W biznesie prędzej czy później wszystko sprowadza się do jednej rzeczy. Zasobów. Jeśli czujesz, że zawsze brakuje ci czasu, mocy przerobowych, ludzi, technologii lub pieniędzy, prawdopodobnie popełniasz błędy w planowaniu zasobów. Jak sobie z tym poradzić?
Artykuł zawiera:
11,4% wszystkich zasobów jest marnowanych z powodu gorszych procesów zarządzania projektami.
Monday.com
Cena (pakiet standardowy): $3.60 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy:
Wady
Cena (pakiet standardowy): $4.16 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy:
Wady:
Cena (pakiet standardowy): $ 10 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy:
Wady:
Cena (pakiet standardowy): $24.80 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy:
Wady:
Cena (pakiet standardowy): $ 7 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy
Wady
Cena (pakiet standardowy): $ 8 / członek zespołu / miesięcznie
Plusy
Wady
W Internecie można znaleźć dziesiątki artykułów na temat tego, jak poprawić planowanie zasobów. Jest to świetne rozwiązanie na początku, gdy dopiero wdrażasz zarządzanie projektami. W sytuacji, gdy Twoja firma ma już strategię alokacji zasobów, która z jakiegoś powodu nie działa, musisz przyjąć nieco inną perspektywę - przeanalizować swoje błędy i dopiero wtedy posłuchać dobrych rad.
W tym artykule mamy dla Ciebie oba te rozwiązania. Poniżej znajduje się lista najczęstszych i mniej oczywistych błędów w planowaniu zasobów oraz sposoby ich rozwiązania.
Nieuporządkowany harmonogram pracy
"Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz, skończysz gdzie indziej" - powiedział Yogi Berra i cóż, miał rację. Wielu ludzi biznesu nie zdaje sobie sprawy, że ich projekt jest opóźniony jeszcze przed jego rozpoczęciem. Dlaczego? Z powodu niedokładnego, chaotycznego harmonogramu. Pomyśl o tym jak o przepisie na danie. "Weź trochę pomidorów, trochę bakłażana, pół opakowania makaronu i oliwki. Dodaj przyprawy, które akurat masz w domu i wrzuć wszystko do garnka.
Ach, zapomnieliśmy napisać - makaron trzeba najpierw ugotować, a warzywa podsmażyć z czosnkiem i szałwią". Jeśli proporcje są podane w przybliżeniu, poszczególne kroki zamienione miejscami i opisane bardzo skrótowo, to mamy przed sobą nie przepis, a kulinarny eksperyment. I z harmonogramem jest tak samo. Plan projektu powinien być szczegółowym, ustrukturyzowanym przepisem na sukces.
Rozwiązanie: Przejrzysty, elastyczny, dostępny harmonogram projektu przygotowany w odpowiednim narzędziu. Harmonogram projektu musi być zrozumiały dla każdego, kto nad nim pracuje. Jeśli musisz wyjaśniać, o co chodzi w każdym punkcie, jakie są wymagania i kto jest odpowiedzialny za zadanie - twój harmonogram nie jest dobry. Upewnij się, że Twój projekt jest podzielony na większe etapy, a każdy etap jest podzielony na mniejsze zadania i podzadania. Przydziel do nich osoby o odpowiednich kompetencjach. Upewnij się, że plan jest przejrzysty i łatwy do edycji. Tablica w sali konferencyjnej i tabela w Excelu nie wystarczą - każdy przeciętny projekt IT jest po prostu zbyt skomplikowany dla takich narzędzi. Potrzebne jest dobre oprogramowanie, w którym można utworzyć niestandardowy harmonogram dopasowany do przepływu pracy.
Pracownicy otrzymują zadania, które nie odpowiadają ich kompetencjom.
