Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: według najnowszego badania Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów kończy się na czas lub w ramach pierwotnego budżetu.
Co zyskasz dzięki temu artykułowi?
Rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w procesach planowania wydajności zasobów
Cel planowania pojemności zasobów
Wiedza na temat różnicy między planowanie zasobów i planowanie wydajności
Co należy zrobić, aby przybliżyć skuteczne planowanie wydajności?
Skuteczne zarządzanie pojemnością zasobów może pomóc firmom zwiększyć te liczby. W tym artykule dowiesz się więcej o planowaniu pojemności zasobów w zarządzaniu projektami, ale poruszymy również zalety zarządzania pojemnością na poziomie firmy. Zacznijmy od kilku niezbędnych definicji.
Wyszukiwanie oparte na umiejętnościach i przypisywanie ludzi do zadań [Ekran z oprogramowania do planowania zasobów]
Bez zbędnych wstępów, wydajność odnosi się do zdolności do osiągania, wykonywania lub produkowania. Jeśli użyjemy perspektywy firmy, oznacza to zdolność do osiągnięcia lub wyprodukowania w określonym czasie. Ale jeśli sięgniemy głębiej i użyjemy operacyjnego punktu widzenia, dowiemy się, że zdolność produkcyjna jest rozumiana jako ilość zasobów wejściowych dostępnych do wytworzenia względnej produkcji w danym okresie czasu - możemy przeczytać na stronie managementstudyguide.com. Jest to często określane jako zdolność produkcyjna, która obejmuje poziom zdolności zasobów wymaganych do zaspokojenia popytu klientów, w tym surowców, sprzętu i siły roboczej.
Nie jest to jednak jedyne znaczenie związane z tematem tego rozdziału. Porównajmy kilka innych rozumień planowania wydajności.
Na stronie Projectmanager.com czytamy, że planowanie wydajności to proces, który stabilizuje dostępne zasoby w celu spełnienia żądań lub potrzeb związanych z wydajnością zadania. Co można rozumieć jako pewnego rodzaju bycie pomiędzy kimś, kto ma dostęp do wystarczających zasobów i żądań z projektów, a jego oczekiwaniami związanymi z zasobami.
Wygląda na to, że Saviom - nasz konkurent na rynku oprogramowania do planowania zasobów - również podziela ten pogląd: Planowanie pojemności zasobów to prognozowanie luki między pojemnością a zapotrzebowaniem na zasoby. Z perspektywy Mavenlink, planowanie wydajności zasobów zakłada 3 aspekty tego procesu. Po pierwsze, określenie, ile pracy są w stanie wykonać zasoby. Po drugie, identyfikację i wskazanie, jaki rodzaj pracy mogą wykonać te zasoby. Trzeci - dopasowanie z tej grupy tych zasobów do aktualnie wykorzystywanych zasobów w celu spełnienia oczekiwań i wymagań projektu.
Jak możemy przeczytać na blogu Wrike: Planowanie wydajności to proces przewidywania przyszłych wymagań biznesowych organizacji lub klienta. Planowanie wydajności ma również na celu zapewnienie dostępności zasobów z niezbędnymi zestawami umiejętności, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom klientów i biznesu Z tej perspektywy - która reprezentuje również nasze podejście - zasoby nie oznaczają sprzętu, oprogramowania, laptopów, materiałów budowlanych, pomieszczeń, budżetu i tak dalej. Kiedy szukasz planowania wydajności w zarządzaniu projektami, widzisz osobę, członka zespołu i pracownika. Widzimy osoby z określonym zestawem umiejętności. Kogoś z odpowiednimi umiejętnościami niezbędnymi do spełnienia wymagań projektu.
Skuteczne planowanie wydajności polega na zapewnieniu zasobów z odpowiednim, konkretnym zestawem umiejętności.
Na poziomie projektu planowanie wydajności polega na określeniu, czy masz wystarczającą ilość zasobów, aby ukończyć dany projekt. Jego rolą jest upewnienie się, że firma (lub stowarzyszenie) posiada oczekiwane zasoby wymagane do realizacji projektu lub zadania, oczekiwane w przewidywanym czasie, które są w stanie ukończyć projekt z oczekiwanymi wymaganiami w oczekiwanym momencie.
