Przez cały cykl życia projektu kierownicy projektów muszą przetwarzać duże ilości informacji. Od zbierania wymagań projektowych i tworzenia zespołu po śledzenie postępów projektu i raportowanie - gromadzenie i organizowanie informacji jest częścią każdego aspektu zarządzania projektami IT, zarządzanie projektami marketingowymilub zarządzanie projektami agencyjnymi również. Mogłoby to łatwo stać się przytłaczające.
Jak skutecznie przetwarzać wszystkie dane, nie tracąc przy tym z oczu głównego obrazu - projektu? Mapy myśli mogą w tym pomóc. Co więcej, mapy myśli mogą być świetnym sposobem na ułatwienie efektywne spotkaniawizualizować zakres projektu i znaleźć rozwiązania dla różnych wyzwania w pracy.
W tym wpisie na blogu dowiesz się, jak tworzyć mapy myśli i wykorzystywać je w procesach zarządzania projektami. Zacznijmy od zdefiniowania samej mapy myśli.
Zasadniczo mapa myśli to wizualny sposób organizowania informacji. Wygląda to jak diagram, z centralną ideą umieszczoną na środku płótna. Grube gałęzie oznaczone słowami kluczowymi wyrastają z tego centralnego elementu, a cieńsze gałęzie wyrastają z nich i tak dalej. Słowa lub bazgroły napisane obok gałęzi reprezentują podtematy głównych słów kluczowych. Tak może wyglądać mapa myśli:
Aby uzyskać większy obraz, kliknij tutaj.
Na początku ta mapa myśli może wyglądać na zagraconą i chaotyczną, zwłaszcza jeśli podejdziesz do niej w sposób, w jaki czytasz dokument (od lewego lub prawego górnego rogu). Mapę myśli należy czytać inaczej. Przyjrzyj się jej bliżej: jeśli zaczniesz ją czytać od głównej idei (tworzenie zorganizowanego obszaru roboczego) i podążysz za dowolną z oznaczonych kolorami gałęzi, z łatwością zrozumiesz przekaz.
Teraz wyobraź sobie, że jesteś osobą, która chce nakreślić swoje pomysły na zorganizowaną przestrzeń roboczą. Gdybyś zdecydował się zapisać swoje myśli w tradycyjny, liniowy sposób, prawdopodobnie wymagałoby to wcześniejszego uporządkowania pomysłów, jeśli chcesz, aby Twój utwór był spójny. Z drugiej strony, dzięki mapie myśli możesz zacząć od jednego pomysłu i organicznie go rozwijać. Widzisz różnicę?
To chyba dobry moment, by przedstawić wam osobę, która spopularyzowała mind mapping jako narzędzie w edukacji i biznesie (w tym w zarządzaniu projektami). Tony Buzan nie był pierwszą osobą, która użyła hierarchicznych diagramów do organizowania informacji, ale z pewnością sprawił, że stało się to popularne. Promował tę technikę w swoim programie BBC "Use your head" nadawanym w latach 70-tych, a później sprzedał miliony egzemplarzy swojej książki. książki na ten temat. Buzan niestety zmarł w 2019 roku, ale jego pomysły żyją - możesz chcieć sprawdzić jego Wykład Tedx na temat tego, jak działa nasz mózg (i jak mapy myśli wykorzystują go).
Tworzenie mapy myśli zamiast linearnej notatki ma kilka zalet. Wspomnieliśmy już, że mapę można opracować bez konieczności wcześniejszego organizowania informacji - to duża oszczędność czasu i zwiększenie produktywności. Jeden badanie od 2019 r. wynika, że kadra kierownicza jest średnio o 30% bardziej produktywna, gdy korzysta z oprogramowania do mapowania myśli.