Jedną z najpopularniejszych metod rozdzielania zadań w zespole jest kierowanie się dostępnością pracowników. Jest to tylko częściowo dobra strategia - oprócz dostępności kluczowym aspektem są również kompetencje. Dwóch pracowników na podobnych stanowiskach może mieć zupełnie inne umiejętności i preferencje co do wykonywanych zadań. To samo zadanie może zająć jednej osobie tydzień, a drugiej trzy tygodnie, Upewnij się więc, że członkowie zespołu otrzymują zadania, z którymi mogą sobie poradzić najbardziej efektywnie.
Rozwiązanie: Szczegółowy opis kompetencji każdego członka zespołu i przypisanie właściwych osób do właściwych zadań. Jak poznać umiejętności swoich pracowników? Zacznij od ankiety - zapytaj członków zespołu o ich kompetencje, w jakich zadaniach czują się najlepiej i jakie umiejętności chcą rozwijać. Pozwoli to na stworzenie matrycy umiejętności, poznanie mocnych stron i oczekiwań pracowników oraz nie tylko optymalizację pracy, ale także zwiększenie satysfakcji zespołu. Dobry Oprogramowanie do zarządzania zasobami saas lub oprogramowanie do planowania projektów pozwoli ci przypisać określone kompetencje do każdego członka zespołu, tak aby każdy otrzymał zadanie, do którego najlepiej się nadaje. Co więcej, w razie potrzeby będziesz mógł tworzyć niestandardowe pola z innymi kategoriami.
Przeciążenie i niedociążenie zespołu
Niektórzy pracownicy są zawsze w centrum uwagi. Są aktywni, ambitni, odciskają swoje piętno na firmie i zawsze szukają nowych wyzwań. Każdy kierownik projektu marzy o takich osobach w swoim zespole, więc daje im zadania. Dużo zadań. Często za dużo. Z drugiej strony, niektóre osoby trzeba trochę zaktywizować, bo marnuje się ich potencjał. Obie sytuacje są złe, ponieważ prowadzą do tego, że niektórzy pracownicy są przytłoczeni, a inni po prostu znudzeni i sfrustrowani.
Rozwiązanie: Śledź, nad czym pracują Twoi pracownicy i jak długo to trwa. Korzystaj z kart czasu pracy, w których każdy członek zespołu będzie wpisywał swoje bieżące zadania. W ten sposób możesz mieć oko na obciążenie pracą zespołu i upewnij się, że nikt nie ma zbyt wielu lub zbyt mało obowiązków. Pamiętaj, że przeciążenie zespołu ma negatywny wpływ na produktywność, a dobre zarządzanie czasem pracowników pomoże ci zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Zespół nie wie, czego się od niego wymaga
"Według raportu McKinsey, pracownicy spędzają 1,8 godziny dziennie na wyszukiwaniu i gromadzeniu informacji". Jest to jeden z najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami i zasobami. Twoi pracownicy nie czytają w Twoich myślach. W zgranym zespole często nie trzeba wszystkiego tak dokładnie wyjaśniać, ale zasada jest jedna - każdy musi rozumieć, co się dzieje i co jest potrzebne.
Wielu kierowników projektów uważa, że jeśli szybko opiszą zadanie, zaoszczędzą czas. W rzeczywistości jest zupełnie odwrotnie, ponieważ pracownicy muszą dopytywać o szczegóły lub wyjaśniać wątpliwości między sobą. Brak dokładnego opisu zadania to także większe ryzyko błędów. Błędy oznaczają poprawki. Poprawki oznaczają więcej czasu i pieniędzy. To nie jest dobre dla nikogo.
Rozwiązanie: Dokładnie opisz każdy projekt. Gwarantujemy, że czas poświęcony na wprowadzenie wszystkich informacji do opisu zadania będzie znacznie krótszy niż potencjalne poprawki wynikające z nieporozumień. Dobrym pomysłem jest dodanie informacji takich jak wymagania klienta, sposób realizacji, dokumentacja, osoba kontaktowa w przypadku pytań i oczywiście przypisanie właściwej osoby do zadania.