Mówiąc więcej, planista wydajności zasobów musi być w stanie dać jasny przegląd tego, ile zasobów jest potrzebnych do osiągnięcia wskazanego celu (podzadania, zadania, projektu).
Innymi słowy, planowanie wydajności zasobów polega na przewidywaniu odstępu między wydajnością a zapotrzebowaniem na zasoby. Tak więc osoby kontrolujące planowanie wydajności będą brały pod uwagę takie czynniki, jak godziny pracy, opanowanie, umiejętności i średni czas pracy. Aby obliczyć wydajność zespołu, musisz znać jego dostępność i bieżące obciążenie pracą.
Jeden z kroków procesu planowania pojemności zasobów [Ekran z Teamdeck]
Mówiąc wprost: jeśli porównanie planowanie wydajności i zasobów do zarządzania zasobami, pierwszą z nich można sprowadzić do "przewidywania przyszłych wymagań biznesowych i upewnienie się, że posiadamy wymagane zasoby do rozpoczęcia projektu". Podczas gdy Planowanie zasobów to "wybór i przypisanie określone zasoby dla i w trakcie projektu lub zadania".
Można również powiedzieć, że planowanie wydajności polega na sprawdzeniu, czy członkowie zespołu, role i potrzebne umiejętności są niewątpliwie dostępne do wykonania nadchodzącej pracy przed faktycznym zaplanowaniem pracy. Podczas gdy planowanie zasobów polega na wybieraniu, przypisywaniu i planowaniu z tego pola wyboru. Strategia Lead obejmuje tworzenie nadwyżki mocy produkcyjnych w celu zaspokojenia prognozowanego popytu, zapewniając dostępność zasobów w celu zaspokojenia rosnącego popytu i przyszłych projektów.
Porównanie planowania wydajności, planowania zasobów i planowania zasobów. [Źródło: www.kelloo.com]
Planowanie zasobów polega bardziej na koordynowaniu siły roboczej w czasie rzeczywistym: przypisujesz ludzi do projektów, jednocześnie monitorując wykorzystanie zasobów. Jak widzimy, planowanie zasobów oznacza zarządzanie, kierowanie i koordynację zasobów potrzebnych do wykonania zadania lub projektu.
Co zazwyczaj robisz, gdy zostajesz przydzielony do zarządzania nowym projektem? Jak skompletować zespół i upewnić się, że jego członkowie są wystarczająco dyspozycyjni, by wykonać wszystkie zadania? Kierownicy projektów próbujący upewnić się, że mają do dyspozycji wystarczające zasoby, powinni wykonać następujące kroki:
Zebranie wymagań i szacunków dotyczących projektu. Musisz zrozumieć, co należy zrobić, aby pomyślnie zrealizować projekt. Jaki jest zakres techniczny? Jakie role są niezbędne dla zespołu projektowego? Jakie są szacunki czasowe dla tego projektu?
Identyfikacja dostępnych zasobów. Przeanalizuj dostępność zasobów i określ, które osoby spełniające kryteria projektu mogą dołączyć do zespołu projektowego.
Dostosowanie zdolności do potrzeb projektu. Zdecyduj, kto zostanie przydzielony do projektu i na ile godzin powinien zostać zarezerwowany. Najlepiej byłoby zarezerwować te zasoby, nawet jeśli projekt jeszcze się nie rozpoczął. Rozważ zastosowanie strategii opóźnienia, która polega na zaspokojeniu rzeczywistego popytu, a nie prognozowanego.
Dla przykładu planowania zdolności produkcyjnych, rozważmy producenta żywności, który musi zwiększyć produkcję w szczycie sezonu. Planuje on siłę roboczą i zasoby, aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu. Podobnie agencja IT może przydzielić dodatkowych programistów do projektu, aby zapewnić terminową dostawę.