Mapy myśli pozwalają na:
Dotknęliśmy już faktu, że zarządzanie projektami wiąże się z wieloma okazjami do przetwarzania i organizowania informacji: są to również momenty, w których można wykorzystać swoje umiejętności tworzenia map myśli. Poniżej wymieniliśmy niektóre z nich, ale nie czuj się ograniczony tą listą - jeśli chcesz stworzyć mapę na inną okazję, z pewnością przyniesie ci to wiele korzyści.
Jako kierownik projektu możesz korzystać z mapowania myśli już na etapie projektowania. planowanie projektu etap. Utwórz mapę myśli, aby zebrać wszystkie informacje związane z projektem. Każda z głównych gałęzi może reprezentować inny proces zarządzania projektem lub inny obszar samego projektu: ryzyko, interesariuszy, zasoby.
Taka mapa może okazać się dość ogólna, co jest w porządku, ponieważ nie musisz tutaj wchodzić w szczegóły. Gdy masz już ogólny obraz, możesz narysować osobne mapy dla każdego z aspektów projektu. Wyobraź sobie, że tworzysz mapę myśli zarządzania projektem dla zakresu swojego projektu. Zacznij od gałęzi reprezentujących główne funkcjonalności produktu końcowego, a następnie podziel je na poszczególne zadania. Korzystanie z map myśli będzie skuteczne na każdym etapie projektu. zarządzanie zakresem projektuOd zbierania wymagań od różnych interesariuszy po strukturyzowanie ich i nakreślanie zadań. Gdy lista zadań jest gotowa, można użyć mapy do zbudowania wykresu Gantta dla projektu.
Mówiąc o zadaniach: mapowanie ich na kartce papieru lub w dedykowanym oprogramowaniu może pomóc w priorytetyzacja zadań projektowych. Kiedy widzisz je wszystkie, łatwiej jest zdecydować, które z nich należy wykonać w pierwszej kolejności. Zwizualizowana struktura zadań będzie również przydatna, gdy będziesz chciał zapoznać członków zespołu z ich pracą nad projektem.
Po rozpoczęciu projektu należy pamiętać o regularnym powracaniu do map. Mogą one służyć jako przypomnienie np. o ryzyku związanym z projektem i ostatecznych celach biznesowych. Możesz także stworzyć mapę myśli, która będzie służyć jako repozytorium uporządkowanych informacji związanych z projektem. Dane kontaktowe, zasoby i ważne linki: jako kierownik projektu chcesz mieć je pod ręką. Możesz zobaczyć przykład takiej mapy tutaj.
Jakie są inne zastosowania mapowania myśli w zarządzaniu projektami?
Nauka. Jako kierownik projektu musisz stale doskonalić swoje umiejętności i uczyć się nowych strategii zarządzania projektami. Mapowanie myśli pozwala lepiej uporządkować nowe informacje i odświeżyć wiedzę w późniejszym czasie.
Kolejnym elementem map myśli, który prawdopodobnie przykuł twoją uwagę, jest włączenie elementów wizualnych: bazgrołów, ikon, kolorów. Oczywiście, można tworzyć mapy bez nich. Może się jednak okazać, że informacje wizualne są dla Ciebie bardziej zrozumiałe i łatwiejsze do zapamiętania.
Jeśli nadal masz wątpliwości co do używania bazgrołów i rysunków na swojej mapie, możesz wypróbować proste ćwiczenie. Spróbuj pomyśleć o jabłku. Daj sobie kilka sekund, a następnie spróbuj przeanalizować to, co wygenerował twój mózg. Nie widziałeś liter "A-P-P-L-E", prawda? Niezależnie od tego, jak nazywa się ten owoc w twoim ojczystym języku, prawdopodobnie zobaczyłeś obraz, a nie litery. Jako ludzie myślimy obrazami - to jeden z głównych punktów Tony'ego Buzana.