Brak pracy zespołowej
Wielu kierowników projektów nie rozumie różnicy między szefem a liderem. Ten pierwszy oczekuje, obwinia i rozkazuje. Lider wspiera, inspiruje i chroni. Nie można oczekiwać, że pracownicy dadzą z siebie wszystko, jeśli czują się niedoceniani, zagrożeni lub stale nieadekwatni. Krytyka, która nie ma nic wspólnego z konstruktywną informacją zwrotną, nie sprawi, że twój zespół będzie bardziej produktywny. Wręcz przeciwnie, tymczasowa motywacja oparta na strachu doprowadzi do szybszego wypalenia.
Rozwiązanie: być częścią zespołu. Jako lider zespołu lub kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za doprowadzenie pracy do końca. A do tego potrzebujesz innych. Stwórz atmosferę pracy zespołowej. Pokaż, że wszyscy jesteście odpowiedzialni za jakość i dotrzymywanie terminów. Bądź przejrzysty, pokaż nad czym pracujesz i wyjaśnij jakie będą kolejne kroki w projekcie i dlaczego są one ważne.
Pokaż swoim pracownikom, że są ważni i potrzebni, a ich opinia ma znaczenie. Przekazuj regularnie informacje zwrotne swojemu zespołowi i daj mu możliwość podzielenia się swoją opinią. Organizuj regularne spotkania 1:1, podczas których możesz szczerze porozmawiać o potrzebach i obawach. Upewnij się również, że możesz spotkać się z całym zespołem, nawet podczas krótkich codziennych spotkań online. Bardzo ważne jest utrzymanie poczucia bycia częścią zespołu, szczególnie podczas pracy zdalnej.
Nierealistyczne oszacowanie wymagań czasowych
Czas jest jednym z najważniejszych zasobów, jakie posiadasz. Wielu kierowników projektów nie docenia czasu potrzebnego do ukończenia danego zadania. Planują projekt na trzy miesiące, podczas gdy potrzebują co najmniej pięciu. Co się wtedy dzieje? Wszystko się przesuwa, zespół pracuje w nadgodzinach, a na koniec trzeba wybrać: termin czy jakość.
Z drugiej strony, zbyt ostrożne planowanie czasu jest również błędem - jeśli wycenisz projekt na rok, a inny konkurencyjny software house zaproponuje sześć miesięcy, zgadnij, kogo wybierze potencjalny klient.
Rozwiązanie: Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy jest niezbędne do monitorowania czasu trwania poszczególnych zadań i projektów. Dzięki temu można na bieżąco kontrolować postęp prac i upewnić się, że żaden etap nie jest opóźniony. Kluczowe jest także generowanie raportów czasowych - to nieocenione źródło informacji, które pozwoli lepiej oszacować długość przyszłych projektów i znacząco usprawni planowanie zasobów. Najważniejsza jest analiza i wyciąganie wniosków.
Nieaktualne informacje o statusie projektu.
Nie da się dobrze alokować zasobów bez aktualnych informacji o projekcie. Niestety, w wielu firmach dane aktualizowane są od czasu do czasu. Brakujące pliki, niekompletna dokumentacja, brak informacji o statusie projektu, urlopy pracowników czy zmiany osób odpowiedzialnych. Aktualne informacje są warunkiem koniecznym do podejmowania dobrych decyzji.
Rozwiązanie: Kluczem jest nawyk. Regularne uzupełnianie informacji o projekcie i zespole to nic innego jak dobra praktyka, którą należy wdrożyć. Niech wypełnianie timesheetów, zmienianie statusu projektu i aktualizowanie informacji o dostępności stanie się codzienną rutyną.
Oczywiście, gdybyś musiał za każdym razem samodzielnie aktualizować wszystkie informacje, zajęłoby to strasznie dużo czasu, zwłaszcza że wiele decyzji i procesów jest ze sobą powiązanych. Świetnie sprawdzi się tutaj oprogramowanie, które automatycznie zaktualizuje najważniejsze parametry. Na przykład, jeśli menedżer zaakceptuje urlop, kalendarz automatycznie pokaże, że pracownik jest na urlopie, a jego dostępność zostanie zmniejszona. Albo jeśli ktoś zaplanuje spotkanie, które będzie kolidowało z innym - system sam wyśle powiadomienie o takiej sytuacji.
