Połączenie między zarządzaniem projektem a śledzeniem czasu (lub zarządzanie czasem projektu) dla niektórych osób nie wymaga żadnych wyjaśnień. Ilekroć myślą "projekt", widzą "czas" lub "śledzenie czasu". Ten artykuł jest inny.
Od "Dlaczego powinienem to robić?" do "OK, jak zacząć?", ten przewodnik po śledzeniu czasu pracy pokaże ci korzyści płynące z tego procesu i właściwy sposób jego realizacji. Ta ostatnia część jest szczególnie ważna, ponieważ śledzenie czasu, jeśli nie zostanie wdrożone prawidłowo, może sprawić, że pracownicy będą przytłoczeni i w rzeczywistości nie będą nawet trochę bardziej produktywni.
Co otrzymasz dzięki temu artykułowi:
- Jak śledzić postępy projektu i jego zasoby
- Nazwy firm, które używają narzędzi do śledzenia czasu zarządzania projektami do śledzenia czasu projektów (na dole)
- Rola i znaczenie projektów i oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników w procesie planowania projektu
Dlaczego
Każdego roku zespoły zajmujące się tworzeniem stron internetowych i oprogramowania tracą średnio ponad $18,000, gdy nie korzystają ze śledzenia czasu - już samo to stanowi całkiem przekonujący argument. Co więcej, wszystkie osoby zaangażowane w proces tworzenia oprogramowania mogą faktycznie skorzystać ze śledzenia czasu pracy:
CEO i finanse
Śledzenie czasu oznacza, że mają większą kontrolę nad wydajnością swoich zespołów, co z kolei pomaga oszacować wskaźnik wypalenia, a w konsekwencji podejmować strategiczne decyzje dotyczące podejmowanych projektów.
Deweloperzy
Wiele osób może skupić się na aspekcie produktywności, gdy zostaną zapytani o zasadność śledzenia czasu pracy w IT. W końcu tykanie zegara zmusza większość z nas do skupienia się na wykonywanym zadaniu. Jednak kluczowym powodem śledzenia czasu jest wspieranie rozwoju.
Śledzenie tempa wykonywania zadań pomaga wskazać, czy któreś z ich umiejętności wymagają dodatkowej pracy; w konsekwencji ułatwia to zajęcie się wszelkimi niedociągnięciami umiejętności, zanim staną się one prawdziwym problemem i poważnie wpłyną na szybkość pracy zespołu. Dodatkowo, śledzenie czasu pozwala programistom porównać ich szacunki z rzeczywistym czasem pracy. W rezultacie stają się oni lepsi w ocenie swojego obciążenia pracą.
Zapewnienie jakości
Śledzenie czasu przeglądu kodu pomaga ustalić wskaźnik inspekcji i sprawić, że przyszłe prognozy będą dokładniejsze.
Klienci
Śledzenie czasu i postępów w realizacji projektu udowadnia klientowi, że otrzymuje on pieniądze, za które płaci. Gdy projekt jest śledzony w czasie, klienci mogą sami zobaczyć, ile czasu zajmuje osiągnięcie wyznaczonego celu. kamienie milowe projektu- W ten sposób dokładnie wiedzą, za co są obciążani.
Kierownicy projektów
Wreszcie, Ty, Projekt i Menedżerowie zasobówKorzystanie z narzędzi do śledzenia czasu w projektach pozwala na śledzenie wyniki zespołu i ułatwia oszacowanie przyszłych iteracji, ponieważ zapewnia dane historyczne dotyczące ich wcześniejszej wydajności.
Nie wszystkie godziny pracy są sobie równe- a przynajmniej tak mogłoby się wydawać. Podczas gdy wartość godzin podlegających rozliczeniu (obejmują one rzeczywiste zadania, spotkania i rozmowy telefoniczne) jest dość oczywista, znacznie trudniej jest rozliczyć godziny niepodlegające rozliczeniu - a czasami mogą one stanowić znaczną część pracy.
Na przykład, czy powinieneś rozliczać klienta za godziny spędzone przez programistów na nauce nowej technologii wymaganej w projekcie?
Z jednej strony, było to niezbędne dla tego projektu; z drugiej strony, są szanse, że jest to inwestycja, która przyda się w przyszłości, więc pobieranie od kogokolwiek 100% za zdobycie nowych umiejętności przez dewelopera może być postrzegane jako po prostu nieuczciwe.
Innym przypadkiem jest sytuacja, w której zespół musi zbadać zupełnie nową technologię przed przystąpieniem do projektu. Na przykład, twój zespół może być zmuszony do zbadania innowacyjnej kombinacji technologicznej, która jest kluczowa dla projektu: nie wiadomo, czy ta kombinacja zadziała, więc klient musi zdecydować, czy chce realizować pomysł, który może okazać się totalną klapą.
Zawsze należy wcześniej omówić takie kwestie z klientem, zarówno ze względu na harmonogram, jak i koszty. Jeśli firma korzysta ze śledzenia czasu pracy, może monitorować stosunek godzin rozliczanych i nie rozliczanych i ustalić średnią stawkę za usługi.