Jeśli przeczytałeś już nasz przewodnik na temat szkicowanie dla kierowników projektów (jeśli nie, to koniecznie to sprawdź), to zapewne pamiętasz, że w tworzeniu sketchnotes nie chodzi o sztukę, a raczej o ułatwienie zrozumienia lub zapamiętania informacji. To samo dotyczy map myśli. Nie muszą być one piękne: ważniejsza jest tutaj funkcja. Rysując ikony, staraj się, aby były proste i łatwo rozpoznawalne. Jeśli chcesz zawrzeć humorystyczne elementy w swoich bazgrołach, zrób to - mogą pomóc ci zapamiętać ten konkretny szczegół. Możesz także wykazać się kreatywnością w zakresie używanych czcionek, ale pamiętaj, by były one czytelne. Staraj się unikać używania zbyt wielu słów: jeśli jesteś w stanie podsumować coś jednym słowem kluczowym, zrób to.
Jeśli chodzi o płótno, na którym będziesz pracować, staraj się trzymać czystego papieru/tablicy/ekranu. Wydrukowane wzory mogą sprawić, że mapa będzie mniej czytelna. Orientacja pozioma kanwy pomoże ci lepiej uporządkować diagram.
Być może zauważyłeś, że gałęzie na mapach są zazwyczaj zakrzywione: jest to celowe. Podobnie jak praktyka przechodzenia od grubych gałęzi do cieńszych.
Te wskazówki dotyczące mapowania myśli (i kilka innych) zostały zwizualizowane za pomocą, jak się domyślasz, mapy myśli autorstwa Podstawy nauki:
[/
Lista narzędzi może ograniczać się do kartki papieru i długopisu. Za ich pomocą można stworzyć solidną mapę myśli. Oczywiście, jeśli chcesz tworzyć kolorowe mapy, docenisz kredki, zakreślacze i pisaki. Te ostatnie świetnie nadają się do rysowania zakrzywionych gałęzi.
Jeśli chcesz tworzyć projekty na większej powierzchni, użyj tablicy lub flipcharta. Będziesz mieć więcej miejsca do pracy, a ponadto możesz użyć większych czcionek, aby rysunek był czytelny.
Odbyło się wiele debat na temat skuteczności odręcznych notatek w porównaniu do tych generowanych komputerowo. I tak, badania pokazuje, że używanie własnej ręki może wzmocnić proces uczenia się. Dla wielu kierowników projektów korzystanie z oprogramowania do tworzenia map myśli online będzie jednak po prostu wygodniejsze. Do wyboru jest całkiem sporo narzędzi, w tym te:
Mamy nadzieję, że ten wpis przekonał Cię, że mapowanie myśli może pomóc w lepszym planowaniu projektów i rozwiązywaniu wielu problemów. Można ich używać w różnych obszarach zarządzania projektami: od planowania projektów, poprzez organizowanie zadań, aż po rozwiązywanie konfliktów.
Czy stworzyłeś mapy myśli do zarządzania projektami, którymi chcesz się podzielić? Prześlij je nam za pomocą czatu w rogu ekranu! Z przyjemnością zamieścimy je w tym artykule.
Planuj pracę swojego zespołu z łatwością - uzyskaj kompletne dane oprogramowanie do planowania zasobów
Kalendarz zasobów (lub kalendarz zarządzania projektem, lub kalendarz planowania projektu, oprogramowanie do planowania zasobów) pozwala planować i zarządzać zasobami oraz przydzielać je bardziej efektywnie i wydajnie - zwłaszcza jeśli Microsoft Excel odgrywał wiodącą rolę w...
Jaki jest ostateczny cel kierowników projektów? Pomyślna realizacja projektów. Sami kierownicy projektów przyznają, że nie zdarza się to zbyt często: zgodnie z najnowszym badaniem Pulse of the Profession, mniej niż 60% projektów zostaje ukończonych ...
Zarządzanie zdolnościami produkcyjnymi to strategia wykorzystywana przez firmy w celu jak najlepszego wykorzystania wydajności produkcji w odniesieniu do popytu na usługę lub produkt. Ostatecznym celem zarządzania zdolnościami produkcyjnymi jest: Identyfikacja i...