Brak jasno określonych celów
Nie będziesz w stanie mądrze zaplanować swoich zasobów, jeśli nie wiesz, jaki jest cel na końcu drogi. A cel w tym kontekście nie oznacza tego samego, co produkt końcowy. Wyjaśnijmy to na przykładzie. Wyobraź sobie, że wyznaczyłeś sobie cel "znaleźć pracę". Być może taki cel jest wystarczający, jeśli masz 18 lat i szukasz pracy na wakacje, ale prawdopodobnie dzisiaj ten cel nie powiedziałby ci nic konkretnego o tym, co faktycznie musisz zrobić.
Inaczej jest, jeśli postawisz sobie cel "chcę znaleźć pracę jako kierownik projektu". Wtedy wiesz, że potrzebujesz dyplomu lub kursu z zarządzania, kilku lat doświadczenia w branży, w której chcesz pracować, perfekcyjnego angielskiego, znajomości przynajmniej niektórych programów do zarządzania projektami, umiejętności komunikacyjnych, umiejętności pracy pod presją i zarządzania swoim czasem. Po osiągnięciu tych celów - praca jako kierownik projektu stoi przed Tobą otworem.
Rozwiązanie: Tak samo jest z projektami, nie wystarczy "zaprojektować aplikację mobilną". Musisz odpowiedzieć na pytania, jak taka aplikacja powinna działać, kto powinien z niej korzystać, jakie funkcjonalności powinna mieć i jakie wymagania klientów powinna spełniać. Ustalanie kamieni milowych projektu który wskaże ci drogę od początku do końca projektu.
Zbyt duże fazy projektu
Każdy kierownik projektu popełnił ten błąd przynajmniej raz w życiu - podzielił swój projekt na kilka dużych faz i nie wiedział, od czego zacząć. Podobnie było z zespołem. Czy wiesz, jaki jest problem ze zbyt dużymi fazami projektu? Wydają się niemożliwe do osiągnięcia. Jeśli potrzebujesz strony internetowej i dasz swojemu copywriterowi zadanie "napisania treści na stronę", prawdopodobnie nigdy jej nie zobaczysz.
Rozwiązanie: Konfucjusz powiedział: "Kiedy jest oczywiste, że cele nie mogą zostać osiągnięte, nie dostosowuj celów, dostosuj kroki działania". Jak widać, dwa i pół tysiąca lat temu ludzie również mieli problemy z wyznaczaniem sobie realistycznych celów, a w 2022 roku firmy technologiczne nadal próbują rozwiązać ten problem. Cóż, może nie jesteśmy mądrzejsi od Konfucjusza, ale spróbujmy.
Winna jest filozofia osiągania coraz więcej i więcej. Nieosiągalne cele nazywamy motywacją. Rzeczy niemożliwe - ambicją. Oczywiście dążenie do rozwoju i postępu jest fundamentalne i nie chodzi o rezygnację z drogi na szczyt. Chodzi o znajomość kroków, które do niego prowadzą. Powiedzmy, że chcesz stworzyć najpopularniejszą aplikację komunikacyjną na świecie. To jest twoja misja.
Z drugiej strony, plan to setki lub tysiące elementów, które do tego doprowadzą. Zrób research i sprawdź strategie największych marek, takich jak Facebook, Twitter czy WhatsApp. Opracuj strategię, znajdź odpowiednich ludzi, ustal kamienie milowe, podziel je na zadania i zadania na mniejsze zadania, oszacuj ryzyko oraz określ czas i zasoby, których potrzebujesz. I działaj.
Brak procedur awaryjnych
Może się wydawać, że mając zdolny zespół, idealny harmonogram projektu, mądrze zaplanowany budżet, mnóstwo czasu i świetny pomysł, nic nie może pójść źle. I to jest właśnie błąd. ZAWSZE coś może pójść nie tak. Pamiętaj, że w zarządzaniu projektami działa prawo Murphy'ego i nie chodzi tu o wykluczenie możliwości wystąpienia kryzysu. Chodzi o to, aby wiedzieć, jak się na niego przygotować.
