Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: według najnowszego badania Ankieta Pulse of the ProfessionMniej niż 60% projektów zostało ukończonych na czas lub w ramach pierwotnego budżetu.
Co zyskasz dzięki temu artykułowi?
- Rola oprogramowanie do zarządzania zasobami w procesach planowania wydajności zasobów
- Cel planowania pojemności zasobów
- Wiedza na temat różnicy między planowanie zasobów i planowanie wydajności
- Co należy zrobić, aby przybliżyć skuteczne planowanie wydajności?
Skuteczne zarządzanie pojemnością zasobów może pomóc firmom zwiększyć te liczby. W tym artykule dowiesz się więcej o planowaniu pojemności zasobów w zarządzaniu projektami, ale poruszymy również zalety zarządzania pojemnością na poziomie firmy. Zacznijmy od kilku niezbędnych definicji.
Czym jest planowanie pojemności zasobów?
Bez zbędnych wstępów, wydajność odnosi się do zdolności do osiągania, wykonywania lub produkowania. Jeśli użyjemy perspektywy firmy, oznacza to zdolność do osiągnięcia lub wyprodukowania w określonym czasie. Ale jeśli sięgniemy głębiej i użyjemy operacyjnego punktu widzenia, dowiemy się, że zdolność jest rozumiana jako jako ilość dostępnych zasobów wejściowych w celu wytworzenia względnej wydajności w danym okresie czasu - czytamy dalej managementstudyguide.com.
Nie jest to jednak jedyne znaczenie związane z tematem tego rozdziału. Porównajmy kilka innych rozumień planowania wydajności.
Na stronie Projectmanager.com czytamy o planowaniu wydajności to proces, który stabilizuje dostępnych zasobów w celu spełnienia żądań lub potrzeb związanych z wydajnością zadania. Co można rozumieć jako pewnego rodzaju bycie pomiędzy kimś, kto ma dostęp do wystarczających zasobów i żądań z projektów, a jego oczekiwaniami związanymi z zasobami.
Wygląda na to, że Saviom - nasz konkurent na rynku oprogramowania do planowania wydajności zasobów - również podziela ten pogląd:
Planowanie pojemności zasobów jest Prognozowanie luki między możliwościami a zapotrzebowaniem na zasoby.
Z perspektywy Mavenlink planowanie wydajności zasobów zakłada 3 aspekty tego procesu. Po pierwsze, definiowanie ile zasobów pracy jest w stanie do zrobienia. Po drugie, identyfikacja i wskazanie jaki rodzaj pracy czy te zasoby mogą to zrobić. Trzeci - dopasowanie z tej grupy te zasoby z aktualnie używanymi zasobami, aby spełnić oczekiwania i wymagania projektu.
Jak możemy przeczytać na blogu Wrike:
Planowanie wydajności to proces przewidywania przyszłych wymagań biznesowych organizacji lub klienta. Planowanie wydajności ma również na celu zapewnienie dostępności zasobów z niezbędnymi zestawami umiejętności, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom klientów i biznesu
Z tej perspektywy - która reprezentuje również nasze podejście - zasoby nie oznaczają sprzętu, oprogramowania, laptopów, materiałów budowlanych, pomieszczeń, budżetu itd. Kiedy szukasz planowania wydajności w zarządzaniu projektami, widzisz jednostkę, członka zespołu i pracownika. Widzisz osoby z określonym zestawem umiejętności. Ktoś z odpowiednimi umiejętnościami niezbędnymi do spełnienia wymagań projektu.
Na poziomie projektu planowanie wydajności polega na określeniu, czy masz wystarczającą ilość zasobów, aby ukończyć dany projekt. Jego rolą jest upewnienie się, że firma (lub stowarzyszenie) posiada oczekiwane zasoby wymagane do realizacji projektu lub zadania, oczekiwane w przewidywanym czasie, które są w stanie ukończyć projekt z oczekiwanymi wymaganiami w oczekiwanym momencie.
Mówiąc więcej, planista wydajności zasobów musi być w stanie dać jasny przegląd tego, ile zasobów jest potrzebnych do osiągnięcia wskazanego celu (podzadania, zadania, projektu).
Innymi słowy, planowanie wydajności zasobów polega na przewidywaniu odstępu między wydajnością a zapotrzebowaniem na zasoby. Tak więc osoby kontrolujące planowanie wydajności będą brały pod uwagę takie czynniki, jak godziny pracy, opanowanie, umiejętności i średni czas pracy. Aby obliczyć wydajność zespołu, musisz znać jego dostępność i bieżące obciążenie pracą.
Jaka jest różnica między planowaniem wydajności a planowaniem zasobów?
