Każdy udany projekt, niezależnie od wielkości i zakresu, zaczyna się od właściwego zarządzania harmonogramem projektu. Harmonogram projektu to mapa drogowa tego, jak projekt będzie realizowany od początku do końca. Wyszczególnia on daty rozpoczęcia i zakończenia działania oraz sekwencję, której należy przestrzegać w celu pomyślnego zakończenia. Harmonogram powinien być w stanie określić, gdzie znajduje się projekt i co pozostało do zrobienia.
Jednakże, aby harmonogram spełniał swoje zadanie, najważniejsze jest zarządzanie harmonogramem projektu. Jest to procedura, która ustanawia dokumentację i zasady opracowywania, monitorowania, kontrolowania i zarządzania harmonogramem dla zasobów i czasu przydzielonego w celu terminowego i pomyślnego ukończenia projektu.
W tym artykule omawiamy rolę zarządzania harmonogramem projektu w jego ukończeniu, wyzwania, które mogą się pojawić, a także narzędzia do skutecznego zarządzania harmonogramem.
Idealnie, zarządzanie harmonogramem projektu można zdefiniować jako ważny proces niezbędny do zapewnienia, że projekt zostanie ukończony w ramach ograniczeń czasowych i zasobów. Mówiąc najprościej, są to działania wymagane, aby pomóc projektowi i kierownictwu projektu. menedżerowie zasobów być na bieżąco z harmonogramem projektu przez cały czas jego trwania. Poniżej przedstawiono rolę zarządzania harmonogramem w zarządzaniu projektem.
1. Opracowanie harmonogramu
Zarządzanie harmonogramem rozpoczyna się od opracowania harmonogramu projektu. Działania, które są ważne w tej funkcji obejmują:
2. Zatwierdzenie harmonogramu
Akceptacja ze strony interesariuszy projektu jest niezbędna do wdrożenia harmonogramu. Rolą zarządzania harmonogramem na tym etapie jest negocjowanie z interesariuszami w celu uzyskania ich zgody. Interesariusze muszą zatwierdzić harmonogram, aby udostępnić wymagane zasoby i osoby do wykonania zadań. Po uzyskaniu zgody, kierownik projektu tworzy linię bazową i przekazuje harmonogram zespołowi.
3. Monitorowanie harmonogramu
Inną rolą zarządzania harmonogramem jest monitorowanie jego postępów. (i to jest powód, dla którego powinieneś wiedzieć Jak wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu pracy?). Rola ta polega na koncentrowaniu się na postępach projektu w celu określenia jego statusu w danym momencie. Kierownik projektu określa, w jaki sposób harmonogram zmienia się pod wpływem innych czynników wewnętrznych i zewnętrznych oraz jaki ma to wpływ na harmonogram projektu. Jest to również ważne przy określaniu przyczyn działań niezbędnych do przywrócenia projektu do harmonogramu w celu uniknięcia opóźnień lub dostosowania zmian do harmonogramu.
4. Aktualizacja harmonogramu projektu
Zarządzanie harmonogramem obejmuje również regularne aktualizowanie harmonogramu, biorąc pod uwagę zmiany, które zaszły od momentu rozpoczęcia projektu. Wymaga to od kierowników projektów określenia procesu aktualizacji harmonogramu, takiego jak analiza wpływu, jaki wprowadzenie zmian będzie miało na budżet, zakres projektu i jakości oraz identyfikuje osoby, które mają uprawnienia do wprowadzania zmian. Ponadto kierownik projektu stara się uzyskać zgodę interesariuszy i przekazuje zmiany zespołowi.
Zarządzanie harmonogramem to nie lada wyzwanie. Proces zarządzania harmonogramem, począwszy od jego opracowania, monitorowania i aktualizacji, jest bez wątpienia trudny. wyzwania związane z zarządzaniem projektami. Oto typowe wyzwania, na które należy zwrócić uwagę.
Ustalenie właściwego czasu trwania działań jest bardzo ważne dla skutecznego ukończenia projektu. Jest to jednak jedna z najtrudniejszych rzeczy do osiągnięcia. Dodatkowo, na etapie zatwierdzania, interesariusze najprawdopodobniej nie docenią czasu potrzebnego na wykonanie niektórych zadań. Dzieje się tak, ponieważ nie są oni aktywnie zaangażowani w wykonywanie pracy lub chcą zaoszczędzić na zasobach. Niestety, niedoszacowanie czasu może prowadzić do przekroczenia projektu pod względem czasu i zasobów. Zbyt mocne naciskanie na zespół zmniejsza jego efektywność, co z kolei obniża jego produktywność.