Rozwiązanie: Procedury awaryjne są podstawą planowania zasobów. Sam plan projektu zakłada, że... wszystko pójdzie zgodnie z planem. Tymczasem chodzi o to, by przygotować strategię zarządzania ryzykiem i być gotowym, gdy coś pójdzie nie tak. Kluczowy pracownik nagle musiał wziąć miesiąc wolnego? Nie ma problemu - masz dokumentację i proces, aby wdrożyć kogoś, kto go zastąpi. Wystąpił błąd i projekt się opóźnił? To też nie problem - w końcu już na etapie planowania zaoszczędziłeś dwa tygodnie tylko na tę sytuację. W zarządzaniu zasobami i zarządzaniu projektami, Zawsze musisz mieć plan B - nigdy nie wiesz, kiedy stanie się on planem A.
Nie myślenie o przyszłości
Ahh, życie chwilą. To piękna myśl... kiedy jesteś na wakacjach i nie masz na głowie żadnego projektu do ukończenia! Jeśli sprawy mają się dobrze tu i teraz, masz dość pojemność zasobówi projekty są realizowane na czas, nie oznacza to, że tak będzie przez cały czas. Co jeśli nagle połowa zespołu wyjedzie na dwutygodniowe wakacje? Albo wygrasz duży przetarg i okaże się, że brakuje ci 10 nowych osób? Oczywiście w świecie technologii trzeba być elastycznym. Ale trzeba też myśleć o przyszłości.
Rozwiązanie: Zaplanuj alokację zasobów z wyprzedzeniem. Jeśli wiesz, że duży projekt rozpocznie się za kilka miesięcy i będziesz potrzebować więcej osób, rozpocznij proces rekrutacji już teraz, ponieważ znalezienie idealnego kandydata i proces wdrażania wymaga czasu. Jeśli chcesz wdrożyć nową strategię rozwoju od nowego roku, zacznij ją planować w czerwcu - wakacje to zawsze spokojniejszy okres, a pod koniec roku zwykle jest mnóstwo pracy do wykonania. Jeśli rozpoczynasz współpracę z nowym klientem za dwa miesiące, zacznij przygotowywać wstępny plan projektu i skład zespołu już teraz.
Nieznajomość dostępności zespołu
Wielu kierowników projektów planuje swoją pracę tak, jakby zawsze mieli na pokładzie cały zespół pełnoetatowych pracowników. Jednak nie zawsze tak jest. W świecie międzynarodowych firm zdalnych niektórzy ludzie pracują 4 godziny dziennie od 12:00 do 16:00, inni 8 godzin dziennie od 10:00 do 18:00, a jeszcze inni tylko 4 dni w tygodniu. Dodajmy do tego różne strefy czasowe, święta i zwolnienia, a otrzymamy spektakularny chaos. Chyba, że się na niego przygotujesz.
Rozwiązanie: Zarządzanie urlopami i nieobecnościami jest koniecznością dla każdego software house'u. Kalendarz z dostępnością pracowników zapewni, że za każdym razem, gdy planujesz projekt, możesz dokładnie ocenić, jakimi zasobami dysponujesz i ile czasu Twoi ludzie mogą poświęcić na zadania.
Brak kontroli jakości pracy
Myśląc o zasobach, prawdopodobnie wspominasz o czasie, możliwościach, budżecie, dostępności i technologii. Jednak ta grupa rzadko obejmuje jeden z najważniejszych zasobów, które posiada dobry software house. Jakość. Jakość to wartość, która sprawia, że utrzymujesz się na rynku, która sprawia, że Twoi klienci i pracownicy chcą z Tobą pracować. Każdy plan projektu i harmonogram zasobów musi zawsze uwzględniać utrzymanie najwyższej jakości rozwoju. Bez tego będziesz zgubiony.
