W tym wpisie na blogu zebraliśmy kilka technik strategicznego wyboru najważniejszych zadań. Na początek porozmawiajmy ogólnie o ustalaniu priorytetów projektów.
Czego dowiedzą się nasi czytelnicy:
Jako Kierownik projektuTwoim głównym celem jest pomyślna realizacja projektu. Zwykle oznacza to ukończenie go na czas, w ramach budżetu i z wszystkimi niezbędnymi cechami i funkcjami. Aby osiągnąć ten cel, musisz jednak Stwórz rozsądny harmonogram dla swojego zespołu i wykonać różne zadania w odpowiedniej kolejności. Do którego z nich zespół powinien podejść w pierwszej kolejności? Które z nich są najważniejsze? Ustalanie priorytetów zadań jest nieuniknione, ale można to robić z powodzeniem lub ryzykować opóźnienia lub konflikty zasobów.
Czy znasz wyrażenie "najpierw rzeczy najważniejsze"? Wierz lub nie, ale ładnie wyjaśnia proces ustalania priorytetów.
Musisz zidentyfikować "pierwsze" rzeczy: najważniejsze zadania, najpilniejsze czynności do wykonania itp. i wykonać je w pierwszej kolejności.
Zasadniczo wszystko, co musisz zrobić, to określić, które zadanie jest najważniejsze. Może się wydawać, że łatwiej powiedzieć niż zrobić. W rzeczywistości jednak można wykorzystać opisane poniżej techniki i dokonać tego wyboru z pewnością siebie.
...upewnij się, że masz pełny wgląd w to, co faktycznie należy zrobić, aby zrealizować dany projekt. Zdefiniowanie i kontrolowanie zakresu projektu jest tak ważne, że poświęciliśmy temu nawet cały wpis na blogu. zarządzanie zakresem projektu.
Po zebraniu wymagań projektu i podpisaniu zakresu z różnymi interesariuszami, możesz spisać wszystkie zadania, które należy wykonać. Zbierz je w dokumencie lub narzędzie do planowania projektu. W tym momencie można podzielić je na różne kategorie (np. fazy projektu), a następnie ustalić priorytety zadań w ramach tych grup.
Pamiętaj, aby informować członków zespołu na bieżąco:
Oprócz celów projektu i jego zakresu, członkowie zespołu powinni być również świadomi zależności między zadaniami i możliwych ograniczeń. Informacje te przydadzą się, gdy zaczniesz pracować nad harmonogramem projektu i kolejnością zadań.
Odróżnienie zadania o wysokim priorytecie od tego, które nie ma prawie żadnego znaczenia, może być proste. Porządkowanie zadań o podobnym poziomie priorytetu może jednak okazać się znacznie trudniejsze. Jeśli jednak chcesz, aby zadania projektowe zostały wykonane, musisz zaproponować określoną kolejność.
Na szczęście kilka technik pozwala skutecznie ustalać priorytety pracy jako kierownik projektu. Przyjrzyjmy się niektórym z nich, jedna po drugiej.
Jest to jedna z najpopularniejszych strategii wybierania najważniejszych działań, na których należy się skupić. Wszystko, co musisz zrobić, to podzielić wszystkie zadania na cztery grupy w zależności od ich ważności i pilności:
Wystarczy rzut oka na matrycę Eisenhowera, aby zobaczyć, którymi zadaniami należy zająć się w pierwszej kolejności (pilne i ważne), a na których skupić się później (niepilne i nieważne).
A co z pozostałymi dwiema grupami? Zazwyczaj grupa 3 może być delegowana, a grupa 4 składa się z zadań, które można łatwo wyeliminować z listy rzeczy do zrobienia.
Nieco inaczej wygląda to w ustawieniach projektu, gdzie niekoniecznie masz opcję delegowania lub eliminowania elementów pracy. Jednak nawet sama świadomość, że dane zadanie nie jest najważniejsze, może pomóc w znalezieniu dla niego miejsca w harmonogramie zespołu projektowego.
Ta metoda również wymaga pogrupowania potencjalnych zadań. Będziesz używać kategorii związanych z niezbędnością danego zadania w projekcie:
Chociaż jest to przydatna technika do ustalania priorytetów zadań, może być jeszcze bardziej korzystna jako część procesu zarządzania zakresem. Możesz poprosić interesariuszy o oznaczenie wymagań projektu według tych czterech grup. Zobaczysz, gdzie są ich priorytety.