Uwaga: w niektórych firmach menedżer zasobów będzie odpowiedzialny za większość procesu planowania wydajności. Kierownik projektu jest proszony o zażądanie określonych ról lub umiejętności, a menedżer zasobów przeanalizuje możliwości zasobów.
Kierownicy projektów powinni być w stanie ocenić wymagania swoich projektów, ale analiza dostępności zasobów może być trudniejsza bez wglądu w pulę pracowników. Na szczęście organizacje często mają do dyspozycji narzędzie do planowania zasobów, które może usprawnić cały proces. zarządzanie zasobami projektu efektywnie pracować nad wieloma projektami i przygotowywać długoterminowe strategie planowania wydajności.
Planowanie wydajności narzędzi ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia i alokacji narzędzi i sprzętu potrzebnego do przyszłej pracy. Obejmuje ono prognozowanie zapotrzebowania na zasoby, zrozumienie, jakie nowe narzędzia mogą być potrzebne, oraz zapewnienie, że narzędzia są używane prawidłowo i są warte inwestycji.
Planery wydajności zasobów, takie jak Teamdeck, zapewniają pojedynczą pulę zasobów z informacjami o dostępności i obciążeniu pracą wszystkich osób (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Jako kierownik projektu możesz odfiltrować role niezbędne do spełnienia wymagań projektu i sprawdzić, kiedy te osoby są dostępne.
[/vc_column_text]
Kalendarz zasobów dla całej firmy jest kluczowym narzędziem do skutecznego planowania wydajności.
Aby uniknąć konfliktów zasobów, możesz zarezerwować wybranych członków zespołu z wyprzedzeniem. Jeśli Twój projekt nie jest jeszcze 100% potwierdzony, możesz dodać wstępne rezerwacje. Inni kierownicy projektów zobaczą, że te osoby prawdopodobnie zostaną przypisane do twojego projektu, jeśli dojdzie on do skutku. Gdy otrzymasz zielone światło, będziesz mieć grupę osób gotowych do rozpoczęcia pracy nad projektem oraz harmonogram widoczny dla innych menedżerów w aplikacji do zarządzania zasobami firmy.
Dodaj wstępne rezerwacje, aby zaplanować harmonogram projektu z dużym wyprzedzeniem.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami** ułatwia ocenę pojemności zasobów. Nie tylko możesz sprawdzić, czy ludzie zostali już przypisani do innych projektów, ale możesz także uwzględnić ich urlopy lub dni wolne od pracy na swoim koncie. Będziesz w stanie obliczyć rzeczywiste możliwości swojego zespołu i zdecydować, czy jesteś gotowy do realizacji projektu w proponowanych ramach czasowych**.
Będziesz miał również szansę wziąć pod uwagę finanse. Niektóre aplikacje do zarządzania zasobami (w tym Teamdeck) umożliwiają przechowywanie informacji o stawkach zespołu. Skorzystaj z raportów Teamdeck, aby obliczyć, ile pieniędzy musisz przeznaczyć w budżecie, aby zabezpieczyć pracowników, których chcesz zarezerwować do swojego projektu. Zanim zaangażujesz ten zespół, upewnij się, że możesz sobie na niego pozwolić przy obecnym budżecie projektu. Porównanie możliwości zasobów z szacowanymi kosztami to kolejny sposób na zapewnienie sukcesu projektu.
Oba zespoły mają wystarczający potencjał, aby zrealizować dany projekt. Szacowane koszty różnią się jednak znacząco. Na szczęście za pomocą Teamdeck można ocenić wiele scenariuszy.
Planowanie wydajności powinno pomóc uniknąć przepracowania i niedostatecznego wykorzystania zespołu. Nadal jednak przydatne jest regularne monitorowanie wykorzystania zasobów w miarę uruchamiania projektu. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po Pomiar wykorzystania zespołu. Lub - jeśli jesteś ciekawy aspektów zarządzania projektami - przeczytaj narzędzia do planowania wydajności i artykuł o technikach.