Rozwiązanie: Zarządzanie wydajnością to proces, który pozwoli ci monitorować i oceniać jakość wykonywanej pracy. Pozwoli ci to zdecydować, jak przydzielić zasoby, na przykład przydzielić dodatkowe wsparcie, przedłużyć termin lub zwiększyć zakres.
Wśród menedżerów nie ma silnej zgody co do rygorystycznego rozumienia terminów należących do - powiedzmy - rodziny zarządzania projektami lub zarządzania zasobami. Myśląc o planowaniu zasobów lub zarządzaniu zasobami - terminach opisujących aspekty procesów zarządzania projektami - sytuacja nie jest lepsza. Z tego punktu widzenia pewne kroki, które wyjaśniają znaczenie i rolę najbardziej interesującego dla artykułu terminu, są całkiem uzasadnione.
Szukając informacji na temat zarządzania zasobami w Internecie, odkryjemy czasami dziwne powiązania między tymi terminami. Uderzające jest to, że planowanie zasobów jest tym samym, co zarządzanie zasobami - co nie jest do końca prawdą. Poza tym można znaleźć cytaty, w których termin planowanie zasobów jest używany zamiennie z alokacją zasobów. Nawet planowanie zasobów - często traktowane jako alternatywne słowo dla zarządzania zasobami - można znaleźć jako jeden z wielu elementów tego ostatniego. Dla innych zarządzanie zasobami oznacza to samo, co planowanie zasobów i jest dużym procesem, który obejmuje również planowanie zasobów i alokację zasobów.
Jak wiemy, planowanie zasobów jest częścią procesu zarządzania zasobami. Z kolei zarządzanie zasobami (lub planowanie zasobów) jest częścią procesu zarządzania projektem. Tak więc, zanim zapoznamy się z pierwszym terminem, musimy zadać sobie trud wyjaśnienia czytelnikowi, czego częścią jest planowanie zasobów - zarządzanie zasobami.
Na stronie internetowej Stowarzyszenia Zarządzania Projektami czytamy:
Zarządzanie zasobami to pozyskiwanie, przydzielanie i zarządzanie zasobami, takimi jak osoby i ich umiejętności, finanse, technologia, materiały, maszyny i zasoby naturalne wymagane do realizacji projektu. Zarządzanie zasobami zapewnia, że zasoby wewnętrzne i zewnętrzne są efektywnie wykorzystywane na czas i zgodnie z budżetem. (The APM Body of Knowledge, 7th Edition)
Ta perspektywa jest dość obszerna i może być mniej pomocna niż wskazano poniżej, ale zawiera wszystkie aspekty tego, z czym walczą osoby odpowiedzialne za wykończenie projektu. Po pierwsze, definicja APM wskazuje, kto lub co należy do rodziny zasobów. W zależności od branży - zasobami mogą być ludzie i ich umiejętności (pracownicy lub wykonawcy), narzędzia, maszyny, urządzenia (zwłaszcza w branży produkcyjnej i budowlanej), pomieszczenia, floty itp.
Drugim aspektem tej definicji jest rola kierownika projektu - "pozyskiwanie, przydzielanie". Trzecim, zapewnienie - co w praktyce oznacza zwracanie uwagi, analizowanie i optymalizowanie). Efektywne wykorzystanie - co w praktyce oznacza znajomość zalet i wad pracowników, w tym ich wykorzystania, obciążenia pracą, wydajności, harmonogramu, umiejętności itp. - jest czwarte. Czas i budżet - to ostatnie, których nie trzeba wyjaśniać.
Ale zarządzanie zasobami można zdefiniować bardziej płynnie, zwracając uwagę na projekt lub zakończenie projektu - kiedy projekt określa, kto i kiedy zostanie do niego dopasowany. Według projectmanager.com:
Zarządzanie zasobami to proces planowania, harmonogramowania i przydzielania zasobów w celu ukończenia projektu.
