Każdy software house jest jak skomplikowany mechanizm, w którym sprawne procesy zależą od współdziałania poszczególnych elementów - planowania pracy, podejmowania decyzji oraz zarządzanie zasobami projektu. Kluczem do najbardziej efektywnego działania firmy jest zatem zrozumienie, jak radzić sobie z podażą i popytem w software house. W tym artykule przedstawimy najlepsze sposoby, aby to zrobić.
Koncepcję podaży i popytu znamy przede wszystkim z ekonomii. Jest to ilość towaru, którą producenci mogą dostarczyć na rynek i popyt na niego. Jednak w kontekście wewnętrznym każdej firmy programistycznej będą to zasoby, takie jak liczba pracowników, ich możliwości, budżet, technologie itp. Dopóki popyt i podaż pozostają we względnej równowadze, wszystko idzie do przodu. Software house dotrzymuje terminów i dostarcza nowe produkty swoim klientom, budżet pozwala na realizację założeń i rozwój firmy, pracownicy nie są zmęczeni.... I tak to powinno wyglądać w idealnym świecie. Niestety, często zdarza się, że popyt na zasoby jest większy niż podaż. I wtedy zaczynają się kłopoty.
Wąskie gardło to punkt, w którym produktywność firmy jest ograniczana przez kryzys blokujący postęp prac i powodujący opóźnienia. Na przykład, gdy jest za dużo pracy i za mało pracowników lub gdy wszystkie decyzje zależą od jednej osoby. Wąskie gardła są zwykle wynikiem braku niezbędnych zasobów do przeprowadzenia procesu. Choć zdarzają się w każdej firmie, zawsze powodują spadek produktywności, dlatego warto ich unikać. W tym artykule, omówimy, jak to zrobić.
To stan, w którym chcesz coś zrobić lub zdobyć, ale nie możesz. Nic przyjemnego, prawda? Zwłaszcza, że frustracja może również powodować złość, obniżony nastrój i agresję. Z pewnością nie chcesz tego w swojej firmie. Brak możliwości wykonania zadania, ukończenia projektu, odpoczynku, wzięcia urlopu czy dotrzymania terminu to częste problemy w firmach programistycznych, niezależnie od ich wielkości.
Rywalizacja jest dobra... w pewnych kontekstach. Na przykład, gdy rywalizujesz z konkurencją w przetargu i chcesz przedstawić najlepszą ofertę, która zwali potencjalnego klienta z nóg. Gorzej, gdy rywalizacja toczy się o zasoby, których firmie brakuje. Jeśli pracownicy muszą się przepychać o to, który projekt jest ważniejszy i kto powinien być wspierany, oznacza to, że powinieneś popracować nad zarządzaniem zasobami w swojej firmie.
Słaby planowanie zasobów powoduje wiele problemów wewnątrz organizacji, ale wpływa także na relacje z klientami. Gdy projekty są opóźnione, budżet przekroczony, a zespołowi brakuje elementów niezbędnych do dostarczenia gotowego produktu, klient jest niezadowolony, co wpływa na reputację całej firmy.
W software house wszystko jest ze sobą powiązane. Kiedy nie możesz ukończyć jakiegoś etapu z powodu braku ludzi - projekt zaczyna się opóźniać. Gdy projekt jest opóźniony - nie otrzymujesz za niego zapłaty, a czasem nawet musisz zapłacić dodatkowo za przekroczenie terminu. Bez czasu i pieniędzy firma nie może funkcjonować, więc niewystarczająca podaż zasobów w firmie tworzy błędne koło opóźnień i strat.
Plan pracy zwykle zakłada, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Założenia te opierają się na wieloletnim doświadczeniu z podobnymi projektami. Oczywiście zakłada się również pewien margines błędu na nieprzewidziane wypadki, ale bądźmy szczerzy - zazwyczaj plany pracy nie są zbyt ostrożne, ponieważ chcemy ukończyć projekt tak sprawnie, jak to tylko możliwe. W takiej sytuacji każdy większy kryzys w dostępności zasobów oznacza chaos. Plan wymyka się spod kontroli, harmonogram zostaje zakłócony, trzeba ustalać priorytety projektów, przez co niektóre nie otrzymują tyle wsparcia, ile powinny i generują kolejne opóźnienia. No i oczywiście komunikacja - gdy wiele rzeczy trzeba zmieniać na bieżąco, a ludzie są zajęci - o wiele łatwiej o błędy i nieporozumienia.
Teraz już wiesz, na czym polega brak równowagi między podażą a popytem w firmie programistycznej. Teraz pomożemy Ci opracować strategię poprawy zarządzania zasobami w Twojej firmie.
Zacznij od zidentyfikowania problemu. Zastanów się, które aspekty Twojej działalności nie działają tak, jak powinny. Może masz zbyt mało pracowników? Może spotkania zajmują zbyt dużo czasu i zakłócają harmonogram? Może proces zatwierdzania trwa wieczność? Czasami problem leży gdzie indziej niż na pierwszy rzut oka się wydaje, więc należy dokładnie podejść do analizy. Przyjrzyj się procesom w swojej firmie, sprawdź je krok po kroku i zobacz, na jakim etapie pojawiają się problemy.