[/vc_column][/vc_row]
Dostosowanie zapotrzebowania na projekty do możliwości zespołu jest istotną częścią wysiłków związanych z zarządzaniem projektami, ale strategia planowania wydajności przynosi korzyści całej organizacji, a nie tylko zespołom produkcyjnym. Zarządzając szerokim portfolio projektów, nie należy zapominać o zarządzaniu wydajnością. Pozwoli ci to podejmować lepsze decyzje dotyczące alokacji zasobów, ale także wesprze inne części twojej firmy:
Planowanie potencjału kadrowego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wystarczającej liczby pracowników z odpowiednimi umiejętnościami i na odpowiednich stanowiskach, aby zaspokoić popyt. Pomaga również w określeniu potrzeb kadrowych, rozważeniu redukcji zatrudnienia lub przesunięcia pracowników, aby osiągnąć cele organizacyjne i zapobiec wypaleniu zawodowemu.
Zespoły HR mają jasny przegląd potrzeb rekrutacyjnych i mają wystarczająco dużo czasu na zatrudnienie lub przeszkolenie nowych pracowników. Planowanie wydajności pomaga uniknąć wąskich gardeł w zasobach w przyszłości.
Zespoły sprzedaży mają lepszy wgląd w pipeline produkcyjny, dzięki czemu wiedzą, czy w danym okresie jest miejsce na kolejne projekty.
Specjaliści ds. finansów mogą obliczać prognozy zysków w oparciu o planowaną wydajność i rzeczywiste projekty przypisane do pracowników.
Zastanów się: Czy Twoja firma ma ustalone procedury dotyczące zbyt dużej lub zbyt małej wydajności zespołu? Jeśli nie, porusz tę kwestię podczas następnego spotkania zespołu ds. zarządzania projektami. Być może uda ci się znaleźć rozwiązania, takie jak inicjatywy badawczo-rozwojowe, na czas, gdy masz dostępnych pracowników i żadnych projektów do pracy? W końcu, niepełne wykorzystanie nie jest dobre dla morale pracowników.
Planowanie wydajności jest również doceniane przez pracowników. Takie strategiczne podejście do zarządzania zasobami oznacza, że od członków zespołu nie oczekuje się pracy ponad ich możliwości. Co więcej, pracownicy wiedzą, że ich dostępność jest widoczna i szanowana przez menedżerów. Jest mało prawdopodobne, że zostaną przydzieleni do pilnego projektu w środku letnich wakacji.
Ponadto uwzględnienie nadwyżki mocy produkcyjnych w planowaniu może pomóc w pokryciu zwiększonego popytu i zapobiec pełzaniu zakresu, zapewniając, że wymagania dotyczące zasobów przewidywane przez prognozowanie popytu zostaną spełnione.
Wreszcie, jeśli Twoja firma korzysta z aplikacji do zarządzania zasobami, Twoi pracownicy wiedzą, co pojawi się w ich harmonogramie: jaki jest następny projekt, nad którym będą pracować, jak długo to potrwa itp.
Mamy nadzieję, że ten artykuł przekonał Cię, że planowanie wydajności jest zarówno wykonalne, jak i konieczne. Jeśli zapomnisz o sprawdzeniu, ile mocy przerobowych ma twój zespół, twój projekt będzie zagrożony: bez wystarczającej liczby wykwalifikowanych pracowników nie będziesz w stanie zrealizować go na czas. Jednocześnie możesz przekroczyć swój budżet, jeśli skończysz na outsourcingu dodatkowej siły roboczej. Na szczęście obu scenariuszy można uniknąć, porównując możliwości z zapotrzebowaniem. Pamiętaj o wykorzystaniu oprogramowania do zarządzania zasobami projektowymi, aby usprawnić cały proces.
Chcesz zobaczyć, jak proste jest planowanie wydajności z Teamdeck? Zaplanuj rozmowę z Anieląjeden z naszych ekspertów ds. sukcesu klienta. Pokaże ci, jak możesz podejmować lepsze strategiczne decyzje dzięki skutecznemu zarządzaniu zasobami projektu.