Oczywiście nie można zapominać - myśląc o projekcie - o oczekiwaniach z nim związanych. Klient płaci, klient wymaga. Lepiej więc uważać, czy prowadzony projekt jest zgodny z wymaganiami (kolejne wyzwanie, które wymaga rozwiązania, ale nie w tym artykule).
Niemniej jednak nadszedł czas na kluczowy dla tego rozdziału termin - planowanie zasobów. Bez zbędnych wstępów, przyjrzyjmy się znaczeniu reprezentowanemu przez właściwy referent. Jako Projectmanager.com informuje, rPlanowanie zasobów jest identyfikacja zasobów i oczywiście koordynacja.
Jeśli porównamy to z propozycją przedstawioną przez naszego konkurenta na rynku oprogramowania do planowania zasobów (firmę Saviom), zauważymy coś uderzającego. Parafrazując ich rozumienie, rAlokacja zasobów jest utożsamiana z planowaniem zasobów, a jej rolą jest rozpoznawać i przypisać wystarczające zasoby (pracowników lub podwykonawców) na określony czas do konkretnych działań projektowych.
Oba podkreślają coś, co nie pojawiło się w definicjach podanych do tej pory. Planowanie zasobów lub planowanie pracowników (wyprzedzając nieco zagadkę w następnej sekcji) wymaga umiejętności i dojrzałości, które pomagają w trafnie identyfikować i rozpoznawać kompetencje pracownika (w tym umiejętności miękkie) które popychają ich do podjęcia decyzji o przydzieleniu temu konkretnemu pracownikowi określonego zadania.
Planowanie zasobów to termin, który pojawił się w latach 90-tych. Ideą tego terminu jest to, że projekty mają ograniczoną pojemność i zasoby (a także czas i budżet). Dlatego też czynniki te muszą zostać uwzględnione podczas planowania realizacji projektu.
W jaki sposób planowanie zasobów łączy się z planowaniem pracowników?
Znaczenie planowania pracowników jest absolutnie zbliżone do planowania personelu lub siły roboczej. Zdajemy sobie sprawę, że terminy te są czasami używane w poszczególnych branżach lub odwrotnie - w poszczególnych branżach częściej stosuje się planowanie siły roboczej zamiast planowania pracowników. Tak czy inaczej, każde z nich mówi o pracowniku lub pracowniku i opanowaniu oczekiwanym przez firmę, projekt lub zadanie.
Planowanie siły roboczej definiuje się jako proces ustalania harmonogramów pracowników godzinowych w celu zaspokojenia bieżących i przyszłych potrzeb w miejscu pracy.
W tej definicji znalezionej na stronie Toolbox, która łączy spostrzeżenia eksperta, popyt jako termin nie jest do końca jasny i zmusza nas do wyobrażenia sobie, co autor miał na myśli. Ale w uzasadniony sposób możemy wziąć pod uwagę, że czas na ukończenie projektu lub pracy jest jego częścią, podobnie jak wymagania projektu lub budżet.
Zatrudnianie i planowanie to alokacje zasobów ludzkich, które wybierają i przypisują pracowników do zadań w organizacji oraz określają, kiedy i jak długo te zadania powinny być wykonywane. (Workplacetesting.com)
Porównując tę definicję z wyżej wymienionymi znaczeniami planowania zasobów, podobieństwa są trudne do ukrycia. Wybieranie kto, kiedy i jak długo będzie dopasowany; przypisywanie, definiowanie i analizowanie wydajności, aby osiągnąć główny cel - ukończyć projekt. Każde z nich jest jawne lub założone.
Jeśli dodamy coś oczywistego - ale coś, co trzeba powiedzieć - że umiejętności pracowników, dostępność i produktywność również determinują proces planowania, związek między planowaniem pracowników a planowaniem zasobów nie będzie już budził żadnych wątpliwości.
Jeśli dotarłeś do tego miejsca w artykule, z pewnością wiesz, że opanowanie planowania zasobów nie jest taką prostą sprawą. Potrzebujesz dobrych praktyk, unikania błędów i solidnego programu zarządzania pracą, aby uzyskać pożądane wyniki. Ale przecież nikt nie pisałby tych wszystkich artykułów i poradników na temat zarządzanie zasobami projektu gdyby kompetencje w tym obszarze nie były tego warte. A korzyści są ogromne.