Hows
Nie da się obejść faktu, że samo śledzenie czasu pracy wymaga czasu i wysiłku, aby zarówno wdrożyć nowych użytkowników, jak i upewnić się, że faktycznie korzystają z oprogramowania do śledzenia. Ponieważ jednak ponad 38% potencjalnego przychodu do rozliczenia jest tracone z powodu nieśledzenia czasu spędzonego na e-mailach i spotkaniach oraz opóźnień w wypełnianiu kart czasu pracy, ta gra jest zdecydowanie warta świeczki. Przestrzeganie tych 6 zasad podczas wprowadzania zespołu IT do śledzenia czasu pracy nie tylko ułatwi wdrożenie, ale także przyczyni się do bardziej efektywnego procesu:
1. Wybierz Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników
Upewnij się, że używany przez Ciebie system śledzenia czasu odpowiada potrzebom Twojej firmy. Najbardziej oczywistymi czynnikami, które należy wziąć pod uwagę, są wielkość firmy i już używane narzędzia. Jeśli firma szybko się rozwija, potrzebujesz narzędzia, które może się skalować wraz z nią. Podobnie, jeśli pewne narzędzia są już wdrożone, należy użyć oprogramowania, które może stać się integralną częścią systemu.
Alternatywnie, zastanów się, czy warto wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników, które może być wykorzystywane do innych celów związanych z pracownikami: planowania zasobów lub dostępności / zarządzanie urlopami (w Apptension, firmie programistycznej, w której pracuję, wymyśliliśmy aplikację, która zajmie się wszystkimi tymi sprawami). zarządzanie zasobami projektu-zadania, w tym śledzenie czasu pracy).
Podsumowując: upewnij się, że jest ono właściwie wykorzystywane i nie stanie się kolejnym elementem "oprogramowania na półkę". Jeśli potrzebujesz argumentu przeciwko marnotrawieniu oprogramowania, weź pod uwagę, że ponad 4 na 5 małych i średnich firm w Wielkiej Brytanii nie korzysta z oprogramowania, za które płacą, wydając łącznie ponad 5,7 miliarda funtów w ciągu 4-letniego badania.
2. Zawsze wyjaśniaj dlaczego
Nie wystarczy zebrać członków zespołu w pokoju pewnego dnia i powiedzieć: "Od teraz będziemy używać tego oprogramowania do śledzenia czasu pracy IT, aby zobaczyć, jak idzie wasza praca. Kliknij tutaj, teraz kliknij tam, idealnie, dzięki, koniec spotkania" - to znaczy, chyba że chcesz wpadać na grupę plotkarzy za każdym razem, gdy idziesz do kuchni. Ludzie chcą być traktowani uczciwie: jeśli wprowadzasz jakieś zmiany, wyjaśnij ich uzasadnienie. (W przeciwnym razie po prostu sami je wymyślą, a są szanse, że ich wersja ci się nie spodoba).
3. Koncentracja na procesie, a nie na produkcie
Wyjaśniając, dlaczego chcesz śledzić czas poświęcony na dane zadania przez członków zespołu, skup się na samoocenie i ciągłym rozwoju, a nie na liczbach. W końcu to powinien być główny powód śledzenia czasu: stawanie się lepszym w swojej pracy. Jeśli będziesz promować kulturę uczenia się, to zwiększona wydajność będzie dodatkowym bonusem.
4. Śledzenie, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze swoich trackerów
Jeśli jesteś kierownikiem projektu, powinieneś mieć wgląd w trackery swoich deweloperów. Rozliczanie się z każdych pięciu minut w ciągu dnia to szaleństwo, ale jeśli ktoś ciągle pozostawia swój tracker uruchomiony na jednym zadaniu, podczas gdy już przeszedł do innego lub utrzymuje kilka trackerów tykających jednocześnie, zdecydowanie chcesz porozmawiać z tą osobą.
5. Przypominaj ludziom, aby śledzili swój czas (często).
Śledzenie czasu to nawyk, a nawyków nie wyrabia się łatwo; początkowo będziesz musiał stale przypominać ludziom o korzystaniu z trackera. Bądź cierpliwy i wyrozumiały: żadnego nawyku nie da się zbudować w jeden dzień. Jeśli twoi deweloperzy nie śledzili wcześniej czasu, przyzwyczajenie się do tego zajmie tygodnie lub miesiące. Na dłuższą metę jednak będzie warto.
6. Wykorzystanie danych projektu
Śledzenie czasu pracy dostarcza danych dotyczących wydajności zespołów i dynamiki między poszczególnymi członkami; miejmy nadzieję, że można je wykorzystać do poprawy wydajności wszystkich. Dane historyczne powinny odpowiadać na jedno lub więcej z poniższych pytań:
Braki w umiejętnościach. Czy jest jakaś niezbędna umiejętność, której brakuje danemu członkowi zespołu? Czy spowalnia to ich wydajność lub utrudnia wykonanie zadania? Czy możesz zapewnić im czas i zasoby na zdobycie tej umiejętności?
Wydajność zespołu. Jak szacowana prędkość dla danego zespołu ma się do jego rzeczywistej wydajności? Jeśli zawsze szacujesz historyjki użytkownika za pomocą np. story points, czy możesz obliczyć prędkość swojego zespołu?
Dynamika zespołu. Czy określona konfiguracja członków zespołu sprawdza się w danym projekcie? Czy ktoś sprawia, że zespół jest opóźniony, czy też przepływ pracy jest płynny?
Wnioski
To wszystko: przewodnik po zarządzaniu czasem w projektach, który powinien wprowadzić cię na właściwą ścieżkę.
Pamiętaj, że śledzenie czasu może przynieść wzrost umiejętności i wydajnościto tylko kilka z nich. Chociaż rozpoczęcie śledzenia czasu może być wyboistą przejażdżką, okazuje się znacznie łatwiejsze, jeśli skupisz się na wyjaśnieniu powodów wdrożenia i stale pomagasz członkom zespołu przyzwyczaić się do nowego narzędzia.
Uważaj na shelfware - pamiętaj, że narzędzie powinno być zbudowane z myślą o firmie takiej jak Twoja. Być może warto wziąć pod uwagę dedykowane trackery, takie jak oprogramowanie do śledzenia czasu pracy agencji, oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymilub dla innych branż.