Dobrym pomysłem są również regularne spotkania 1:1. Wielu pracowników czuje się niekomfortowo, gdy muszą przyjść do swojego przełożonego i porozmawiać o trudnościach, które widzą. Nie chcą przekraczać swoich uprawnień ani być tymi, którzy narzekają. Czasami trudno jest również zabrać głos przed całym zespołem, zwłaszcza jeśli pojawiają się krytyczne komentarze. Spotkania 1:1 są nieocenioną okazją do uzyskania informacji zwrotnych na temat różnych aspektów działalności i uzyskania perspektywy, której wcześniej nie byłeś świadomy.
Możesz także przeprowadzić anonimową ankietę, w której zadasz pracownikom pytania dotyczące obszarów budzących obawy i uzyskasz zbiorcze dane na temat tego, co można poprawić.
Po przeanalizowaniu najbardziej krytycznych punktów w swoim software house, nadszedł czas na wdrożenie rozwiązań i poprawę zarządzania popytem i podażą zasobów.
Branża IT to obecnie bardzo gorący obszar rynku, który wiąże się z dużymi pieniędzmi, szybkim rozwojem, ale i ostrą konkurencją. Firmy walczą nie tylko o klientów, ale także (a może przede wszystkim?) o pracowników. A jedną z najbardziej paraliżujących sytuacji w firmie są braki kadrowe. Doświadczony programista może nawet otrzymywać kilka ofert pracy dziennie, więc upewnij się, że proces rekrutacji jest tak wydajny, jak to tylko możliwe. Niech Twój dział HR będzie proaktywny. Nie czekaj, aż kandydaci sami znajdą Twoją firmę - powiedz im o niej, na przykład poprzez bezpośrednie wiadomości na Linkedin. Upewnij się jednak, że nie wysyłasz zbyt wielu wiadomości - spam jest przeciwieństwem dobrego pierwszego wrażenia.
Dowiedz się również, gdzie programiści najczęściej szukają pracy. Linkedin nadal rośnie jako wiodąca platforma do nawiązywania kontaktów z kandydatami, ale warto również przyjrzeć się innym platformom. niszowe portale z ofertami pracy takich jak GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow itp. Wielu rekruterów i zespołów zajmujących się pozyskiwaniem talentów również korzysta z solidnych narzędzi. oprogramowanie executive search jeśli chodzi o rekrutację na stanowiska kierownicze, na które trzeba zatrudnić najbardziej utalentowanych pracowników.
Marketing i dobry PR firmy jest również ważną częścią procesu rekrutacji. Kandydaci znacznie chętniej podejmą pracę w miejscu, o którym słyszeli i które cieszy się dobrą reputacją. Udział w konferencjach, wdrażanie nowych technologii, eksperci z firmy udzielający wywiadów - to wszystko składa się na wizerunek firmy, a korzystny wizerunek to silna karta przetargowa dla działu HR.
Praca w software house jest wymagająca sama w sobie, nie należy jej dodatkowo utrudniać nieefektywnymi procesami. Opracowanie skutecznych praktyk w firmie to temat na kilka osobnych artykułów, ale tutaj przedstawimy kilka kluczowych elementów:
Umiejętności pracowników są jednym z najcenniejszych zasobów, jakie posiadasz. Każda zatrudniona osoba wnosi ze sobą zestaw kompetencji i cenne doświadczenie. Podaż umiejętności musi być zatem rozłożona w taki sposób, aby zaspokoić zapotrzebowanie na nie w poszczególnych projektach. Często, gdy wydaje się, że w firmie brakuje ludzi, problemem jest w rzeczywistości nieefektywne wykorzystanie możliwości pracowników. Opisz wszystkich pracowników pod kątem tego, co potrafią robić, a każdy projekt pod kątem potrzebnych umiejętności. Ułatwi ci to tworzenie zespołów z odpowiednią mieszanką kompetencji, aby stworzyć każdy produkt najbardziej efektywnie. Oczywiście nie musisz robić tego sam - istnieją narzędzia, które pomogą Ci stworzyć zespoły dla każdego projektu.
Filtruj zasoby według umiejętności
Okres świąteczny to zawsze wąskie gardło pod względem wydajności firmy. Śledź urlopy swoich pracowników w specjalnym kalendarzu, aby planując pracę, wziąć pod uwagę, że przez pewien czas wydajność twojego zespołu będzie zmniejszona. Aby wszystko działało sprawnie, upewnij się, że podczas nieobecności pracownika jego obowiązki (w tym podejmowanie decyzji dotyczących projektów) zostały przydzielone komuś innemu, wszystkie informacje zostały przekazane, a wszyscy w zespole wiedzą, co robić i nie będą musieli przerywać cennego odpoczynku kolegi z działu.