Mówiąc wprost: jeśli porównanie planowanie wydajności do planowania zasobów (lub zarządzania zasobami), pierwszą z nich można sprowadzić do "przewidywania przyszłych wymagań biznesowych i". upewnienie się, że posiadamy wymagane zasoby do rozpoczęcia projektu". Podczas gdy Planowanie zasobów to "wybór i przypisanie określone zasoby dla i w trakcie projektu lub zadania".
Można również powiedzieć, że planowanie wydajności polega na sprawdzeniu, czy członkowie zespołu, role i potrzebne umiejętności są niewątpliwie dostępne do wykonania nadchodzącej pracy przed faktycznym zaplanowaniem pracy. Podczas gdy planowanie zasobów polega na wybieraniu, przypisywaniu i planowaniu z tego pola wyboru.
Planowanie zasobów polega bardziej na koordynowaniu siły roboczej w czasie rzeczywistym: przypisujesz ludzi do projektów, jednocześnie monitorując wykorzystanie zasobów. Jak widzimy, planowanie zasobów oznacza zarządzanie, kierowanie i koordynację zasobów potrzebnych do wykonania zadania lub projektu.
Trzy kroki do udanego planowania pojemności zasobów
Co zazwyczaj robisz, gdy zostajesz przydzielony do zarządzania nowym projektem? Jak skompletować zespół i upewnić się, że jego członkowie są wystarczająco dyspozycyjni, by wykonać wszystkie zadania? Kierownicy projektów próbujący upewnić się, że mają do dyspozycji wystarczające zasoby, powinni wykonać następujące kroki:
- Zebranie wymagań i szacunków dotyczących projektu. Musisz zrozumieć, co należy zrobić, aby pomyślnie zrealizować projekt. Jaki jest zakres techniczny? Jakie role są niezbędne dla zespołu projektowego? Jakie są szacunki czasowe dla tego projektu?
- Identyfikacja dostępnych zasobów. Przeanalizuj dostępność zasobów i określ, które osoby spełniające kryteria projektu mogą dołączyć do zespołu projektowego.
- Dostosowanie zdolności do potrzeb projektu. Zdecyduj, kto zostanie przypisany do projektu i na ile godzin powinien zostać zarezerwowany. Najlepiej byłoby zarezerwować te zasoby, nawet jeśli projekt jeszcze się nie rozpoczął.
Uwaga: w niektórych firmach menedżer zasobów będzie odpowiedzialny za większość procesu planowania wydajności. Kierownik projektu jest proszony o zażądanie określonych ról lub umiejętności, a menedżer zasobów przeanalizuje możliwości zasobów.
Wykorzystanie narzędzia do planowania wydajności zasobów w celu określenia wymagań dotyczących wydajności
Kierownicy projektów powinni być w stanie ocenić wymagania swoich projektów, ale analiza dostępności zasobów może być trudniejsza bez wglądu w pulę pracowników. Na szczęście organizacje często mają do dyspozycji narzędzie do planowania zasobów, które może usprawnić cały proces. zarządzanie zasobami projektu efektywnie pracować nad wieloma projektami i przygotowywać długoterminowe strategie planowania wydajności.
Planery wydajności zasobów, takie jak Teamdeck, zapewniają pojedynczą pulę zasobów z informacjami o dostępności i obciążeniu pracą wszystkich osób (przeczytaj o zarządzanie obciążeniem pracą). Jako kierownik projektu możesz odfiltrować role niezbędne do spełnienia wymagań projektu i sprawdzić, kiedy te osoby są dostępne.
[/vc_column_text]
Aby uniknąć konfliktów zasobów, możesz zarezerwować wybranych członków zespołu z wyprzedzeniem. Jeśli Twój projekt nie jest jeszcze 100% potwierdzony, możesz dodać wstępne rezerwacje. Inni kierownicy projektów zobaczą, że te osoby prawdopodobnie zostaną przypisane do twojego projektu, jeśli dojdzie on do skutku. Gdy otrzymasz zielone światło, będziesz mieć grupę osób gotowych do rozpoczęcia pracy nad projektem oraz harmonogram widoczny dla innych menedżerów w aplikacji do zarządzania zasobami firmy.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami ułatwia ocenę pojemności zasobów. Nie tylko możesz sprawdzić, czy ludzie zostali już przypisani do innych projektów, ale możesz także uwzględnić na swoim koncie ich urlopy lub dni wolne od pracy. Będziesz w stanie obliczyć rzeczywiste możliwości swojego zespołu i zdecydować, czy jesteś gotowy do realizacji projektu w proponowanych ramach czasowych.