Komunikacja ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu harmonogramem, ponieważ zapewnia, że każda zaangażowana osoba pracuje na tej samej stronie. Nieodpowiednia komunikacja prowadzi do marnowania czasu, ponieważ pracownicy opuszczają pracę, aby poprosić o wyjaśnienia lub samodzielnie znaleźć informacje. Z drugiej strony, nadmierna komunikacja może prowadzić do przeciążenia wiadomościami i zamieszania. Kierownicy projektów muszą na bieżąco informować zespół i interesariuszy o harmonogramie, zmieniających się priorytetach i nie tylko. Pamiętanie o znaczeniu skutecznej komunikacji w realizacji projektu może znacznie pomóc w przezwyciężeniu tego wyzwania.
Nie zawsze harmonogram będzie przebiegał zgodnie z planem. Kierownicy projektów muszą przewidywać ryzyko i szacować wpływ, jaki może ono mieć na harmonogram, jeśli wystąpi. Niezastosowanie się do tego wymogu może skutkować nierealistycznym harmonogramem. Niestety, określenie potencjalnego ryzyka może być trudne.
Zarządzanie przepływami pracy, zwłaszcza gdy zakres projektu jest duży, może być sporym wyzwaniem dla wielu osób. Niestety, brak możliwości prawidłowego zarządzania przepływami pracy utrudnia zarządzanie zmianami, ponieważ odbiegają one od pierwotnego harmonogramu projektu.
Inwestowanie w projekt oprogramowanie do zarządzania może pomóc złagodzić niektóre z tych wyzwań. Jednak skuteczne zarządzanie projektami jest bardzo ważne nawet przy zastosowaniu technologii. Zapewnienie skutecznego zarządzania harmonogramem wymaga doświadczenia kierownika projektu posiadającego wiedzę w tych różnych obszarach. Zaangażowanie kierowników projektów, którzy Szkolenie certyfikacyjne PMP jest najważniejsze. Szkolenie to wyposaża kierowników projektów w umiejętności wymagane do nadzorowania projektu od początku do końca, w tym zarządzania harmonogramem.
Narzędzia do zarządzania harmonogramem projektu pomagają usprawnić procesy i operacje, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć dokładność. Ułatwiają one opracowywanie, monitorowanie, aktualizowanie i komunikowanie harmonogramu projektu przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego zaangażowania zespołu. Na szczęście większość oprogramowania do zarządzania projektami jest zintegrowana z cennymi narzędziami do zarządzania harmonogramem. Oto kilka narzędzi do zarządzania harmonogramem, na które warto zwrócić uwagę:
1. Wykresy Gantta
Narzędzie to pokazuje oś czasu projektu i zależności między zadaniami. Może być pomocne w śledzeniu postępów harmonogramu, identyfikowaniu opóźnień i pilnowaniu wszelkich odchyleń od harmonogramu. Ponadto przydaje się do identyfikacji zadań niezbędnych do zapewnienia terminowego ukończenia projektu.
2. Struktura podziału pracy (WBS)
Narzędzie to pomaga w rozbiciu celu projektu na małe, wykonalne kroki - zadania i podzadania. Dzięki WBS łatwiej jest dostrzec przejrzystość osi czasu harmonogramu.
3. Sytuacja wyjściowa projektu
Narzędzie to pomaga w śledzeniu postępów projektu w czasie rzeczywistym. Pomaga porównać harmonogram projektu z rzeczywistą wydajnością.
4. Narzędzia do komunikacji i współpracy
Mają one kluczowe znaczenie dla zapewnienia skutecznej komunikacji i współpracy zespołowej, aby zapewnić, że wszyscy pracują na tej samej stronie.
5. Narzędzia do zarządzania czasem i tworzenia harmonogramów
Narzędzia do zarządzania czasem pomagają śledzić czas, jaki członkowie zespołu spędzają nad konkretnym zadaniem. Narzędzia do planowania dają wgląd w to, nad jakimi zadaniami pracują członkowie zespołu i czy są w stanie podjąć więcej pracy.
Wnioski
Zarządzanie harmonogramem projektu jest ważnym aspektem zarządzania projektem. Jego role obejmują opracowywanie harmonogramu, zatwierdzanie harmonogramu, monitorowanie harmonogramu i aktualizację harmonogramu. Zarządzanie harmonogramem nie jest jednak pozbawione wyzwań. Obejmują one między innymi niedokładności w szacowaniu czasu i słabą komunikację. Dobrą rzeczą jest to, że dostępne są narzędzia pozwalające złagodzić te wyzwania i zapewnić skuteczne zarządzanie harmonogramem projektu oraz pomyślne i terminowe ukończenie projektu.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...