Zasoby Twojej firmy są zbyt cenne, by wydawać je na nierentowne projekty. Często w zgiełku pracy nie widać, które projekty i zadania pochłaniają zbyt dużo czasu i przynoszą zbyt mało pieniędzy. W takich przypadkach warto skorzystać z timesheetów. Dedykowane narzędzia do raportowania czasu pracy w Twojej firmie pokażą Ci w przejrzystym panelu, ile czasu każda osoba i każdy zespół poświęca na pracę dla danego klienta oraz które zadania najbardziej angażują lub blokują postępy. Dzięki tej wiedzy możesz odpowiednio zareagować, np. przydzielając zespołowi dodatkowe wsparcie, zmieniając plan pracy lub renegocjując kontrakt.
Miło jest pochwalić się w opisie firmy, że wszystko robimy we własnym zakresie. Ale... czy zawsze warto? W obliczu niedoboru pracowników, przeciążenia projektami i przytłaczających miesięcy, warto skorzystać z pomocy podwykonawców i partnerów takich jak agencje marketingowe, domy produkcyjne czy studia projektowe. Outsourcing niektórych zadań do organizacji jest często prawdziwym ratunkiem w obliczu zbyt dużej ilości pracy i generuje niższe koszty niż opóźnienia i niewywiązanie się z umowy.
Czasami nie ma potrzeby wymyślania koła na nowo i robienia wszystkiego samemu - rynek oferuje wiele narzędzi, które mogą pomóc w zarządzaniu zasobami i utrzymaniu podaży i popytu w firmie pod kontrolą. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.
Jest to kompleksowa oprogramowanie do zarządzania zasobami dla Twojej organizacji. Dzięki Teamdeck możesz łatwo wypełniać karty czasu pracy, układać harmonogramy, planować spotkania tak, aby nie kolidowały ze sobą, zarządzać urlopami pracowników, ustalanie kamieni milowych projektu i śledzić ich postępy. Dodatkowo, każda aktywność monitorowana w Teamdeck pozwala na wygenerowanie przejrzystego raportu, w którym można analizować działania zespołu i jego pracowników.wykorzystanie zasobówbudżet projektu, listę płac i nieobecności pracowników. Jeśli chcesz dostosować Teamdeck do swoich indywidualnych potrzeb, narzędzie oferuje personalizację i integrację z innymi aplikacjami, takimi jak Slack czy Podio.
Slack to jedno z najpopularniejszych narzędzi komunikacyjnych w branży technologicznej. Dzięki Slack możesz łatwo i szybko skontaktować się z każdym w swojej organizacji. Podczas gdy poczta elektroniczna świetnie sprawdza się w komunikacji zewnętrznej, zapewniając dokumentację rozmów i ustaleń, Slack świetnie nadaje się do bieżącej komunikacji, gdy trzeba coś szybko potwierdzić, o coś zapytać lub coś wysłać. Bardzo wygodną funkcją Slacka jest również tworzenie kanałów tematycznych, na przykład według zespołu, projektu lub zainteresowania. Aplikację można również zintegrować z innymi, dzięki czemu można jeszcze łatwiej planować spotkania, sprawdzać dostępność pracowników, zarządzać urlopami i wypełniać karty czasu pracy.
Kolejny bardzo popularny utwór i oprogramowanie do zarządzania projektami marketingowymi jest Asana. Głównym przeznaczeniem aplikacji jest organizacja i przydzielanie zadań. W przejrzystym panelu w formie listy, tabeli lub tablicy pracownicy widzą, jakie zadania są im przypisane z podziałem na etapy. Mogą też łatwo nadawać im priorytety i sprawdzać postępy w ich realizacji. Asana umożliwia również monitorowanie wyników kampanii, tworzenie portfolio czy zbieranie inspiracji.
Wrike to narzędzie do organizacji pracy i optymalizacji wyników. Dostępne narzędzia (takie jak pulpity nawigacyjne, przepływy pracy, formularze wniosków i inne) można dostosować do potrzeb każdego zespołu. Wrike umożliwia również udostępnianie informacji, dokumentów i raportów, tworzenie kreatywnych wykresów pokazujących postępy na każdym etapie pracy i uzyskanie pełnej przejrzystości procesów.
Jira jest jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania zadaniami w branży IT. Pozwala na tworzenie przejrzystych map drogowych, przypisywanie zadań do odpowiednich działów i członków zespołu oraz tworzenie zadań na przyszłość w backlogu. Umożliwia pracę w formie sprintów, a siła tej aplikacji tkwi w jej prostocie - przejrzystym panelu i braku zbędnych funkcji.
Zasoby Twojej firmy są podstawą całej organizacji, dzięki czemu wszystko działa tak, jak powinno, więc odpowiednie zarządzanie nimi jest kluczem do wydajności i rozwoju. Musisz znać i rozumieć podaż i popyt zasobów w swoim software house, aby zawsze utrzymywać je w dynamicznej równowadze. Mamy nadzieję, że nasz artykuł ci w tym pomoże!
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...