Będziesz miał również szansę wziąć pod uwagę finanse. Niektóre aplikacje do zarządzania zasobami (w tym Teamdeck) umożliwiają przechowywanie informacji o stawkach zespołu. Skorzystaj z raportów Teamdeck, aby obliczyć, ile pieniędzy musisz przeznaczyć w budżecie, aby zabezpieczyć pracowników, których chcesz zarezerwować do swojego projektu. Zanim zaangażujesz ten zespół, upewnij się, że możesz sobie na niego pozwolić przy obecnym budżecie projektu. Porównanie możliwości zasobów z szacowanymi kosztami to kolejny sposób na zapewnienie sukcesu projektu.
Planowanie wydajności powinno pomóc uniknąć przepracowania i niedostatecznego wykorzystania zespołu. Nadal jednak warto regularnie monitorować wykorzystanie zasobów w miarę uruchamiania projektu. Sprawdź nasze przewodnik po Pomiar wykorzystania zespołu. Lub - jeśli jesteś ciekawy aspektów zarządzania projektami - przeczytaj narzędzia do planowania wydajności i artykuł o technikach.
Planowanie wydajności zasobów na poziomie firmy
Dostosowanie zapotrzebowania na projekty do możliwości zespołu jest istotną częścią wysiłków związanych z zarządzaniem projektami, ale strategia planowania wydajności przynosi korzyści całej organizacji, a nie tylko zespołom produkcyjnym. Zarządzając szerokim portfolio projektów, nie należy zapominać o zarządzaniu wydajnością. Pozwoli ci to podejmować lepsze decyzje dotyczące alokacji zasobów, ale także wesprze inne części twojej firmy:
- Zespoły HR mają jasny przegląd potrzeb rekrutacyjnych i mają wystarczająco dużo czasu na zatrudnienie lub przeszkolenie nowych pracowników. Planowanie wydajności pomaga uniknąć wąskich gardeł w zasobach w przyszłości.
- Zespoły sprzedaży mają lepszy wgląd w pipeline produkcyjny, dzięki czemu wiedzą, czy w danym okresie jest miejsce na kolejne projekty.
- Specjaliści ds. finansów mogą obliczać prognozy zysków w oparciu o planowaną wydajność i rzeczywiste projekty przypisane do pracowników.
Zastanów się: Czy Twoja firma ma ustalone procedury dotyczące zbyt dużej lub zbyt małej wydajności zespołu? Jeśli nie, porusz tę kwestię podczas następnego spotkania zespołu ds. zarządzania projektami. Być może uda ci się znaleźć rozwiązania, takie jak inicjatywy badawczo-rozwojowe, na czas, gdy masz dostępnych pracowników i żadnych projektów do pracy? W końcu, niepełne wykorzystanie nie jest dobre dla morale pracowników.
Ochrona pracowników dzięki planowaniu wydajności
Planowanie wydajności jest również doceniane przez pracowników. Takie strategiczne podejście do zarządzania zasobami oznacza, że od członków zespołu nie oczekuje się pracy ponad ich możliwości. Co więcej, pracownicy wiedzą, że ich dostępność jest widoczna i szanowana przez menedżerów. Jest mało prawdopodobne, że zostaną przydzieleni do pilnego projektu w środku letnich wakacji.
Wreszcie, jeśli Twoja firma korzysta z aplikacji do zarządzania zasobami, Twoi pracownicy wiedzą, co pojawi się w ich harmonogramie: jaki jest następny projekt, nad którym będą pracować, jak długo to potrwa itp.
Z łatwością zaplanuj pojemność swojego zespołu!
Mamy nadzieję, że ten artykuł przekonał Cię, że planowanie wydajności jest zarówno wykonalne, jak i konieczne. Zapomnij o sprawdzeniu możliwości swojego zespołu, a twój projekt jest zagrożony: prawdopodobnie nie dostarczysz go na czas bez wystarczającej liczby wykwalifikowanych osób. Jednocześnie możesz przekroczyć swój budżet, jeśli skończysz na outsourcingu dodatkowej siły roboczej. Na szczęście obu scenariuszy można uniknąć, porównując możliwości z zapotrzebowaniem. Pamiętaj o wykorzystaniu oprogramowania do zarządzania zasobami projektowymi, aby usprawnić cały proces.
Chcesz zobaczyć, jak proste jest planowanie wydajności z Teamdeck? Zaplanuj rozmowę z Anieląjeden z naszych ekspertów ds. sukcesu klienta. Pokaże ci, jak możesz podejmować lepsze strategiczne decyzje dzięki skutecznemu zarządzaniu zasobami projektu.