Każdy, kto kiedykolwiek pracował w zarządzaniu projektami, prawdopodobnie zna zasadę Pareto. Zgodnie z nią, 80% efektów pochodzi z 20% przyczyn. Innymi słowy, 20% zadań może przynieść 80% korzyści z projektu.
Twój cel? Zidentyfikować 20% zadań. Aby to zrobić, możesz spróbować wyobrazić sobie, jaką wartość może stworzyć wykonanie każdego zadania. W ten sposób powinieneś być w stanie odróżnić podstawową pracę od dzwonków i gwizdków.
Możesz także wypróbować odwrotne podejście do oceny wartości, jaką można uzyskać: zastanów się, co się stanie, jeśli Twój zespół nie wykona określonego zadania. W większości przypadków będziesz w stanie dostrzec elementy, które po prostu muszą zostać wykonane, w przeciwnym razie projekt nie zakończy się sukcesem. Są to zadania o wysokim priorytecie.
Podczas ustalania priorytetów zadań projektowych, staraj się być świadomy tego, co czujesz do nich osobiście. Możesz ulec pokusie, aby oznaczyć coś jako zadanie o niskim priorytecie, ponieważ po prostu nie chcesz nad nim pracować. Twój zespół może również zwlekać z zadaniami, które są ważne, ale nie są zbyt ekscytujące. Jako kierownik projektu musisz brać pod uwagę ich uczucia i oczekiwania, ale także obiektywnie oceniać zadania.
Niezależnie od tego, którą z tych technik wybierzesz, zwróć uwagę na zadania, które mają inne zależności. Możesz mieć zadania, od których ukończenia zależą inne elementy. Nadaj im odpowiedni priorytet.
To samo dotyczy ograniczeń projektu (np. niedobór zasobów). Jeśli spodziewasz się, że na którekolwiek z twoich zadań będą miały wpływ te ograniczenia gdzieś w dalszej części osi czasu projektu, możesz zaplanować je na czas, w którym jest bardziej prawdopodobne, że zostaną wykonane (np. teraz).
Twój zespół może być bardzo pomocny w przypisywaniu priorytetów do różnych zadań projektowych. Atlassian opublikował przepis na ćwiczenie grupowego ustalania priorytetów w ramach swojego projektu Team Playbook. Możesz to sprawdzić tutaj.
Zmiany są nieuniknione w zarządzaniu projektami. Dotyczy to również priorytetów - one również mogą ulec zmianie. Dobrym pomysłem jest regularne weryfikowanie listy priorytetów i ocenianie, czy kolejność jest nadal odpowiednia. Pamiętaj, aby komunikować się z zespołem, gdy coś się zmieni: muszą wiedzieć, że nastąpiła zmiana priorytetów.
Jeszcze jedno: nawet jeśli powinieneś być przygotowany na zmiany, nie oznacza to, że powinieneś je po prostu zaakceptować, bez zadawania pytań. Twoim zadaniem jest zbadanie przyczyn wszelkich poważnych zmian w projekcie. Dlaczego? Po pierwsze, zawsze musisz być świadomy aktualnych celów biznesowych. Po drugie, zmieniające się priorytety mogą być znakiem ostrzegawczym scope creep (nieoczekiwanego/niekontrolowanego wzrostu zakresu projektu).
Oto lista technik, które można wykorzystać do ustalania priorytetów zadań projektowych. Co zrobić po zakończeniu przypisywania priorytetów? Powinieneś zapisać te decyzje: zwykle w narzędziu do zarządzania projektami znajduje się pole "priorytet zadania".
Możesz także monitorować wyniki swoich wysiłków w zakresie ustalania priorytetów w zespole kalendarz zasobów. Niektóre narzędzia do zarządzania zasobami (w tym Teamdeck) umożliwiają oznaczanie śledzonego czasu (i rezerwacji) tagami "o wysokim priorytecie" lub "o niskim priorytecie". Jeśli Twój zespół korzysta z tagów timesheet, możesz utworzyć raport i przeanalizować, ile czasu poświęcają na najważniejsze zadania. Czy spędzają dużo czasu na nieistotnych zadaniach? To sygnał, by coś z tym zrobić.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...