Skuteczne planowanie wydajności nie jest odizolowanym działaniem; musi być zintegrowane z szerszymi ramami strategicznymi organizacji. Dostosowując planowanie wydajności do ogólnych celów biznesowych, organizacje mogą zapewnić, że ich wysiłki w zakresie zarządzania projektami przyczynią się do długoterminowego sukcesu. Oto jak strategicznie zintegrować planowanie wydajności z organizacją:
Dostosowanie do celów strategicznych: Planowanie zdolności produkcyjnych powinno wspierać cele strategiczne organizacji. Obejmuje to zrozumienie, w jaki sposób alokacja zasobów jest zgodna z szerszymi celami biznesowymi, takimi jak ekspansja rynkowa, rozwój produktu lub wydajność operacyjna. Upewnij się, że planowane projekty są zgodne z tymi celami strategicznymi i odpowiednio dostosuj alokację zasobów.
Wspieranie współpracy między działami: Skuteczne planowanie wydajności wymaga współpracy między różnymi działami. Na przykład zespół finansowy musi dostosować prognozy budżetowe do alokacji zasobów, podczas gdy dział HR musi koordynować działania rekrutacyjne i szkoleniowe. Zachęcaj do regularnej komunikacji i współpracy między działami, aby zapewnić, że planowanie zasobów jest kompleksowe i dostosowane do ogólnych potrzeb biznesowych.
Wdrażanie zwinnych praktyk: Włączenie zwinnych praktyk do planowania wydajności może zwiększyć elastyczność i zdolność reagowania. Zwinne metodologie kładą nacisk na iteracyjne planowanie i zdolność adaptacji, umożliwiając zespołom dostosowywanie zasobów w miarę ewolucji wymagań projektu. Takie podejście pomaga zarządzać niepewnością i poprawia zdolność reagowania na zmieniające się wymagania projektu.
Wykorzystanie analizy danych: Wykorzystanie analizy danych do podejmowania decyzji dotyczących planowania wydajności. Historyczne dane projektowe, wskaźniki wykorzystania zasobów i analizy wydajności mogą zapewnić cenny wgląd w potrzeby i trendy dotyczące zasobów. Zaawansowane narzędzia analityczne mogą pomóc przewidzieć przyszłe wymagania dotyczące wydajności i zoptymalizować alokację zasobów w oparciu o dane.
Opracowanie ram planowania wydajności: Ustanowienie formalnych ram planowania zdolności, które określają procesy, obowiązki i narzędzia. Ramy te powinny obejmować wytyczne dotyczące prognozowania, alokacji zasobów i monitorowania. Ustrukturyzowane podejście zapewnia spójność i efektywność działań związanych z planowaniem wydajności w całej organizacji.
Pomimo swojego znaczenia, planowanie wydajności często wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Skuteczne sprostanie tym wyzwaniom może znacznie poprawić wyniki planowania:
Nieprzewidywalny popyt: Jednym z największych wyzwań w planowaniu wydajności jest zarządzanie nieprzewidywalnym popytem. Aby złagodzić ten problem, należy wbudować elastyczność w procesy planowania wydajności. Wykorzystaj planowanie scenariuszy, aby przygotować się na różne scenariusze popytu i opracuj plany awaryjne, aby sprostać potencjalnym wahaniom wymagań projektu.
Ograniczenia zasobów: Ograniczone zasoby mogą ograniczać zdolność do sprostania wymaganiom projektu. Priorytetyzuj projekty w oparciu o ich strategiczne znaczenie i odpowiednio przydzielaj zasoby. Rozważ przekwalifikowanie pracowników, aby zwiększyć wszechstronność zasobów i zmniejszyć zależność od konkretnych zestawów umiejętności.
Dokładność danych: Dokładne dane mają kluczowe znaczenie dla skutecznego planowania wydajności. Upewnij się, że dane wykorzystywane do planowania są aktualne i wiarygodne. Wdrożenie procesów regularnej aktualizacji i walidacji danych w celu utrzymania dokładności informacji o dostępności zasobów i obciążeniu pracą.
