj odpowiednie zasoby i odpowiedni czas.
Wdrażając system zarządzania zasobami, można zaoszczędzić sobie wiele trudu. Teamdeck jest przykładem takiego systemu. do zarządzania zasobami projektówŁącząc planowanie zasobów, śledzenie czasu, zarządzanie urlopami i niestandardowe raporty. Za pomocą tego narzędzia można łatwo dodawać rezerwacje, rejestrować wpisy czasu pracy, zarządzać i dostosowywać kalendarz oraz obliczać wybrane wskaźniki na podstawie tych danych.
Chcesz być wydajny menedżer zasobów? Szukam Bezpłatne zasoby dla kierowników projektów? Czy chcesz wiedzieć Dlaczego firmy wybierają Teamdeck jako rozwiązanie pocztowe do zarządzania zasobami projektu? Nadal nie wiem, dlaczego projekt zarządzanie zasobami jest ważne?