Jak już dowiedziałeś się dzięki temu artykułowi, główną rolą oprogramowania do planowania zasobów jest... pomoc w przydzielaniu, planowaniu i koordynowaniu zasobów (pracy pracowników) w celu spełnienia wymagań projektu. Nie jest ważne, czy mówimy o zarządzanie zasobami marketingowymi, Zarządzanie zasobami ITczy planowanie projektów IT - rola jest taka sama.
Druga uwaga - zanim przedstawimy dodatkowe funkcje warte rozważenia - odnosi się do terminów. Przez oprogramowanie do planowania zasobów, oprogramowanie do planowania projektówoprogramowanie do zarządzania zasobami lub planowania zasobów, oprogramowanie do planowania wydajności, narzędzia planowania, narzędzia do zarządzania zasobamii tak dalej - rozumiemy to samo. Wszystkie one dotyczą zarządzania i rozwiązywania wyzwań związanych z kapitałem ludzkim i harmonogramem organizacji.
Z tej perspektywy możemy sobie wyobrazić, co je łączy. Teraz czas na to, co warto wziąć pod uwagę podczas poszukiwania odpowiedniego oprogramowania do planowania zasobów. Jak wiemy, zarządzanie zasobami (i harmonogramowanie zasobów jako część zarządzania zasobami) jest dużą częścią procesu zarządzania projektami (zwanego również cyklem życia zarządzania projektami).
Czy idealne oprogramowanie do planowania zasobów może również obsługiwać:
Cóż, prawdopodobnie nie. Ale rzecz w tym, że po wdrożeniu kuloodpornego oprogramowania do planowania zasobów większość z nich staje się możliwa do opanowania. Ale jeśli potrzebujesz więcej czasu lub po prostu porównać narzędzia do zarządzania zasobami projektu lub narzędzia do planowania projektów - wiesz, co robić.
Nie jest powszechnie wiadomo, że Teamdeck jako oprogramowanie do planowania zasobów było inicjatywą Apptension. Apptension jest SaaS firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania (opracowała również Django SaaS Boilerplate, a narzędzie programistyczne saas), które pierwotnie potrzebowały narzędzia pomagającego im w planowaniu projektów, zarządzaniu zasobami, przydzielaniu zadań lub mierzeniu wydajności. Dlatego też opracowali oni dla własnych, wewnętrznych celów oprogramowanie do planowania zasobów.
Tak więc to oprogramowanie do planowania zasobów było początkowo przeznaczone do zarządzania procesami wewnętrznymi w Teamdeck. Ale w pewnym okresie czasu Teamdeck został skomercjalizowany (w 2015 roku). Każdy, kto chciał wypróbować oprogramowanie do przydzielania i planowania pracowników, mógł wypróbować je za darmo.
Ponieważ używamy tego oprogramowania dzień po dniu, ponieważ liczba klientów nie maleje, to jest powód, dla którego nasz produkt jest na szczycie.
Wypróbuj Teamdeck
Skuteczne planowanie zasobów jest kluczowym celem dla firm każdej wielkości, niezależnie od tego, czy działają online, czy w tradycyjnych branżach. Biorąc pod uwagę szeroką gamę firm, które wymagają planowania zasobów, trudno jest zapewnić uniwersalne zalecenia...
Firmy zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w alokację zasobów. Chcesz, aby wszyscy byli zajęci, jednocześnie upewniając się, że ich zadania są wartościowe (co często oznacza możliwość wystawienia rachunku) dla firmy. Staje się to naprawdę trudne, gdy zespół...
Zespoły na całym świecie stają przed podobnymi wyzwaniami, jeśli chodzi o planowanie harmonogramu zespołu. Samo stworzenie planu projektu jest trudne, a jego aktualizowanie i reagowanie na zmiany jest jeszcze bardziej...