Luki w komunikacji: Luki w komunikacji między kierownikami projektów a innymi interesariuszami mogą prowadzić do niewłaściwej alokacji zasobów. Należy ustanowić jasne kanały komunikacji i regularne odprawy, aby zapewnić, że wszyscy interesariusze są informowani o potrzebach w zakresie zasobów i wymaganiach projektu.
Integracja z istniejącymi systemami: Integracja planowania wydajności z istniejącymi systemami zarządzania projektami i zasobami może stanowić wyzwanie. Upewnij się, że narzędzia do planowania wydajności są kompatybilne z innymi systemami i że dane przepływają między nimi płynnie, aby uniknąć powielania i błędów.
Wraz z ewolucją technologii i praktyk zarządzania projektami, kilka trendów kształtuje przyszłość planowania wydajności zasobów:
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe: Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe są coraz częściej wykorzystywane do poprawy planowania wydajności. Technologie te mogą analizować ogromne ilości danych w celu przewidywania zapotrzebowania na zasoby, optymalizacji alokacji i identyfikacji potencjalnych problemów przed ich wystąpieniem. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą oferować dokładniejsze prognozy i zalecenia w oparciu o dane historyczne i wzorce.
Platformy zintegrowanego zarządzania zasobami: Trend w kierunku zintegrowanych platform zarządzania zasobami rośnie. Platformy te łączą zarządzanie projektami, planowanie zasobów i zarządzanie finansami w jednym rozwiązaniu. Taka integracja poprawia widoczność, usprawnia procesy i usprawnia podejmowanie decyzji, zapewniając kompleksowy wgląd w możliwości zasobów i wymagania projektowe.
Modele pracy zdalnej i hybrydowej: Pojawienie się modeli pracy zdalnej i hybrydowej wprowadza nowe kwestie do planowania zasobów. Organizacje muszą dostosować swoje procesy planowania, aby uwzględnić zdalnych członków zespołu, różne strefy czasowe i elastyczne warunki pracy. Narzędzia i strategie wspierające wirtualną współpracę i zarządzanie zasobami będą coraz ważniejsze.
Większy nacisk na dobre samopoczucie pracowników: Coraz większy nacisk kładzie się na dobre samopoczucie pracowników w planowaniu wydajności. Organizacje dostrzegają znaczenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i uwzględniają te kwestie w swoich procesach planowania zasobów. Trend ten obejmuje monitorowanie obciążenia pracą w celu zapobiegania wypaleniu zawodowemu i zapewnienia, że alokacja zasobów wspiera zdrowe środowisko pracy.
Śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym: Śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym staje się coraz bardziej powszechne, umożliwiając organizacjom ciągłe monitorowanie wykorzystania i dostępności zasobów. Ta funkcja umożliwia bardziej dynamiczne i elastyczne planowanie wydajności, ponieważ menedżerowie mogą dokonywać korekt w oparciu o dane w czasie rzeczywistym i pojawiające się potrzeby.
Planowanie wydajności zasobów jest istotnym elementem skutecznego zarządzania projektami, a jego znaczenie wykracza poza poszczególne projekty, wpływając na całą organizację. Poprzez strategiczną integrację planowania wydajności z szerszymi praktykami biznesowymi, podejmowanie wspólnych wyzwań i bycie na bieżąco z przyszłymi trendami, organizacje mogą zwiększyć swoją zdolność do realizacji projektów na czas i w ramach budżetu. Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi i technologii, wspieranie współpracy między działami i skupienie się na dobrym samopoczuciu pracowników są kluczem do osiągnięcia skutecznego planowania wydajności zasobów. Przyjęcie tych praktyk doprowadzi do bardziej udanych projektów, zoptymalizowanego wykorzystania zasobów i lepszej ogólnej wydajności organizacji.
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...
Jeśli nie korzystasz z doskonałego oprogramowania do planowania zasobów, lepiej przyjrzyj się technikom planowania. Techniki planowania pomagają dopasować oś czasu projektu, zakres i zasoby. Harmonogram musi pasować do określonych ram czasowych i...